Wiarygodne dane o dostawcach dla zaopatrzenia

W każdym procesie podejmowania decyzji kluczowe są dane dobrej jakości. Solidna baza danych pozwala w pełni wykorzystać potencjał cyfrowych narzędzi do zarządzania dostawcami. Jednym z głównych kryteriów wyboru systemu do zarządzania dostawcami jest na przykład jego elastyczność – zwłaszcza wtedy, gdy przedsiębiorstwo współpracuje z dostawcami i partnerami różnej wielkości i pochodzenia. Każdy system wymaga dobrze przemyślanej koncepcji. Poniższa lista kontrolna zapewni pomyślną realizację wszystkich ważnych faz wdrażania systemu do zarządzania dostawcami. Ponadto zawiera ona pomocne wskazówki dotyczące profesjonalnego wdrażania nowego rozwiązania.

Dzięki zintegrowanemu zarządzaniu dostawcami przedsiębiorstwa mogą być o krok przed konkurencją. Cyfrowe rozwiązanie integrujące procesy nabycia ma kilka zalet:

• zapewnia wiarygodne dane podstawowe dostawców w jednym miejscu,
• oferuje zawsze aktualne portfele dostaw,
• stale poddaje dostawców i partnerów w łańcuchu dostaw procedurom kwalifikacyjnym,
• pozwala łatwo porównywać dostawców, materiały i ceny,
• zapewnia solidne wsparcie podczas podejmowania decyzji,
• udostępnia efektywne procesy workflow dla nabycia,
• dzieli dostawców na segmenty w przejrzysty sposób,
• dzięki zautomatyzowanym procesom zapewnia zachowanie zgodności,
• zapewnia wysoką jakość,
• umożliwia zarządzanie ryzykiem dla całej bazy dostawców.

Aby mieć racjonalny system do zarządzania dostawcami, nie wystarczy po prostu zainstalować oprogramowanie. Dla przedsiębiorstw wszystkich rozmiarów powinien być to projekt strategiczny. Podczas jego planowania należy uwzględnić poniższe fazy.

Najpierw należy się zastanowić nad sytuacją bieżącą: jakie są potrzeby, interesy i oczekiwania zaangażowanych osób? W tym celu należy zbudować zmotywowany zespół współpracowników z działu IT, nabycia, finansów i innych odpowiednich działów. Koniecznie należy również uwzględnić dostawców: często istnieją partnerstwa rozwojowe, dostępne są interfejsy oraz cenne dane, które powinny wpływać do systemu do zarządzania dostawcami. Rozwiązanie odniesie sukces tylko wtedy, gdy wszyscy, którzy będą z nim później pracować, zaakceptują je i będzie ono dla nich dostępne tak pod względem technicznym, jak i organizacyjnym.

Dlatego warto się upewnić, że zarówno użytkownicy wewnętrzni, jak i zewnętrzni, rozmawiając o zarządzaniu dostawcami, mówią tym samym językiem. Nowoczesne przedsiębiorstwa współpracują ze swoimi dostawcami na o wiele bardziej partnerskich zasadach niż jeszcze kilka lat temu – często dostawcy, którzy mają dobre opinie i wysokiej jakości produkty, stają się ważnymi, równorzędnymi partnerami. Zalety, kamienie milowe i cele zarządzania dostawcami powinny być jasne dla wszystkich uczestników projektu – i powinni oni je popierać. Tylko w ten sposób od samego początku projekt uzyska wysoki poziom akceptacji i możliwa stanie się jego realizacja.

Zaraz po zidentyfikowaniu wszystkich istotnych osób zaangażowanych oraz ich potrzeb i oczekiwań można rozpocząć kompleksowy proces wprowadzania sald początkowych dla istniejących struktur i procesów. Nacisk kładzie się tutaj na takie kwestie, jak liczba użytkowników, definicja procesów workflow, połączenie źródeł danych lub harmonizacja formatów i rekordów danych, na przykład poprzez czyszczenie duplikatów. W celu zapewnienia kompletnego wprowadzania sald początkowych podczas analizy bieżącej sytuacji należy skupić się na poszczególnych fazach cyklu zarządzania dostawcami.

Istnieje szereg kluczowych kwestii, które muszą być systematycznie rejestrowane i oceniane, aby możliwe było optymalizowanie systemu w ukierunkowany sposób. Oto niektóre z nich:

• W jaki sposób dokonywano dotychczas analizy rynku?
• Którzy pracownicy są zaangażowani w analizę dostawców?
• Z jakich źródeł informacji się korzysta?
• W jaki sposób i w jakich odstępach czasu aktualizowane są dostępne dane dostawców i artykułów?
• Czy i w jaki sposób dokumentowany jest wybór dostawcy?
• Które interfejsy są istotne dla obsługi i przetwarzania dostawców?

Po przeprowadzeniu analizy sytuacji bieżącej prawdopodobnie nasuną się wnioski, że należy zoptymalizować, o ile nie przedefiniować, istniejące cele zarówno na poziomie specjalistycznym, jak i technicznym. Dużo czasu i środków można zaoszczędzić, jeśli przed wdrożeniem rozwiązania do zarządzania dostawcami zostaną uzgodnione i spisane standardy oceny dostawców. Gdy będą one jasno zdefiniowane, będzie można je wdrożyć dla całego systemu, a tym samym w całym przedsiębiorstwie, i będą one dla wszystkich zrozumiałe. To samo dotyczy umów o poziom usług (SLA), które stanowią kryterium wyboru przyszłego oprogramowania.

