Zarządzanie firmowymi dokumentami w integracji z SAP

All for One ECM (aktualnie Rockawork)  jest autorskim rozwiązaniem BCC (aktualnie All for One Poland) dostępnym w ofercie All for One Software Factory. Korzystając z doświadczeń wyniesionych z projektów wdrożeniowych SAP i rozumiejąc oczekiwana firm związane z zarządzaniem dokumentami w procesach realizowanych z wykorzystaniem SAP, konsultanci BCC przygotowali uniwersalne rozwiązanie klasy Enterprise Content Management.

Dzięki ECM skanowanie, elektroniczna archiwizacja i udostępnianie dokumentów, przepływ pracy oraz zarządzanie procesami biznesowymi stają się efektywne, bezpieczne, a także przyjazne dla pracowników.

Rozwiązanie służy do optymalizacji zarządzania różnego rodzaju dokumentami i procesami. ECM uzupełnia SAP ERP wszędzie tam, gdzie zachodzi potrzeba przetwarzania np.:

• dokumentów współpracy z kontrahentami i klientami (m.in. umów, zamówień),
• obsługi reklamacji,
• faktur kosztowych lub materiałowych,
• dokumentów kadrowych (m.in. umów z pracownikami, współpracownikami),
• dokumentacji technicznej (np. dystrybucja i archiwizacja projektów technicznych produktów, podzespołów, schematów i map infrastruktury),
• procesów IT.

W trzecim kwartale 2016 r. BCC (aktualnie All for One Poland) udostępniło nową wersję ECM. Zyskała ona nową szatę graficzną, jeszcze bardziej intuicyjny i ergonomiczny interfejs użytkownika oraz możliwość pracy na urządzeniach mobilnych na dowolnej platformie wiodących producentów.

ECM wybrały już firmy z wielu sektorów, m.in. spożywczego, mięsnego i piwowarskiego, konstrukcyjnego, usług bisnesowych, metalurgicznego, utilities, producenci wyrobów z tworzyw sztucznych i dekoracyjnych. U większości klientów BCC zaprojektowało i wykonało ścisłą integrację rozwiązania z SAP. Łatwość tej integracji z najpopularniejszym systemem ERP, działającym w większości dużych firm, jest wyróżnikiem rozwiązania. ECM to obecnie jeden z wiodących i dostępnych na polskim rynku produktów tej klasy dla wymagających firm pracujących z SAP ERP.

Dla naszych klientów z tej grupy istotnymi cechami produktu są m.in.:

• dostęp do kompetencji SAP i ECM u jednego dostawcy. Rozwiązanie ECM zostało stworzone przez wiodącego partnera SAP i uwzględnia potrzeby firm użytkujących systemy SAP. Proces integracji ECM z firmowym systemem SAP jest dzięki temu znacznie ułatwiony i przebiega płynnie;
• wygodna obsługa – centralny system obsługujący zarówno dokumenty, jak i procesy z różnych źródeł;
• obsługa wielojęzyczności – ten sam proces może być obsługiwany w wielu językach (ważne szczególnie w międzynarodowych grupach kapitałowych, np. w sytuacjach gdy workflow dokumentów wymaga akceptacji pracowników w różnych krajach);
• jeden dostawca obu systemów – możliwość wdrożenia rozwiązania end-to-end – od ECM po konfigurację SAP – przez BCC, co jasno określa odpowiedzialności dostawcy za rezultat;
• możliwość skorzystania z usług serwisowych i rozwojowych u tego samego dostawcy, gwarantującego pełne wsparcie (zarówno dla SAP jak i ECM), dostosowane do potrzeb każdej organizacji;
• dwa modele wdrożenia i utrzymania systemu, zależnie od preferencji klienta (on-premise – system instalowany lokalnie, wymaga zakupu licencji lub model usługowy Software as a Service, oparty na infrastrukturze All for One Data Centers – abonament miesięczny lub roczny).

