SAP HR i SuccessFactors – dylematy i rozwiązania

Łatwiej będzie nam zrozumieć ofertę SAP w obszarze HR, gdy prześledzimy, jak się zmieniała w czasie. System SAP HR pojawił się w portfolio produktowym w 1986 r. 15 lat później został uzupełniony o aplikacje samoobsługowe (ESS/MSS), E-Learning i E-Recruiting. Do 2011 r. niewiele się zmieniło, poza pojawieniem się platformy technologicznej SAP NetWeaver i pakietów zintegrowanych SAP ERP czy SAP Business Suite 7. Dla HR nie były to rewolucje i można powiedzieć, że obecne instalacje on-premise nie różnią się znacznie od tych sprzed kilkunastu lat.

Prawdziwa zmiana zaszła w 2011 roku, gdy firma SAP zakupiła SuccessFactors, wtedy drugie pod względem wielkości rozwiązanie chmurowe po salesforce.com, z 6 tys. klientów i 32 mln użytkowników w 185 krajach. W 2012 roku producent ogłosił, że planuje migrować HR do chmury i w przyszłości wszystkie funkcjonalności, łącznie z płacami, będą oferowane w modelu subskrypcyjnym. Firmy nadal miały dwie opcje do wyboru – on-premise (SAP ERP HR) i SAP SuccessFactors.

SAP rozpoczął intensywną akcję zachęcania klientów (13 tys. organizacji) do migracji ekwiwalentów HR do chmury, przy czym „ekwiwalent” nie jest tutaj rozumiany dosłownie, ponieważ za SuccessFactors stoi zupełnie inna filozofia i założenia.

Employee experience

Po pierwsze, jest to zupełnie inne doświadczenie użytkownika. Ci klienci, którzy pracowali ze „starym” SAP HR, w SAP GUI, docenią różnicę w interfejsie. Po raz pierwszy pojawia się też tutaj w kontekście rozwiązań SAP hasło „doświadczenie pracownika” (employee experience). SuccessFactors spełnia nowy paradygmat określony akronimem ACE: Availability to everyone, Consumer grade technology, Employee needs first. ACE to hasło promowane przez Jacoba Morgana jako wyznacznik technologii HR.

Interfejs użytkownika w SAP HR (SAP GUI) i w SuccessFactors

Od 2013 r. klienci mają opcję wspieranych technologicznie migracji. Nie jest to przeniesienie funkcjonalności 1:1, ale zmiana – przesunięcie w stronę standaryzacji i najlepszych praktyk. Moduły zarządzania talentami mają w SuccessFactors zupełnie nowe odsłony. Decydując się na migrację do SF, trzeba od nowa przemyśleć zagadnienie czasu pracy. W SF Employee Central obsługa czasu pracy jest uproszczona i wspiera zarządzanie pracownikami administracyjnymi z prostymi harmonogramami. Dlatego firmom ze złożonymi procesami czasu pracy (planowanie i ocena czasu pracy) firma SAP rekomenduje zakup produktu komplementarnego oferowanego przez partnerów. Proponujemy naszym klientom rozwiązanie All for One E-Time z certyfikatem SAP-Qualified Partner-Packaged Solution for SAP SuccessFactors.

Michał Szymaczek, Manager Obszaru HCM, All for One Poland

Warianty architektury dla HR

Ponieważ część klientów ma rozbudowane środowiska SAP HR on-premise i z różnych powodów nie jest gotowa do całkowitej migracji, od 2013 r. SAP wspiera trzy podstawowe warianty architektoniczne: on-premise, talent hybrid i full cloud.

W modelu hybrydowym ‘talent hybrid’ systemem rekordu pracownika (miejsce rejestracji danych podstawowych pracownika) jest SAP ERP HR, a w SuccessFactors obsługiwane są procesy zarządzania talentami. Jest to obecnie bardzo popularny model, bo niewymagający reimplementacji twardej części HR.

Ze względu na dość powolną adaptację rozwiązań chmurowych na rynku, SAP przesunął datę zakończenia standardowego wsparcia SAP HR z 2015 do 2020, a następnie do 2025 r.

W 2014 r. pojawiła się kolejna opcja architektoniczna – side-by-side, a w 2015 – core hybrid. Wariant side-by-side polega w uproszczeniu na różnym podejściu, w zależności od oddziału lub spółki należącej do grupy kapitałowej. Przykładowo w centrali jako wiodący wykorzystywany jest system SAP ERP HR, a zarządzanie talentami realizowane jest w SuccessFactors, z kolei w wybranych oddziałach – systemem master jest SF Employee Central. Płace mogą być rozliczane w systemie on-premise lub innej lokalnej aplikacji, w zależności od spółki. Wariant side-by-side znajduje zastosowanie szczególnie podczas fuzji lub digitalizacji procesów HR poszczególnych spółek w grupie. Drobnymi krokami korporacja może migrować do chmury. W wariancie side-by-side SF Employee Central może być systemem konsolidującym i jednocześnie systemem głównym dla wybranych oddziałów. Dla tych oddziałów, dla których systemem master jest SAP ERP HR, dane są replikowane do SF EC. Jest to wariant dość skomplikowany konfiguracyjnie ze względu na częsty brak ujednolicenia procesów i danych w grupie (m.in. różne listy wartości i procesy).

