W dzisiejszych czasach chcemy mieć szybki i łatwy dostęp do poczty elektronicznej, portali społecznościach, naszych dokumentów, zdjęć i muzyki z każdego miejsca. Rośnie zainteresowanie takimi usługami jak Google Drive, Microsoft Skydrive czy Dropbox. Serwisy te pozwalają nam przechowywać nasze zasoby na dyskach wirtualnych oraz gwarantują łatwy dostęp do nich poprzez przeglądarki WWW. Także dobrze znany Microsoft Office nie wymaga już instalacji i aby go uruchomić, wystarczy jedynie dostęp do Internetu. Tym tropem podąża również firma SAP. Pod marką SuccessFactors oferuje rozwiązania wspierające zarządzanie zasobami ludzkim w tzw. chmurze.

Przeglądarka internetowa – pojedynczy punkt dostępu

Zapomnijmy o konieczności instalacji SAP GUI i walki z połączeniem VPN. Przeglądarka WWW to wszystko, czego potrzebujemy, aby zarządzać zespołem pracowników w systemie. Po zalogowaniu się do SuccessFactors naszym oczom ukazuje się panel centralny. Mamy tutaj możliwość szybkiego podglądu najważniejszych zadań, które są przypisane do nas lub do innych członków zespołu. Z tego miejsca łatwo można się przenieść do modułu zarządzania celami. Wystarczy otworzyć rozwijane menu i kliknąć na „Cele”.

Panel centralny przełożonego/pracownika

Struktura organizacyjna

Plan celów

SuccessFactors pozwala organizacji upewnić się, że wszyscy zmierzają w tym samym kierunku, że każdy pracownik realizuje zadania i projekty, które składają się na strategię przedsiębiorstwa. Pomaga w tym plan celów. W SuccessFactors jest to interaktywny formularz, z którego korzystają pracownik i jego przełożony. Plan zawiera cele, które mogą być uporządkowane według dowolnych kategorii.

Pracownik może zdecydować, czy cel ma być skategoryzowany jako prywatny (widoczny tylko dla właściciela), czy też publiczny (widoczny dla każdego, kto ma uprawnienia do danego planu). Może go również scharakteryzować, podając opis, określić wagę, czas realizacji oraz definiując jego status. Rozwiązanie może zostać zintegrowane z Outlookiem, dzięki temu w kalendarzu pod przypisaną do nich datą realizacji pojawią się określone zadania.

Plan celów pracownika

Kaskadowanie

Aby założenia strategiczne przedsiębiorstwa przekształciły się w konkretne zadania dla konkretnych osób, SuccessFactors udostępnia trzy sposoby kaskadowania celów. Najpopularniejszym z nich jest delegowanie celów w dół struktury organizacyjnej. Kierownik, który realizuje cele, jakie stoją przed jego jednostką organizacyjną, może przypisać je do swoich podwładnych. Kaskadujące je, ma możliwość ich modyfikacji. Może np. zmienić czas realizacji lub przedefiniować całkowicie cel. Po takiej operacji podwładny zobaczy w swoim planie, że pojawił się przypisany przez menedżera nowy cel, który jest częścią większej całości. Również kierownik będzie widział w swoim formularzu, że dany cel został podzielony i przypisany do jego pracowników.

Drugi sposób to przypisanie celu z planu kierownika do własnego przez podwładnego. Cel taki również może być zmodyfikowany, ale jego realizacja nie ma już większego znaczenia dla celu nadrzędnego. Opcję tę należy rozumieć jako kopiowanie zadań, które stają się indywidualnymi celami pracownika.

Ostatni sposób, najczęściej wykorzystywany w zespołach projektowych, to powiązanie celów pracownika z dowolnym członkiem struktury organizacyjnej, spoza jego jednostki. Dzięki temu pracownicy różnych działów widzą, że pracują nad wspólnymi zadaniami i że ich działania są ze sobą powiązane w ramach projektu. Poza kaskadowaniem istnieje jeszcze jeden sposób przekazywania celów – tak zwane cele grupowe. Podstawową różnicą jest fakt, że tylko osoba, która utworzyła dany cel, może go przypisywać do innych oraz tylko ona może go modyfikować.

Raportowanie

SuccessFactors udostępnia szereg predefiniowanych raportów powiązanych z zarządzeniem przez cele. Są to między innymi raporty, które pokazują kierownikowi listę celów jego podwładnych, ich właściwości, stan zaawansowania wykonania itp. Również kierownictwo najwyższego szczebla ma możliwość sprawdzenia, w jakim stopniu realizowane są poszczególne zadania i do kogo są przypisane. Poza klasycznymi listami są również dostępne predefiniowane grafy i wykresy, które w szybki i przejrzysty sposób dają wgląd w obecną sytuację.

