Problemy, czy jednak wyzwania?

Sytuacje, w których użytkownicy systemów SAP napotykają problemy w realizacji procesów kadrowo-płacowych nie są wcale rzadkie. Wynikać mogą z wielu powodów i nie zawsze użytkownicy potrafią poradzić sobie sami, bez pomocy specjalistów.

Z jakimi zatem przeszkodami borykają się końcowi użytkownicy systemu? Najczęstsze z nich to:

  • brak możliwości wykonania podstawowych czynności w systemie (np. rejestracji danych, naliczenia wynagrodzenia czy realizacji przelewu wynagrodzenia) z powodów błędów w systemie,
  • brak uprawnień dostępu do danych lub do danej transakcji,
  • niewiedza, jak wykonać w systemie niestandardowe czynności (np. jak wprowadzić pożyczkę dla pracownika, jak zmienić harmonogram, jak wprowadzić zobowiązanie komornicze, jak zarejestrować składniki wynagrodzenia, aby naliczyć dodatkową listę płac ze zwrotem składek ZUS, jak wyraportować z systemu dane wg nowych wymagań),
  • konieczność dostosowania systemu do zmieniających się warunków biznesowych – w związku z rozwojem organizacji może wystąpić potrzeba zmiany obowiązków w zespole kadrowo-płacowym, potrzeba uruchomienia nowego procesu lub zdarzenia kadrowego, zmiana banku, z którego są wypłacane wynagrodzenia,
  • konieczność aktualizacji systemu i dostosowań do zmian prawnych – obszar HR jest bardzo charakterystyczny i wymagający, gdyż wiele funkcjonalności jest dedykowanych dla danego kraju, każdego miesiąca SAP publikuje aktualizacje dla krajowego komponentu HR, wgrywanie ich jest istotne z punktu widzenia zmian w przepisach prawa, ale może sprawiać problemy użytkownikom.

Po wgraniu uzupełnień konieczne jest wykonanie tzw. dostosowania systemu SAP HR. Polega ono na: zweryfikowaniu poprawności zaimplementowanych not, naniesieniu ewentualnych zmian w konfiguracji systemu, przeprowadzeniu testów technicznych funkcjonalności, które podlegają zmianom. Dostosowanie powinien wykonać kompetentny konsultant SAP HR. Nieuwzględnienie uzupełnienia systemu lub też niedokładne przeprowadzona procedura dostosowania mogą w rezultacie spowodować, że firma przestanie realizować procesy kadrowo-płacowe zgodnie z wymogami prawa. Konsekwencje takich zaniedbań mogą być bardzo przykre i kosztowne.

Dwie drogi

Pojawiające się problemy firma może rozwiązań na dwa sposoby: może zapewnić wsparcie wewnętrze w firmie lub zdecydować się na pomoc dostawcy zewnętrznego.

Decydując się na wsparcie wewnętrzne, trzeba przemyśleć kilka kwestii:

  • czy specjalista IT, który ma być wsparciem dla użytkowników systemu, zna SAP
  • jeśli tak, to jakie ma kompetencje i kto będzie zastępował go w czasie nieobecności
  • wyjściem może być zespół specjalistów SAP, pytanie czy będzie w firmie wystarczające dla nich obciążenie pracą przez cały czas.

W przypadku dostawcy zewnętrznego, to na min spoczywa zapewnienie pełnej obsługi. I tak:

  • zapewnienie i utrzymanie kompetencji nie stanowi problemu, gdyż usługi konsultingowe to podstawa działalności firmy,
  • duża liczba konsultantów gwarantuje stabilność świadczonych usług,
  • dedykowana organizacja serwisowa gwarantuje ciągłość wsparcia,
  • portfel kontraktów umożliwia efektywne wykorzystanie potencjału,
  • potencjał firmy stanowi sam w sobie „plan awaryjny”.

Korzyściami ze wsparcia specjalistów są również:

  • Dostęp do wiedzy eksperckiej (wiedza i doświadczenie konsultantów, zdobyte na wielu projektach, wiedza o rozwoju systemu i jego nowych możliwościach)
  • Brak problemów z utrzymaniem wewnętrznej organizacji wsparciowej
  • Brak ograniczeń organizacyjnych czy technicznych co do zakresu czy wymiaru wsparcia (koniec miesiąca, kiedy potrzebne są większe zasoby pracownicze)
  • Elastyczność w dostosowywaniu wsparcia do zmieniających się potrzeb czy wymagań (w każdej chwili można zmienić zapisy umowy i dostosować do potrzeb klienta)
  • Jedyne ograniczenia to uzgodnienia kontraktowe (tzw. SLA)
  • Sumaryczny koszt wsparcia może być niższy od wsparcia siłami własnymi
  • Koncentracja na własnej działalności biznesowej

