Czym są benchmarking i analizy opłacalności projektu
Benchmarking, czyli analiza porównawcza, to bardzo popularna praktyka stosowana w zarządzaniu, polegająca na porównywaniu procesów, praktyk i wskaźników biznesowych stosowanych przez własne przedsiębiorstwo z innymi firmami (najczęściej z liderami w danej branży). Wynikiem takiej analizy jest identyfikacja obszarów wymagających doskonalenia i w późniejszym czasie pomiar wyników wprowadzanych zmian.
Działająca globalnie firma SAP zgromadziła już dane kilkunastu tysięcy firm z różnych branż, różnych krajów i kontynentów. Gromadzone są dane dwóch typów – mierzalne wskaźniki biznesowe (ang. KPI), określające pewne procesy, oraz subiektywny poziom wykorzystania najlepszych praktyk biznesowych. Tysiące wskaźników i praktyk biznesowych predefiniowanych przez SAP zostało podzielonych według branż, obszarów funkcjonalnych przedsiębiorstwa oraz procesów, a następnie zgrupowanych w ankietach porównawczych.
Wypełnienie takiej ankiety i udostępnienie swoich danych w bazie SAP daje dostęp do wyników zbiorczych analiz porównawczych innych przedsiębiorstw z wybranej grupy benchmarkingowej (np. z tego samego regionu i branży). Całość rozwiązania wspierana jest przez przyjazny system informatyczny dostępny online, umożliwiający eksport wyników analizy np. do prezentacji w postaci pliku PDF lub Microsoft PowerPoint.
Analiza opłacalności projektu/inwestycji (business case) pozwala na przygotowanie uzasadnienia projektu w formie dokumentu prezentującego koszty i korzyści wynikające z przedsięwzięcia. Celem analizy opłacalności jest przekonanie kadry zarządzającej do podjęcia decyzji o rozpoczęciu i finansowaniu projektu. W środowisku komercyjnym każdy większy projekt poprzedzony jest zazwyczaj przygotowaniem takiej analizy. W przypadku projektów informatycznych sporządzenie podobnego dokumentu jest zwykle pracochłonne i narażone na pominięcie ważnych czynników wpływających na rentowność projektu.
Firma SAP, dla której projekty IT są codziennością, przygotowała narzędzie ułatwiające sporządzenie dokumentu business case. Wynikiem są gotowe prezentacje, obrazujące koszty i przychody projektu podzielone w czasie oraz wskaźniki typowe dla oceny inwestycji (np. NPV, IRR itp.) w wariantach ostrożnym i prawdopodobnym. Narzędzie potrafi wygenerować całą prezentację Microsoft PowerPoint zawierającą elementy wypełnione automatycznie i elementy do uzupełnienia ręcznie przez przygotowującego analizę.
| Typ analizy | Przykładowy cel biznesowy |
| Benchamarking | Ustalenie obszaru do poprawy przez porównanie się z innymi przedsiębiorstwami |
| Benchamarking | Ustalenie najważniejszych wskaźników biznesowych wspierających zarządzanie przedsiębiorstwem przez cele |
| Benchamarking | Ustalenie najlepszych praktyk biznesowych, które warto wdrożyć lub które warto pogłębić |
| Benchamarking | Weryfikacja poprawy efektywności przedsiębiorstwa w czasie (powtórne wykonanie analizy benchmarkingowej po upływie pewnego czasu) |
| Business case | Finansowa weryfikacja opłacalności inwestycji IT |
| Business case | Weryfikacja wpływu inwestycji IT na implementację najlepszych praktyk biznesowych |
| Business case | Wsparcie przekonywania do inwestycji IT osób decyzyjnych wewnątrz przedsiębiorstwa |
Jak to działa
Usługi SAP związane z zarządzaniem wartością są dostępne w postacie serwisu online – SAP Value Lifecycle Manager. Bezpośredni dostęp do tego systemu mają wybrani pracownicy SAP i certyfikowani przedstawiciele partnerów SAP. Dzięki rozszerzeniu zasięgu na firmy partnerskie powiększa się grono osób znających działanie systemu i mogących wesprzeć zainteresowaną analizą firmę w wykorzystaniu tego narzędzia.
