Jak długo bez systemu może obyć się dyrektor – pół dnia, cały dzień? To tylko kwestia tego, jak pilnie potrzebuje raportu.
Jak długo bez systemu może obyć się księgowa – dwie godziny? Dłuższa przerwa oznacza nadgodziny w celu nadrobienia powstałych zaległości.
Jak długo bez systemu może obyć się dział obsługi klienta – pięć minut? Po tym czasie będzie musiał zmagać się z niezadowolonymi klientami.
Oczywiście, że najlepiej, aby przerwy (jeśli już się zdarzą) trwały jak najkrócej. To jednak kosztuje: wysokie opłaty serwisowe, redundancja sprzętu (kopie lustrzane dysków, klastry serwerów), nakłady na administrację (liczny zespół, praca zmianowa, intensywny program szkoleń), dodatkowe oprogramowanie monitorujące i zarządzające systemem.
Gdy już poznamy cenę tzw. 100% pewności (a zazwyczaj jest ona bardzo wysoka), wówczas najczęściej okazuje się, że, jak zwykle w takich przypadkach, należy zacząć szukać kompromisu.
Pierwszym krokiem ku temu jest próba oszacowania wymiernych strat spowodowanych przestojem systemu (np. wypłaty za nadgodziny, kary za opóźnione dostawy itp.). Nie można jednak zapomnieć także o stratach, które trudno wyrazić w pieniądzach: o uszczerbku na wizerunku, utracie zaufania czy niezadowoleniu klientów.
Z drugiej strony należy przeanalizować słabe strony systemu i dostępne sposoby ich eliminacji w celu podniesienia jego dostępności.
Jeśli nasze rozważania umieścimy na układzie współrzędnych, to okaże się, że są one funkcjami kosztu i czasu (wykres). Łatwo wówczas zauważymy, że niedokonywanie żadnych inwestycji w poprawę bezpieczeństwa/dostępności systemu niesie za sobą duże ryzyko długich przerw w pracy.
Z drugiej strony, jeśli nie ma się umiaru, to można doprowadzić do sytuacji, gdy zwiększając wykładniczo koszty, osiąga się nieistotną, a nawet niezauważalną tak naprawdę poprawę.
Dlatego tak ważne jest odnalezienie optymalnego obszaru, który nie tylko gwarantuje przedsiębiorstwu dostęp do informacji, ale również czyni to za cenę nie wyższą od ich rzeczywistej wartości.