All for One KSeF to dostępna jako SaaS platforma umożliwiająca przesyłanie faktur ustrukturyzowanych z systemu SAP i innych systemów dziedzinowych do Krajowego Systemu e-Faktur. Rozwiązanie KSeF w SAP oferujemy dla systemów: S/4HANA i SAP ERP (ECC, SAP R/3). Dodatkowo wspieramy także integracje z innymi systemami, w których wystawiane są faktury, np. Ariba, platformy EDI. Rozwiązanie obsługuje zarówno faktury sprzedażowe, jak i zakupowe.

Choć rząd odroczył obowiązek przesyłania faktur ustrukturyzowanych do Ministerstwa Finansów do 2024 r., nasze rozwiązanie jest już dojrzałe i dobrze przetestowane. Obecnie u ponad 50 klientów trwają projekty wdrożeniowe All for One KSeF. Projekty są w różnych fazach realizacji. Większość firm chce być gotowa przed datą wymagalności i tylko stopniowo uruchamiać przekazywanie e-faktur do swoich klientów za pośrednictwem platformy Ministerstwa Finansów KSeF w okresie nieobowiązkowym.

Udostępnienie platformy w postaci usługi chmurowej pozwala na sprawne i szybkie dostarczanie w ramach abonamentu aktualizacji wynikających zarówno z rozwoju platformy, aktualizacji SAP, jak i zmian wprowadzanych przez Ministerstwo Finansów.

Od 1 grudnia 2022 r. zespoły All for One pracują nad przygotowaniem rozwiązania dla KSeF w wersji obligatoryjnej. Tego dnia zostały opublikowane nowe wymagania. Choć na razie są one dostępne tylko w wersji draft – do konsultacji, pozwalają przygotować się do finalnych wymagań.

Wyróżniki All for One KSeF

Projektując All for One KSeF, wykorzystaliśmy nasze doświadczenia z tworzenia wielu rozwiązań integracyjnych, takich jak platforma Edistrada, E-Billing Portal, JPK Transfer czy Partner Checker. Te narzędzia pracują już u kilkuset naszych klientów i obsłużyły miliony dokumentów elektronicznych wymienianych pomiędzy firmami, spełniając wymagania legislacyjne wynikające z integracji z platformami rządowymi. Przy projektowaniu systemu kładliśmy szczególny nacisk na jego bezpieczeństwo, wydajność, bezawaryjność i wysoki stopień automatyzacji w zakresie utrzymania i aktualizacji.

All for One jako kompleksowy dostawca usług SAP oraz innych rozwiązań IT (w tym usług hostingowych), przygotował rozwiązanie, które wykorzystuje wszystkie najlepsze cechy naszych produktów. Są to między innymi:

