SuccessFactors to pierwszy wśród produktów SAP, o którym można powiedzieć, że jest to system spełniający wszystkie wymagania i oczekiwania z punktu widzenia użytkowników. Rozwiązanie w dużym stopniu stawia na samoobsługę, oddając w ręce pracowników wiele działań zarezerwowanych wcześniej dla działów kadrowych i płacowych. Odpowiada też na potrzebę szybkiego i łatwego dostępu do wybranych informacji, np. o wynagrodzeniu, paska płacowego, obsługi wniosków kadrowych itp.

Jest dostępny za pomocą aplikacji natywnych dla każdego pracownika z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Aplikacja mobilna została przygotowana zarówno dla platformy Android, jak i iOS. System czerpie z doświadczeń aplikacji konsumenckich w zakresie łatwości obsługi, logiki ekranów i przycisków oraz estetyki (user/employee experience). I podobnie jak w tego typu aplikacjach, twórcy SuccessFactors wychodzą z założenia, że korzystanie z narzędzia powinno być nie tylko koniecznością, ale także przyjemnością.

I najważniejszy wyróżnik – potrzeby pracowników są stawiane na pierwszym miejscu. Znajduje to także odbicie w licencjonowaniu – firma, która zdecyduje się korzystać z SuccessFactors, kupuje licencje dla wszystkich zatrudnionych.

Przyjrzyjmy się nieco bliżej kluczowym modułom rozwiązania.

SF Employee Central

Sercem SuccessFactors jest SAP SF Employee Central (SF EC), centralna baza pracownicza zawierająca podstawowe dane osobowe i organizacyjne o pracownikach. Pozwala na integrację wszystkich wdrożonych funkcji systemu.

Użytkownikami SF EC są zarówno specjaliści kadrowi, jak i pozostali pracownicy. Kierownicy mają dostęp do wybranych danych kadrowych zespołu i mogą inicjować szereg procesów workflow (np. wniosek o zmianę wynagrodzenia pracownika). Za pomocą SuccessFactors EC można przeprowadzać procesy kadrowe (zatrudnienie, zmiana warunków zatrudnienia, zwolnienie, zawieszenie itd.).

Nasza praktyka wskazuje, że większość firm – czy to migrując z SAP HR, czy też wdrażając rozwiązanie w modelu greenfield, rozpoczyna od Employee Central. Ten moduł – w dużym uproszczeniu – to część kadrowa rozwiązania. Oprócz rekordów pracowników zawiera mechanizmy samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej.

Na marginesie warto dodać, że samoobsługa to podstawowe założenie tego systemu. Większość procesów może być realizowana w tym modelu i tylko od firmy zależy, na jak duży zakres samodzielności pracowników się zdecyduje.

Ekran startowy EmployeeCentral jest konfigurowany przez użytkownika i może zawierać skróty do najczęściej wykonywanych działań i czynności (np. dla pracownika – pasek płacowy, wniosek urlopowy, dla administratora/pracownika działu kadrowo-płacowego – struktura organizacyjna, centrum raportów). Bardzo przydatną funkcjonalnością jest wyszukiwanie kontekstowe pozwalające na szybkie poruszanie się w systemie oraz znajdowanie profili pracowników.

Jeśli system jest zintegrowany z zewnętrznymi rozwiązaniami (np. e-teczka, ankiety, zarządzanie czasem pracy) – mogą one być dostępne z poziomu ekranu startowego bez konieczności osobnego logowania.

Struktura organizacyjna może być reprezentowana na dwa sposoby: struktura zależności stanowiskowych oraz diagram stanowisk. Z poziomu struktury zależności łatwo możemy odszukać wybranego pracownika i wykonać związane z nim czynności (np. zmienić dane, złożyć wniosek, skierować na badania czy szkolenie). Z kolei diagram stanowisk pozwala na definiowane nowych stanowisk, rozpoczęcie procesu rekrutacji itp.

System umożliwia konfigurowanie różnych wglądów struktury organizacyjnej, np. po MPK-ach, oddziałach, działach.