Wszystko, czego potrzebuje SAP do zarządzania dokumentami

Wymienione powyżej wyróżniki ECM są istotne dla organizacji procesu wdrożenia i dalszej eksploatacji rozwiązania. Wpływają na bezpieczeństwo projektu oraz stabilność narzędzia, dają możliwość wyboru dogodnego modelu finansowania i utrzymania.

W zakresie przechowywania dokumentów rozwiązanie udostępnia szybki dostęp do funkcjonalności uzupełniających standardowe funkcje i scenariusze w systemie SAP, np. rozwiązania typu DMS (archiwizacja dokumentów) wraz z inteligentnym OCR. Zastosowane oprogramowanie OCR (Optical Character Recognition) umożliwia prawidłowe rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie, co ułatwia np. zarządzanie archiwum dokumentów (numery faktur, zamówień) i pełnotekstowe przeszukiwania załączników i dokumentów, czy wręcz automatyczne wprowadzanie rozpoznanych dokumentów do systemu SAP w celu ich dalszego procesowania.

Możliwe jest również bezpośrednie przekazanie do SAP dokumentu przesłanego poprzez e-mail, faks lub inny kanał komunikacji, np. platformę EDI.

Dynamiczna wymiana danych pomiędzy SAP i ECM odbywa się dzięki efektywnym mechanizmom integracji. Użytkownicy SAP mają bezpośredni dostęp do dokumentów z zewnętrznego, bezpiecznego repozytorium dzięki gotowej integracji z modułami SAP (w tym SAP FI, SAP MM, SAP SD, SAP HR; SAP CRM) poprzez SAP ArchiveLink.

Modelowanie procesów workflow zintegrowanych z SAP odbywa się poprzez graficzny designer (np. dla faktur kosztowych, materiałowych, zamówień, wniosków HR). Duże możliwości silnika workflow w ECM oraz wsparcie dla Business Process Modeling Notation (BPMN) pozwalają obsługiwać nawet najbardziej złożone scenariusze obiegu dokumentów.

Niewątpliwą zaletą dla użytkowników biznesowych jest prezentacja wszystkich zadań w procesach w jednej skrzynce i możliwość otrzymywania powiadomień o wymaganych czynnościach. Obsługa powiadomień, zastępstw i eskalacji jest przygotowana zgodnie z polityką firmy.

Bezpieczny dostęp do dokumentów jest jedną z kluczowych zalet rozwiązania. Dokumenty są chronione systemem uprawnień opartym na rolach biznesowych w firmie. Przechowywane dane są szyfrowane z użyciem najsilniejszych algorytmów.

Szybciej i pod kontrolą

Najważniejsze korzyści z zastosowania ECM w integracji z SAP to szybsza realizacja procesów, pełna kontrola nad ich realizacją oraz wiedza o procesie na każdym jego etapie. Rozwiązanie ECM to:

• optymalizacja i redukcja zbędnych zadań w procesie,
• ograniczenie czasu potrzebnego na zdobywanie informacji, a tym samym szybsze wykonanie zadania,
• automatyzacja czynności na poziomie różnych systemów IT w tym samym czasie,
• możliwość równoległej realizacji zadań i pracy grupowej oraz wyeliminowanie ryzyka błędów pracowników,
• jednoznaczne przypisanie osób odpowiedzialnych za zadania i natychmiastowe ustalenie, kto za co odpowiada,
• szczegółowa analiza historii i audyt procesu,
• bezpieczeństwo przechowywanych danych, uprawnienia dopasowane do obowiązków,
• dostęp do raportów i zestawień umożliwiających optymalizację i doskonalenie,
• dedykowane konfigurowalne widoki, personalizowane zgodnie z wymaganiami i uprawnieniami użytkowników,
• możliwość powiązania danych pomiędzy różnymi procesami.

All for One ECM (aktualnie Rockawork) dla SAP – doświadczenia