Najpierw zaopatrzenie

Aby wejść na rynek z dobrym produktem (a  następnie  utrzymać się z nim na tym rynku), trzeba znaleźć dostawców, którzy zapewnią nam surowce i towary właściwej jakości, za akceptowalną cenę i – co niezwykle ważne – zawsze w ustalonym terminie.

W przeciwnym razie cena naszego produktu okaże się za wysoka, zawarta w niej marża tylko „głodowa”, przy czym zainteresowanie produktem będzie niskie, ponieważ okaże się kiepski, a gdy kolejny raz nie dostarczymy go na czas, reszta odbiorców wybierze współpracę z naszą konkurencją.

Jak temu zaradzić? Wspomóc proces zakupów pracą systemu ERP. W systemie znajdziemy dane wszystkich dostawców – informacje o oferowanych przez nich warunkach finansowych, o jakości surowców, odsetku braków i o terminowości dostaw. System nie pozwoli przeoczyć, że ulubiony dostawca cichaczem podniósł cenę surowca, ani tego, że ostatnia dostawa zawierała przeterminowane towary.

Dzięki systemowi ERP śledzenie partii surowców pod kątem dat ich ważności nie sprawi nam już kłopotu – nie wyślemy do sklepów świeżo wyprodukowanej czekolady, podczas gdy ta na granicy terminu przydatności do spożycia zalega na dnie naszego magazynu.

Odżegnamy się także od uciążliwości zarządzania obrotem opakowaniami zwrotnymi. W systemie – o ile tylko skrupulatnie będziemy wprowadzali niezbędne dane – zawsze znajdziemy szczegółową ewidencję palet naszych dostawców, liczbę beczek   z piwem wysłanych do lokali gastronomicznych czy wartość pobranej od klientów kaucji za butelki.

Potem sprzedaż

Mamy dobry produkt, teraz pozostaje go dobrze sprzedać. Może znaleźć dla siebie nową niszę rynkową lub odebrać rynek konkurentom. Odebrać – chętnie!

W firmie jest spora grupa przedstawicieli handlowych, którzy oprócz zbierania zamówień i dostarczania towaru mają pozyskiwać informacje z rynku. I zbierają, ale jak! Po wizycie u klienta przedstawiciel siada w samochodzie i spisuje w zeszycie opinie odbiorcy o naszym najnowszym napoju i wchodzącej właśnie promocji coli. Pół piątku schodzi na przepisywaniu raportu z całego tygodnia, a w poniedziałek trafia on – wraz ze stertą raportów pozostałych przedstawicieli – na biurko Pani Ewy, która robi z tego zestawienie. I tak po 2-3 tygodniach mamy już całkiem nieświeży wywiad rynkowy.

Czy nie można zrobić tego lepiej? Można! Pomogą tu coraz szerzej stosowane mobilne rozwiązania informatyczne, wspierające zarządzanie siecią przedstawicieli. System taki zapewni dwustronną komunikację między centralą i kierownikiem sprzedaży a handlowcami.

Przedstawiciele otrzymają wygodne w użyciu komputery naręczne (typu PDA), dzięki którym przed każdą wizytą system mobilny dostarczy im informacji o ostatnio złożonych przez klienta zamówieniach, statusie ich realizacji, stanie płatności i ostatnio zgłoszonych uwagach. Z wykorzystaniem tych urządzeń będą notowali zbierane informacje już podczas rozmowy z klientem. Każdego dnia po pracy zsynchronizują się z bazą, dzięki czemu ich kierownik otrzyma wszystkie dane już nazajutrz po ich zebraniu!

Dzięki systemowi mobilnemu przedstawiciel na czas dowie się o zmianie cennika czteropaków, a dyrektor sprzedaży nie przegapi sygnałów o brawurowej akcji promocyjnej konkurencji, przeprowadzanej właśnie w sklepach w całym Lubuskiem.

Naczelny „wódz” sprzedaży będzie mógł wysyłać swoim pracownikom specjalne zadania, planować ich pracę poprzez wyznaczanie tras (uwzględniających wizyty w konkretnych punktach sprzedaży), a także kontrolować działania poprzez analizę zebranych zamówień.

Ale – stop! Bez systemu ERP nie da rady. Bez niego rozwiązanie mobilne nie będzie miało skąd pobrać danych o historii płatności, statusie zamówień czy aktualnych cenach produktów.

…sprzedaż…

Sieci handlowe! Duży i ważny odbiorca, ale zwykle bardzo twardy partner biznesowy. Sieci wymuszają na dostawcach drastycznie niskie ceny, egzekwują wyjątkowo krótkie terminy dostaw, bezlitośnie traktują każdą pomyłkę. Ale kupują olbrzymie ilości, dzięki czemu choć z gorszą marżą, to jednak dzięki nim często udaje się powiększać udział w rynku,
i – bądź co bądź – zarabiać. Dlatego dostawcy zgadzają się na stawiane przez sieci wymagania. Ostatnio coraz częściej te wymagania dotyczą także organizacji współpracy i przepływu dokumentów.

