Każdy łańcuch dostaw można podzielić na dwie części: podażową i popytową. Część podażowa sterowana jest według tzw. strategii Push, która w uproszczeniu polega na umieszczeniu produktu na danym rynku. Część popytowa zaś sterowana jest według strategii Pull, w której faktyczny popyt powoduje reakcję łańcucha. Obie części łańcucha są rozdzielone tak zwanym materiałowym punktem rozdziału. W praktyce handlu detalicznego dla sieci handlowych takim punktem są duże centra dystrybucyjne, które pozwalają na centralizację utrzymania zapasów oraz szybką dystrybucję artykułów do sklepów.

Push i Pull w SAP Retail

System SAP ERP Retail pozwala detalistom realizować działania w obu częściach łańcucha za pomocą specjalnych narzędzi, które nie są dostępne w klasycznym systemie SAP ERP, przygotowanym pod kątem organizacji produkcyjnych. Dla strategii Push stworzono tzw. tabelę przydziału (allocation table), natomiast dla strategii Pull – zamówienia zbiorcze (collective purchase orders).

Dodatkowo system został tak zaprojektowany, by rozróżnić zakłady typu sklepy od zakładów typu centra dystrybucyjne. Dla centrów zostały przygotowane specjalne funkcje dystrybucji artykułów (merchandise distrubution). Należy nadmienić, że także w systemie SAP ERP jest dostępnych wiele standardowych funkcji, takich jak np. prognozowanie, które mogą być przydatne detalistom. Nie stanowią one jednak tematu niniejszego artykułu.

Tabela przydziału

Tabela przydziału jest narzędziem przeznaczonym dla pracowników siedziby głównej/centrali detalisty i jest używana do planowania i zaopatrywania centrów dystrybucyjnych oraz sklepów według strategii Push.

Za pomocą tabeli przydziału realizuje się zazwyczaj dystrybucję nowych artykułów, dystrybucję artykułów promocyjnych oraz importowanych. Tabela przydziału zbudowana jest z czterech obszarów danych:

  • nagłówka – zawiera przypisanie do działu zaopatrzenia i grupy zaopatrzeniowej,
  • przydzielanych pozycji – określają rodzaj procesu, artykuły, planowane ilości, grupę sklepów, strategię lub regułę rozdziału,
  • szczegółów pozycji dla centrów dystrybucyjnych – informacje o dostawcy, data dostawy,
  • szczegółów pozycji dla sklepów – zawierają informację o przydzielonej ilości artykułów do każdego ze sklepów.

Tabela przydziału może odnosić się do kontraktu, z którego pobierane są uzgodnione z dostawcą warunki cenowe, lub do istniejących zamówień do dostawców zewnętrznych – w takiej sytuacji planowany jest tylko przydział kupowanych artykułów do sklepów. Tabela przydziału może również zostać wygenerowana z promocji SAP Retail lub z modułu OAPC (Operational Assortment Planning & Control) służącego do planowania sezonowego w długim horyzoncie czasowym.

Ważną funkcją jest również wykorzystanie strategii rozdziału i reguł rozdziału, które określają, jak zaplanowana całkowita ilość jest dystrybuowana do sklepów. W systemie dostępne są standardowe strategie, np. rozdział równomierny, ale możliwe jest stworzenie własnych reguł i zaimplementowanie ich w modułach funkcyjnych. Możliwe jest także użycie reguł rozdziału, które określają stałe proporcje rozdziału dla grupy sklepów.

W tabeli przydziału do każdej pozycji przypisany jest typ pozycji, określający, w jaki sposób ma być realizowany dalszy proces zaopatrzeniowy i dystrybucja do sklepów oraz jakie dokumenty mają powstać na bazie tabeli przydziału. Przykładowymi możliwymi procesami są:

  • generowanie zamówień do dostawców z dostawą bezpośrednio do sklepów (typ pozycji B),
  • redukcja zapasu centrum dystrybucyjnego (typ pozycji F),
  • zamówienie do dostawcy do centrum dystrybucyjnego z wygenerowaniem zleceń przeniesienia do sklepów (typ pozycji C),
  • zamówienie do dostawcy do centrum dystrybucyjnego z wygenerowaniem zleceń przeniesienia do sklepów z funkcją dystrybucji artykułów (typ pozycji CA/CB).

Przykładowe dane w tabeli przydziału pokazane są na zrzucie ekranowym poniżej. Przykład pokazuje przydział 100 kartonów artykułu o symbolu 532. Artykuły nabywane będą od dostawcy 10001 dla centrum dystrybucyjnego DCKU. W centrum dystrybucyjnym nastąpi rozdział do dwóch sklepów SKU1 i SKU2 w proporcji 2:1 (67 i 33 kartony). Proporcja wyprowadzona jest z reguły rozdziału.

Rozkład danych w tabeli przydziału – przykład

Dystrybucja artykułów

Na szczególną uwagę zasługuje proces wykorzystujący funkcjonalność dystrybucji artykułów. Dystrybucja artykułów składa się z pięciu kroków:

  • planowanie – realizowane za pomocą tabeli przydziału (lub zamówienia zbiorczego dla strategii Pull) – jest wykonywane centralnie,
  • dostosowanie przyjętych ilości – realizowane jest w centrum dystrybucyjnym i może nastąpić automatycznie, podczas przyjęcia, lub ręcznie, w specjalnej transakcji,
  • przetwarzanie zgodnie z przyjętą metodą – możliwymi metodami są cross-docking lub flow-through – metoda określa między innymi, czy artykuły są przepakowywane, oraz determinuje moment generowania dostaw wychodzących (po przyjęciu, po dostosowaniu, ręcznie w specjalnej transakcji),
  • transport artykułów do strefy wydań,
  • księgowanie wydania.