Tworzenie analizy porównawczej polega na wyborze, a następnie wypełnieniu ankiety w systemie. Dane do ankiety dostarcza klient. Konsultant pomaga zrozumieć i właściwie ustalić poszczególne wskaźniki biznesowe i wspiera klienta w analizie przyswojenia najlepszych praktyk biznesowych. Po wprowadzeniu danych do systemu ankieta jest automatycznie weryfikowana pod względem kompletności i poprawności. Jeśli wynik sprawdzenia jest pozytywny, możliwe jest przeglądanie analizy benchmarkingowej online lub wyeksportowanie jej wyników do pliku PDF lub PowerPoint. Analiza zawiera wskazanie obszarów do poprawy z oszacowaniem potencjalnych korzyści oraz propozycję strategii, które pozwolą osiągnąć lepsze rezultaty. Ponadto wskaże najlepsze praktyki biznesowe, które warto wykorzystać w większym stopniu.
Tworzenie analizy porównawczej (benchmarking)
W przypadku analiz projektu/inwestycji (business case), podobnie jak w przypadku tworzenia ankiet benchmarkingowych, przy wprowadzaniu danych do systemu SAP Value Lifecycle Manager twórca analizy prowadzony jest krok po kroku. Predefiniowane elementy uwzględniające specyfikę projektów informatycznych ułatwiają wprowadzanie poprawnych informacji. Dostępne są np. podpowiedzi na temat wartości wprowadzanych współczynników w innych firmach (zarówno wartości szacowane ostrożnie, średnio, jak te optymistyczne). Wyniki także tej analizy można przeglądać bezpośrednio w systemie lub wyeksportować do postaci prezentacji PowerPoint.
Tworzenie analiz projektu/inwestycji IT (business case)
Korzyści z usług zarzadzania wartością SAP
Benchmarking, czyli porównanie się do najlepszych w branży, umożliwia szybkie wybranie obszarów do poprawy, a później mierzenie wyników wprowadzanych zmian. Dzięki dostępowi do predefiniowanych wskaźników opisujących poszczególne procesy biznesowe, gotowej liście najlepszych praktyk biznesowych oraz wielkiej bazie danych porównawczych benchmarking może być wykonany szybko i w szerokim zakresie.
Z kolei narzędzie do analizy projektów i inwestycji informatycznych pozwala znacznie skrócić czas przygotowania dokumentu uzasadniającego przeprowadzenie projektu IT oraz zapewnić, że żaden ze standardowych elementów takiego projektu nie zostanie pominięty. Profesjonalnie i w dużej części automatycznie przygotowane dane pozwalają na podjęcie merytorycznej decyzji co do zasadności rozpoczęcia projektu informatycznego.
Analiza Value Engineering z BCC
BCC (aktualnie All for One Poland) jest certyfikowanym partnerem SAP w zakresie analiz Value Engineering w Polsce. Współpraca na tym polu rozpoczęła się w 2012 roku, kiedy BCC wykonywało pierwsze analizy benchmarkingowe dla swoich klientów z branż handlu detalicznego. Analizy dotyczyły m.in. możliwości poprawy efektywności procesów w zakresie łańcucha logistycznego (benchmarking) i spodziewanych korzyści z wdrożenia rozwiązań SAP ERP dla obszaru finansów, logistyki i zarzadzania kapitałem ludzkim (business case).
W ramach usługi dla klientów BCC przeprowadza analizy benchmarkingowe pozwalające wybrać i śledzić wskaźniki biznesowe oraz ustalić najlepsze praktyki, które warto w przedsiębiorstwie efektywniej wdrożyć. Dodatkowo na życzenie klienta wspieramy analizy opłacalności inwestycji IT, pomagając właściwie ocenić ich wpływ na przyszły rozwój przedsiębiorstwa.