W odniesieniu do produktu SAP Invoice and Goods Receipt Reconciliation opisanego w niniejszym artykule szczególne znaczenie mają dwa aspekty związane z SAP HANA jako platformą:
- SAP HANA umożliwia raportowanie analityczne w czasie rzeczywistym bezpośrednio na podstawie niezagregowanych danych transakcyjnych. Aby ułatwić korzystanie z tych możliwości klientom posiadającym jeden z systemów pakietu SAP Business Suite (z bazą danych SAP HANA), taki jak np. SAP ERP, firma SAP stworzyła predefiniowany zestaw modeli informacyjnych/wglądów, tzw. SAP HANA Live;
- SAP HANA jest także samodzielną platformą aplikacyjną, ponieważ posiada własny serwer aplikacyjny, tzw. SAP HANA XS (Extended Application Services), który umożliwia wystawianie natywnych aplikacji SAP HANA przez przeglądarkę sieciową.
SAP HANA Live & VDM
SAP HANA Live zawiera predefiniowany zestaw modeli informacyjnych zwanych także wglądami, które eksponują dane transakcyjne. Ogół modeli informacyjnych dostarczanych w ramach pakietu SAP HANA Live nazywa się wirtualnym modelem danych (VDM – Virtual Data Model). Kluczową zaletą modeli informacyjnych jest to, że wykonują one niezbędne transformacje oraz agregacje w momencie, gdy model jest uruchomiony w celu odczytania z niego danych. Na VDM składają się cztery typy modeli: Query Views, Reuse Views, Private Views i Help Views.
Modele informacyjne SAP HANA Live (a konkretnie Query Views) mogą być konsumowane przez różnorodne zewnętrzne aplikacje klienckie, takie jak SAP BusinessObjects BI czy Microsoft Excel. W szczególności mogą być konsumowane przez aplikacje natywne SAP HANA uruchamiane na serwerze aplikacyjnym SAP HANA XS.
SAP HANA XS
SAP HANA XS jest wbudowanym w SAP HANA lekkim serwerem aplikacyjnym, do którego dostęp uzyskuje się przez protokół HTTP/HTTPS. SAP HANA XS potrafi wystawiać przez przeglądarkę sieciową bogate aplikacje przygotowane w technologii HTML5 + OData, które są ściśle zintegrowane z bazą danych SAP HANA. Zapewnia dwuwarstwową architekturę aplikacji, która charakteryzuje się niskim kosztem całkowitym (TCO).
Analityczne aplikacje czasu rzeczywistego
Firma SAP, bazując na modelach informacyjnych SAP HANA Live oraz na możliwościach platformy SAP HANA i web serwera XS, przygotowała w swojej ofercie szereg tzw. aplikacji analitycznych czasu rzeczywistego. Są to aplikacje przygotowane w technologii HTML5 + OData, uruchamiane przez przeglądarkę sieciową na platformie SAP HANA (XS), które pobierają dane z modeli informacyjnych SAP HANA Live.
Zadaniem tych aplikacji jest wsparcie realizacji tych prac operacyjnych, które można wykonać lepiej, mając do dyspozycji pewne narzędzia analityczne. SAP Invoice and Goods Receipt Reconciliation jest jedną z kilku aplikacji analitycznych czasu rzeczywistego. Inne dostępne to np. DSO Analysis (Days Sales Outstanding) czy GRC Analytics. Więcej informacji na ich temat można odnaleźć na stronie internetowej producenta (http://help.sap.com).
Uzgadnianie faktur z przyjęciami w SAP MM jest pracą, którą trzeba wykonywać regularnie. Analiza otwartych pozycji na kontach rozliczenia zakupu jest codziennością dla działów księgowości i zakupów.
Uzgadnianie faktur z przyjęciami w module MM
Uzgadnianie faktur z przyjęciami w module MM jest pracą, którą trzeba wykonywać regularnie. Analiza otwartych pozycji na kontach rozliczenia zakupu (kontach GR/IR) jest codziennością dla działów księgowości jak również dla działów zakupów. W sytuacji gdy przyjęcia oraz faktury są ze sobą zgodne, konta GR/IR są automatycznie rozliczane przez system. Nierozliczone pozycje na kontach GR/IR mogą wynikać z różnych przyczyn, takich jak:
- brakująca faktura,
- brakujące przyjęcie,
- niezgodna ilość (więcej zafakturowano niż przyjęto),
- niezgodna ilość (więcej przyjęto niż zafakturowano),
- niezgodna wartość.