  • Obsługa faktur sprzedażowych z różnych modułów SAP (SD/FI/FICA/inne nakładki), a także innych systemów oraz faktur wystawianych w Excel;
  • Możliwość obsługi dwóch rodzajów przebiegów wystawiania faktur: SD->FI->KSeF (zaksięgowana faktura ustrukturyzowana jest wysyłana do MF) oraz SD->KSeF->FI (faktura wystawiona w SD jest blokowana do księgowania i wysyłana do ministerstwa; jeżeli jej status jest poprawny, blokada zostaje zwolniona, a faktura zaksięgowana, ewentualnie ze zmienioną datą);
  • Skalowalne rozwiązanie łatwe w utrzymaniu, łatwe w aktualizacji, bezpieczne;
  • Liczne możliwości konfiguracyjne, niewiele wymaganych dostosowań programistycznych;
  • Autoryzacja i zarządzanie sesją za pomocą tokenu. Podpis elektroniczny lub pieczęć dostępne na KSeF Hub (podpis jest wymagany do faktur powyżej 1 MB oraz dla zbioru faktur);
  • Wizualizacja danych zgodna z wytycznymi Ministerstwa Finansów (HTML, PDF);
  • Obsługa wszystkich typów faktur, w tym not poprawiających dane (np. Podmiot2k);
  • Pełna informacja zwrotna widoczna w SAP;
  • Wysyłka e-mail do klienta po zakończeniu wysyłki do KSeF;
  • Domyślna integracja z innymi produktami: JPK, All for One Partner Checker (Biała Lista) oraz workflow zakupowym (All for One ECM – aktualnie Rockawork);
  • Dostosowanie standardowych raportów FBL* do danych z KSeF;
  • Obsługa faktur pracowniczych (opcja dla klientów BeeOffice);
  • Możliwość udostępnienia rozwiązania na inne kraje;
  • Możliwość integracji z procesami EDI oraz innymi platformami;
  • Ustawienie blokad przed wysyłką (np. dla faktur powyżej danej kwoty), oczekiwanie na zatwierdzenie;
  • Możliwość zmian bez warstwy transportowej (wymaga najwyższych uprawnień);
  • Łatwa obsługa wielu spółek – zarówno w Extraktorze, jak i w Hub Monitorze. Zarządzanie wieloma sesjami i limitami po stronie KSeF Hub;
  • Możliwość wydzielenia rozwiązania w ramach Private Solution;
  • Automatyzacja testów regresji;
  • Dostęp do usługi serwisowej z polskojęzycznymi konsultantami;
  • Możliwość raportowania o błędach mejlowo;
  • Kolejkowanie wysyłanych faktur;
  • Automatyczne ponawianie wysyłki faktur.

Architektura rozwiązania

All for One KSeF składa się z trzech podstawowych komponentów:

  • ekstraktora danych do faktur z SAP (KSeF Extractor);
  • KSeF Hub – platformy integracyjnej przesyłającej dokumenty e-faktur przez API do systemu Ministerstwa Finansów oraz stanowiącej repozytorium dokumentów (KSeF Archive; dodatkowa opcja);
  • KSeF Hub Monitora – kokpitu kontrolnego klienta umożliwiającego podgląd statusu poszczególnych dokumentów;
  • KSeF Archive – archiwum faktur;
  • Oraz inne komponenty i integracje na życzenie klienta.

 

All for One KSeF - architektura rozwiązania

All for One KSeF – architektura rozwiązania

KSeF Extractor to drzwi łączące SAP i Ministerstwo Finansów. Odpowiada za komunikację z systemem klienta i pobranie danych koniecznych do wygenerowania faktury w zdefiniowanej strukturze. Co warto podkreślić, rozwiązanie jest przygotowane w naszej przestrzeni nazw, dzięki temu klient ma gwarancję, że jego konfiguracja pozostanie nienaruszona.

KSeF Hub odpowiada za poprawność i ciągłość komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur oraz zapewnia mechanizmy buforujące na wypadek niedostępności systemu ministerstwa. Obsługuje walidacje dokumentów, wizualizacje PDF, znacznie redukuje czas dostarczenia aktualizacji i ryzyko związane z ich instalacją. Jest zaprojektowany w sposób pozwalający na szybkie i łatwe skalowanie poziome i pionowe. Dzięki tej architekturze zapewniamy lepszą obsługę serwisową.

Ze względów bezpieczeństwa Hub nie przechowuje dokumentów, które przez niego przechodzą. Wbudowana integracja z archiwum pozwala na łatwe uruchomienie opcji archiwizowania w repozytoriach All for One, tuż po aktywowaniu usługi. Przechowywanie może obejmować faktury ustrukturyzowane zakupowe, sprzedażowe, a także np. pliki UPO. Ponadto istnieje możliwość pobrania wizualizacji PDF oraz oczywiście oryginalnego dokumentu w formacie ustrukturyzowanym.

Hub odpowiada także za autoryzację w KSeF – rejestrowanie i otwarcie sesji oraz zarządzanie nią. Zarządza limitami nakładanymi przez ministerstwo, by uniknąć blokad komunikacji. Dodatkowo dokonuje sprawdzenia, czy dokumenty, które wymagają podpisu, zostały w niego zaopatrzone i wstrzymuje wysyłkę, jeśli go brakuje.

