Przyszłość ta zbliża się coraz większymi krokami, a w niektórych firmach zagościła już na dobre. Firma SAP postawiła na rozwój technologii w chmurze i powoli zaczyna wygaszać dotychczas oferowane rozwiązania on-premise. Z końcem 2017 roku kończy się okres wsparcia dla wysłużonego rozwiązania SAP Learning Solution, dlatego niektóre przedsiębiorstwa już teraz postanowiły przenieść się na nową platformę szkoleniową SuccessFactors.
W artykule przedstawiamy podstawowe funkcje i zaawansowane możliwości rozwiązania, które jest obecnie sztandarowym produktem SAP do zarządzania miękkimi funkcjami HR.
Samoobsługa pracowników
W SuccessFactors pracownicy z definicji są uczestnikami procesu zarządzania szkoleniami. Każdy z nich posiada własne konto na portalu szkoleniowym i dla każdego aranżacja i zakres przedstawianych informacji mogą być zindywidualizowane. Panel pracownika składa się z interaktywnych „kafelków”, które w skondensowany sposób przedstawiają najważniejsze informacje. Znajdziemy w nich: listę szkoleń aktualnie przypisanych do pracownika, listę ukończonych kursów, zakładkę ulubionych aktywności, listę rekomendowanych szkoleń, wyszukiwarkę i inne.
Pracownicy samodzielnie mogą przeglądać dostępne katalogi, a intuicyjne filtry pozwolą im zawęzić listę poszukiwanych szkoleń. Z kolei ranking propozycji, w którym szkolenia oceniają ich uczestnicy, pomaga wybrać najlepszą ofertę. Dalej następuje samodzielne zapisanie się na dostępny termin, a dodatkowo kierownicy mogą zapisywać swoich podwładnych.
Jeżeli żaden z dostępnych terminów nie jest odpowiedni, można zapisać się na listę oczekujących. Po pojawieniu się nowych terminów sesji szkoleniowych system poinformuje nas o tym mailowo. Oczywiście rozwiązanie wspiera także proces zapisu, który wymaga akceptacji przełożonego do udziału w szkoleniu.
Poza przeglądaniem i rezerwacją oferty szkoleń stacjonarnych, pracownicy mają możliwość uruchamiania dostępnych e-learningów bezpośrednio z katalogu.
SuccessFactors Learning – panel pracownika
Administracja
Dla administratorów został przygotowany dedykowany panel, który pozwala zarządzać nie tylko ofertą szkoleniową, ale również kontami użytkowników, dostępami, uruchamiać raporty i dostosowywać system do potrzeb biznesu.
Poniżej prezentujemy najbardziej użyteczne, ciekawe i warte wyeksponowania z punktu widzenia administratora funkcjonalności.
System daje możliwość stworzenia wielu katalogów szkoleń i udostępniania ich poszczególnym grupom pracowników. Daje to bardzo dużą elastyczność dopasowania oferty dla wybranych stanowisk, zespołów, działów lub funkcji.
Wybrane procesy mogą zostać zautomatyzowane. Tu dobrym przykładem jest zatrudnienie nowego pracownika. W chwili utworzenia dla niego konta w SuccessFactors Learning system rozpoznaje go jako nowo zatrudnionego i przypisuje do jego planu szkolenia, które musi ukończyć każdy nowy pracownik.
Tworzenie programów szkoleniowych, które są zbiorem pojedynczych warsztatów składających się np. na program certyfikujący, to opcja, która pozwala łączyć ze sobą różne formy szkoleń: stacjonarne, elektroniczne, na stanowisku pracy itp., w jedną, logiczną całość.
Rozwiązanie pozwala ustalić określony okres ważności dla danego szkolenia. Takim przykładem może być szkolenie BHP, które pracownik musi ukończyć ponownie po upływie określonego czasu. System odliczy wymaganą liczbę dni od ostatniej daty ukończenia i przypomni pracownikowi oraz w razie konieczności przełożonemu o kończącym się okresie ważności.
Ponadto pracownicy zyskują możliwość samodzielnego tworzenia prostych szkoleń instruktarzowych, które następnie administratorzy mogą udostępnić w systemie. W ten sposób można tworzyć proste instrukcje stanowiskowe lub tutoriale z obsługi konkretnego urządzenia. Na przykład operator maszyny chciałby zwrócić uwagę na prawidłowy proces jej uruchomienia. Za pomocą dedykowanej aplikacji mobilnej oraz aparatu fotograficznego w telefonie może krok po kroku sfotografować wymaganą procedurę, a następnie ją opisać. Tak przygotowany instruktaż trafia do administratorów, którzy po weryfikacji mogą zdecydować, czy udostępnić go dla szerszego grona pracowników.
SuccessFactors – panel administratora
Raportowanie
SuccessFactors Learning posiada szereg standardowych raportów, które w zupełności wystarczają do uzyskania potrzebnych informacji na tematach aktywności szkoleniowych pracowników. Jednak jeśli potrzeby raportowe firmy okażą się większe i bardziej złożone, ich zaspokojenie także jest możliwe. Dużą zaletą rozwiązania jest to, że jego rozwój nie wymaga znajomości skomplikowanych języków oprogramowania, w tym np. ABAP. Do napisania własnego raportu, zgodnie z potrzebami biznesowymi, wystarczy podstawowa znajomość SQL.