W tego typu sytuacjach wymagana jest manualna interwencja. Działy księgowości i zakupów muszą ze sobą blisko współpracować, aby wyjaśnić tego typu niezgodności. Ta współpraca nie była do tej pory szczególnie dobrze wspierana narzędziami systemowymi. Informacje niezbędne do efektywnego przeprowadzenia procesu uzgodnienia faktur z przyjęciami są porozrzucane w kilku miejscach systemu. Działy księgowe mają swoje raporty, a działy zakupów swoje – czasami tworzone są do tego celu niestandardowe raporty otwartych zamówień.
SAP Invoice and Goods Receipt Reconciliation stanowi odpowiedź na tego typu problemy, gdyż zbiera wszystkie wymagane dane w jednym miejscu i dosłownie na jednym ekranie, a dodatkowo oferuje szereg informacji analitycznych obliczanych przez SAP HANA na bieżąco.
SAP Invoice and Goods Receipt Reconciliation
W celu rozpoczęcia pracy z aplikacją SAP Invoice and Goods Receipt Reconciliation należy się zalogować do systemu SAP HANA pod adresem: http://<serwer>:<port>/sap/hba/apps/grircm/WebContent/index.html.
Wymagany jest osobny użytkownik SAP HANA z odpowiednimi uprawnieniami – użytkownik systemu SAP ERP jest w tym przypadku niepotrzebny.
Po zalogowaniu użytkownik jest proszony o wprowadzenie domyślnych danych personalizacji i zdefiniowanie klienta (mandanta) oraz jednostki gospodarczej, której dane będą analizowane w aplikacji. W danych personalizacji można ponadto wybrać domyślnie wyświetlane informacje analityczne (tzw. key figures). Dane personalizacji są zapisywane na lokalnym komputerze przez przeglądarkę. Aplikacja składa się zasadniczo z dwóch ekranów:
- Przeglądu (Overview),
- Monitora (Reconciliation Monitor).
Aktualnie wyświetlany ekran wybiera się poprzez zakładkę w górnej części ekranu, tuż pod tytułem aplikacji.
Ekran przeglądu (Overview) aplikacji SAP Invoice and Goods Receipt Reconciliation
Ekran monitora (Reconciliation Monitor) aplikacji SAP Invoice and Goods Receipt Reconciliation
Ekran przeglądu
Ekran przeglądu podzielony jest na dwie części. W górnej prezentowane są kafelki z wybranymi informacjami analitycznymi (kafelki wybiera się w ustawieniach personalizacji). Dostępne są między innymi następujące informacje analityczne:
- otwarta kwota (wszystko),
- otwarta kwota (podzielona wg okresów),
- otwarta kwota (najwyższe 1–3 wartości podzielone wg dostawców),
- otwarta kwota (najwyższe 4–10 wartości podzielone wg dostawców),
- otwarta kwota (najwyższe 1–3 wartości podzielone wg konta rozliczenia),
- otwarta kwota (najwyższe 4–10 wartości podzielone wg konta rozliczenia),
- liczba pozycji otwartych (wszystko),
- liczba pozycji otwartych (podzielona wg okresów),
- liczba pozycji otwartych (najwyższe 1–3 wartości podzielone wg dostawców),
- liczba pozycji otwartych (najwyższe 4–10 wartości podzielone wg dostawców),
- liczba pozycji otwartych (najwyższe 1–3 wartości podzielone wg konta rozliczenia),
- liczba pozycji otwartych (najwyższe 4–10 wartości podzielone wg konta rozliczenia),
- pozycje zamówień (najwyższe 1–3 wartości podzielone wg osoby przetwarzającej),
- pozycje zamówień (najwyższe 4–10 wartości podzielone wg osoby przetwarzającej).
Dzięki kafelkom bardzo szybko można zidentyfikować np. dostawcę, który ma największe nierozliczone saldo na kontach GR/IR. W środku kafelka można również kliknąć uruchomienie monitora z filtrem ustawionym tylko na wybranego dostawcę.
