Standardy APICS CPIM

W niniejszym artykule postaram się zarysować najczęstsze powody takiej sytuacji, a także przedstawię rolę standardów związanych z planowaniem produkcji w zapobieganiu takim sytuacjom.
Poniżej podsumowałem najczęstsze przyczyny niepowodzeń w projektach wdrożenia narzędzi do planowania produkcji, wykorzystując prawdziwe sytuacje i komentarze użytkowników.

Pracownicy kwestionują użyteczność narzędzia w planowaniu. Typowe tłumaczenie: „System jest sztywny. Nie można zmienić wyglądu tabel planowania i jego logiki. Każda modyfikacja narzędzia trwa długo i jest kosztowna. Już podczas wdrożenia przekonywano nas, że innym firmom to pasuje i że tak powinno być”. Stopniowo wśród użytkowników narasta przekonanie, narzędzie nie jest wygodne. Maleje zakres jego wykorzystania.

Użytkownicy nie zostali należycie przygotowani do wykorzystania narzędzia. Przygotowanie pracowników do pracy z narzędziem w dużej mierze sprowadziło się do szkolenia, gdzie i jak klikać. Czasem nawet i takich szkoleń zabrakło. Oto typowa wypowiedź planisty: „Szczątkowa wiedza o systemie krąży wśród pracowników. Jeżeli nowy planista rozpoczął pracę w firmie, kiedy pracowała jeszcze osoba uczestnicząca we wdrożeniu, która znała nazwy transakcji – ma szczęście. W przeciwnym wypadku skazany jest na przypadkowe poszukiwania potrzebnych informacji, a jego przekonanie o użyteczności systemu z dnia na dzień topnieje – aż w końcu z powrotem wracamy do – może nie do końca wygodnego – ale elastycznego i swojskiego Excela”.

Narzędzie wymaga innego spojrzenia na planowanie. W starym systemie wszystkie potrzebne informacje były dostępne na jednym ekranie. Teraz nie ma takiego widoku i trzeba klikać w kilku miejscach, żeby zdobyć wszystkie dane. Przyzwyczajenie to nasza druga natura. Czasem to tylko kwestia przełamania bariery i rozpoczęcia pracy w nowy sposób, czasem to rzeczywiście trudność w szybkim dostępie do danych.

Nikt nie ufa narzędziu, gdyż dane są zafałszowane, niekompletne lub nieaktualne. Oto ton wypowiedzi ilustrujących tę sytuację: „Oczywiście że wyliczam zamówienia na materiały w Excelu i trochę zgaduję, ile kupić. Gdybym zamawiał tyle, ile sugeruje system, już dawno musielibyśmy wynająć dodatkowy magazyn na surowce, a i tak połowy materiałów by brakowało. Nie mogę ufać stanom zapasów w systemie, bo produkcja nie rozlicza na bieżąco, a MRP podaje złe wyniki, bo BOM-y są niekompletne”.

Wiedza, że system informatyczny wymaga kompletnych i aktualnych danych jest trywialna. Zapomina się jednak często, że doprowadzenie do sytuacji, w której mamy już komplet danych, trwa miesiące.

Konflikt przy konfiguracji modelu planowania. Dla tej dość częstej sytuacji znamienne są wypowiedzi w takim tonie: „Do tej pory zawsze planowaliśmy w Excelu lub starym systemie. To był wygodny sposób. Teraz logika jest inna i ja się z nią nie zgadzam. Podobno to zgodne z najlepszymi praktykami w planowaniu, które są zaszyte w systemie. To znaczy, że do tej pory wszystko robiliśmy źle?”.

Tu pojawia się istotne pytanie. Czy rzeczywiście planiści mają rację, że zaproponowany model w planowaniu nie pasuje do biznesu, czy też chodzi tylko o przełamanie bariery związanej ze zmianą? Przyjrzyjmy się temu dokładniej.

Konsultant kontra planista – standard czy modyfikacje

Pomijając nawet wiarygodność danych, zarządzanie zmianą i gotowość pracowników do przyjęcia nowego systemu – pozostaje nadal rozstrzygnięcie, kto ma rację w kwestii konfiguracji systemu w obszarze planowania. Czy konsultanci, którzy zalecają trzymanie się standardu systemu – jako rozwiązania sprawdzonego i tańszego w utrzymaniu (update’y), czy też użytkownicy, którzy często obstają przy tym, żeby do systemu niejako „żywcem” przenieść logikę arkuszy planistycznych, które stosowali w Excelu (lub poprzednim narzędziu).

