Opinie o rozwiązaniach prekonfigurowanych

Systemy prekonfigurowane – inny produkt czy tylko inna metodyka?

Na dojrzałych rynkach – w Europie Zachodniej i w USA, firmy działają wg coraz bardziej jednolitych modeli procesowych. Umożliwia to skrócenie czasu wdrożeń systemów ERP, poprzez zastosowanie rozwiązań prekonfigurowanych, przygotowanych na bazie tych standardowych modeli.

Dla przykładu w Niemczech istnieje kilkadziesiąt takich rozwiązań, przeznaczonych dla branż (np. przemysł mleczarski, branża drukarska), jak i dla szerszych grup firm (firmy średniej wielkości, firmy dystrybucyjne).

Główną ideą przyświecającą twórcom tych rozwiązań jest to, aby klient otrzymał system ERP, jak przy „klasycznej” ścieżce wdrożeniowej, bez ograniczeń funkcjonalnych i rozwojowych, ale w krótszym czasie i przy niższych kosztach wdrożenia. Zatem innowacja systemu prekonfigurowanego tkwi przede wszystkim w innym sposobie wdrażania – metodyce.

Systemy prekonfigurowane w Polsce – mity

Od niektórych firm w Polsce, oferujących systemy prekonfigurowane, można usłyszeć wiele zachęcających informacji. Jakże nęcąca jest oferta na system branżowy, w której dostawca zapewnia, że jego wdrożenie potrwa zaledwie 2-3 miesiące!

Niestety, większości tych rozwiązań nie możemy zobaczyć w działaniu. Najczęściej oferenci nie mogą pochwalić się ani jednym zakończonym wdrożeniem systemu prekonfigurowanego. Nic więc dziwnego, że wokół systemów prekonfigurowanych narosło wiele mitów.

Zapowiadany ekspresowy czas realizacji sugeruje, że uruchamiane są tylko niektóre funkcjonalności ERP – zatem być może to zubożona wersja systemu ERP, której nie można potem rozwijać? Może prekonfiguracja procesów sprawia, że tak wdrażany system jest sztywny i nie da się go przystosować do potrzeb firmy? Czy po wdrożeniu otrzymujemy ten sam system ERP?

A może to czysty chwyt marketingowy, za którym nie stoi realnie istniejące rozwiązanie, lecz tylko puste obietnice?

Jak odróżnić legendy od prawdy?

Jak sprawdzić, czy oferowany system prekonfigurowany nie jest tylko tworem marketingowym i czy niesie za sobą jakąś wartość dodaną?

Zachęcamy Państwa, by oczekiwać od oferenta przedstawienia takich elementów, jak: dokumentacja rozwiązania (obejmująca opis procesów), system prezentacyjny (w którym będzie można zasymulować przebieg procesów biznesowych Państwa firmy), opis metodyki wdrożeniowej (z uwzględnieniem elementów ograniczających czas i koszty wdrożenia).

Ponieważ przy wdrożeniu systemu ERP nie może być miejsca na ryzykowne eksperymenty, najlepiej, gdy proponowany system prekonfigurowany został już sprawdzony w praktyce. Przykładem takiego rozwiązania jest SPRINT – prekonfigurowany system SAP dla przedsiębiorstw średniej wielkości, przygotowany i wdrażany przez BCC (aktualnie All for One Poland).

SAP szybciej i taniej, ale czy ten sam SAP?

Oferowany przez BCC umożliwia klientom szybsze i tańsze wdrożenie rozwiązań SAP przy ograniczonej dostępności zasobów finansowych oraz organizacyjnych (przede wszystkim ludzkich), charakteryzującej wiele firm średniej wielkości.

W odróżnieniu od wielu rozwiązań nazywanych „systemami prekonfigurowanymi”, istotą SPRINT nie jest prosta parametryzacja wstępna wybranych ustawień konfiguracyjnych, która pozwala jedynie na przyspieszenie procesu technicznej parametryzacji systemu, bez istotnego wpływu na koszty, czas i wymagane zasoby całego przedsięwzięcia wdrożeniowego.

SPRINT jest kompletnym zestawem elementów metodycznych, systemowych, narzędziowych i dokumentacyjnych, w których parametryzacja systemu SAP stanowi jedynie część rozwiązania.

Najważniejszą korzyścią SPRINT jest to, że po uruchomieniu systemu otrzymuje się system SAP o dokładnie takich samych, nieograniczonych możliwościach rozwoju, jak SAP wdrożony „klasycznie”. Różnica polega na innym przygotowaniu do wdrożenia i sposobie prowadzenia wdrożenia – zatem na metodyce wdrożeniowej, którą szczegółowiej przedstawiam poniżej.

