Użytkownicy systemu SAP HR on-premise mogą odczuwać pewien dysonans – ich podstawowe narzędzie pracy (SAP GUI) ma szereg ograniczeń, z którymi nie spotykają się w większości aplikacji używanych na co dzień (aplikacje bankowe, Facebook, Twitter, Instagram, Flickr, Gmail). Firma SAP wyszła ze słusznego założenia, że także do użytku biznesowego potrzebne są systemy dostępne w dowolnym miejscu i czasie, za pomocą urządzeń mobilnych. W SuccessFactors zmienia się całkowicie model pracy klienta z aplikacją. SaaS (Software as a Service) z definicji oferuje mobilność, regularne aktualizacje (w wypadku SF kwartalne) oraz dostępność infrastruktury w ramach opłaty subskrypcyjnej.

Czym jest SuccessFactors?

SAP SuccessFactors to narzędzia wspierające obszar zarządzania kapitałem ludzkim w firmie, a także zaawansowane monitorowanie i raportowanie procesów i danych HR. Rozwiązania SuccessFactors są dostarczane w modelu chmury, bez konieczności inwestowania w IT. Oparcie się na gotowych wzorcach pozwala w krótkim czasie wypracować optymalne i skalowalne rozwiązanie, dopasowane do potrzeb firmy. To propozycja dla firm, które poszukują sprawdzonych aplikacji wspierających rozwój pracowników, gotowych do szybkiego uruchomienia i dostępnych w modelu subskrypcji. SuccessFactors jest dostępny na urządzeniach mobilnych.

Moduły Success Factors:

  • Employee Central (Centralna baza pracownicza)
  • SAP Jam (platforma społecznościowa)
  • Performance & Goals (Zarządzanie celami i efektywnością)
  • Compensation (Wynagrodzenia)
  • Recruiting Execution (Rekrutacja)
  • Learning (Zarządzanie szkoleniami)
  • Succession & Development (Sukcesje i rozwój)
  • Workforce Planning (Planowanie siły roboczej)
  • Workforce Analytics (Analityka kadrowa)
  • Onboarding (dla nowych pracowników)
  • BizX Mobile (dostęp przez urządzenia mobilne)

SuccessFactors, Pakiet BizX

SF jest oferowane w architekturze, w której każdy klient korzysta z tej samej instancji aplikacji, ale ma unikalną konfigurację i dane w swojej partycji (ang. multi-tenancy). Znacznie ułatwia to zarządzanie systemem – wszyscy pracują w aktualnej wersji. Dodatkowo istnieje możliwość (za zgodą klienta) uzyskania szeregu raportów benchmarkingowych, poprzez agregację i anonimizację danych od różnych klientów.

SuccessFactors ma wspierać filozofię „business execution”, rozumianą jako takie zarządzanie talentami w firmie, by w efekcie końcowym uzyskać konkretne rezultaty biznesowe. Autorzy rozwiązania wprowadzili nawet własny miernik efektów projektu – ROX (ang. return of execution). Podczas gdy ROI (ang. return of investment) opisuje korzyści finansowe, ROX obejmuje również wzrost efektywności, realizację strategii i osiąganie celów. Przedstawiamy przegląd aplikacji SuccessFactors.

BCC partnerem SuccessFactors

BCC (aktualnie All for One Poland) oferuje pełen zakres usług związanych z SuccessFactors, włączając w to wdrożenie, rozwój i serwis aplikacji. BCC było jednym z pierwszych partnerów SAP w Polsce, który zawarł umowę partnerską z SuccessFactors i od wielu lat świadczy komplet usług w zakresie zarządzania obszarem HCM, w tym SAP HR.

Przykładowa strona startowa użytkownika BizX

Employee Central (Centralna baza pracownicza)

Można powiedzieć, że Employee Central (EC) jest następcą administracji kadrami z rozwiązania on-premise. Oprócz edycji danych podstawowych pracowników mamy tutaj możliwość budowania struktury organizacyjnej. EC jest kluczowym komponentem BizX, jeśli klient zdecyduje się na rozwiązanie Employee Central Payroll (dostarczane przez SAP narzędzie do rozliczania płac w chmurze). Moduł oferuje użytkownikom szeroki zakres funkcji samoobsługowych oraz rozbudowany Workflow.

Profil pracownika w EC

SAP Jam

SAP Jam jest platformą społecznościową, czerpiącą pomysły z popularnych aplikacji typu Facebook, Twitter i YouTube. Pracownicy wymieniają się wiedzą (dokumenty, zdjęcia, filmy), zakładają grupy tematyczne, dyskutują i pomagają innym w osiąganiu celów wyznaczonych przez organizację. Główną korzyścią z implementacji tego narzędzia jest zainicjowanie i wspieranie nieformalnego szkolenia oraz wzmocnienie proaktywnych działań pracowników.

