Przykładami procesów z pierwszej grupy są np.:

  • procesy obsługi sprzedaży (związane z obsługą i obiegiem zapytań ofertowych, ofert, zamówień na produkty lub usługi),
  • procesy związane z obsługą korespondencji przychodzącej, czy dotyczące zarządzania projektami i wszelką dokumentacją, jaka jest z nimi związana.

W obszarze procesów wspomagających core business najczęściej zachodzi potrzeba kontroli obiegu faktur kosztowych, umów z dostawcami, rozliczania delegacji, obsługi wniosków urlopowych bądź innych wniosków kadrowych. Procesy te oczywiście mogą mieć, i najczęściej mają, wzajemne relacje. Najbardziej typowy i powszechny przykład to tzw. proces purchase-to-pay, czyli proces zakupowy związany z obsługą zamówienia (opcjonalny poprzedzony procesem zapotrzebowania wraz z analizą ofert nadesłanych przez dostawców), zarządzaniem obiegiem faktury kosztowej i przekazaniem jej do płatności. Elementem takiego procesu najczęściej są również czynności związane z obsługą i obiegiem umowy z kontrahentem wraz z bezpieczną archiwizacją wszystkich dokumentów, które w tym procesie są przetwarzane.

Większa firma, więcej procesów biznesowych

Przekroczenie przez organizację pewnej „masy krytycznej”, prowadzi do utraty kontroli nad procesami i powoduje, że organizacja ponosi nieuzasadnione koszty. Wzrost biznesu może wynikać z wielu czynników, najczęstsze to ekspansja terytorialna, wprowadzenie nowego produktu, wzrost sprzedaży i ilości obsługiwanych klientów, a koszty obsługi procesów to nie tylko wymiar czysto finansowy, ale również czas, błędy i ryzyko związane z obsługą dokumentów. Sytuacja dodatkowo staje się jeszcze bardziej skomplikowana, kiedy organizacja posiada już system ERP wspierający procesy biznesowe w ujęciu pionowym, tzn. proces produkcji, zamawiania materiałów. Problemy, które wówczas powstają wynikają z konieczności „poziomej integracji procesów biznesowych”, czyli zarządzanie obiegiem dokumentu, który biegnie „w poprzek” struktury organizacyjnej.

Taki stan prowadzi do tego, że przetwarzanie dokumentów staje się niewydolne (długi czas realizacji procesów, trudności w rozwiązywaniu problemów) i jeszcze bardziej kosztowne. Dlatego organizacje decydują się na digitalizację dokumentów i przetwarzanie procesów biznesowych w sposób elektroniczny z wykorzystaniem systemu All for One ECM (aktualnie Rockawork).

Przykładowy scenariusz zastosowania

Najczęściej spotykanym scenariuszem jest proces akceptacji faktur zakupowych. Można w nim rozróżnić, na poziomie ogólnym, kilka etapów: rejestracja dokumentu faktury, opis i akceptacja merytoryczna, opis i akceptacja finansowa, zaksięgowanie faktury. Każdy z tych etapów ma inny zakres działań, które należy wykonać oraz inny zakres informacji, który należy przetworzyć.

  1. Rejestracja dokumentu – faktury mogą przyjść do organizacji w formie fizycznej oraz elektronicznej. W przypadku tej pierwszej – faktura powinna zostać zdigitalizowana, czyli zeskanowana. Skanowanie zwykle rozpoczyna obieg dokumentu w systemie elektronicznym. W większości przypadków do aplikacji wprowadzane są pierwsze informacje dotyczące faktury: dostawca, daty, kwoty, wstępny opis itp. Tutaj już może nastąpić korelacja z procesem tworzenia nowego dostawcy, który jest uruchamiany w przypadku, gdy dany partner biznesowy nie został jeszcze zarejestrowany w systemie księgowym. W przypadku bardzo dużej ilości dokumentów wprowadzenie danych może ułatwić tzw. „inteligentny” OCR, za pomocą którego możliwe jest automatyczne rozpoznanie oraz wprowadzenie do systemu obiegu dokumentów danych z faktury. Czyli zamiast wprowadzać manualnie wspomniane wyżej informacje, system sam je rozpozna i wprowadzi. W przypadku elektronicznej postaci dokumentu, gdy fakturą jest na przykład plik pdf, w większości przypadków trafia ona do organizacji pocztą elektroniczną. System w takich przypadkach może monitorować skrzynkę pocztową i automatycznie pobierać dokumenty i rozpoczynać ich obieg.
  2. Opis i akceptacja merytoryczna – krok ten wykonywany jest zwykle przez osobę odpowiedzialną za zamówienie towaru bądź usługi. Wcześniej przed wygenerowaniem zamówienia następuje proces jego akceptacji kosztowej. Jeżeli jest on w tym samym systemie, co proces faktur zakupowych, prościej jest w sposób automatyczny przejąć dane z zamówienia (na przykład pozycje zamówienia, rozpisanie kosztów itp.) w celu łatwiejszego porównania oraz po to, aby ponownie nie wprowadzać już raz wprowadzonych danych. Ułatwieniem dla osób decyzyjnych oraz często podróżujących będzie dostęp z urządzeń mobilnych, na przykład w celu wykonania akceptacji dokumentu.
  3. Opis i akceptacja finansowa – etap realizowany przez dział finansów. Aby mógł byś sprawnie i dobrze wykonany, potrzebne są dane z systemu księgowego (na przykład z modułu FI systemu SAP ECC) dostępne w systemie obiegu dokumentów aktualizowane na bieżąco.
  4. Zaksięgowanie faktury – księgowanie również wykonywane jest przez dział finansów. Aby nie wprowadzać ponownie do systemu księgowego danych już wcześniej wprowadzonych na poprzednich etapach procesu, najlepiej jest przesłać informacje interfejsem. Jako informacja zwrotna może zostać przesłany status dokumentu w systemie finansowo-księgowym, na przykład dane o realizacji płatności.

Jedno narzędzie, wiele korzyści

Reasumując system informatyczny realizujący procesy w firmie powinien być wszechstronny i elastyczny, tak aby można w nim było wykonywać procesy z różnymi wymaganiami i jednocześnie czerpać korzyści z tego, że są w „jednym miejscu”. Możliwe jest wówczas szybkie i łatwe przekazywanie danych między nimi oraz wyciąganie skorelowanych informacji. Dodatkowo pracownicy wykorzystują jedno narzędzie do wykonywania różnych działań, dzięki czemu jest to łatwiejsze i szybsze. Również utrzymanie, ewentualne zmiany i dostosowania wymagają jednego rodzaju kompetencji, co powoduje, że jest to mniej pracochłonne i kosztowne.