Kolejnym komponentem jest KSeF Monitor. To aplikacja webowa dająca dostęp do informacji na temat statusów przetworzonych dokumentów. Aplikacja pozwala na połączenie z systemem klienta za pomocą tokenów uwierzytelniających firmę w systemach ministerstwa, zarządzanie spółkami, użytkownikami, którzy mają dostęp do aplikacji, dostępną pulą dokumentów, jakie są wysyłane miesięcznie. Daje też możliwość generowania raportów.

Najważniejszym widokiem Monitora jest zakładka z fakturami, w której widzimy wszystkie faktury przetworzone w KSeF Hub. Możemy je sortować, filtrować, sprawdzać informacje zwrotne (np. w przypadku odrzucenia dokumentu przez MF możemy zweryfikować przyczynę odrzucenia).

Monitor pozwala gromadzić wszystkie informacje w jednym miejscu, co jest szczególnie przydatne, gdy firma korzystam z wielu systemów fakturujących – SAP i nie-SAP.

Cały proces jest dostępny z poziomu jednej transakcji. Rozwiązanie daje możliwość obsługi faktur zarówno wychodzących, jak i przychodzących. Mamy możliwość dowolnej selekcji dokumentów (np. data wysyłki, jednostki gospodarcze, status wysyłki). Mamy możliwość selekcji dokumentów z modułu sprzedaży i dystrybucji oraz modułu finansowego.

Domyślnie skonfigurowaliśmy kilka wglądów: podział na jednostki, daty, statusy. Statusy można wyświetlać również per-użytkownik, a faktury przeglądać tylko swoje. Można też przygotować widok z tylko fakturami błędnymi lub poprawnymi.

Możliwości integracyjne

KSeF Hub oferuje szerokie możliwości integracyjne zarówno z produktami z portfolio All for One, jak i systemami innych dostawców. Przykładem może być integracja z naszym systemem E-Billing Portal, który służy do masowej dystrybucji faktur do klientów. Najpopularniejszy scenariusz to przekazanie faktury do portalu bezpośrednio z KSeF.

Systemy biorące udział w odbieraniu lub wystawianiu faktur w infrastrukturze klienta możemy zintegrować na kilka sposobów. Każdy z nich ma swoje zalety i ograniczenia, ale istotne jest, by wszystkie te systemy łączyły się poprzez scentralizowany komponent, który zarządza komunikacją w sposób pozwalający uniknąć blokad i limitów MF. W naszej architekturze jest to KSeF Hub. Pierwszym możliwym podejściem jest przepuszczenie dokumentów z i do innych systemów przez SAP i komponent KSeF Extractor. Wówczas wszystkie systemy łączą się do KSeF Hub jednym kanałem i w SAP są dostępne informacje o przetwarzaniu każdego dokumentu.

Jednak nie zawsze dobrze jest, by te wszystkie dane ładować do SAP. Druga możliwość to zestawienie bezpośredniego połączenia między systemem KSeF Hub za pośrednictwem API dostępnym w standardzie SOAP. W tym wypadku system fakturujący lub odbierający faktury po stronie klienta musi zaimplementować połączenie przez API i obsługiwać format faktury ustrukturyzowanej.

Dla systemów, które nie są w stanie spełnić tych wymagań, rozwiązaniem jest dodatek KSeF Integrator. To usługa wspierająca zaawansowaną integrację z KSeF Hub systemów wystawiających lub przyjmujących faktury. Obsługuje ona mapowanie dowolnego formatu na format faktury ustrukturyzowanej oraz mapowanie formatu faktury ustrukturyzowanej na dowolny format, który jest wymagany przez system klienta. Wspiera szeroki wachlarz metod integracyjnych, więc sposób połączenia może być dostosowany do możliwości praktycznie każdego systemu.

