SuccessFactors – cloud HR w świecie SAP

Kurs na chmurę

Według raportu IDC („IDC MarketScape: Worldwide Integrated Talent management 2012 Vendor Analysis”) SuccessFactors jest liderem rozwiązań HCM, którego mocne strony to przede wszystkim: pozycja na rynku, innowacyjność i dynamiczny rozwój. Rozwiązania SaaS w obszarze HCM szybko zdobywają rynek – według Gartnera (Impact of Cloud Computing on Human Capital Management Applications – October 2011) w 2015 roku stanowić one będą 70% sprzedawanych aplikacji HCM. Ten sam raport wskazuje na ekspansję rozwiązań wspierających zarządzanie talentami już teraz.

Strategiczna decyzja SAP o zakupie SF, czy akwizycja Taleo przez Oracle to coś więcej, niż tylko uzupełnienie portfolio produktów – główni dostawcy systemów ERP w coraz większym stopniu stawiają na SaaS. Firmy zajmujące się od lat badaniem rynku IT (Gartner, IDC, Forrester)  wśród zalet rozwiązań w chmurze wymieniają m.in. niski koszt użytkowania, brak zaangażowania zasobów IT, ich innowacyjność i ciągły rozwój, wreszcie – szybką implementację.

SuccessFactors oferuje rozwiązanie BizX (Business Execution), które wspiera przedsiębiorstwa w pozyskiwaniu talentów, ich motywowaniu i planowaniu kapitału ludzkiego, co docelowo powinno się przełożyć na konkurencyjność i wymierne wyniki biznesowe.

Ważną częścią pakietu SuccessFactors BizX jest centralna baza pracownicza (Employee Central) zawierająca podstawowe informacje osobowe i organizacyjne o pracownikach, z których czerpią pozostałe aplikacje. To właśnie ta baza będzie zasilana danymi z systemu SAP HR, jeśli taki jest wykorzystywany w firmie. Jest ona też źródłem informacji dla funkcji samoobsługowych BizX.

Kluczowe aplikacje pakietu BizX to:

• Wynagrodzenia – wspiera kulturę „wynagradzania za efekty”, w szczególności takie zarządzanie płacami, w którym promuje się najlepszych i w sprawiedliwy sposób premiuje pracowników
• Zarządzanie celami i efektywnością – pomaga w przełożeniu celów organizacji na wymierne cele dla pracowników, wspiera przeglądy i oceny, ułatwia zrozumienie przez pracowników strategii firmy
• Sukcesje i rozwój – umożliwia przygotowanie się do sytuacji, w której potrzebni są następcy na kluczowe stanowiska, wspiera planowanie karier i niwelowanie luk kompetencyjnych
• Planowanie siły roboczej – dostarcza szereg narzędzi do planowania zatrudnienia, odpowiada na pytania „co, jeśli”, pozwala symulować konsekwencje decyzji biznesowych i ich wpływ na zapotrzebowanie na siłę roboczą
• Analityka kadrowa – wiąże informacje o talentach z danymi biznesowymi, pozwala znaleźć przyczyny negatywnych i pozytywnych zjawisk i analizować trendy
• JAM – oparty na pomysłach serwisów społecznościowych, ułatwia komunikację wewnętrzną w firmie, dzielenie się wiedzą i tworzenie materiałów szkoleniowych
• Rekrutacja – włącza procesy rekrutacji do strategii zarządzania talentami firmy, wspiera wszystkie etapy pozyskiwania nowych pracowników, w tym marketing, dzięki któremu firma jest atrakcyjna dla osób z zewnątrz, motywując je do nawiązania relacji
• Zarządzanie szkoleniami – pomaga rozwijać strategię szkoleniową w firmie, w szczególności zarządzać szkoleniami z instruktorem, elektronicznymi i mieszanymi oraz tworzyć materiały edukacyjne

Pakiet SF BizX

Wynagrodzenia

Planowanie wynagrodzeń wyłącznie w oparciu o narzędzia typu arkusz kalkulacyjny czy e-mail jest nieefektywne i podatne na błędy, nie mówiąc już o poufności. Decydenci potrzebują wsparcia w postaci systemu zintegrowanego (wraz z zarządzaniem talentami), który pomoże im zidentyfikować pracowników wyróżniających się i wybitnych oraz tych, którzy są „hamulcowymi” w organizacji. Polityka wynagradzania powinna premiować najlepszych.

Rozwiązanie SF Compensation pozwala powiązać wynagrodzenia, będące często największym kosztem organizacji, z wynikami biznesowymi firmy. Aplikacja wspiera cały proces planowania wynagrodzeń i wszystkich jego uczestników, począwszy od planistów i kierowników, zakończywszy na pracownikach, którzy mogą w ramach samoobsługi przeglądać dotyczące ich efekty tej pracy.

