Bez względu na wielkość, firmy posiadające system SAP ERP bardzo często mają rozbudowane potrzeby raportowe, dotyczące zarówno działań sprzedażowych (np. raporty realizacji budżetów handlowych), jak również kontrolingu (np. analizy wykonania planu), rozliczeń zasobów pomiędzy działami, czy HR-u. Odpowiedzią na nie może być tworzenie dedykowanych raportów w języku programowania ABAP lub/oraz wdrożenie hurtowni danych SAP Business Warehouse. Utrzymanie i rozwój raportów przygotowanych w językach programowania jest uciążliwy, kosztowny i wymaga współdziałania biznesu z działem IT. Nierzadko również wydajność takich raportów pozostawia wiele do życzenia. Takie podejście znacznie ogranicza możliwości zarządzania informacją.

Z kolei wdrożenie hurtowni danych jest rozwiązaniem otwierającym szerokie możliwości analityczne, ale związanym z wysokimi kosztami jej wdrożenia, utrzymania i zakupu licencji platformy raportowej. Na taki krok decydują się duże firmy, gdzie potrzeby raportowe oraz liczba przetwarzanych w systemach informacji są znaczne i uzasadniają takie podejście.

Nie tylko koszt wdrożenia, ale także złożoność całego przedsięwzięcia są dla firm średniej wielkości korzystających z SAP ERP barierą w uzyskaniu elastycznego narzędzia analitycznego o dużych możliwościach za niewygórowaną cenę. Dla firm z sektora MSP, których złożonych potrzeb raportowych nie są w stanie zaspokoić dedykowane raporty, a które równocześnie nie są zainteresowane dużymi inwestycjami w rozbudowane systemy Business Intelligence, BCC (aktualnie All for One Poland) przygotowało narzędzie All for One EasyInfoAccess. Ten „złoty środek” w raportowaniu danych może odmienić sposób myślenia o informacji zarządczej w firmach średniej wielkości.

Dostępny w ofercie All for One SAP Add-ons All for One EasyInfoAccess to elastyczne narzędzie analityczne, dzięki któremu  użytkownik może tworzyć nawet złożone raporty zgodnie ze swoimi potrzebami, opierając się na wybranych szczegółowych danych i filtrować je według własnych potrzeb.

Rozwiązanie składa się z warstwy bazodanowej, umożliwiającej efektywne przetwarzanie dużych ilości danych, predefiniowanej warstwy udostępniającej dane z SAP ERP w zrozumiałej dla menedżerów strukturze oraz warstwy raportowej, pozwalającej na bezproblemowe tworzenie analiz, udostępnianie ich w portalu oraz automatyczne rozsyłanie. Produkt można łatwo rozszerzać, łącząc dane z systemu SAP ERP z danymi z innych systemów IT klienta (np. zewnętrznych systemów bilingowych, systemów HR, CRM itp.).  Obrazuje to graficzny schemat rozwiązania.

Replikacja bazy danych

Choć możliwe jest raportowanie bezpośrednio z bazy danych systemu ERP, to nie zaleca się takiego rozwiązania ze względu na ryzyko utraty wydajności i możliwy negatywny wpływ przetwarzania analiz na wykonywanie transakcji SAP. All for One EasyInfoAccess przewiduje uruchomienie automatycznej replikacji bazy danych systemu ERP i wykonywanie analiz na tej stale uaktualnianej kopii. Unika się w ten sposób problemów z wydajnością systemu transakcyjnego oraz zapewnia możliwość niezależnego wymiarowania bazy danych systemu analitycznego.

Warstwa logiczna

Dane z systemu SAP ERP znajdują się w tabelach relacyjnej bazy danych. Dane każdego obszaru (np. finansów) są umieszczane w kilkudziesięciu takich strukturach. Bez znajomości zależności pomiędzy tymi tabelami raportowanie z ich użyciem byłoby bardzo trudne. W rozwiązaniu All for One EasyInfoAccess predefiniowana przez BCC warstwa logiczna określa połączenia pomiędzy poszczególnymi danymi SAP, tworząc z wielu fragmentów danych jeden spójny obszar raportowy. Dzięki temu możliwe jest na przykład proste łączenie danych podstawowych i transakcyjnych z obszaru rachunkowości finansowej i kontrolingu na jednym raporcie.