Bezpieczeństwo

W przypadku usługi przetwarzającej tak wrażliwe dane priorytetowe jest bezpieczeństwo. W All for One KSeF cała komunikacja odbywa się za pomocą szyfrowanego połączenia https z wykorzystaniem TLS-u w wersji minimum 1.2, przy użyciu certyfikatów SSL z bezpiecznymi algorytmami szyfrującymi. Komunikacja pomiędzy systemami a KSeF Hub zawsze inicjowana jest przez system po stronie klienta, w przypadku SAP – jest to KSeF Extractor. Ponadto, jak już wcześniej wspomniano, w KSeF Hub nie archiwizujemy dokumentów. Przechowujemy tylko dane techniczne związane z danymi firmy i z danymi faktury, które są niezbędne do świadczenia usługi.

Dane są przechowywane na terytorium Unii Europejskiej, na serwerach zlokalizowanych w Polsce, w centrach przetwarzania danych All for One. Rozwiązanie szyfruje wszelkie wrażliwe dane oraz daje opcję szyfrowania plików tymczasowych. Mamy certyfikację ISO 27001 w zakresie infrastruktury. W odniesieniu do warstwy aplikacyjnej wykorzystujemy standardy normy ISO 27018 skoncentrowanej na bezpieczeństwie przetwarzania danych w chmurze.

Rozwiązanie rejestruje wszelkie zdarzenia istotne z punktu widzenia bezpieczeństwa przetwarzania danych. Istnieje możliwość zestawienia połączeń dla środowisk testowych i deweloperskich. Posiadamy polityki zarządzania incydentami, bezpieczeństwem informacji czy politykę bezpieczeństwa związaną z hasłami. Spełniamy wymagania RODO.

Rozwiązanie jest monitorowane w trybie 24/7. Wykrywa wszelkie zarejestrowane problemy w ciągu 10 sekund. Jest usługą wysoko dostępną (24/7), na poziomie podobnym jak inne nasze usługi, czyli między 99,6 a 100%. Wykonujemy analizę ryzyka w zakresie bezpieczeństwa według wytycznych OWASP. Platforma wspiera podział uprawnień. Systemy, na których jest zbudowana, są regularnie patchowane. Mamy udokumentowane procedury administracyjne, takie jak procedura monitoringu systemu zarządzania danymi, dezaktywacji usługi czy zwrotu danych.

Standardowo rozwiązanie jest oferowane w modelu architektury multitenantowej, ale mamy też w ofercie model Private Solutions (dedykowana instancja rozwiązania).

Koszty integracji SAP i KSeF

Rozważając koszty integracji SAP z systemem KSeF, klienci zwykle porównują nasze rozwiązanie, oferowane w modelu SaaS, z innymi produktami oferowanych w modelu on premise. W przypadku rozwiązań on premise trzeba wziąć pod uwagę różnego rodzaju koszty, które klient ponosi indywidualnie (koszty infrastruktury, oprogramowania, wdrożenia, ryzyka).

W rozwiązaniach chmurowych największym kosztem jest subskrypcja, która zawiera większość kosztów, które w przypadku modelu on premise klient ponosi indywidualnie. Nie trzeba się martwić o koszty licencji, bazy danych, systemów operacyjnych, instalacji warstwy integracyjnej czy też przygotowania monitoringu i utrzymania aplikacji.

Jedyne dodatkowe koszty na starcie to koszt uruchomienia ekstraktora (komponentu instalowanego po stronie SAP) oraz koszty związane z przeszkoleniem i czasem uruchomienia, które w przypadku naszego rozwiązania są stosunkowo niskie.

Podobnie jest w odniesieniu do utrzymania rozwiązania. Dla narzędzi on premise są to koszty zasobów sprzętowych, oprogramowania, utrzymania systemu i aktualizacji, których spodziewamy się sporo, szczególnie w początkowym okresie działania KSeF w związku ze zmieniającymi się wytycznymi MF. W naszym rozwiązaniu większość tych kosztów, tak jak w przypadku kosztów uruchomienia systemu, zawiera się w cenie subskrypcji.

Po uwzględnieniu całego cyklu życia rozwiązania nie ma wątpliwości, że model subskrypcyjny jest zdecydowanie korzystniejszy cenowo.