Pod kafelkami z informacjami analitycznymi znajduje się sekcja analizy przetwarzania pozycji zamówień, w której wyświetlane są na wykresie liczby uzgadnianych pozycji (oś Y), w zależności od czasu, kiedy ostatnio był zmieniony ich status (oś X). Istnieje możliwość ustawienia dwóch filtrów: statusu (otwarte/wszystkie) oraz osoby przetwarzającej (konkretnej/wszystkich). Na zrzucie ekranu poniżej widać, że do użytkownika USOWICZK przypisano do wyjaśnienia dwie pozycje od 27 do 29 dni temu i dotąd nie zostały one wyjaśnione. Ten szybki podgląd pozwala łatwo zidentyfikować np.:
- kto jest najbardziej obciążony zadaniami związanymi z uzgadnianiem,
- komu uzgadnianie zajmuje najwięcej czasu.
Analiza przetwarzania pozycji zamówień
Ekran monitora
Pracę z monitorem rozpoczyna się od ustawienia okresu, z którego będą wybierane pozycje zamówień wymagające uzgodnienia. W górnej części ekranu dostępny jest suwak, za pomocą którego ustawiana jest zarówno data początkowa, jak i data końcowa (zobacz zrzut ekranu poniżej). Domyślnie system proponuje do wyświetlenia pozycje starsze niż 14 dni (wartości domyślne można ustawić w danych personalizacji). W praktyce zapewne mogą to być pozycje starsze niż miesiąc albo dwa.
Wybór okresu dla otwartych pozycji na kontach GR/IR
Na kolejnym zrzucie ekranu znajduje się lista robocza z wybranymi pozycjami zamówień, dla których system zidentyfikował jakąś niezgodność na koncie rozliczenia GR/IR. Na liście wyświetlane są numery zamówień, pozycje, numery dostawców, liczba przyjęć, liczba faktur, różnice ilościowe, salda pozycji. Ponadto dla każdej pozycji wyświetlane są informacje widoczne tylko w monitorze (niepochodzące z systemu SAP ERP): osoby przypisane do uzgodnienia pozycji oraz statusy pozycji.
W standardzie aplikacji dostępne są trzy wartości statusów, jakie mogą być nadane pozycji z poziomu monitora:
- pozycja „otwarta – niewyjaśniona” (Open),
- pozycja „wyjaśniona” (Clarified),
- pozycja „krytyczna” (Critical).
Z poziomu paska narzędzi listy roboczej możliwa jest zmiana statusu pozycji, przypisanie osoby odpowiedzialnej za uzgodnienie pozycji, a także wprowadzenie do pozycji komentarza. Listę roboczą można również wyeksportować do programu Microsoft Excel oraz filtrować według kilku predefiniowanych filtrów (zobacz zrzut ekranu poniżej).
Lista robocza
Filtry listy roboczej
Słupki statusów
Ciekawym elementem wizualnym są dwa słupki na prawo od listy roboczej. Pierwszy pokazuje liczbę wszystkich wybranych pozycji do uzgodnienia w wybranym okresie. Drugi napełnia się, gdy status pozycji zostaje zmieniony na „wyjaśniono” (kolor zielony) albo na „krytyczny” (kolor czerwony).
Kliknięcie na pozycję na liście roboczej powoduje odświeżenie dolnej części ekranu, na której znajduje się podgląd historii pozycji zamówienia umożliwiający zebranie wszystkich wymaganych informacji o stanie danej pozycji (zobacz zrzut ekranu poniżej).
Podgląd historii pozycji zamówienia
Podgląd historii pozycji zamówienia jest kluczową częścią monitora. W tej sekcji prezentowane są wszystkie dokumenty przyjęć oraz faktury (a także dokumenty odwrotne – storna i korekty). Kwoty wynikające z dokumentów materiałowych przyjęć różnią się od kwot wynikających z dokumentów faktur znakiem, dzięki czemu natychmiast widać, z jakich wartości wynika saldo obliczone na liście roboczej. Poniżej listy dokumentów po lewej zebrane są wszystkie przyjęcia, a po prawej wszystkie faktury. W każdy numer dokumentu można kliknąć, co spowoduje otwarcie okienka ze szczegółami dokumentu.