Każdy pracownik ma dostęp do swojego profilu – kartoteki z danymi. Możliwość edycji i zmiany poszczególnych danych jest konfigurowalna i zależy od polityki firmy w zakresie samoobsługi pracowniczej. 

Płace w SuccessFactors

W zakresie rozliczania listy płac obecnie dominują dwa podejścia. Pierwsze to wykorzystanie systemu płacowego SAP HR on-premise i jego integracja z SF Employee Central. Drugie podejście to migracja całości procesów do chmury, łącznie z płacami – w tym wypadku mówimy o systemie SAP SuccessFactors Employee Central Payroll.

Moduł SAP SuccessFactors EC Payroll wspiera specjalistów płacowych w procesach naliczenia wynagrodzeń, automatyzując szereg działań, które często do tej pory były wykonywane ręcznie (np. rozliczenia korekt wstecznych). Kluczowe korzyści z wykorzystania tego komponentu SF to skrócenie czasu przygotowania list, redukcja ryzyka wystąpienia błędów i uproszczenie procesów zarządzania listą płac.

Aby sprostać oczekiwaniom stawianym dzisiaj systemom płacowym, firmy muszą dokonać wyboru pomiędzy outsourcingiem listy płac a utrzymaniem pełnej kontroli i poprawności listy płac we własnym zakresie. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll oferuje najlepsze cechy obu tych rozwiązań.

Dzięki integracji SAP SF EC Payroll z SF EC otrzymują Państwo sprawdzony system płacowy połączony z systemem kadrowym nowej generacji.

Firma SAP przemodelowała procesy płacowe, dostarczając nowy pulpit Centrum Sterowania Rozliczeniem (Payroll Control Center – PCC ). Pulpit ten pozwala odejść od tradycyjnego, wsadowego modelu przetwarzania listy płac i przejść na model monitorowania w czasie rzeczywistym procesu rozliczania, skupiając się na usuwaniu błędów, a nie na ich wyszukiwaniu.

SuccessFactors – dla pracownika

Rekrutacja

SF Recruiting to dwa komponenty: Recruiting Management (RM) i Recruiting Marketing (RMK). Recruiting Management wspiera przede wszystkim procesy wewnątrz organizacji – workflow w rekrutacji i selekcję kandydatów. Recruiting Marketing obejmuje to, co się dzieje na zewnątrz – jego celem jest przyciągnięcie uwagi osób, których kompetencje i umiejętności mogą być dla nas interesujące, i nawiązanie z nimi długoterminowej relacji.

Recruiting Management porządkuje procesy rekrutacyjne, wspiera komunikację między uczestnikami obiegu informacji i eliminuje wąskie gardła – w każdej chwili znamy stan zapotrzebowania na rekrutację, status kandydata oraz zadanie, które powinno być wykonane, wraz z osobą za nie odpowiedzialną.

Dla osoby odpowiedzialnej za procesy rekrutacji w firmie centralnym miejscem modułu jest pulpit prezentujący listę otwartych rekrutacji z podaniem stanowisk, zatrudniającego kierownika, rekrutera, liczby przypisanych kandydatów, stopnia zaawansowana procesu itp. Na czytelnych dashbordach prezentowane są statystyki dotyczące rekrutacji (z uwzględnieniem uprawnień oraz filtrów wyszukiwania).

Proces rekrutacji inicjowany jest poprzez złożenie wniosku – tę funkcję można przypisać np. kierownikom zespołów, do których odbywa się nabór, lub tylko rekruterom. Formularz wniosku jest konfigurowany. Można w nim zamieścić np. pytania do kandydata i przypisać im różne wagi (np. wymagane, dyskwalifikujące).

Przydatną funkcjonalnością jest definiowanie profili stanowisk zawierających wymagane kompetencje, umiejętności, doświadczenie itp. Informacje zawarte w wybranych blokach profilu mogą być automatycznie wykorzystane do stworzenia ogłoszenia rekrutacyjnego. Rozwiązanie można zintegrować z portalami i agencjami rekrutacyjnymi.