Warstwa biznesowa

Nawet po logicznym połączeniu, dane pobrane z bazy nie nadają się do wykorzystania przez analityków. Poszczególne pola tabel bazy danych mają tylko nazwy techniczne, a grupowanie danych odpowiada ściśle tabelom relacyjnym. Aby udostępnić menedżerom możliwość efektywnego i prostego tworzenia raportów, na warstwę logiczną nałożona jest predefiniowana przez BCC (aktualnie All for One Poland) warstwa biznesowa. Dzięki niej podczas tworzenia raportów będzie można posługiwać się zrozumiałymi opisami obiektów biznesowych, a katalogi obiektów (wymiarów raportowania i wskaźników) będą pogrupowane biznesowo, a nie według rozlokowania w tabelach systemu. Dzięki temu możliwe będzie tworzenie raportów bezpośrednio przez analityków biznesowych, bez udziału specjalistów IT.

Narzędzie do tworzenia raportów

W rozwiązaniu BCC zakładamy wykorzystanie najnowszej platformy analitycznej SAP – systemu SAP BusinessObjects BusinessIntelligence. Otwiera to szerokie możliwości tworzenia raportów i publikowania ich za pomocą wielu narzędzi (np. Crystal Reports, Web Intelligence, Dashboard Designer). Użytkownik może przygotować raporty analityczne z możliwością dochodzenia do danych szczegółowych i filtrowania informacji według potrzeb lub tworzyć sformatowane raporty do wydruku. Możliwe i łatwe jest także utworzenie interaktywnych kokpitów menedżerskich, prezentujących w przejrzysty, graficzny sposób najważniejsze wskaźniki biznesowe przedsiębiorstwa.

Wykorzystanie platformy SAP BusinessObject BusinessIntelligence w wersji 4.0 lub nowszej daje menedżerom zaawansowane, ale intuicyjne narzędzie do tworzenia wszelkiego rodzaju analiz.

Portal, czyli udostępnianie informacji

Zintegrowany z aplikacją systemu SAP BusinessObjects BusinessIntelligence portal (BI launch pad) jest idealnym miejscem przechowywania, porządkowania i udostępniania informacji. Za jego pomocą można zarówno tworzyć raporty (bez konieczności korzystania z dodatkowego oprogramowania), jak i je udostępniać i rozsyłać. Ten sam portal można wykorzystać do współdzielenia wszelkiego rodzaju dokumentów firmowych, np. plików pakietu Microsoft Office.

Koncepcja portalu zakłada przestrzeń współdzieloną i prywatną dla każdego użytkownika, co zapewnia samoobsługę raportową użytkowników. Tworzenie raportu ad hoc zajmuje tylko kilka minut. Można go później zapamiętać, by wykorzystać powtórnie lub udostępnić wybranym osobom wraz z komentarzem.

Mocne strony rozwiązania

Podstawowe zalety All for One EasyInfoAccess to udostępnienie do raportowania danych standardowo niedostępnych lub dostępnych w różnych narzędziach raportowych systemu SAP ERP, przyjazny interfejs użytkownika, duże możliwości graficzne prezentowania informacji (prezentacja danych w formie różnego rodzaju wykresów, wskaźników, kokpitów, map, dodawanie załączników itp.), szybkość wdrożenia rozwiązania oraz niewielki koszt jego implementacji.

All for One EasyInfoAccess to rozwiązanie dedykowane dla firm średniej wielkości, których potrzeby raportowe są dość złożone, jednak liczba danych przechowywanych w systemach nie wymaga wykorzystania klasycznej hurtowni danych. W dużych przedsiębiorstwach, które mają bardziej zaawansowane potrzeby raportowania i przetwarzają ogromne wolumeny danych, konieczne będzie standardowe wdrożenie warstwy hurtowni danych (np. SAP BW) przed uruchomieniem warstwy raportowej (np. SAP BusinessObjects BI).