Dzięki takiej klarownej prezentacji danych na jednym ekranie pracownik działu księgowości albo działu zakupów może bardzo szybko stwierdzić, z czego wynika niezgodność, i w efekcie podjąć działania zaradcze. Jednym z takich działań może być kontakt z dostawcą. Monitor oferuje wsparcie również w tym zakresie. Po prawej stronie wystarczy kliknąć „Dane kontaktowe” (zobacz zrzut ekranu poniżej), a aplikacja otworzy panel boczny, w którym widać dane kontaktowe dostawcy, dane kontaktowe odpowiedzialnego kupca, a nawet dane osoby składającej pierwotne zapotrzebowanie. Z poziomu panelu bocznego można wysłać SMS albo e-mail do dostawcy z prośbą np. o korektę.
Dane kontaktowe
Architektura aplikacji
Architektura aplikacji
SAP Invoice and Goods Receipt Reconciliation jest aplikacją natywną SAP HANA o architekturze dwuwarstwowej. Warstwa wizualna jest zaimplementowana w technologii HTML5 + OData i jest wykonywana w przeglądarce internetowej (Mozilla Firefox, Microsoft Internet Explorer, Google Chrome). Warstwa logiczna znajduje się bezpośrednio w bazie danych SAP HANA i składa się z dwóch podwarstw. Pierwszą z nich są modele informacyjne wchodzące w skład SAP HANA Live, które tworzą wirtualny model danych (VDM). Druga to po prostu tabele modułu MM (np. EKKO, EKPO, EKBE) znajdujące się w schemacie systemu SAP ERP. Aby korzystać z aplikacji, konieczny jest użytkownik SAP HANA, użytkownik systemu SAP ERP nie jest potrzebny. Dodatkowo należy pamiętać, że aplikacja ma charakter desktopowy i nie jest przeznaczona do pracy na urządzeniach mobilnych.
Po zainstalowaniu aplikacja w zasadzie jest gotowa do użytku i nie wymaga dodatkowej konfiguracji, poza nadaniem dostępów i uprawnień. Dodatkowa konfiguracja jest niezbędna, gdy chcemy zintegrować z narzędziem bramkę SMS oraz telefonię.
Poniżej zaprezentowano wymagania do zainstalowania aplikacji.
Wymagane systemy:
- SAP Business Suite powered by SAP HANA (SAP ERP – SAP ERP 6.0 EHP6 lub wyższy),
- SAP HANA SPS 07 lub wyższy.
Komponenty instalowane w SAP HANA:
- SAP Invoice and Goods Receipt Reconciliation [HCO_HBA_APPS_GRIRM],
- SAP HANA Live for SAP Business Suite [HCO_HBA_ECC].
SAP Invoice and Goods Receipt Reconciliation zbiera dane finansowe i sprzedażowe w jednym miejscu i dosłownie na jednym ekranie, a dodatkowo oferuje szereg informacji analitycznych obliczanych przez SAP HANA na bieżąco.
Łatwiejsze uzgadnianie przyjęć i faktur
SAP Invoice and Goods Receipt Reconciliation jest aplikacją, której celem jest usprawnienie procesu uzgadniania przyjęć oraz faktur. Aplikacja upraszcza komunikację pomiędzy działami księgowości oraz zakupów. Prezentacja danych finansowych i zakupowych na jednym ekranie oraz umożliwienie oznaczania pozycji statusem, przypisywania osób odpowiedzialnych, a także wprowadzania komentarzy wpływa na znaczne uproszczenie współpracy między tymi działami. Dodatkowe informacje analityczne zapewniają szerszy kontekst, dzięki któremu pracownicy mogą lepiej podejmować decyzje, którymi niezgodnościami należy się zająć w pierwszej kolejności (np. największymi, najstarszymi itp.).
Bazując na platformie SAP HANA oraz web serwerze SAP HANA XS, aplikacja prezentuje się bardzo estetycznie i jest przejrzysta (HTML5 + OData), a także bardzo szybko wykonuje ekstrakcję danych poprzez modele informacyjne SAP HANA Live.