Moduł zapewnia dostęp do kartoteki kandydatów, wraz załączonymi dokumentami. Z tego poziomu można prowadzić korespondencję z kandydatami i umawiać spotkania.

Po akceptacji kandydata zaczyna się proces onboardingu pracownika w firmie.

Onboarding

Onboarding to ta funkcjonalność, którą klienci często wybierają w parze z Rekrutacją, jako kontynuację procesu pozyskania nowego talentu. Za jej pomocą przełożony wraz z działem kadr może wspierać proces adaptacji nowego pracownika poprzez m.in.:

  • wyznaczenie mentora;
  • przedstawienie podwładnemu współpracowników;
  • wskazanie przydatnych dokumentów, materiałów szkoleniowych czy stron internetowych (np. skierowanie na badania, szkolenia, informacje o benefitach, wewnętrzne polityki i procedury, dokumentacja do uzupełnienia);
  • przedstawienie planu pierwszego dnia pracy;
  • zaplanowanie celów krótkoterminowych.

Funkcjonalność – w ograniczonym zakresie – może zostać udostępniona nowemu pracownikowi jeszcze przed pierwszym dniem pracy, by ułatwić i przyspieszyć adaptację (np. wiadomość powitalna, inne wybrane informacje).

Pracownik jest prowadzony przez kolejne kroki adaptacji w nowej firmie i ma kontakt ze wszystkimi działami/osobami zaangażowanymi w ten proces (przełożony, mentor, kadrowiec, IT itp.).

Succession & Development

Moduł SAP SF Succession & Development, służący planowaniu sukcesji i rozwoju pracowników, oferuje cały szereg funkcjonalności umożliwiających efektywne zarządzanie talentami w firmie. W systemie możliwe jest przypisywanie do pracowników różnego rodzaju atrybutów „talentowych”, takich jak zakwalifikowanie do puli talentów, ryzyko odejścia z firmy i jego potencjalny wpływ na organizację, gotowość pracownika do objęcia stanowiska wyższego szczebla itp. Dla planistów udostępniona zostaje specjalna wyszukiwarka talentów (Talent Search), która pomaga w identyfikacji potencjalnych następców na kluczowe stanowiska.

Firmy, które dążą do redukcji ryzyka wakujących stanowisk, planują potencjalnych sukcesorów na wybrane kluczowe stanowiska. Funkcjonalność sukcesji w SuccessFactors pozwala poszukiwać następców na stanowiska wakujące lub te, które w niedługim czasie będą nieobsadzone (np. z powodu planowanego awansu lub odejścia dotychczasowego pracownika).

Wyszukiwanie odbywa się w prostej linii na podstawie struktury organizacyjnej. Poza tym – z wykorzystaniem narzędzi uczenia maszynowego – odbywa się selekcja kandydatów spośród innych osób w organizacji na podstawie wielu atrybutów „talentowych”, jedynie pośrednio związanych z wymaganiami na wakującym stanowisku oraz wcześniejszą historią zatrudnienia.

Funkcjonalność zawiera wgląd pozwalający analizować wpływ awansów na strukturę organizacyjną (efekt domina).

Rozwiązanie umożliwia tworzenie i zarządzanie pulami talentów.

Rozwój pracowników to dobry przykład szerokiego wykorzystania funkcji samoobsługowych. Każdy pracownik ma dostęp do zakładki Rozwój, w której są zgromadzone informacje o bieżącej roli i wymaganych kompetencjach. Z tego poziomu może dodać do swoich planów rozwojowych nowe cele związane z podniesieniem kompetencji.

Funkcją docenianą przez pracowników jest możliwość dodawana nowych ról, którymi są zainteresowani. System sam może im zaproponować pewne role oraz określić stopień spełniania kryteriów do ich pełnienia. Na tej podstawie pracownik może zaplanować swoje cele rozwojowe, szkolenia itp.

Inną ciekawą funkcjonalnością jest zgłaszanie się do programu mentorskiego – zarówno jako uczestnik, jak i mentor.