Różnica w sposobie dojścia do efektu, jakim jest działający system SAP, ujawnia się już podczas przeprowadzanej przez 7milowego weryfikacji procesów przedsiębiorstwa, pod kątem celowości wykorzystania SPRINT do wdrożenia. Wstępne kryteria kwalifikacyjne są następujące:

• SPRINT dedykowany jest dla przedsiębiorstw produkcyjnych, produkcyjno-handlowych i handlowych, o rocznych przychodach rzędu 30-200 mln zł
• standaryzowane procesy – brak unikalnych, specyficznych procesów w ramach głównego procesu biznesowego
• gotowość do reorganizacji procesów biznesowych poprzez przyjęcie procesów wzorcowych SPRINT

Aby uzyskać pewność, że zastosowanie SPRINT przyniesie korzyści w danej firmie, przeprowadzana jest analiza przedwdrożeniowa, podczas której konsultanci spotykają się z kluczowymi pracownikami klienta i analizują szczegółowo procesy w ramach poszczególnych obszarów funkcjonalnych.

Rezultatem jest ocena, czy wdrożenie SAP w danej firmie może być przeprowadzone w oparciu o SPRINT. W przypadku oceny wskazującej, że wykorzystanie SPRINT nie przyniesie istotnych korzyści, proponowane jest wdrożenie realizowane „klasycznie” przez firmę BCC (aktualnie All for One Poland).

Korzyści z wykorzystania SPRINT

Przedsiębiorstwo, które pomyślnie przeszło kwalifikacyjną „fazę zerową”, ma zapewnione osiągnięcie następujących korzyści:

• wdrożenie funkcjonalności SAP, obejmującej kluczowe obszary biznesowe firmy, przygotowanej w oparciu o najlepsze praktyki biznesowe oraz doświadczenia BCCP z wielu wdrożeń zakończonych sukcesem,
• koszt wdrożenia, określany przez liczbę dni usług niezbędnych do wdrożenia systemu, na poziomie niższym o 30-50% w stosunku do „klasycznych” wdrożeń SAP,
• czas wdrożenia SPRINT nie przekraczający 5-6 miesięcy,
• ograniczone zaangażowanie pracowników w proces wdrożeniowy – poniżej 20% ich czasu pracy (ok. 50% w przypadku wdrożeń „klasycznych”),
• brak ograniczeń rozwoju systemu po zakończeniu wdrożenia.

Korzyści te osiągane są dzięki zastosowaniu innego niż w przypadku wdrożeń „klasycznych” SAP podejścia do wdrażania.

SPRINT a „klasyczne” wdrożenie SAP – aspekty metodyczne

Najważniejsze innowacje w sferze metodycznej to przede wszystkim:

• gotowy model procesowy SPRINT przygotowany w narzędziu ModelPro. Jest to autorskie narzędzie BCC pozwalające w prosty sposób modelować procesy gospodarcze klienta za pomocą schematów blokowych z uwzględnieniem obiektów specyficznych SAP (formularze, role użytkownika, profile uprawnień itp.). Dostępność modelu procesowego SPRINT ułatwia przyszłym użytkownikom systemu zrozumienie przebiegu proponowanych procesów biznesowych, rola pracowników klienta w pracach wdrożeniowych – najważniejsza różnica metodyczna. Członkowie zespołów roboczych nie pełnią (jak we wdrożeniu „klasycznym”) roli wdrożeniowców, ale informatorów, przekazujących wiedzę o procesach przedsiębiorstwa.

Pierwszą z konsekwencji takiego podejścia jest ograniczenie liczby niezbędnych szkoleń zespołów roboczych. Pracownicy ci biorą udział w jednodniowych warsztatach przeglądowych z funkcjonalności „swojego” modułu. Podczas warsztatów omawiany jest także zakres i sposoby przygotowania danych podstawowych, które zostaną później wprowadzone do systemu.

Nie prowadzi się zaawansowanych szkoleń funkcjonalnych oraz żadnych szkoleń konfiguracyjnych, które we wdrożeniach standardowych trwają od kilku do kilkudziesięciu dni w początkowej fazie wdrożenia.

Kolejne konsekwencje widoczne są w fazie przygotowania koncepcji i w fazie tworzenia prototypu. Członkowie zespołów roboczych współpracują z konsultantami 7milowego przy określeniu niezbędnych uzupełnień i rozszerzeń procesów wzorcowych SPRINT, wynikających ze specyfiki firmy. Nie biorą natomiast udziału w konfiguracji wyspecyfikowanych zmian i rozszerzeń, która w całości prowadzona jest przez BCC. Zaangażowanie pracowników wzrasta ponownie dopiero w fazie walidacji (testów) prototypu. Korzyści z tak zdefiniowanej roli pracowników firmy są oczywiste (mniejsze koszty wewnętrzne, ograniczenie czasu wdrożenia oraz ilości dni konsultacji – czyli kosztów usług zewnętrznych).

