W Solution Documentation można przechowywać informacje o systemach, serwerach, bazach danych, zainstalowanych komponentach i rolach, jakie pełni dany system w środowisku. Przekazywanie informacji do narzędzia jest możliwe dzięki integracji Solution Documentation z innymi modułami SAP Solution Managera. Współpracę z dokumentacją ułatwia podział ról bazujący na typach projektów w Solution Managerze, uprawniający wybranych użytkowników do bezpiecznego korzystania z dokumentacji.
Projekty w SAP Solution Manager
W SAP Solution Manager wyróżnia się kilka typów projektów. Są to między innymi:
- projekty implementacyjne – dzięki SolDoc możemy w nich zawrzeć pełną dokumentację nowego rozwiązania, które planujemy wdrożyć,
- projekty utrzymaniowe – w SolDoc można dla nich udokumentować procesy, które są już wykorzystywane produkcyjnie,
- projekty wzorcowe – służące jako baza (wzorzec) do tworzenia kolejnych projektów; ich zastosowanie pozwala zmniejszyć pracochłonność przy powoływaniu nowych projektów i zarządzaniu nimi.
Solution Documentation, jak każde inne rozwiązanie wpisujące się w strategię Application Lifecycle Management, rządzi się konkretnymi zasadami, wprost zaczerpniętymi ze standardów IT Infrastructure Library (ITIL). W związku z tym tworzenie dokumentacji można podzielić na konkretne fazy:
- Wymagania – w tej fazie zbiera się wszelkie wytyczne i wymagania związane z powołaniem nowego systemu lub aplikacji;
- Projektowanie – na podstawie wcześniej zgromadzonych wymagań zostaje przygotowany konkretny plan działania, z wyszczególnieniem procesów biznesowych, które będą wykorzystane w danym projekcie;
- Wdrożenie – faza, w której wykorzystuje się informacje z poprzednich faz, w wyznaczonej kolejności procesowany jest każdy z określonych procesów biznesowych;
- Obsługa – faza, w której wdrożone rozwiązanie zostaje przekazane do wykorzystania produkcyjnego;
- Optymalizacja – za pomocą narzędzi SAP Solution Manager prowadzi się monitoring wdrożonego narzędzia, co pozwala na wykrycie np. problemów wydajnościowych i wspiera jego optymalizację.
Powyższy cykl SolDoc pomaga na bieżąco aktualizować dokumentację, co jest bardzo dobrą wiadomością, bo ten aspekt często bywa zaniechany. Jedną z najważniejszych zasad realizowanych w Solution Documentation jest zachowanie jednego źródła dokumentacji: „Single Source of Truth”. To znaczne ułatwienie, bo wszystkie systemy w środowisku SAP są zwykle podłączone do jednego systemu SAP Solution Manager, co czyni z niego idealną bazę dokumentacji.
Solution Documentation, jak każde rozwiązanie wpisujące się w strategię Application Lifecycle Management, rządzi się zasadami wprost zaczerpniętymi ze standardów IT Infrastructure Library (ITIL).
Struktura procesów biznesowych
SAP Solution Manager umożliwia utworzenie trzypoziomowej struktury dla procesów biznesowych.
Składa się ona z:
- scenariuszy biznesowych – jest to zbiór wszystkich procesów biznesowych wykorzystywanych w projekcie. Są one wykonywane w określonej kolejności, w wyznaczonych ramach czasowych. Scenariusze mogą być pogrupowane według jednostki organizacyjnej, modułu SAP lub innych wyznaczonych reguł;
- procesów biznesowych – jest to zbiór kroków biznesowych, które są wykonywane w obrębie projektu. Mogą być one grupowane w wybrany sposób, np. na podstawie modułów SAP;
- kroków procesów biznesowych – są one bezpośrednio związane z transakcjami SAP, programami, zadaniami w tle, materiałami testowymi. Każdy z kroków procesów biznesowych jest związany z systemem, na którym zostanie wykonany.
Faza projektowania
Przy projektowaniu procesów biznesowych należy dokładnie określić, jakie procesy zostaną wykorzystane we wdrażanym rozwiązaniu. Inicjując przygotowanie dokumentacji, należy określić, czy należy ją tworzyć na nowo, czy też jest już dostępna dokumentacja, którą można ponownie wykorzystać, wykonując jedynie odpowiednie dostosowania do specyfiki obecnych procesów biznesowych.