Zarządzanie przez cele – przykładowe raporty

Konfiguracja

Zarządzanie przez cele w SuccessFactors jest wysoce konfigurowalne. Klient może w znaczny sposób dostosować system do swoich wymagań biznesowych, poczynając od wyglądu samego formularza, w którym można wskazać, które pola i w jakiej kolejności mają być widoczne. Może również określić, jaka liczba celów ma znajdować się na jednej stronie formularza lub z ilu celów maksymalnie może się składać dokument. Ponadto ma możliwość dodania własnych pól.

Definiowanie własnych kategorii czy też statusów nie stanowi żadnego problemu. Klient ma możliwość zdecydować, jakie operacje będą dostępne w danym formularzu – kaskadowanie celów w dół lub w górę, możliwość tworzenia celów grupowych, możliwość wpierania się kreatorem bazującym na metodologii SAMRT podczas tworzenia celów itp. Co więcej, w module zarządzania celami jest pełne wsparcie dla definiowania uprawnień na poziomie poszczególnego formularza. W tym samym czasie możemy mieć kilka aktywnych planów o bardzo różnej charakterystyce i kierowanych do różnych grup z indywidualnym podejściem do uprawnień.

Klient

SuccessFactors przygotował narzędzia, które w bardzo prosty sposób pozwalają zarządzać powyżej opisanymi funkcjonalnościami z poziomu przeglądarki. Dzięki temu klient nie potrzebuje już więcej wsparcia konsultantów za każdym razem, kiedy zdecyduje się przebudować formularz lub stworzyć nowy, zupełnie od podstaw. Zarządzanie modułem zostało oddane w ręce klientów.

Kolejny krok

Kiedy mamy już zrealizowany plan celów, należałoby przejść do fazy oceny. Zastanowić się, czy udało nam się wszystko zrealizować wedle naszych założeń, i jaki wkład mieli nasi podwładni. Z pomocą przychodzi integracja z modułem zarządzania ocenami, która w bardzo prosty sposób pozwala przenieść zadania przypisane pracownikowi do jego formularza oceny.

Formularz oceny pracowniczej

Formularz oceny

Formularz oceny w SuccessFactors składa się z sekcji, które mogą być dodawane, usuwane bądź modyfikowane. Zazwyczaj spotyka się następujący podział. Informacja o pracowniku – to część formularza, w której znajdziemy takie podstawowe informacje jak imię i nazwisko, nazwa stanowiska czy data zatrudnienia.

Okres oceny – czyli czas, jaki jest brany pod uwagę podczas oceny pracownika. Można tu również znaleźć informację o wymagalnej dacie wypełnienia formularza. Kolejna sekcja to cele. Tutaj znajdziemy wszystkie cele przypisane do pracownika, które pochodzą z planu celów. Kompetencje kluczowe to kolejna część formularza, która zawiera listę kwalifikacji, które powinni posiadać wszyscy pracownicy w całym przedsiębiorstwie. Następna sekcja to kompetencje stanowiskowe. Jest to zbiór kwalifikacji, których wymaga się od pracownika zajmującego dane stanowisko.

Ranking ocen pracowniczych

Integracja z zarządzaniem celami

Istnieją dwa rodzaje integracji – autopopulacja i autosynchronizacja. Ta pierwsza pozwala na zaczytanie wszystkich celów z planu w chwili utworzenia formularza oceny. Cele dodane w późniejszym terminie do planu celów nie zostaną umieszone w formularzu oceny. Inaczej dzieje się w drugiej metodzie. Wszystkie zmiany, niezależnie od czasu i miejsca, będą widoczne w obu arkuszach. Pracownicy oczywiście mają również możliwość manualnego dodawania celów do formularza oceny. Mogą oni tworzyć zupełnie nowe bądź wybierać te z aktywnego planu celów.

Kompetencje

SuccessFactors pozwala uporządkować kompetencje poprzez katalog kwalifikacji. Składa się on z kategorii, do których przypisane są określone kwalifikacje. Na potrzeby zarządzania ocenami można również wykorzystać kategoryzację za pomocą rodziny funkcji i stanowisk. Rodzina funkcji zawiera po prostu stanowiska, które są ze sobą w jakiś sposób powiązane. Na przykład możemy utworzyć rodzinę IT i przypisać do niej następujące stanowiska: IT menedżer, administrator baz danych, administrator sieci. Każde z nich można powiązać z określoną kwalifikacją.

Dzięki temu pracownik zatrudniony na stanowisku administratora baz danych zobaczy na swoim formularzu oceny kwalifikacje, które są od niego wymagane na danym stanowisku.