• sposób prowadzenia szkoleń użytkowników końcowych. We wdrożeniach SPRINT prowadzą je konsultanci 7milowego, podczas gdy we wdrożeniach „klasycznych” członkowie zespołów roboczych,
• dostępna dla klienta dokumentacja projektowa. Dokumentacja ta składa się przede wszystkim z gotowych koncepcji modułowych, zawierających opisy procesów, specyfikację wzorcowych danych podstawowych, podstawowe parametry sterujące, specyfikację raportów oraz koncepcję uprawnień. Oprócz koncepcji modułowych klient otrzymuje także pełen zestaw instrukcji użytkownika końcowego. Zestaw ten jest jedynie uzupełniany o instrukcje procesów specyficznych dla przedsiębiorstwa, dodanych do SPRINT. Dodatkowo, pracownicy klienta korzystać mogą z zestawu projektowych dokumentów wzorcowych, takich jak wzorce protokołów, raportów statusu czy formularzy zgłaszania spraw otwartych. Zaznaczmy, iż we wdrożeniach „klasycznych” SAP zarówno koncepcje wdrożeniowe, jak i instrukcje użytkowników końcowych, są każdorazowo tworzone od podstaw.

SPRINT a „klasyczne” wdrożenie SAP – aspekty techniczne

Najważniejsze różnice w sferze technicznej wiążą się z następującymi faktami:

• procedura instalacji systemu kończy się przekazaniem klientowi systemu SAP z funkcjonalnością SPRINT, gotowego do produktywnego użytkowania. Taki system jest podstawą do wprowadzenia konfiguracji specyficznej dla klienta. Podejście to gwarantuje klientowi oszczędności polegające na ograniczeniu liczby konsultacji BASIS (dotyczących spraw technicznych) oraz na ograniczeniu kosztów szkoleń własnych administratorów,
• wraz z instalacją systemu SPRINT na serwerze klienta otrzymuje on zestaw niestandardowych programów, stworzonych przez programistów 7milowego, będących częścią rozwiązań funkcjonalnych w poszczególnych modułach, oraz zestaw programów narzędziowych, np. służących do wspomagania migracji danych. Programów tych zatem nie trzeba opracowywać od podstaw, a więc oszczędzane są pieniądze (ilość dni konsultacji) oraz czas (wymagany na opracowanie koncepcji, wykonanie i dokumentację programów).

Zakres funkcjonalny SPRINT

SPRINT zawiera kluczowe obszary funkcjonalności SAP:

• finanse: rachunkowość finansowa, kontroling i rozliczenie kosztów produkcji, księgowość majątku trwałego, zarządzanie łynnością finansową,
• logistyka: gospodarka materiałowa i zaopatrzenie, sprzedaż i dystrybucja,
• produkcja: planowanie i kontrola produkcji, zarządzanie rentownością (jako opcja)
• zarządzanie kadrami i płacami (jako opcja)

Uruchomienie SPRINT pozwala w krótkim czasie uzyskać korzyści z użytkowania SAP w wyżej wymienionych obszarach, a w późniejszym okresie – jeśli takie będą potrzeby – uruchamiać już w ramach „klasycznego” wdrożenia kolejne funkcjonalności SAP. Wraz z usługami wdrożeniowymi i szkoleniowymi, BCC (aktualnie All for One Poland) może także dostarczyć licencję na oprogramowanie SAP oraz platformę sprzętowo-programową.

W momencie certyfikacji rozwiązania SPRINT, ówczesny Prezes SAP Polska – Grzegorz Kozłowski powiedział: „Trudno o bardziej pozytywny przykład przemyślanego i konsekwentnego działania firmy partnerskiej SAP, działania idealnie trafiającegow oczekiwania rynku średnich firm: bogactwo funkcjonalności oprogramowania SAP z szybkim wdrożeniem i o dokładnie określonym budżecie. I takie szybkie wdrożenie (z szybkimi efektami ekonomicznymi dla klienta) zawsze można rozszerzyć o funkcjonalność konieczną w dalszym rozwoju firmy. SPRINT jest „number one” wśród polskich systemów prekonfigurowanych nie tylko dlatego, że jest pierwszy”

Gwarancja jakości – certyfikat SAP

SPRINT był jest pierwszym w Polsce rozwiązaniem prekonfigurowanym, które zostało certyfikowane przez SAP – przedstawiciela producenta systemu SAP. Przegląd certyfikacyjny SPRINT, wykonany przez SAP, służył stwierdzeniu zawarcia w systemie deklarowanej funkcjonalności SAP oraz zbadaniu rzetelności produktu wobec klientów docelowych.

Zweryfikowane zostały następujące cechy rozwiązania:

• ocena zgodności systemu z potrzebami klienta
• ochrona kontraktowych interesów klienta,
• pełna dokumentacja projektowa i użytkowa,
• metodyka wdrożeniowa i szkoleniowa,
• testowanie integracyjne systemu,
• powdrożeniowa obsługa klienta,
• inżynieria finansowa obsługi wdrożenia.

Największym potwierdzeniem wartości rozwiązań informatycznych wspierających zarządzanie, w tym systemów prekonfigurowanych, jest ich sukces rynkowy i zadowoleni klienci. Skuteczność metodyki SPRINT została potwierdzona we wdrożeniach, obejmujących ponad 30 jednostek gospodarczych. Jak na razie, jest to jedyny system prekonfigurowany w Polsce o tak dużej ilości wdrożeń. A dzięki wdrożeniu w Grupie Scaninter, SPRINT stał się również pierwszym polskim pakietem mySAP All-in-One wykorzystanym za granicą.