Wariant core-hybrid zmienia wiele w obsłudze procesów HR. Pracownik nie jest zatrudniany w SAP ERP HR, ale w SuccessFactors. W systemie on-premise są liczone płace (oraz ewentualnie realizowana ocena czasu pracy), ale żeby było to możliwe, większość danych jest automatycznie replikowana z SF do odpowiednich infotypów HR. Tylko specyficzne dla części płacowej dane (np. IT0413, IT0515…) są przechowywane w systemie płacowym. Wiele projektów core-hybrid, według założeń producenta, ma w dłuższej perspektywie doprowadzić do całkowitej migracji do chmury. Architektura core-hybrid jest stanem tymczasowym, dającym klientom czas na przygotowanie migracji płac do SF EC Payroll.

Zatem który wariant (core-hybrid czy full-cloud) jest optymalny? Spójrzmy na poniższy rysunek. Jeśli odpowiemy twierdząco na pytania po lewej stronie, a przecząco na te po prawej, droga jest prosta – pełna migracja do chmury. Nie zawsze jednak jest tak łatwo i wyzwanie wymaga głębszej analizy.

W tych rozważaniach trzeba uwzględnić jeszcze jeden ważny aspekt – okres standardowego wsparcia dla poszczególnych wariantów. Ale o tym za chwilę.

Wariant przejściowy SAP HCM for S/4HANA

W 2019 r. do już złożonej układanki SAP dodał zapowiedź jeszcze jednego wariantu – SAP HCM for S/4HANA. System ten (on-premise), z planowaną dostępnością w III kwartale 2022 r., ma być pomostem dającym klientom dodatkowy czas na migrację do chmury. Upgrade do SAP HCM for S/4HANA będzie migracją wspartą standardowymi narzędziami. Klienci, którzy zdecydują się na ten scenariusz, będą musieli dokonać konwersji licencji, jednak w tej chwili (listopad 2020) nie znamy jeszcze nowych warunków.

System SAP HCM for S/4HANA ma mieć ten sam zakres co SAP ERP HR, ale bez rekrutacji i funkcjonalności miękkich. Wyjątkiem jest SAP Learning Solution, zapewne dzięki skali wykorzystania przez organizacje. System będzie opierać się na SAP HANA DB oraz zostanie zoptymalizowany dla SAP HANA (z możliwością uruchomienia na tej samej lub osobnej instancji S/4HANA). Kluczowy jest gwarantowany okres wsparcia – do 2040 r.!

Czas na migrację do chmury

SAP ERP HR oraz warianty hybrydowe będą wspierane w standardowym trybie do końca 2027 r. (potem możliwe będzie kilkuletnie wsparcie rozszerzone z wyższą opłatą).

Podsumujmy stan oferty SAP na dziś. W obszarze HR mamy dwa systemy: SAP ERP HR (on-premise) i SAP SuccessFactors (chmura), przy czym standardowy okres wsparcia dla tego pierwszego kończy się w 2027 r. SuccessFactors jest docelowym rozwiązaniem HR oferowanym przez SAP – to tutaj będą realizowane inwestycje i innowacje. Od dziś klienci mają siedem lat na przeprowadzenie migracji do chmury, chyba że zdecydują się na wyższe koszty utrzymania po 2027 r. oraz brak zmian rozwojowych w ich systemach.

Firma SAP ma około 12 tys. klientów HR, z czego blisko 4 tys. korzysta z aplikacji SuccessFactors w różnych wariantach architektonicznych. Szacujemy, że przynajmniej 7-8 tys. organizacji może podjąć decyzję o migracji do chmury w tym dość krótkim okresie siedmiu lat. To dobra wiadomość dla partnerów SAP, ale też sygnał dla organizacji, by nie zwlekały z planami migracyjnymi, ponieważ popyt na usługi wsparcia projektów migracyjnych może w pewnym momencie być znacznie wyższy niż podaż.

Sam proces migracji jest czasochłonnym projektem. Jednak są dostępne narzędzia SAP wspierające migrację (np. Infoporter). Również SNP (aktualnie All for One Poland) wychodzi z propozycją pakietu narzędzi przyspieszających i ułatwiających proces tranzycji w modelu Bluefield, z wykorzystaniem platformy transformacji danych CrystalBridge.

Planując przyszłość systemu HR w organizacji, decydenci powinni wziąć pod uwagę to, że zgodnie z kierunkiem rozwoju w SAP, innowacje będą pojawiać się tylko w rozwiązaniu SAP SuccessFactors. Dodatkową przewagą modelu cloud nad on-premise jest to, że nowe rozwiązania mogą być udostępnione użytkownikom bardzo szybko, bez potrzeby uruchamiania projektów upgrade.