Często próba wypracowania wspólnej koncepcji modelu planowania prowadzi do konfrontacji pomiędzy przyszłym użytkownikami narzędzia a konsultantami wdrożeniowymi. Padają pytania: czy system potrafi zrobić to, czego oczekujemy? Oraz zarzuty i oceny: w takim razie ten system nam nie pomoże.

Doświadczenia pokazują, że często efektem końcowym wzajemnego ścierania się koncepcji i stanowisk jest pewien kompromis. Bywa, że zgniły. To znaczy, że trzymamy się zaproponowanego standardowego rozwiązania, uzupełniając je lub modyfikując o najbardziej gorąco postulowane przez użytkowników funkcje. Zdarza się, że efektem takiego podejścia jest ciekawe i użyteczne rozwiązanie, częściej jednak, jak to bywa przy zderzaniu zbyt odległych koncepcji, efekt nie zadowala nikogo.

Innymi słowy – realne staje się zagrożenie, że proponowany przez konsultantów dobry model planistyczny straci swoje zalety w trakcie modyfikacji – a przenoszenie tylko wybranych elementów z systemu excelowskiego spowoduje, że nie zostaną odtworzone jego najważniejsze funkcjonalności. W efekcie nawet jeżeli w trakcie wdrożenia użytkownicy zaakceptują taką hybrydę, to potem będą z niej rezygnować. W skrajnym przypadku – po roku system leży nieużywany, a wszyscy planują z powrotem w arkuszach.

Brak wspólnego języka

Jednym z częstszych i poważniejszych problemów jest też trudność ze znalezieniem wspólnej płaszczyzny komunikacji w dyskusji o planowaniu. Każdy mówi swoim językiem: planiści operują bardzo hermetycznymi pojęciami wypracowanymi w firmie, konsultanci zaś mówią językiem narzędzia informatycznego i jego funkcjonalności – numerów i nazw transakcji. Trudno odnieść się do wspólnego słownika pojęć związanych z planowaniem.

Czym jest APICS

APICS The Association for Operations Management jest stowarzyszeniem zrzeszającym praktyków zajmujących się zarządzaniem operacyjnym. Organizacja ta od ponad 50 lat tworzy standardy zarządzania przedsiębiorstwem. Akronim APICS pochodzi od oryginalnej nazwy stowarzyszenia: American Production and Inventory Control Society, które powstało w 1957 roku. Pierwotnie APICS skupiało się na sterowaniu produkcją i zarządzaniu zapasami w przedsiębiorstwach przemysłowych, m.in. standaryzacją metod sterowania produkcją znanych jako MRP, MRPII i ERP. Obecnie jest liderem w dostarczaniu najwyższej jakości wiedzy w zakresie zarządzania operacyjnego, w kontekście wychodzącym szerzej poza klasyczne zagadnienia związane z produkcją.

Inaczej sytuacja ma się chociażby w finansach. Tam istnieją ustalone reguły – definiujące np. plany kont, reguły księgowania – które określają standardy finansowo-księgowe. Czy istnieje taki wspólny język dla planowania, który równocześnie wskazywałby na najlepsze praktyki w tym obszarze?

Taką platformą komunikacji może być standard CPIM (Certified in Production & Inventory Management), opracowany przez stowarzyszenie APICS.

Standardy planowania

Najważniejszymi „produktami” APICS są wypracowane przez stowarzyszenie standardy wiedzy, określające metody planowania i zarządzania. Należy przede wszystkim podkreślić ich praktyczny charakter: są oparte na doświadczeniach zbieranych przez kilkadziesiąt lat w setkach przedsiębiorstw z różnych branż.

APICS stale aktualizuje swoje standardy. Programy są modyfikowane i przedstawiają współcześnie stosowane i sprawdzone metody zarządzania. APICS kładzie duży nacisk na zagadnienia związane z jakością (Total Quality Management, TQM), nowoczesnymi technikami sterowania produkcją (Lean Manufacturing i Just-in-Time) oraz metodami zarządzania opartymi na teorii ograniczeń (Theory of Constraints, TOC).