Funkcjonalność dystrybucji artykułów pozwala usprawnić procesy w centrum dystrybucyjnym, zwiększyć rotację zapasów oraz zmniejszyć koszty składowania.

Push z przeładunkiem kompletacyjnym

Proces Push z wykorzystaniem cross-dockingu rozpoczyna się od stworzenia przez centralę tabeli przydziału. W momencie gdy tabela przydziału jest kompletna, centrum dystrybucyjne oraz sklepy są powiadamiane o wykonanym przydziale. Następnie generowane są zamówienia do dostawców zewnętrznych oraz zlecenia przeniesienia z centrum dystrybucyjnego do sklepów.

System zapisuje dane dystrybucyjne, które powiązują zamówienia zewnętrzne ze zleceniami przeniesienia, co pozwala na realizację funkcji przeładunku kompletacyjnego po przyjęciu dostawy do centrum dystrybucyjnego. Następnie dostawcy realizują zamówienia, artykuły są przyjmowane, a system automatycznie wykonuje dostosowanie danych dystrybucyjnych.

Po przyjęciu artykuły trafiają bezpośrednio ze strefy przyjęć do strefy wydań, bez składowania i przepakowywania. Dostawy wychodzące generowane są automatycznie, a następnie księgowane są wydania. Jeśli konieczne jest przepakowanie towarów, należy użyć metody flow-through. Proces został pokazany na schemacie poniżej.

Opisując narzędzia dla strategii Push dostępne w SAP Retail, należy także wspomnieć o funkcjonalności OAPC, która pozwala planować zakupy i przydział artykułów sezonowych, np. w branży odzieżowej. Tabela przydziału jest wówczas ostatnim ogniwem w procesie planowania utworzonym w referencji do istniejących już zamówień i służy jedynie do przydziału ilości do sklepów i wygenerowania zleceń przeniesienia. Proces planowania dla artykułów sezonowych rozpoczyna się bowiem dużo wcześniej i jest realizowany za pomocą specjalnych funkcji (lista zaopatrzeniowa, harmonogramowanie) w oparciu o zaplanowane budżety (funkcjonalność Open-2-Buy).

Zamówienie zbiorcze dla strategii Pull

W strategii Pull reakcja łańcucha dostaw wywołana jest rzeczywistym popytem. Innymi słowy, aby podjąć działania zaopatrzeniowe i dystrybucyjne, należy na wejściu posiadać konkretne zapotrzebowania. Te zapotrzebowania mogą przybierać postać zamówień sklepowych (store orders), tworzonych w zewnętrznym systemie do obsługi sklepów. Zamówienia sklepowe mogą zostać przesłane do centralnego systemu SAP ERP Retail, w którym przybiorą postać zleceń przeniesienia.

Narzędzie, jakim jest zamówienie zbiorcze, służy do tego, by utworzyć jedno zamówienie do dostawcy zewnętrznego w referencji do istniejących wielu zleceń przeniesienia. Zamówienia zbiorcze wykorzystują funkcjonalność dystrybucji artykułów: możliwy jest przeładunek kompletacyjny, automatyczne generowanie dostaw wychodzących itd.

Ekran generowania zamówienia zbiorczego

Warto również nadmienić, że dla zamówień zbiorczych możliwe jest wprowadzenie tzw. usług pomocniczych logistyki (Supplementary Logistics Services) w postaci np. usługi pre-pakowania. Oznacza to, że dostawca zostaje zobowiązany do takiego przygotowania dostawy, by ładunek był podzielony według docelowych odbiorców, jakimi są sklepy, tak aby można było wykonać przeładunek kompletacyjny. Pozycje SLS są wówczas automatycznie dodawane do zamówień podczas generowania zamówienia zbiorczego.

Zamieszczony powyżej zrzut przedstawia ekran generowania zamówienia zbiorczego: widać dwa zamówienia ze sklepów SKU1 i SKU2 na odpowiednio 9 i 18 kartonów artykułu 532001 – obecność SLS zaznaczona jest jako „Usługi”.

SAP ERP Retail i inne narzędzia IT

W systemie SAP ERP Retail istnieje szereg funkcji przygotowanych pod kątem wymagań branży handlu detalicznego, które nie są dostępne w klasycznej instalacji SAP ERP. Te narzędzia pozwalają na realizację procesów zaopatrzeniowych i dystrybucyjnych zarówno według strategii Push, jak i Pull.

Dla strategii Push przygotowano tabelę przydziału, która pozwala wygenerować zamówienia do dostawców zewnętrznych, jak i zlecenia przeniesienia odpowiednich ilości do poszczególnych sklepów. Dla artykułów sezonowych przygotowano funkcje OAPC oraz Open-2-Buy. Jeśli znamy wymagania sklepów, możliwe jest utworzenie zamówień zbiorczych, co pozwala na realizację strategii Pull.

Dodatkową zaletą SAP ERP Retail jest jego duża łatwość integracji z innymi rozwiązaniami wspierającymi branżę handlu detalicznego np. SAP Business Intelligence, SAP Forecasting & Replenishment (SAP F&R), a także z systemami sklepowymi, sys-temami POS oraz do obsługi gospodarki magazynowej WMS.