Mobilność
Do korzystania z SuccessFactors potrzebne są jedynie dwie rzeczy: Internet i przeglądarka. Nie ma znaczenia, czy korzystamy z komputera, tabletu czy telefonu. Bez znaczenia jest również nasze aktualne miejsce pobytu. Z każdego miejsca na świecie, w którym jest dostępny Internet, możemy z łatwością korzystać z naszego systemu.
Oprócz wersji standardowej SuccessFactors udostępnia darmową aplikację mobilną, dzięki której nie tylko można jeszcze sprawniej zarządzać szkoleniami na smartfonie, ale również odtwarzać szkolenie e-learningowe w dowolnym czasie, np. czekając wiele godzin na samolot.
Dodatkowo aplikacja wspomaga trenerów w szkoleniach stanowiskowych. Prowadzący może na bieżąco odznaczać w systemie kroki, które pracownik zrozumiał i się ich nauczył. Dzięki temu zbędne jest noszenie ze sobą teczki z plikiem dokumentów zawierających opis procedury oraz poświadczeń, które musi podpisać uczestnik bądź prowadzący.
Najnowsza wersja zawsze na czas
Aktualizacja rozwiązania SuccessFactors jest publikowana raz na kwartał. Dzięki temu mamy pewność, że nasz system zawsze pracuje na najnowszej wersji oraz korzystamy z najnowszych funkcjonalności udostępnionych przez producenta. W skład pakietu aktualizacyjnego wchodzą dwa rodzaje rozszerzeń: obligatoryjne i opcjonalne.
Te pierwsze to zazwyczaj poprawki istniejących błędów, które zostaną wprowadzone do systemu niezależnie od naszej woli. Te drugie z kolei to funkcjonalności, o których aktywacji decydujemy my. Możemy skorzystać ze wszystkich nowości, wybrać niektóre lub nie zdecydować się na żadną z nich.
Konfiguracja
W odniesieniu do SuccessFactors „konfiguracja” to zbyt duże słowo. Rozwiązanie wymaga jedynie niewielkiego dostosowania. W chwili uruchomienia jest on od razu gotowy do użycia. Oczywiście można go dopasowywać do własnych potrzeb w ramach granic wyznaczonych przez producenta. Dodawanie własnych pól, ukrywanie istniejących, zmiana treści wiadomości wysyłanych przez system itp. nie stanowi żadnej bariery.
Zarządzanie uprawnieniami z jednej strony jest proste jak nigdy, a z drugiej zaś niezwykle elastyczne i pozwala dopasować autoryzacje do firmowej struktury organizacyjnej. Największą zaletą systemu jest jego łatwość obsługi i intuicyjność. Administrator po właściwym szkoleniu jest w stanie zarządzać całym system z poziomu swojego panelu i w razie konieczności dopasowywać go do zmieniających się potrzeb biznesu.
Przyszłość
Kierunek, w którym podąża firma SAP, jest jasno i wyraźnie nakreślony. Z jednej strony to cloud computing, a więc powszechna dostępność, mobilność, łatwość i niezawodność. A z drugiej wydajność, czyli rozwiązania in-memory: SAP HANA.
Ucieleśnieniem zmian będzie także wchodzący właśnie do oferty system SAP S/4HANA, który w perspektywie kolejnych kilku lat zastąpi SAP ERP 6.0. Jego integralną częścią jest SuccessFactors.
Firmy, które obecnie korzystają ze starego rozwiązania SAP Learning Solution (lub jeszcze starszego Training and Event Management), nie powinny czekać do końca 2017 roku, ale zaplanować implementację jego następcy już dziś.
Zaś dla firm, które rozważają wdrożenie systemu do zarządzania szkoleniami spod znaku SAP, wybór może być tylko jeden – SuccessFactors Learning.
SuccessFactors – HR w chmurze
SuccessFactors to innowacyjne, dostępne w modelu chmury narzędzia wspierające rozwój kapitału ludzkiego, w tym m.in. oceny pracownicze i zarządzanie efektywnością, pracę zespołową, rekrutację wraz z integracją z mediami społecznościowymi, e-learning i zarządzanie wynagrodzeniami, a także zaawansowane rozwiązania do monitorowania i raportowania procesów i danych HR. Rozwiązania SuccessFactors są dostarczane w modelu chmury – klienci korzystają z nich w systemie abonamentowym, bez konieczności inwestowania w infrastrukturę IT. Oparcie się na gotowych wzorcach pozwala w stosunkowo krótkim czasie wypracować optymalne i w pełni skalowalne rozwiązanie, dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa. Narzędzia SuccessFactors są dostępne również na urządzeniach mobilnych. Rozwiązania SAP SuccessFactors to propozycja dla firm, które poszukują sprawdzonych aplikacji wspierających rozwój pracowników, gotowych do szybkiego uruchomienia i dostępnych w modelu subskrypcji.
SuccessFactors oferuje rozwiązanie BizX (Business Execution), które wspiera przedsiębiorstwa w pozyskiwaniu talentów, ich motywowaniu i planowaniu kapitału ludzkiego, co przekłada się na konkurencyjność i wyniki biznesowe. Kluczową częścią BizX jest centralna baza pracownicza (Employee Central) zawierająca podstawowe informacje osobowe i organizacyjne o pracownikach, z których czerpią pozostałe aplikacje. To właśnie ta baza jest zasilana danymi z systemu SAP HR, jeśli jest wykorzystywany w firmie. Jest ona też źródłem informacji dla funkcji samoobsługowych BizX.