Przykładowy ekran serwisu Jam

Performance & Goals (Zarządzanie celami i efektywnością)

Komponent Performance & Goals (Zarządzanie celami i efektywnością) jest prawdopodobnie najczęściej uruchamianym modułem SF i według niezależnych opinii eksperckich (m.in. Gartner: Magic Quadrant for Employee Performance Management Software) to najlepsze rozwiązanie w swojej klasie na rynku. Menedżerowie mogą tutaj definiować cele (przy wsparciu asystenta celów spełniających wymogi SMART, z dostępną bazą około 500 przykładowych celów), dalej przypisywane kaskadowo podległym pracownikom, prowadzić coaching, oceniać podwładnych i dawać im informację zwrotną. Dzięki temu strategia organizacji jest powiązana z działaniami pracowników – można je monitorować na bieżąco, wzmacniać lub korygować. Na szczególną uwagę zasługują:

  • integracja z MS Outlook – wysyłanie przypominających e-maili do osób zaangażowanych w przeglądy i oceny;
  • unikatowe narzędzie do oceny pracowników na tle zespołu, minimalizujące ryzyko niesprawiedliwego traktowania;
  • powiązanie celów i ich realizacji z systemem wynagradzania, by promować najlepszych;
  • łatwa identyfikacja najskuteczniejszych pracowników;
  • automatyczny doradca pomagający menedżerom w coachingu podległych pracowników;
  • ranking pracowników ze wskazaniem kandydatów na liderów.

Ranking pracowników (Team Rater)

Compensation (Wynagrodzenia)

Rozwiązanie SF Compensation pozwala powiązać wynagrodzenia, będące często największym kosztem organizacji, z wynikami biznesowymi firmy. Aplikacja wspiera cały proces planowania wynagrodzeń i wszystkich jego uczestników, począwszy od planistów i kierowników, zakończywszy na pracownikach, którzy mogą w ramach samoobsługi przeglądać dotyczące ich efekty tej pracy. Zmiany wynagrodzeń mogą przechodzić wielopoziomowe ścieżki zatwierdzania. W czasie rzeczywistym można analizować wpływ zmian wynagrodzeń na budżet.

Kluczowe cechy aplikacji:

  • wsparcie planowania dowolnych komponentów płacowych (wynagrodzenia podstawowe, premie, nagrody itp.);
  • intuicyjny i konfigurowalny Workflow;
  • powiązanie celów i ich realizacji z wynagrodzeniem;
  • porównanie wynagrodzeń i wyników poszczególnych pracowników;
  • modelowanie budżetów, ich dystrybucja i kontrola realizacji;
  • możliwość modelowania automatycznych zmian wynagrodzeń (np. w oparciu o taryfikatory, wyniki ocen, realizację planu czy inne korporacyjne wytyczne);
  • różne programy wynagradzania i premiowania.

Recruiting Execution (Rekrutacja)

Aplikacja składa się z dwóch modułów: zarządzania rekrutacją (Recruiting Management) i marketingu rekrutacyjnego (Recruiting Marketing).

Rozwiązanie SF z założenia miało być łatwe w użyciu i mobilne. Osiągnięto to między innymi poprzez:

  • uproszczenie rejestracji kandydata („jednostronicowa aplikacja”);
  • uproszczony proces zarządzania informacją zwrotną dla kandydatów;
  • integrację z SAP Jam (prowadzenie dyskusji na temat kandydatów w gronie osób rekrutujących);
  • integrację z mediami typu LinkedIn, Facebook i Twitter;
  • skrócenie czasu oczekiwania wszystkich zaangażowanych w rekrutację aktorów dzięki uczynieniu procesu mobilnym (uczestnictwo w procesie za pomocą telefonu lub tabletu).

Firma SF opatentowała technologię marketingu rekrutacyjnego, mającą na celu optymalizację stron rekrutacyjnych (zwiększenie „widoczności” strony w sieci oraz jej atrakcyjności dla kandydata). Specjaliści ds. rekrutacji oraz kierownicy mają zestaw raportów o zainteresowaniu ogłoszeniami (liczba gości na stronach, ich profil) oraz o elementach procesu rekrutacyjnego, które mogą być poprawione. Oczywiście Rekrutacja jest zintegrowana z EC (m.in. porównanie wymogów stanowiska z kompetencjami kandydata).