Cele opracowane przez zespół wdrożeniowy powinny opisywać centralne wymagania organizacyjne, procesowe i funkcjonalne. Istotne są tutaj stałe interfejsy między działem zaopatrzenia i IT – dzięki nim procesy uzgadniania między oboma działami mogą zostać długofalowo usprawnione, ponieważ wymiana danych odbywa się automatycznie.

Podstawą efektywnego wdrożenia systemu są dane podstawowe dostawców. Dlatego też w pierwszej kolejności należy dokonać starannej harmonizacji danych – najlepiej już podczas opracowywania koncepcji rzeczywistego projektu wdrożeniowego. Skonsolidowane dane dostawców, oczyszczone z duplikatów i o jednolitym formacie tworzą sprzyjające warunki do rozpoczęcia korzystania z nowego systemu do zarządzania dostawcami.

Ustrukturyzowane procesy workflow, jasno zdefiniowane interfejsy i wyraźnie określone zakresy odpowiedzialności zapewniają skuteczność rozszerzania zakresu, dystrybucji i aktualizacji informacji podczas pracy.

Po szczegółowym zrealizowaniu wcześniejszych faz, co wymaga pewnego wyczucia, czysto techniczna integracja systemu powinna pójść gładko. Interfejsy do innych systemów są dostępne standardowo w większości rozwiązań i można je łatwo skonfigurować. Ważne jest jednak, aby, gdy tylko system do zarządzania dostawcami zacznie działać, regularnie zapoznawać się z informacjami zwrotnymi od użytkowników i administratorów. Pozwoli to stale zwiększać wydajność systemu, jego znaczenie dla codziennej działalności przedsiębiorstwa, a także łatwość obsługi.

Ponadto jeszcze przed startem produktywnym należy rozpocząć szkolenie pracowników. W ten sposób większość wątpliwości zostanie wyjaśnionych na początku korzystania z nowego rozwiązania do zarządzania dostawcami i wdrożenie do pracy z nowym oprogramowaniem przebiegnie płynnie.

Wdrożenie systemu do zarządzania dostawcami odbywa się często w rozproszonych systemach i lokalizacjach i wymaga uwzględnienia wielu różnych źródeł danych oraz odmiennych formatów plików. Poniższe wskazówki pomogą opracować najlepsze warunki wstępne dla pomyślnego zarządzania dostawcami.

• Nie spiesz się i sporządź dokładny plan. Już wprowadzanie sald początkowych powinno dać przegląd wszystkich źródeł danych i procesów, które są istotne dla zaopatrzenia, a tym samym dla sterowania łańcuchem dostawców.
• Przekonaj swoich pracowników. Jak dobre by nie było nowe oprogramowanie, gdy napotka opór ze strony użytkowników, nie będzie w stanie w pełni rozwinąć swojego potencjału. Pokaż więc współpracownikom z działu zaopatrzenia, w jaki sposób korzystanie z systemu do zarządzania dostawcami może uprościć ich codzienną pracę.
• Przeanalizuj cały cykl życia relacji z dostawcą. Trwa on od pierwszej analizy rynku poprzez przyjęcie materiałów aż po realizację płatności. Zaleca się zintegrowanie zarządzania dostawcami z innymi aplikacjami związanymi z dystrybucją i produkcją, takimi jak np. systemy ERP.
• Podczas oceny dostawcy staraj się zawsze znać odpowiedzi na następujące pytania: kto ocenia co lub kogo, w jaki sposób, kiedy, jak często i z wykorzystaniem jakiego systemu?
• Zapewnij szybkie wdrożenie dzięki dobrym szkoleniom i uporządkowanym materiałom informacyjnym. Krótka i skuteczna faza wdrożenia do pracy motywuje do kompleksowego wykorzystania nowego narzędzia zarówno pracowników, jak i dostawców.
• Wybierając system do zarządzania dostawcami, zwróć uwagę na podział na moduły i skalowalność. Zapewnisz sobie w ten sposób płynność procesów, nawet jeśli w przyszłości wymagania wzrosną.
• Stwórz rzetelną podstawę pozwalającą w przejrzysty sposób przypisywać pracowników działu zaopatrzenia i podwykonawców dzięki jednoznacznej identyfikacji dostawców. W ten sposób skonsolidujesz przepływy komunikacji i jednocześnie całość procesów nabycia.
• Sprawdź odpowiednie kryteria z wyprzedzeniem. Wybierając odpowiedni system, upewnij się, czy utworzone rekordy oceny pokrywają się z kryteriami dotyczącymi jakości i ryzyka dla twojej oceny dostawców.

Racjonalne zarządzanie dostawcami wymaga dobrej koncepcji, najlepiej takiej, którą można wdrożyć w kilku fazach. Dzięki aktualnym i dostępnym danym podstawowym firma odniesie korzyści z efektywnych i przyszłościowych procesów zaopatrzeniowych i zapewni pracownikom działu nabycia możliwość podejmowania trafnych decyzji.