Serwis aplikacyjny SAP HR i SuccessFactors w SNP 

SNP Poland (aktualnie All for One Poland) od wielu lat oferuje klientom usługę wsparcia aplikacyjnego SAP HR oraz SuccessFactors, realizowaną przez dedykowany zespół konsultantów. Usługa polega na wsparciu użytkowników kluczowych lub końcowych korzystających z rozwiązania SAP HR oraz na zapewnieniu ciągłości jego funkcjonowania. Zespół konsultantów wsparcia jest dostępny codziennie w godz. 8-17 (a na życzenie klientów podczas naliczania płac nawet do godz. 22), zapewniając natychmiastową reakcję na zgłoszenie. Wynika to z warunków umowy SLA między nami i klientem, która zwykle zakłada bardzo krótki czas obsługi zgłoszenia.

SNP (aktualnie All for One Poland) jest obecnie największym dostawcą usług serwisowych SAP HR w Polsce. Usługa wsparcia aplikacyjnego SAP HR i SuccessFactors jest częścią kompleksowej oferty SNP w zakresie utrzymania systemów SAP, obejmującej m.in. zdalne wsparcie użytkowników SAP we wszystkich modułach, administrację SAP oraz hosting systemów w oparciu o nasze Centrum Outsourcingowe w podpoznańskich Złotnikach.

Korzyści z outsourcingu SAP HR są wielorakie. Klienci Centrum Outsourcingowego SNP mają stały dostęp do konsultantów o wysokich kwalifikacjach technicznych i merytorycznych z zakresu HR oraz wieloletnim doświadczeniu projektowym. Konsultanci serwisu, we współpracy z zespołem Wsparcia Basis SNP, realizują prace w zakresie implementacji uzupełnień HR i dostosowania systemu. W ramach usługi wspierają poprawne działanie systemu, jego bieżącą obsługę, a także rekomendują wykonanie koniecznych zmian i dostosowań.

Obszar kadrowo-płacowy – ze względu na częste zmiany w prawie pracy i ubezpieczeń społecznych – jest jednym z aktywniejszych obszarów w serwisie aplikacyjnym. Około 40% zgłoszeń HR dotyczy bieżącego utrzymania systemu, przygotowania dostosowań do not i aktualizacji HR publikowanych przez SAP (tzw. service packi, uwzględniające m.in. najnowsze zmiany w prawie) oraz odpowiedzi na pytania użytkowników, analizy i wsparcia w rozwiązywaniu napotkanych problemów. Około 60% stanowią zgłoszenia rozwojowe, wprowadzające zmiany konfiguracyjne i programistyczne. Jako przykład typowych zmian konfiguracyjnych można wymienić: konfigurację nowych harmonogramów, konfigurację nowych składników wynagrodzenia, pomoc w korygowaniu naliczeń list płac w niecodziennych przypadkach, rozbudowywanie istniejących raportów i projektowanie nowych.

Procedura zakończenia roku

Koniec roku to dobry moment na weryfikację poprawności działania i przygotowanie systemu do pracy w nowym roku kalendarzowym. Dla klientów serwisu aplikacyjnego SNP (aktualnie All for One Poland) co roku udostępnia procedurę zakończenia roku. W ramach tej procedury nasi konsultanci dokonują kompleksowego przeglądu firmowego SAP HR. Prace obejmują:

  • weryfikację stanu uzupełnień SAP pod względem ich aktualności,
  • weryfikację i aktualizację parametrów odpowiedzialnych za poprawne naliczenie wynagrodzeń, np. wartość minimalnego wynagrodzenia, wartość 30-krotności podstawy ZUS, stawki podatku dochodowego itp.,
  • weryfikację i generowanie dat wypłaty, okresów rozliczenia itp.,
  • generowanie zakresów numeracyjnych dla umów-zlecenia i o dzieło oraz rachunków z tytułu tych umów na kolejny rok,
  • weryfikację i generowanie reguł harmonogramów czasu pracy na kolejny rok,
  • generowanie lub wsparcie przy generowaniu limitów nieobecności na nowy rok – urlopów wypoczynkowych, opieki zasiłkowej nad dzieckiem i członkiem rodziny,
  • wsparcie przy generowaniu PIT za poprzedni rok.

Oprócz bezpośrednich działań dostosowawczych w systemie (lub wskazania brakujących not i uzupełnień, jeśli za tę czynność odpowiadają administratorzy wewnętrzni), efektem procedury jest także raport zawierający listę czynności, które należy wykonać w systemie, a także zalecenia i rekomendacje związane z rozwojem systemu.