Kluczowe funkcje aplikacji:

• wsparcie planowania dowolnych komponentów płacowych (wynagrodzenia podstawowe, premie, nagrody itp.);
• intuicyjny i konfigurowalny workflow;
• powiązanie celów i ich realizacji z wynagrodzeniem;
• porównanie wynagrodzeń i wyników poszczególnych pracowników;
• modelowanie budżetów, ich dystrybucja i kontrola realizacji;
• możliwość modelowania automatycznych zmian wynagrodzeń (np. w oparciu o taryfikatory, wyniki ocen, realizację planu czy inne korporacyjne wytyczne);
• różne programy wynagradzania i premiowania.

Analityka dla planowania wynagrodzeń

Zarządzanie celami i efektywnością

Rozwiązanie SF w zakresie zarządzania celami i efektywnością zostało uznane za wiodące na rynku HCM w raporcie Gartnera (Gartner, 2011 Magic Quadrant for Employee Performance Management Software). Cele firmy powinny być jasne dla pracownika, co więcej – należy je przełożyć na cele szczegółowe konkretnego stanowiska. Strategię organizacji należy powiązać z działaniami pracowników i monitorować efektywność, dostarczając im informacji zwrotnej i coaching. Oto, na czym polega innowacyjność podejścia SF:

• klienci mają do dyspozycji bibliotekę ponad 500 rekomendacji celów spełniających wymóg SMART (ang. Specific, Measurable, Attainable, Realistic, and Timely);
• menedżerowie monitorują realizację celów w różnych perspektywach: działu, zespołu, poszczególnych osób;
• wbudowana aplikacja skanująca wspiera kierowników w tym, by ich działania (w szczególności wyniki przeglądów i ocen) były zgodne z ustawą SOX;
• przyjazny dla pracowników interfejs okresowych przeglądów i ocen;
• integracja z MS Outlook – wysyłanie przypominających e-maili do osób zaangażowanych w przeglądy i oceny;
• unikatowe narzędzie do oceny pracowników na tle zespołu minimalizujące ryzyko niesprawiedliwego traktowania;
• powiązanie celów i ich realizacji z systemem wynagradzania, by promować najlepszych;
• łatwa identyfikacja najskuteczniejszych pracowników;
• automatyczny doradca pomagający menedżerom w coachingu podległych pracowników;
• ranking pracowników ze wskazaniem kandydatów na liderów.

Przegląd kompetencji zespołu i szukanie najefektywniejszych pracowników

Sukcesje i rozwój

Niespodziewane odejście kluczowego pracownika pociąga za sobą szereg negatywnych konsekwencji dla organizacji (m.in. brak lidera, utracone korzyści, koszty znalezienia następcy). Z drugiej strony w firmie mogą być pracownicy w rolach, w których albo nie wykorzystuje się w pełni ich talentu, albo wymagania nie są dopasowane do kompetencji. Organizacje powinny dołożyć wszelki starań, by mieć właściwych ludzi we właściwym miejscu.

Rozwiązanie SF ułatwia menedżerom identyfikowanie luk kompetencyjnych oraz prognozowanie niedoboru talentów w organizacji. W szczególności aplikacja wspiera ich w definiowaniu planów sukcesji i rozwoju dla kluczowych stanowisk:

• kierownicy poznają kompetencje, możliwości, efektywność i preferencje podległych pracowników;
• SF umożliwia identyfikację obecnych i potencjalnych luk kompetencyjnych wraz z oszacowaniem wpływu braku talentów na działanie biznesu;
• menedżerowie mogą przeszukiwać bazę talentów organizacji i znajdować najlepszych zastępców;
• aplikacja proponuje działania rozwojowe dla osób, u których zidentyfikowano luki kompetencyjne;
• analiza efektu domino pozwala przygotować się na sytuację realizacji planu sukcesji na wysokich stanowiskach.

Struktura sukcesji

Arkusz kariery pracownika

Planowanie siły roboczej

Organizacje planujące długofalowo chcą wiedzieć, jakiego rodzaju i ilu pracowników będą potrzebować w perspektywie 3 czy 5 lat, jeśli będzie realizowana obecna strategia. Potrzeby kadrowe mogą wynikać z planowanego wzrostu, akwizycji czy fuzji, decyzji wejścia na nowe rynki i rozwoju nowych produktów. Z pomocą rozwiązania SF organizacje mogą przeprowadzać złożone analizy konsekwencji przyszłych decyzji strategicznych:

• szacować skutki finansowe przyszłych zmian zatrudnienia;
• planować potrzeby kadrowe wynikające z założonej strategii wzrostu;
• dynamicznie modelować zmiany organizacyjne i ich finansowe implikacje;
• zarządzać ryzykiem – poprzez identyfikację braków w zatrudnieniu i luk kompetencyjnych niezbędnych do realizacji strategii wzrostu;
• optymalizować rezultaty zmian poprzez analizę różnych scenariuszy „co, jeśli” dla zmian siły roboczej.

