Zarządzanie nieruchomościami w SAP RE-FX

Budynek powinien zarabiać

Jednym z najważniejszych zadań zarządców nieruchomości jest efektywne zarządzanie nimi. Realizacja tych celów wymaga maksymalizacji przychodów z wynajmu i sprzedaży nieruchomości oraz redukcji kosztów związanych z utrzymywaniem obiektów zbyt mało rentownych.

Zarządzanie nieruchomościami wymaga również współpracy pomiędzy wszystkimi zainteresowanymi stronami, to znaczy zarządcami, najemcami oraz dostawcami usług (np. dostawcami mediów, firmami sprzątającymi, firmami ochrony mienia itp.). Do realizacji tych funkcji konieczne jest odpowiednie oprogramowanie.

Aplikacje wspierające zarządców nieruchomości w ich pracy powinny zapewniać następujące funkcje:

• zarządzanie bazą danych posiadanych nieruchomości,
• zarządzanie bazą partnerów współpracujących w ramach procesów zarządzania nieruchomościami,
• obsługę procesów biznesowych realizowanych,
• w obszarze zarządzania nieruchomościami,
• integrację funkcji zarządzania nieruchomościami,
• z funkcjami innych systemów przedsiębiorstwa,
• w obszarach finansów, logistyki, zarządzania kadrami oraz systemami zewnętrznymi, np. GIS (system wizualizacji obiektów na mapach cyfrowych),
• raportowanie w różnych przekrojach,
• możliwość wprowadzania przez klientów przy wykorzystaniu narzędzi internetowych informacji,
• o poszukiwanych nieruchomościach lub raportowania wielkości sprzedaży w celu rozliczania najmu na ich podstawie.

Firmy z różnych branż potrzebują rozwiązania, które wspierałoby je w obszarze zarządzania nieruchomościami zarówno własnymi, jak i nieruchomościami, które zostały powierzone do zarządzania przez firmy obce.

Każda z tych firm ma specyficzne wymagania co do funkcji, jakie powinien spełniać taki system. Sieć handlowa chciałaby porównać realne koszty i sprzedaż w danej lokalizacji, by ocenić, czy zasadne jest jej utrzymywanie. Zarządca centrum handlowego, wynajmujący powierzchnię dla 200 sklepów, potrzebuje rozwiązania, które pozwoli zapanować nad kontrolą i rozliczaniem umów najmu oraz nad relacjami ze stałymi dostawcami mediów, firmami ochroniarskimi czy sprzątającymi.

Patrząc na te różnorodne potrzeby firm z rozmaitych branż, można stwierdzić, że systemy zarządzania nieruchomościami znajdują zastosowanie wszędzie tam, gdzie są realizowane złożone procesy w obszarze mienia nieruchomego, które jest zarządzane przez osoby wyznaczone do tych celów.

Nieruchomości w SAP

Rozwiązaniem, które wspomaga firmy lub osoby zajmujące się zarówno profesjonalnym zarządzaniem nieruchomościami, jak i te przedsiębiorstwa, dla których zarządzanie nieruchomościami stanowi jeden z wielu wewnętrznych procesów biznesowych, jest aplikacja SAP Real Estate Flexible (SAP RE-FX; dawniej: SAP REM, Real Estate Management).

Aplikacja ta poprzez własne funkcje oraz integrację w ramach systemu SAP z obszarem finansowym (FI), kontrolingowym (CO), remontowym (PM), środków trwałych (FI-AA) oraz zarządzania projektami modernizacji i inwestycji (PS/IM) pozwala na realizację procesów, które przebiegają podczas całego cyklu życia nieruchomości.

SAP RE-FX umożliwia analizy i planowanie związane z budową lub zakupem nieruchomości, a także wspomaga użytkownika w samym procesie budowy czy zakupu. Poprzez tę aplikację można realizować zarządzanie projektami modernizacji nieruchomości, obsługę bazy danych posiadanych nieruchomości, najem i wynajem przy wykorzystaniu kontraktów, obsługę finansową i techniczną, obsługę rozliczeń kosztów usług realizowanych w nieruchomościach oraz analizę rentowności i optymalizacji obsługi posiadanych nieruchomości.