CPIM – standard i certyfikacja

Najlepiej znanym standardem APICS jest CPIM – standard wiedzy w obszarze zarządzania produkcją i zapasami. Program CPIM skupia się na obszarach związanych z planowaniem. Powstał on przede wszystkim z myślą o specjalistach z sektora produkcyjnego, jednak dzięki całościowemu podejściu do zagadnień zarządzania przedsiębiorstwem czerpią z niego również firmy handlowe i usługowe.

Standard wiedzy CPIM jest podzielony na pięć modułów:

• fundamenty zarządzania łańcuchem dostaw – Basics of Supply Chain Management,
• nadrzędne planowanie zasobów – Master Planning of Resources,
• szczegółowe planowanie i harmonogramowanie – Detailed Scheduling and Planning,
• wykonanie i kontrola operacji – Execution and Control of Operations,
• strategiczne zarządzanie zasobami – Strategic Management of Resources.

Standardy APICS we wdrożeniach SAP
Patrząc z perspektywy czasu na projekty informatyczne realizowane w obszarze logistyki na rynku polskim widzimy, że z roku na rok stają się one coraz bardziej złożone. Firmy mają coraz większe oczekiwania co do zakresu wdrażanych funkcjonalności. Aby zachować swój potencjał i pozycję liderów w swoich branżach, muszą ciągle szukać potencjalnych oszczędności, miejsc racjonalizacji kosztów i procesów. Bez dążenia do zmiany nie ma rozwoju.
System SAP jest postrzegany jako narzędzie umożliwiające realizację strategii i celów biznesowych firmy. Rozwój i upowszechnienie nowych technologii powoduje, że rozwiązania, których wdrożenie kilka lat temu wydawało się finansowo nieopłacalne, stają się powszechnym standardem.
Podczas wdrożeń firmy oczekują od konsultantów SAP nie tylko wiedzy ściśle technicznej związanej z systemem, ale również doradztwa biznesowego, tego aby konsultant był partnerem i aby rozumiał sposób działania biznesu i jego wymagania. Oprócz wiedzy wyniesionej ze studiów, szkoleń związanych z systemem SAP czy doświadczeń zdobytych w toku kariery zawodowej w ścieżce rozwoju pracownika w BCC (aktualnie All for One Poland) dla konsultantów w obszarze logistyki przewidujemy szkolenia ze standardów organizacji APICS. Pierwsze takie szkolenia odbyły się w naszej firmie prawie 10 lat temu.
Usystematyzowanie wiedzy o zarządzaniu firmą produkcyjną zgodnie z przyjętym na całym świecie standardem nie tylko jest elementem samorozwoju pracownika, ale wpływa na postrzeganie konsultanta jako partnera i eksperta przez naszych klientów. Standardy APICS dają nam także dobrą płaszczyznę porozumienia – pozwalają lepiej zrozumieć uwarunkowania i potrzeby biznesowe klientów, a klientom ułatwiają poznanie możliwości systemu SAP.

Piotr Adanowicz, Menedżer ds. Rozwoju Biznesu w obszarze Łańcucha Dostaw, All for One Poland

Nazwa pierwszego modułu – Basics of Supply Chain Management – jest nieco myląca, sugeruje, że zawarta jest w nim wiedza podstawowa. Tymczasem moduł ten przedstawia sedno podejścia APICS do zarządzania przedsiębiorstwem produkcyjnym. Pokazuje, na czym ma polegać planowanie i zarządzanie zintegrowane.

Kolejne moduły szczegółowo rozwijają zarysowaną w BSCM strukturę planowania oraz role i obowiązki poszczególnych planistów.

APICS kładzie nacisk na ścisłe związki pomiędzy planami biznesowymi, taktycznymi oraz dziennymi planami operacyjnymi. Nie tylko podkreśla, że w dobrze funkcjonującym przedsiębiorstwie powyższe plany powinny być ze sobą powiązane, ale też wskazuje, jak zapewnić i utrzymywać te powiązania. APICS uczy, jak powinno wyglądać planowanie w firmie: jeden wspólny plan dla sprzedaży, produkcji i zakupów, który skutecznie wspiera osiąganie strategicznych celów, mimo dynamicznie zmieniającej się sytuacji na rynku.

Zamykający cykl szkoleń moduł Strategic Management of Resources spina w całość przedstawione podejście z perspektywy kierownictwa kształtującego procesy zachodzące w przedsiębiorstwie.