Analiza scenariuszy „co, jeśli”

Analityka kadrowa

System analityki dostarczany przez SF pozwala znaleźć odpowiedzi na kluczowe pytania dotyczące kadr, zaczynając od najprostszych typu „jaki jest obecny stan zatrudnienia?” poprzez trudniejsze, np.:

• Jaka jest wysokość zysku w przeliczeniu na 1 pracownika? Czy jest to wartość rosnąca? Jak wygląda ona w porównaniu z firmami konkurencyjnymi?
• Które z jednostek organizacyjnych osiągają najlepsze wyniki (% wartość realizacji celów)? Dlaczego?
• Jaka jest rotacja kadry i jak wpływa na realizację strategicznych celów firmy?

Wartością dodaną aplikacji jest możliwość porównania naszych danych z dostępnymi informacjami o innych firmach – klientach SF, którzy chętnie dzielą się wiedzą. Użytkownicy mają również  do dyspozycji kreator raportów i zestaw standardowych zestawień – przeszło 100 krytycznych pytań o HR z funkcjami analizy przyczyn i trendów.

Przykład odpowiedzi na pytanie o „kulturę wynagradzania za efektywność”

JAM

SF wprowadza do aplikacji HR rozwiązania sprawdzone w serwisach społecznościowych typu Facebook czy YouTube, zgodnie z założeniem, że w każdej organizacji są eksperci, do których wiedzy trzeba się czasem odwoływać ad hoc.

JAM ułatwia ich znalezienie i nawiązanie komunikacji. Za pomocą kilku kliknięć można nagrać instrukcję wideo i udostępnić innym użytkownikom. JAM pozwala na szybką wymianę dokumentów, plików, zdjęć, nagrań oraz uzyskanie odpowiedzi na pytania. Jest to po prostu wewnętrzny portal społecznościowy. Wśród ciekawych zastosowań warto wymienić: automatyczne włączanie nowych pracowników do grupy dyskusyjnej „zaczynam pracę”, tworzenie grup wymiany informacji między uczestnikami szkoleń i instruktorami.

Rekrutacja

Narzędzia rekrutacyjne nie są już nowością – większość firm korzysta z rozwiązań wspierających nabór.  SF nie tylko oferuje automatyzację procesów rekrutacyjnych, ale pozwala odpowiedzieć na niezwykle istotne pytania:

• Czy firma lokuje swoje środki w skuteczne media rekrutacyjne?
• W których miejscach w naszej organizacji jest najwięcej wakujących stanowisk?
• W jakim procencie nie są obsadzone najistotniejsze stanowiska?
• Jak skuteczne są rekomendacje rekrutacyjne naszych pracowników?

Rozwiązanie SF z założenia miało być łatwe w użyciu, społecznościowe i mobilne. Osiągnięto to między innymi poprzez:

• uproszczenie rejestracji kandydata („jednostronicowa aplikacja”);
• uproszczony proces zarządzania informacją zwrotną dla kandydatów;
• integrację z JAM (prowadzenie dyskusji na temat kandydatów w gronie osób rekrutujących);
• integrację z mediami typu LinkedIn, Facebook i Twitter;
• skrócenie czasu oczekiwania wszystkich zaangażowanych w rekrutację stron dzięki uczynieniu procesu mobilnym (uczestnictwo w procesie przy pomocy smartphonów i tabletów).

W tym roku firma SF opatentowała technologię zwaną marketingiem rekrutacyjnym, mającą na celu optymalizację stron rekrutacyjnych (zwiększenie „widoczności” strony w sieci oraz jej  atrakcyjności dla kandydata).

Zarządzanie szkoleniami

SF Learning Management ułatwia rozwijanie strategii szkoleniowej w firmie poprzez:

• umożliwienie dostępu do szkoleń każdemu pracownikowi;
• dostarczanie testów i egzaminów weryfikujących zdobytą wiedzę oraz certyfikatów;
• zarządzanie szkoleniami z 1 centralnego miejsca;
• umożliwienie nauczania mobilnego („learning-on-the-go” – uczestnictwo przy pomocy telefonu lub tabletu).

Plan Szkoleniowy

Kolej na płace

Kolejnym krokiem wspólnych działań SAP i SuccessFactors jest oferta funkcji rozliczania list płac w chmurze (SAP Cloud Payroll). Już dziś płacowe rozwiązanie SAP w takim modelu jest oferowane w 10 krajach: USA, Niemczech, Kanadzie, Brazylii, Meksyku, Holandii, Wielkiej Brytanii, Szwajcarii, Indiach i Australii. Z rozwiązania SAP Cloud Payroll mogą skorzystać klienci już użytkujący aplikacje SF, w szczególności Employee Central.