Zestawienie statusów procesów rekrutacyjnych

Learning (Zarządzanie szkoleniami)

Menedżerowie docenią w SF Learning możliwości analizy korzyści z działań szkoleniowych dla firmy oraz ich wpływu na cele strategiczne. Platforma CaaS (Content as a Service) pozwala na tworzenie, zarządzanie i udostępnianie treści szkoleniowych. SF Learning wspiera strategię rozwoju pracowników poprzez:

  • umożliwienie dostępu do szkoleń uprawnionym pracownikom w dowolnym czasie i za pomocą dowolnych narzędzi (mobilność – „learning-on-the-go”);
  • dostarczanie testów i egzaminów weryfikujących zdobytą wiedzę oraz certyfikatów;
  • zaangażowanie aktorów procesów szkoleniowych w wymianę wiedzy w mediach społecznościowych (SAP Jam).

Succession & Development (Sukcesje i rozwój)

S&D jest doskonałym narzędziem do analizy naszego potencjału kadrowego – możemy szybko zidentyfikować osoby kluczowe dla firmy, potencjalnych następców (i ich gotowość do zmiany) oraz ryzyko odejść. Rozwiązanie SF ułatwia menedżerom prognozowanie niedoboru talentów w organizacji. W szczególności aplikacja wspiera użytkowników w definiowaniu planów sukcesji i rozwoju dla kluczowych stanowisk:

  • kierownicy poznają kompetencje, możliwości, efektywność i preferencje podległych pracowników;
  • SF umożliwia identyfikację obecnych i potencjalnych luk kompetencyjnych wraz z oszacowaniem wpływu braku talentów na działanie biznesu;
  • menedżerowie mogą przeszukiwać bazę talentów w organizacji i znajdować najlepszych zastępców;
  • aplikacja proponuje działania rozwojowe dla osób, u których zidentyfikowano luki kompetencyjne;
  • analiza efektu domino pozwala przygotować się na zaistnienie konieczności realizacji planu sukcesji na wysokich stanowiskach.

Aplikacja służy nie tylko menedżerom – pozostali pracownicy mają dostęp do tzw. arkuszy kariery pozwalających „śledzić” preferowane stanowiska i kompetencje wymagane do awansu.

Przykładowy diagram sukcesji

Workforce Planning (Planowanie siły roboczej)

Organizacje planujące długofalowo chcą wiedzieć, jakiego rodzaju i ilu pracowników będą potrzebować w perspektywie trzech czy pięciu lat, jeśli będzie realizowana obecna strategia. Potrzeby kadrowe mogą wynikać z planowanego wzrostu, akwizycji czy fuzji, decyzji wejścia na nowe rynki i rozwoju nowych produktów. Za pomocą rozwiązania SF organizacje mogą przeprowadzać złożone analizy konsekwencji przyszłych decyzji strategicznych:

  • szacować skutki finansowe przyszłych zmian zatrudnienia;
  • planować potrzeby kadrowe wynikające z założonej strategii wzrostu;
  • dynamicznie modelować zmiany organizacyjne i ich implikacje finansowe;
  • zarządzać ryzykiem – poprzez identyfikację braków w zatrudnieniu i luk kompetencyjnych niezbędnych do realizacji strategii wzrostu;
  • optymalizować rezultaty zmian poprzez analizę różnych scenariuszy „co, jeśli” dla zmian siły roboczej.

Ekran kluczowych metryk w module Workforce Planning

Workforce Analytics (Analityka kadrowa)

System analityki dostarczany przez SF pozwala znaleźć odpowiedzi na kluczowe pytania dotyczące kadr, zaczynając od najprostszych, typu „jaki jest obecny stan zatrudnienia?”, poprzez trudniejsze, np.:

  • Jaka jest wysokość zysku w przeliczeniu na jednego pracownika? Czy jest to wartość rosnąca? Jak wygląda ona w porównaniu z firmami konkurencyjnymi?
  • Które z jednostek organizacyjnych osiągają najlepsze wyniki (procent wartość realizacji celów)? Dlaczego?
  • Jaka jest rotacja kadry i jak wpływa na realizację strategicznych celów firmy?

Wartością dodaną aplikacji jest możliwość porównania naszych danych z dostępnymi informacjami o innych firmach – klientach SF, którzy chętnie dzielą się wiedzą. Użytkownicy mają również do dyspozycji kreator raportów i pakiet standardowych kwerend – setki predefiniowanych zestawień i KPI. Funkcjonalność tzw. zapytań pozwala na analizę trendów ze wsparciem przewodnika ułatwiającego zrozumienie danych, identyfikację problemów i poszukiwanie rozwiązań.

Onboarding

Onboarding jest najnowszą aplikacją w pakiecie BizX. Nowo zatrudnieni uzyskują tutaj dostęp do informacji o zespole, kluczowej dokumentacji, grup dyskusyjnych i planu szkoleniowego. Mogą zadawać pytania ekspertom czy pracownikom, którzy niedawno przeszli czekającą ich ścieżkę w firmie.