Zarządzanie celami i ocenami

Moduł SF Performance & Goals wspiera zarządzanie celami, oceny pracownicze oraz ciągły coaching kadry poprzez utrzymanie stałej komunikacji między menedżerem a zespołem.

Komponent Cele (GM, Goals Management) wspiera w szczególności:

  • definiowanie celów,
  • przypisywanie celów pracownikom,
  • kaskadowanie celów,
  • zarządzanie relacjami pomiędzy celami bezpośrednio zależnymi od siebie.

Możliwe jest definiowanie celów indywidualnych dla konkretnych pracowników i celów zespołowych. Dobrą praktyką jest danie pracownikom możliwości edycji celów – choćby po to, by mogli oni określić status realizacji.

Cele i ich realizacja służą jako podstawa w procesie oceny pracowniczej. W ramach komponentu SuccessFactors Performance Management (PM) możliwe jest zamodelowanie różnych formularzy ocen. Formularze mogą odnosić się do celów przypisanych pracownikom do realizacji w ramach ustalonego okresu oceny. Wspierają one procesy przeglądu i monitorowania stopnia realizacji celów. Klienci mogą definiować dowolne schematy obiegu dokumentu oceny. Przykładowo ścieżka dokumentu może obejmować: samoocenę pracownika, ocenę menedżera, spotkanie podsumowujące, zatwierdzenie oceny.

Jeśli firma wykorzystuje moduł zarządzania wynagrodzeniami, wyniki oceny pracowniczej mogą być brane pod uwagę przy planowaniu wynagrodzeń.

Innym typem celów możliwych do wyznaczenia pracownikom są cele rozwojowe. Mogą one być definiowane przez pracownika wspólnie z przełożonym lub dla szerszej grupy osób (np. cele rozwojowe dla puli talentów). Są to cele, które nie podlegają ocenie, a ich znaczenie i rola zależą od filozofii zarządzania talentami w organizacji, mogą być np. wykorzystane do planowania rozwoju kariery pracownika lub grupy osób w firmie.

Zarządzanie wynagrodzeniami

Zarządzanie wynagrodzeniami to moduł, który zyskuje coraz większą popularność. Jego centralną częścią jest arkusz do planowania wynagrodzeń na wybrany okres, zawierający zdefiniowany workflow, budżety, widełki płacowe dla stanowiska, sugestie zmian wynagrodzeń na podstawie ocen pracowniczych, premii itp.

Szkolenia

Moduł SF Learning zawiera wszystkie potrzebne funkcjonalności w zakresie intuicyjnego planowania, budżetowania, rozliczania oraz oceny szkoleń. Jednak tym, na co warto zwrócić szczególną uwagę, jest fakt, że w SF Learning pracownicy z definicji są uczestnikami procesu zarządzania szkoleniami. Każdy z nich posiada własne konto na portalu szkoleniowym i dla każdego aranżacja i zakres przedstawianych informacji mogą być zindywidualizowane.

Panel pracownika składa się z interaktywnych „kafelków”, które w skondensowany sposób przedstawiają najważniejsze informacje. Znajdziemy w nich: listę szkoleń aktualnie przypisanych do pracownika, listę ukończonych kursów, zakładkę ulubionych aktywności, listę rekomendowanych szkoleń, wyszukiwarkę i inne.

Łatwy dostęp do bazy szkoleń, możliwość integracji z zewnętrznymi platformami e-learningowymi, planowanie szkoleń, możliwość przypisywania szkoleń sobie i innym pracownikom, rekomendacje i inne narzędzia pozwalają na dostosowanie tempa rozwoju do pracownika.

To krótki przegląd podstawowych modułów SFSF. Portfolio rozwiązań do zarządzania kapitałem ludzkim jest cały czas poszerzane o nowe rozwiązania, jak choćby People Analytics do raportowania. Ostatnią nowością w portfolito SAP dla HR jest Oportunity Marketplace, czyli funkcjonalność pełniąca rolę korporacyjnych mediów społecznościowych.