Ocena

Cele oraz kompetencje ocenia się za pomocą definiowanej skali o dowolnej liczbie stopni. Uczestnik procesu wybiera pożądaną wartość i w razie potrzeby pozostawia komentarz. Bardzo ciekawą funkcjonalnością (niestety na razie dostępną tylko w wersji angielskiej) jest automatyczne uzupełnianie pola komentarza. Po określeniu oceny kwalifikacji system sam podpowiada opis poziomu spełnionego przez pracownika.

Inną niezwykle pomocną opcją przy dokonywaniu oceny jest ranking kadr. Umożliwia on ocenę pracownika na tle innych członków zespołu. Menedżer na jednym ekranie widzi wszystkich swoich podwładnych i otrzymane przez nich oceny. Zdecydowanie ułatwia to wyważenie ocen. Do podsumowania oceny służy osobna sekcja, która za pomocą prostych grafów lub graficznej macierzy (zwanej 9box) prezentuje wyniki osiągnięte przez pracownika i wskazuje kierunki dalszego rozwoju.

Modyfikacja, ewaluacja, podpis

SuccessFactors daje możliwość bardzo elastycznego dostosowania procesu oceny. Dzieli się on na trzy zasadnicze fazy: modyfikacja, ewaluacja i podpis. W każdej z tych faz możemy określać dowolną liczbę kroków i osób, które mają brać w niej udział.

Modelowym przykładem może być utworzenie dokumentu przez menedżera, jego modyfikacja oraz przekazanie do podwładnego. Pracownik weryfikuje formularz i modyfikuje go. Trafia on następnie z powrotem do przełożonego, który po akceptacji przekazuje go do kolejnej fazy. Pracownik dokonuje samooceny, a następnie wysyła dokument do menedżera. Ten ocenia pracownika i przekazuje arkusz do weryfikacji podwładnemu. W fazie podpisu obaj potwierdzają formularz i proces się kończy.

Ogromną zaletą tak skonstruowanego procesu jest fakt, że możemy posiadać wiele zdefiniowanych procesów, przepływów, które są następnie przypisywane do konkretnych formularzy ocen. Dzięki temu mamy możliwość dopasowania procesu oceny do charakterystyki nie tylko całego przedsiębiorstwa, ale również do poszczególnych działów.

Raporty i konfiguracja

Podobnie jak w module zarządzania celami, zarządzanie ocenami posiada szereg predefiniowanych raportów, wykresów i diagramów. Również sam moduł jest wysoce konfigurowalny. Klient może zmieniać formularze, dodając nowe sekcje, pola, określać wagi poszczególnych sekcji, dodawać graficzne wykresy wspomagające podsumowanie oceny (np. 9box). Tak samo jak przy celach i tu można definiować uprawnienia na poziomie formularza. Dzięki temu proces oceny może być dopasowany do potrzeb i specyfiki każdego działu przedsiębiorstwa.

Funkcjonalność przede wszystkim

SuccessFactors stawia przede wszystkim na prostotę i funkcjonalność. Użytkownik nie musi pamiętać niezliczonych nazw transakcji lub raportów. Wszystko jest dostępne za pomocą jednego kliknięcia myszą z poziomu bardzo przejrzystego i atrakcyjnego interfejsu w przeglądarce WWW. Jak na oprogramowanie typu SAaS (Software As a Service) daje ona bardzo szerokie możliwości dostosowania systemu do potrzeb biznesu. Ponadto klient ma dużą władzę nad system, mogąc tworzyć samodzielnie formularze, wzorce procesów lub przepływu informacji.

Trend w aplikacjach zarówno biznesowych, jak i rozrywkowych zmierza do tego, aby użytkownik miał dostęp do swoich zasobów z wszelkiego rodzaju urządzeń (komputer, tablet, smartfon, telewizor) z każdego miejsca na kuli ziemskiej. Firma SAP poprzez oprogramowanie SuccessFactors również zmierza w tym kierunku, zdejmując ciężar utrzymywania systemów z braków klienta i dając dostęp do systemu za pomocą przeglądarki internetowej.

BCC partnerem SuccessFactors
BCC (aktualnie All for One Poland) jest jednym z pierwszych partnerów SAP w Polsce, który zawarł umowę partnerską z SuccessFactors – wiodącym światowym dostawcą rozwiązań HR oferowanych w modelu cloud-computing.
SuccessFactors, firma od niedawna należąca do grupy SAP, oferuje innowacyjne narzędzia wspierające rozwój kapitału ludzkiego, w tym m.in. oceny pracownicze i zarządzanie efektywnością, pracę zespołową, rekrutację wraz z integracją z mediami społecznościowymi, e-learning i zarządzanie wynagrodzeniami, a także zaawansowane rozwiązania do monitorowania i raportowania procesów i danych HR. Rozwiązania SuccessFactors są dostarczane w modelu chmury – klienci korzystają z nich w systemie abonamentowym, bez konieczności inwestowania w infrastrukturę IT.