Skuteczne stosowanie różnych rodzajów rabatów dla klientów często rozstrzyga o przewadze konkurencyjnej. Rabaty pozwalają zwiększyć satysfakcję klientów, umocnić relacje, wpłynąć na lojalność i przywiązanie do produktu.

Z drugiej strony są to narzędzia, którymi należy posługiwać się ostrożnie. Sprzedaż musi być rentowna, a stosując złożone modele rabatowania, łatwo stracić z oczu pożądany poziom zyskowności.

Poza tym im bardziej skomplikowane strategie rabatowe, im więcej klientów i produktów, im silniejsza walka konkurencyjna, tym bardziej zmuszeni jesteśmy do posiłkowania się rozwiązaniem, które pozwoli zapanować nad tym obszarem, zautomatyzować powtarzalne rozliczenia i zrealizować cele sprzedażowe.

Takim narzędziem jest funkcjonalność uzgodnień rabatowych w ramach modułu SAP SD, służąca do obsługi bonusów klienta. Prawidłowa konfiguracja tego procesu jest gwarantem wysokiej automatyzacji przetwarzania i rozliczania rabatów. System wyręcza użytkownika w powtarzalnych czynnościach, eliminując prawdopodobieństwo popełnienia błędu przez człowieka.

Wdrożenie tego rozwiązania pozwala na pełną kontrolę udzielanych bonusów i ich analizę pod kątem rentowności sprzedaży, stanowiąc podstawę do podejmowania właściwych decyzji.

W artykule zajmiemy się rabatami retrospektywnymi – udzielanymi w zależności od zdefiniowanego obrotu w danym okresie.

Retrospekcja – rabaty w SAP ERP

Załóżmy, że chcemy dać klientowi 3% rabatu na wszystko, co kupi. Co więcej, dodamy 1% rabatu, jeżeli klient osiągnie rocznie określony poziom sprzedaży brutto w odniesieniu do konkretnej grupy produktów. Zwrócimy mu także złotówkę za każdą zakupionąsztukę produktu w danym asortymencie.

Po ustaleniu wszystkich bonusów odpowiednie warunki rabatowe zostaną wykazane na fakturach związanych z rabatem w postaci narosłych sum. Wszelkie szczegóły dotyczące rabatu będą zdefiniowane w uzgodnieniu rabatu:

  • Kto otrzyma bonus?
  • Jaka kwota płatności rabatu (w procentach) powinna być przedmiotem umowy z klientem?
  • Jaki jest rodzaj uzgodnienia dotyczącego rabatu (klient, klient/materiał)?
  • Jaki jest okres obowiązywania uzgodnienia rabatowego?

Uzgodnienia są tworzone w celu ustalenia wartości wymaganych do rozliczenia rabatu w okresie ich obowiązywania. Za ich pomocą można wyświetlić obrót oraz pojedyncze wykazy. W momencie podjęcia decyzji o wypłaceniu klientowi kwoty rabatu wykorzystywana jest forma jego rozliczenia.

Dla rabatu w wysokości kwoty płatności rabatu automatycznie tworzone jest wymagane żądanie faktury korygującej minus.

Podczas przetwarzania faktur związanych z rabatem istnieje możliwość automatycznego ustalenia i zaksięgowania rezerw. Rezerwy są anulowane wówczas, gdy uzgodnienie rabatu zostanie rozliczone za pomocą faktury korygującej minus dla rabatu.

W procesie obsługi bonusów w SAP ERP można wyróżnić trzy niezależne komponenty: konfigurację bonusów, ustawianie uzgodnień rabatowych oraz zarządzanie uzgodnieniami rabatowymi i płatnościami.

Konfiguracja bonusów

Przy uruchomieniu funkcjonalności obsługi rabatów w systemie SAP należy pamiętać o aktywowaniu przetwarzania rabatu.

Podobnie jak przy ustalaniu cen, na potrzeby konfiguracji wykorzystano technikę warunków. Rekordy warunków są powiązane z uzgodnieniem rabatu i umożliwiają określenie rekordu rabatu oraz rezerw.

Ustawianie uzgodnień rabatowych

Rabat można definiować na nieograniczonej liczbie poziomów. Standard SAP obejmuje następujące rodzaje uzgodnień: rabat dla materiału, rabat dla klienta, rabat dla hierarchii klientów, rabat dla grupy cenowej materiału, rabat niezależny od obrotu.

Za pomocą uzgodnienia rabatu definiowane są między innymi: rodzaje warunków, używane z tym rodzajem uzgodnienia czy propozycja okresu obowiązywania.

Zarządzanie uzgodnieniami rabatowymi i płatnościami

Utworzenie faktury związanej z rabatem inicjuje przetwarzanie rabatu. Suma pośrednia podstawy rabatu determinuje obowiązujące bonusy oraz kwotę rezerwy na rabat.

Zatwierdzenie do księgowania faktury związanej z rabatem wywołuje automatyczne księgowanie przez system rezerwy w module FI oraz aktualizację podstawy rabatu i rezerwy na rabat w ramach obrotu zawartego w uzgodnieniu rabatowym.

Do tworzenia rozliczenia rabatu system wykorzystuje skumulowane kwoty z uzgodnienia rabatu. Rozliczenie końcowe dla uzgodnienia rabatu może być wykonane na trzy sposoby: ręcznie, automatyczne i w tle. Dzięki funkcji uzgodnień rabatu obowiązującej wstecznie system uwzględnia także faktury wprowadzone przed uzgodnieniem rabatu i automatycznie aktualizuje pola podstawy rabatu i rezerwy.

Istnieje możliwość częściowego rozliczenia rabatu. Co więcej, rozliczenia mogą być ograniczone w zależności od rodzaju uzgodnienia rabatu: do skumulowanej kwoty rezerwy lub do aktualnie obliczonej kwoty wypłaty. O sposobie wypłaty bonusu decyduje główny księgowy, wystawiając notę uznaniową, fakturę zakupową lub korektę faktury.

Krok naprzód

Kiedy standardowa funkcjonalność systemu okaże się niewystarczająca, warto rozważyć rozszerzenie standardu SAP ERP. Można wykorzystać rozwiązanie umożliwiające zoptymalizowanie i skrócenie czasu obsługi bonusów. Do minimum zostają ograniczone kroki procesu przetwarzania i rozliczania rabatu.

Następuje odejście od konieczności wystawiania żądania faktury korygującej minus na rzecz automatycznego tworzenia dokumentu faktury korygującej minus. Zostaje rozbudowana funkcjonalność częściowego rozliczenia rabatu, umożliwiająca obsługę jedynie wybranych okresów rozliczeniowych.

W rezultacie poszczególne okresy są rozliczane jak osobne umowy z klientami. Umiejętne wykorzystanie tego rozszerzenia pozwoli na optymalizację i automatyzację obsługi rabatów, czyniąc z niej jeszcze lepsze narzędzie walki konkurencyjnej.