Wiele sieci wymaga zapewnienia możliwości wymiany dokumentów drogą elektroniczną (EDI). Zamówienia, potwierdzenia zamówień, potwierdzenia dostaw, faktury i korekty faktur już dziś pomiędzy wieloma sieciami i ich odbiorcami wymieniane są z wykorzystaniem systemów informatycznych. Wdrożenie rozwiązań EDI (niezbyt kosztowne, a przy współpracy z doświadczoną firmą także nieskomplikowane) nie tylko zaspokoi wymagania sieci, ale także ułatwi pracę obu stronom. Dokumenty wystawiane w oparciu o dane z systemu ERP zawierają znacznie mniej błędów, a ich wymiana jest dużo szybsza.

Jednak cóż przyjdzie nam wymieniać z siecią handlową za pomocą EDI, gdy nasz system informatyczny nie udostępnia rzetelnych i aktualnych danych? Wkrótce przyjdzie nam go zmienić…

I jeszcze raz sprzedaż

Potrzebę użytkowania zaawansowanego systemu ERP dostrzeżemy jeszcze wyraźniej, gdy przyjrzymy się obszarowi podejmowania decyzji mających wpływ na całą politykę sprzedaży firmy spożywczej.

Większość firm spożywczych posiada dość rozbudowany asortyment – z wieloma wariantami produktów i ich opakowań. Te same produkty sprzedawane są z wykorzystaniem różnych kanałów dystrybucji, a w obrębie tych samych kanałów różnym odbiorcom proponowane są odmienne warunki rabatowe. Aby panować nad całą tą różnorodnością i nie zaproponować drobnemu klientowi wyjątkowo niskiej ceny, przeznaczonej dla sieci handlowej, potrzebujemy pomocy systemu. W nim zawsze będzie można zdefiniować, a potem sprawdzić aktualne warunki handlowe właściwe dla konkretnego klienta.

Dane cenowe to jednak nie wszystko. Niezbędna jest także rzetelna informacja kosztowa. Czy wiemy, ile naprawdę kosztuje nas wytworzenie tej paczki kawy?

Czy zatem oczekiwana przez negocjatorów klienta cena może być przez nas zaakceptowana? A może ten produkt należałoby wycofać z produkcji, bo jest nierentowny i nie da się go sprzedać w cenie przewyższającej koszty wytworzenia?

Dobry system ERP dostarczy nam danych do podjęcia właściwych decyzji cenowych i produktowych. W każdej chwili z systemu będzie można wygenerować raport z danymi o wielkości i rentowności sprzedaży zestawionej wg wariantów produktów, kanałów dystrybucji, wskazanego okresu, regionu, a nawet konkretnego handlowca. Czyż nie jest to informacja na wagę złota?

I wreszcie finanse

Pomyślmy o stanowczości osób, zajmujących się w naszej firmie finansami i kontrolą kosztów. Dział sprzedaży z pewnością znajdzie z nimi wspólny język, o ile w systemie informatycznym obie strony uzyskają pełną i aktualną informację o stanie należności odbiorcy. W świecie, w którym odbiorcy dzielą się na tych, którzy nie płacą i na tych, którym musimy zagwarantować bardzo długie okresy płatności, zarządzanie należnościami i kontrola kredytowa stają się krytyczne dla efektywności całej firmy. Dzięki informacjom z systemu sprzedawca bez trudu odróżni notorycznie spóźniającego się płatnika od świetnego klienta, z którym 2 miesiące temu ktoś inny uzgodnił wyjątkowo długie terminy płatności.

Być może trochę trudniej porozumieć się działowi marketingu ze wspomnianymi finansistami. Każdy kontroler kosztów powie, że poziom kosztów marketingowych już teraz jest nieprzyzwoity, na co marketingowiec przyzna, że najgroźniejsza konkurencja wpompowuje w promocję swoich produktów jeszcze więcej.

Analogicznie jak w przypadku kontroli kredytowej, szansą na płaszczyznę porozumienia będzie system kontroli efektywności wydatków marketingowych. Pozwoli on na śledzenie rezultatów działań promocyjnych w wielu przekrojach – wg rodzajów promocji, wg odmian produktów i regionów. Czy możemy wyobrazić sobie taką analizę bez systemu informatycznego?

Sztuka właściwego wyboru

Zarysowane powyżej przykłady przekonują, że potrzeby branży spożywczej znacznie wykraczają poza możliwości najprostszych rozwiązań informatycznych. Czym zatem należy się kierować się przy podejmowaniu decyzji, jaki system ERP firma powinna wybrać?

Poszukując ważnych partnerów biznesowych, firmy nie poprzestają na ocenie bieżących warunków handlowych czy parametrów technologicznych produktów, ale koncentrują się na długofalowych korzyściach, możliwych do osiągnięcia dzięki jakości obsługi.

Mam nadzieję, że także Państwo wybierając system ERP wezmą pod uwagę najważniejsze kryteria wyboru rozwiązań tak ważnych dla firmy – zatem nie tylko dostępna szeroka i ciągle rozwijana funkcjonalność, korzystna cena, ale także fakt, iż system sprawdza się w praktyce w firmach z Państwa branży. Chciałabym Państwu tu zarekomendować system SAP, który w Polsce jest najczęściej stosowanym przez firmy spożywcze systemem ERP.

To zaledwie kilka przykładowych obszarów, w których gorące potrzeby firm spożywczych sprawiają, że system ERP jest po prostu koniecznością. Będzie mi miło, jeżeli podzielą się Państwo ze mną swoimi opiniami na ten temat, a przy planowaniu wdrożenia zechcą Państwo skorzystać z bogatych doświadczeń BCC (aktualnie All for One Poland) we współpracy z branżą spożywczą.