BizX Mobile

Trudno sobie wyobrazić nowoczesne narzędzie HR bez udostępniania funkcji na urządzeniach mobilnych. BizX Mobile umożliwia użytkownikom odbieranie powiadomień HR, zarządzanie zadaniami i spotkaniami, uczestnictwo w społeczności SAP Jam oraz przeglądanie struktury organizacyjnej. Aplikacja jest obecnie dostępna na platformach Android, Apple i BlackBerry.

BizX Mobile

Płace w chmurze

Kompletne rozwiązanie do zarządzania kapitałem ludzkim w chmurze musi obejmować rozliczanie list płac. Już dziś płacowe rozwiązanie SAP w takim modelu (Employee Central Payroll) jest oferowane w kilkudziesięciu krajach. Firma SAP zapowiada, że pod koniec 2016 roku będzie dostępne również dla klientów polskich. Tym samym producent będzie mógł zaoferować pełen zakres aplikacji HCM w modelu subskrypcyjnym. Employee Central Payroll jest rozwiązaniem bazującym na popularnym module SAP Payroll ze znanym schematem rozliczania, ale z nowym interfejsem i kilkoma istotnymi zmianami ułatwiającymi pracę specjalisty płacowego. Warto wymienić tutaj:

  • ułatwioną identyfikację błędów;
  • szybką korektę danych podczas rozliczania bez zmiany statusu listy na „do korekty”;
  • podział procesu naliczania na role i przypisanie zadań do odpowiednich ról;
  • ulepszony interfejs (Payroll Process Manager).

Różne modele uruchomienia SF

Klienci posiadający już wybrane moduły SAP HR on-premise mogą je łatwo zintegrować z SF BizX. Najpopularniejszym modelem jest połączenie „twardego” HR ( PA, OM, TM i PY) z SF Performance & Goals. SAP oferuje tutaj kilka opcji integracji. Model hybrydowy będzie pewnie dominował przez najbliższe kilka lat wśród klientów SAP.

Wraz z udostępnianiem kolejnych krajowych wersji narzędzi do rozliczania listy płac przeniesienie wszystkich funkcji HR do chmury staje się rozwiązaniem coraz popularniejszym. W Polsce zapewne pierwszych takich klientów poznamy pod koniec tego roku.

Pojawiają się organizacje – głównie duże korporacje – które w różnych lokalizacjach mają rozwiązania hybrydowe lub w pełni chmurowe. Na przykład w centrali firma wykorzystuje SAP HR on-premise oraz wybrane funkcje SF, a w oddziałach obsługa HR jest w całości realizowana w chmurze.

Przed jakimi wyborami stają obecni i przyszli klienci SAP?

Rok 2027 to jeszcze dość odległa przyszłość, jednak przed podjęciem decyzji o rozwoju systemów HR w firmie warto wziąć pod uwagę kilka wskazań:

  • dopóki nie ma wersji Employee Central Payroll dla Polski, jedynym rozsądnym rozwiązaniem jest SAP Payroll on-premise;
  • gdy polska lista płac w chmurze będzie już w ofercie SAP, należy poważnie rozważyć tę opcję (na wybór zapewne wpłynie cena subskrypcji);
  • jeśli mamy już listę płac w SAP on-premise, funkcji zarządzania talentami szukajmy w ofercie SuccessFactors (chyba że procesy te są tak specyficzne dla organizacji, że nie da się ich uzyskać poprzez parametryzację SF);
  • jeśli chcemy udostępnić pracownikom funkcje samoobsługowe, warto rozważyć zakup subskrypcji Employee Central, co może dać duże oszczędności w porównaniu z SAP ESS/MSS;
  • w przypadku potrzeby kompleksowego zarządzania czasem pracy warto wybrać komplementarne rozwiązanie jednego z partnerów SAP (dostępne również w ofercie BCC), najlepiej na platformie HANA Cloud (korzystne warunki licencyjne). Arkusze czasu pracy oferowane w ramach Employee Central zaspokoją tylko dość proste wymagania.

Czy klienci, decydując się na SuccessFactors, powinni kierować się ogłoszoną przez SAP graniczną datą 2027 (koniec wsparcia dla SAP HR on-premise)? Niekoniecznie. Można przypuszczać, że systemy SAP HR on-premise, ze względu na powszechne użycie, będą wspierane znacznie dłużej, jeśli nie przez samą firmę SAP, to przez jej partnerów. Jednak decydując się na rozwiązania SF, mamy gwarancję, że wybieramy nowoczesne aplikacje, rozwijane i zmieniające się wraz z rosnącą liczbą klientów i ich potrzebami. Zarządzanie talentami w starym SAP HR już teraz nie jest modernizowane, co więcej, według aktualnych cenników SAP, licencje mogą okazać się droższe niż subskrypcja SF.