Funkcje dostępne w aplikacji SAP Real Estate pozwalają firmom na sprawne i elastyczne zarządzanie nieruchomościami bez konieczności wdrażania specjalistycznego oprogramowania innego niż SAP.

Dzięki temu unika się kosztów związanych z posiadaniem i obsługą dodatkowych systemów IT, jednocześnie redukując czas potrzebny na zebranie informacji z różnych źródeł oraz ich analizę.

Zarządzanie nieruchomościami jest rozwiązaniem branżowym w ramach obszaru finansowego systemu SAP ERP. Warunkiem, który musi zostać spełniony, aby moduł RE-FX mógł zostać wykorzystany, jest posiadanie wdrożonego systemu SAP w obszarach finansów i kontrolingu w stopniu pozwalającym na realizację procesów rejestracji przychodów i kosztów na odpowiednich obiektach systemowych (kontach finansowych, obiektach kontrolingowych) w celu dalszego ich przetwarzania w tych obszarach (FI/CO).

Zarządzanie nieruchomościami a gospodarka remontowa

Firmy, które wykorzystują system SAP w obszarze gospodarki remontowej (PM), używają go jako narzędzia do zarządzania obiektami technicznymi w aspekcie rejestracji kosztów ponoszonych na naprawy lub przeglądy tych obiektów. Integracja SAP RE-FX z SAP PM pozwala na odwzorowanie obiektów nieruchomości jako obiektów podlegających pracom remontowym (usuwanie awarii, naprawy planowe, przeglądy okresowe).

Tworzenie zapotrzebowań na realizację prac remontowych na obiektach nieruchomości może być realizowane poprzez tworzenie zawiadomień o konieczności wykonania odpowiednich prac bezpośrednio z poziomu modułu RE-FX.

Proces przetwarzania zawiadomień w zleceniu, planowanie, kto ma wykonać zaplanowane prace i jakie materiały mają zostać wykorzystane do tego celu, są realizowane w obszarze PM.

Koszty realizacji napraw lub przeglądów mogą zostać rozliczone na obiekt nieruchomości, a tym samym zwiększyć koszty jego utrzymania. Takie koszty mogą zostać rozliczone na najemcę lub stanowić koszt obiektu nieruchomości, jeśli nie jest on wynajęty.

Nieruchomości na wynajem

Analizując funkcje biznesowe wspomagane przez system SAP Real Estate na przykładzie firm zarządzających centrami handlowymi i firm z branży deweloperskiej, można pokazać, jakie procesy oraz w jaki sposób będą wspomagane przez system.

W przypadku firm zarządzających centrami handlowymi lub sieciami placówek handlowych system przede wszystkim może zostać wykorzystany do utworzenia centralnej bazy danych o posiadanych i zarządzanych nieruchomościach. Inną funkcją jest utworzenie centralnej bazy danych o partnerach biznesowych, którzy są stronami kontraktów zawieranych na najem powierzchni handlowych w zarządzanych obiektach.

SAP RE-FX umożliwia także zarządzanie umowami najmu. W ramach tej funkcji możliwe jest rejestrowanie zapotrzebowań klientów na wynajem nieruchomości, ofertowanie posiadanych nieruchomości, ewidencja umów najmu, naliczanie opłat wynikających z ustaleń pomiędzy najemcą a wynajmującym, tworzenie korespondencji do najemców oraz rozliczanie kosztów dodatkowych, np. media, usługi. Warto tu zwrócić uwagę, że aplikacja ta jest zintegrowana z programami MS Office, dzięki czemu możliwe jest generowanie dokumentów i korespondencji (np. umowy najmu, aneksy do umów, informacje dla najemców itp.).

Istotną funkcją, która jest wspierana przez SAP Real Estate i często jest stosowana w wynajmie powierzchni handlowych, jest możliwość naliczania czynszu za wynajem powierzchni handlowych w zależności od wielkości sprzedaży.

Warunki naliczeń w umowach najmu pozwalają na definiowanie wysokości opłat według następujących metod: wysokość opłat zależna od procentu sprzedaży, stopniowanie skali naliczenia lub stałej kwoty. Możliwe są też naliczenia zależne nie tylko od obrotu pieniężnego, ale od wielkości sprzedaży wskazanego towaru.