Bezpieczeństwo w subskrypcji

Aplikacja SuccessFactors jest napisana w języku Java. Generuje dynamicznie strony i wysyła je do użytkowników w postaci zaszyfrowanej, zgodnie z protokołem SSL. Klienci SF dzielą tę samą sieciową infrastrukturę bezpieczeństwa, serwery webowe, serwery aplikacji i instancję bazy danych, ale każdy z nich ma własny zbiór tabel oraz partycję bazodanową zawierającą unikatowy schemat bazy danych. Każda z instancji (baza klienta) może być w całości wyeksportowana z bazy danych bez wpływu na innych klientów.

Poufność danych to priorytet dla wielu klientów, stąd zrozumiałe są ich obawy przed przesyłaniem i przechowywaniem strategicznych informacji (talenty, wynagrodzenia) na zewnątrz, w chmurze. Wielu klientów waha się przed zakupem aplikacji SaaS (odpowiedniejszym słowem byłaby „subskrypcja”) z powodu szeregu wątpliwości dotyczących m.in. integracji, elastyczności i ryzyka samego projektu implementacji.

Odpowiedzią SF jest bezpieczne rozwiązanie HCM SaaS. W szczególności poufność jest zapewniona poprzez uprawnienia oparte na rolach, szyfrowanie i izolację danych klientów na wszystkich poziomach (m.in. w warstwie przechowywania szyfrowanie AES-256bit, w warstwie transportowej SSL-128bit/256bit) i spełnianie przez centrum danych wymagań SSAE 16 i SOC 2.

Niepokój klientów wzbudzają również aspekty integracyjne. Często pada pytanie: „Czy będę w stanie bezboleśnie połączyć moje aplikacje z rozwiązaniem w chmurze?”. Środowiska hybrydowe i heterogeniczne, które składają się z systemów w chmurze i własnych klienta (on-premise) stają się powszechne. Organizacje powinny wybierać te aplikacje SaaS, które są w 100% oparte na otwartych standardach, by móc je łatwo i względnie tanio integrować ze swoimi systemami. SF dostarcza klientom SAP HR gotowe interfejsy dwukierunkowe (m.in. pobieranie danych podstawowych pracowników do chmury, import danych do rozliczeń płacowych w SAP z aplikacji Zarządzania Wynagrodzeniami SF) oraz platformę integracyjną z prekonfigurowanymi połączeniami (procesy, serwisy Web, interfejsy plikowe). Podsumowując, niezależnie od pakietu prekonfigurowanych interfejsów, firmy mogą rozwijać dedykowane połączenia do swoich aplikacji.

Inne wątpliwości budzi konfigurowalność rozwiązań w chmurze. Czy aplikacja „in cloud” spełni konkretne wymagania klienta i czy można ją konfigurować? W przypadku SF, dzięki przyjętej architekturze rozwiązania, klienci mają do dyspozycji dość rozległe możliwości dostosowania w zakresie interfejsu użytkownika, reguł i algorytmów, workflow, raportowania oraz kontroli dostępu i uprawnień. Konfiguracja jest realizowana na dwóch poziomach: modelu danych (logika, nagłówki, słowniki, pola klienckie)  i metadanych (klienckie obiekty, interfejsy użytkowników, logika biznesowa).

W większości rozmów z klientami, kluczowym tematem jest czas trwania projektu i ryzyka z nim związane. Rozwiązania SaaS są z reguły tańsze i mogą być implementowane znacznie szybciej niż w przypadku tradycyjnych wdrożeń aplikacji on-site. Aplikacje SF są uruchamiane w czasie średnio od 3 do 6 miesięcy w zależności od zakresu. Implementacja jest przeprowadzana zgodnie ze sprawdzoną pięciofazową metodyką EMPOWER  wykorzystaną podczas wdrożeń w przeszło 3500 organizacjach.

SF w chmurze – architektura

15 milionów użytkowników

Już przeszło 3500 klientów korzysta z SuccessFactors BizX. Daje to największą liczbę użytkowników wśród rozwiązań w chmurze – 15 milionów. Klientami SF są m.in.: Siemens, Nestle, Allianz, GM, ING, Deutsche Bank, Societe Generale, Bombardier, P&G, Whirlpool, KRAFT, Nokia Siemens Networks, BP, Coca-Cola i T-Mobile.

Według badań przeprowadzonych przez McKinsey w 2009 roku na próbie 500 największych klientów SF, implementacja rozwiązań SF przyniosła tym firmom znaczące korzyści biznesowe, m.in.:

• zmniejszenie o 15% rotacji personelu;
• zwiększenie o przeszło 5% czasu spędzanego na priorytetowych i strategicznych zadaniach;
• zwiększenie o 14% liczby ukończonych sukcesem projektów;
• zwiększenie o 1% zyskowności przedsiębiorstwa.