Standard wiedzy CPIM jest w pierwszym rzędzie skierowany do kadry zarządzającej przedsiębiorstwami produkcyjnymi – szefów produkcji, sprzedaży, logistyki, zakupów, planowania oraz do osób związanych z codziennymi operacjami – planistów sprzedaży, produkcji i zaopatrzenia.

Wiedzę dotyczącą standardu CPIM można poprzeć certyfikatem. Warunkiem jego zdobycia jest zdanie egzaminów z wszystkich pięciu modułów standardu. Posiadanie certyfikatu CPIM to prestiżowe wyróżnienie, poświadczające praktyczną znajomość najlepszych światowych praktyk w planowaniu.

Standard a system informatyczny

Często podkreśla się, że kluczowym czynnikiem sukcesu wdrożenia są ludzie. Konieczne jest włączenie przyszłych użytkowników w proces stworzenia nowego modelu planowania, oddanie im odpowiedzialności za nowe rozwiązanie i umiejętne zaangażowanie ich w zmianę. Chodzi o to, by stali się właścicielami zmiany, a nie osobami postawionymi przed nią jako przed faktem dokonanym, na który nie mają wpływu.

Takie podejście wiąże się jednak z ryzykiem, że wdrożenie systemu w planowaniu będzie jedynie automatyzacją starych procesów. Że będziemy do nowego systemu po prostu próbowali przenieść aktualne praktyki, zamiast wykorzystać okazję do usprawnienia procesów. Tym bardziej że system informatyczny będzie tę logikę w planowaniu odzwierciedlał i niejako ją wymuszał. Zatem warto utrwalać dobre standardy: skorzystać z tego, co robimy już dobrze, i wyeliminować zbędne i często pokrętne praktyki w planowaniu.

W tym zakresie przeszkolenie pracowników według standardów APICS może oddać ogromne usługi. Budując nową koncepcję planowania (wszak celem wdrożenia systemu jest skuteczniejsze działanie), będziemy korzystali z najlepszych światowych praktyk.

To pozwoli wspólnie z konsultantami wdrażającymi znaleźć najlepsze rozwiązania: pasujące do potrzeb biznesu, zgodne z najlepszymi światowymi trendami i wykorzystujące potencjał, który dają systemy informatyczne. Opracowanie modelu nowego sposobu planowania zostanie oparte nie tylko na zderzeniu koncepcji pracowników i konsultantów, ale jego osnową i wspólnym językiem stanie się standard planowania zintegrowanego.

Według naszych doświadczeń takie podejście – skorzystanie już na wczesnych etapach wdrożenia ze standardów planowania APICS CPIM – znacznie zwiększa szansę na wypracowanie rozwiązania, które będzie efektywnie wykorzystywane w firmie również po tym, jak wdrożenie się zakończy, konsultanci wyjadą, a z systemem pozostaniemy tak naprawdę sami.

Oczywiście koniecznym warunkiem jest, aby również nasi partnerzy po drugiej stronie, czyli konsultanci wdrażający, znali standardy planowania zintegrowanego. W końcu – by komunikacja była udana – obie strony muszą mówić tym samym językiem. Wybierając dostawcę rozwiązania informatycznego, warto więc sięgać po takich właśnie sprawdzonych partnerów. Aby móc z nimi rozmawiać nie tylko o tym, co może zrobić system, ale też jak w systemie stworzyć rozwiązanie zgodne z najlepszymi, sprawdzonymi praktykami.

Jasna wizja zarządzania

APICS ma bardzo wyraźną wizję, jak powinno wyglądać zintegrowane zarządzanie przedsiębiorstwem produkcyjnym. To zdecydowanie najpełniejsze i najbardziej spójne podejście z obecnych na rynku.

W moim przekonaniu, jak również w przekonaniu wielu praktyków biznesowych odpowiedzialnych za planowanie standardy wiedzy APICS porządkują wiedzę. Kierownictwo i pracownicy, a także przedstawiciele różnych firm zaczynają porozumiewać się tym samym językiem. Poznanie sprawdzonych przez lata, najlepszych światowych standardów w obszarach planowania i zarządzania przedsiębiorstwem produkcyjnym inspiruje do usprawniania metod pracy i zwiększania efektywności.