Raportowanie wielkości sprzedaży jest definiowalne na poziomie umowy według ustalonych okresów, np. miesięcznie, kwartalnie, rocznie. Istnieje także możliwość raportowania wielkości sprzedaży do SAP Real Estate przez narzędzia internetowe (przeglądarki, portale).

W przypadku firm deweloperskich SAP Real Estate umożliwia obsługę procesów powiązanych z zarządzaniem nieruchomościami jako zarządcy powierzchni mieszkalnych i usługowych. Do głównych funkcji wykorzystywanych przez deweloperów należą: tworzenie i obsługa bazy danych o posiadanych nieruchomościach, monitorowanie stopnia wykorzystania powierzchni najmu (pustostany), zarządzanie danymi najemców, z którymi zawierane są kontrakty na wynajem, ofertowanie powierzchni najmu, najem powierzchni mieszkalnych i usługowych przez wykorzystanie funkcji zarządzania kontraktami, obsługa naliczeń i ich zarządzanie finansowe, rozliczanie kosztów dodatkowych wynikających z realizacji usług dla klientów, np. kosztów napraw dodatkowych.

Mechanizmy raportowania w SAP Real Estate umożliwiają tworzenie zestawień według różnych kryteriów, pozwalających podejmować deweloperom decyzje dotyczące opłacalności najmu posiadanych nieruchomości lub ich sprzedaży.

Gotowe raporty, dostępne w SAP RE-FX, dotyczą poszczególnych obszarów zarządzania nieruchomościami. Raportowanie może się odbywać na poziomie poszczególnych obiektów nieruchomości lub umów najmu, gdzie kryterium będzie rodzaj nieruchomości, rodzaj umowy, okres raportowania, planowane przychody i koszty, porównanie przychodów i kosztów planowanych z wartościami rzeczywistymi, raportowanie sprzedaży w celu rozliczenia czynszów zależnych od obrotu lub rozliczeń kosztów na poszczególnych najemców.

Dodatkowe możliwości raportowania według różnych zakresów i z różnych systemów są dostępne poprzez wykorzystanie hurtowni danych SAP BW.

SAP RE-FX w działalności wewnętrznej

Aplikacja SAP RE-FX może być także wykorzystywana przez firmy o rozbudowanej infrastrukturze w terenie, np. firmy produkcyjne z dużą liczbą zakładów i/lub magazynów.

Wyobraźmy sobie grupę kapitałową posiadającą kilkaset nieruchomości (grunty, budynki) na terenie całego kraju. Obiekty są przedmiotem najmu dla firm z grupy kapitałowej oraz dla klientów zewnętrznych – firm i osób fizycznych.

Spółki z grupy, którym wynajmowane są nieruchomości, są traktowane jako podmioty zewnętrzne, podobnie jak firmy spoza grupy kapitałowej.

Wdrożenie SAP RE-FX pozwala znaleźć odpowiedź na pytanie, jakie przychody są generowane na poszczególnych obiektach z tytułu ich wynajmu oraz jakie są koszty wynikające z ich utrzymania. Informacje te przedstawione w raporcie zysków i strat pozwolą na podjęcie decyzji, jakie działania należy podjąć, aby zwiększyć rentowność poszczególnych nieruchomości (np. zwiększenie stawek za wynajem, zmiana dostawcy usług z uwagi na zbyt wysokie koszty lub sprzedaż obiektów nieruchomości które nie mają perspektyw na wynajem na lepszych warunkach).

Analiza rentowności poszczególnych obiektów może również uwzględniać przychody osiągane z tytułu sprzedaży prowadzonej w danej lokalizacji. Własne obiekty handlowe, takie jak markety, stacje benzynowe czy salony usługowe generują również konkretne koszty utrzymania, w tym koszty zakupu mediów (prąd, woda) i usług (np. firmy sprzątającej czy ochroniarskiej), a także koszty wynagrodzeń personelu placówki.

SAP RE-FX pozwala przypisać koszty i przychody do danej lokalizacji. Ich porównanie w raportach daje możliwość podejmowania decyzji o działaniach korygujących dotyczących danej placówki, aż do jej zamknięcia ze względu na niską rentowność i brak perspektyw rozwoju.