Faza wdrożenia
W tej fazie projekt zostaje uzupełniony o wybrane procesy biznesowe z dokumentacją i informacjami technicznymi. Wszelkie transakcje, programy, obiekty IMG, tabele i inne obiekty techniczne zostają przypisane do wskazanych kroków biznesowych, w oparciu o dokumentację projektu. W tej fazie można wykorzystać dwie metody: utworzenie ręcznie nowej dokumentacji oraz wykorzystanie istniejącej.
Z kolei istniejącą dokumentację można wykorzystać na kilka sposobów:
- bazując na standardowych repozytoriach SAP, np. wykorzystując Business Process Repository;
- dodając scenariusze przygotowane przez SAP we wzorcach projektu, które są zbiorem predefiniowanych procesów;
- importując przygotowane procesy biznesowe, które można zdefiniować w pliku MS Excel. Struktura utworzona w pliku może posłużyć również jako wzór do przeprowadzenia masowego importu istniejącej dokumentacji;
- wykorzystując informacje znajdujące się we wcześniej realizowanych projektach;
- Reverse Business Process Documentation – przeprowadzenie analizy obecnie wykorzystywanych procesów biznesowych na systemie satelitarnym. Możliwa weryfikacja na podstawie np. wykorzystywanych transakcji, tabel. Pełna analiza pozwala odnaleźć nieudokumentowane wcześniej procesy biznesowe.
Obsługa
W chwili, gdy procesy biznesowe przechodzą do użytku produkcyjnego, cała dokumentacja dotycząca każdego z nich powinna być aktualna. Jednym ze sposobów na utrzymanie dokumentacji w jak najlepszym stanie jest wykorzystanie narzędzia SAP Solution Documentation Assistant. Narzędzie to regularnie weryfikuje dokumentację w obrębie obecnego wykorzystania na systemach satelitarnych. Innym sposobem jest określenie osób odpowiedzialnych za wskazaną dokumentację i przekazanie im odpowiedzialności za zarządzanie nią.
Optymalizacja
Solution Documentation Assistant ponownie wspiera użytkowników w zarządzaniu dokumentacją dzięki weryfikacji procesów biznesowych, które nie są już wykorzystywane. Weryfikacja odbywa się na podstawie analizy tego, jak często wykorzystywane są obiekty techniczne powiązane z wybranym procesem biznesowym.
Zalety
Wykorzystanie Solution Documentation do zarządzana dokumentacją nie tylko ułatwia stworzenie i utrzymanie aktualnej dokumentacji procesów biznesowych. Poniżej podsumowaliśmy najważniejsze korzyści, jakie wynikają z pracy z tym komponentem SAP Solution Managera:
- scentralizowane miejsce przechowywania wszystkich dokumentów i obiektów technicznych SAP i non-SAP,
- powiązanie dokumentacji z systemami SAP,
- zarządzanie dokumentacją przez wszystkie fazy projektu,
- możliwość zarządzania dokumentacją techniczną przez deweloperów,
- możliwość przechowywania dokumentacji potrzebnej testerom do testów manualnych i automatycznych,
- Solution Documentation Assistant może wskazać, jakie transakcje są obecnie nieużywane,
- weryfikacja przedawnienia dokumentacji,
- możliwość integracji z innymi narzędziami dostępnymi w SAP Solution Manager: Job Monitoring, Change Request Management, Incident Management, Test Management.
SAP Solution Manager
SAP Solution Manager jest centralnym systemem wsparcia i zarządzania cyklem życia aplikacji SAP (ALM – Application Lifecycle Management) w pejzażu klienta. Szeroki wachlarz narzędzi SAP Solution Manager efektywnie wspiera zarówno wdrożenie nowych rozwiązań SAP, jak i utrzymanie tych już działających produktywnie. Oprócz obsługi kontraktu SAP Enterprise Support (SAP maintenance), narzędzia SAP Solution Manager mogą wspierać administratorów środowiska SAP w codziennej opiece nad systemami.
Oprócz zadań stricte administracyjnych rozwiązanie umożliwia m.in. śledzenie procesów biznesowych, zarządzanie zmianą (Change Request Manager), monitorowanie wpływu zmian w kodzie własnych programów na procesy aktualizacji (Custom Code Management), prowadzenie testów funkcjonalnych (Test Management), zarządzanie dokumentacją wdrożenia czy innych projektów (Solution Documentation).
Każdy klient korzystający z systemów SAP w ramach licencji ma dostęp do pełnego zestawu funkcji SAP Solution Manager.