GTM nie wymaga dodatkowej licencji, instalacji lub sprzętu. Rozwija się on i umacnia od ponad 10 lat i jest stosowany na całym świecie w różnych branżach (handlu, przemyśle zaawansowanych techonologii, dóbr konsumpcyjnych, przemyśle wydobywczym, metalowym i drzewno-papierniczym, paliwowym, lotniczym, zbrojeniowym czy chemicznym, branży materiałów budowlanych, dystrybucji hurtowej).
GTM składa się z czterech głównych elementów:
- Zarządzanie zleceniami – jedno miejsce wprowadzania zleceń – wprowadzanie kontraktów handlowych.
- Optymalizacja procesów logistycznych – redukcja czynności logistycznych o ponad 50% za pomocą środowiska Trading Execution Workbench.
- Powiązanie danych – powiązanie pomiędzy pozycjami zakupu i sprzedaży.
- Przetwarzanie kosztów dodatkowych – redukcja nieprzypisanych kosztów i kontrola rentowności.
Proces handlu międzynarodowego w GTM
Zarządzanie zleceniami
Głównym i najbardziej specyficznym dokumentem dla GTM jest kontrakt handlowy. Kontrakt handlowy umożliwia przechowywanie danych zakupu i sprzedaży, dzięki czemu użytkownik ma dostęp do kompletnych informacji biznesowych. Oprócz kontraktu, automatycznie tworzonymi dokumentami mogą być własne, dostosowane do swoich potrzeb, zlecenia sprzedaży oraz zamówienia. Posiadanie wszystkiego w jednym miejscu pozwala na wyświetlenie przeglądu cen oraz symulację zysków i strat online wraz z walutą i kursem walutowym.
Można zdefiniować następujące rodzaje kontraktów handlowych:
- wstępny kontrakt handlowy,
- dwustronny kontrakt handlowy,
- jednostronny kontrakt handlowy.
Wstępne kontrakty handlowe mogą być stosowane jako umowa ramowa, kontrakt długoterminowy, kontrakt wzorcowy lub po prostu jako narzędzie do kalkulacji cen. Wstępny kontrakt handlowy nie tworzy kolejnych dokumentów logistycznych, ale może stanowić referencję podczas tworzenia zwykłego kontraktu handlowego, które jest bardzo podobne do tworzenia zlecenia sprzedaży poprzez odniesienie do zapytania ofertowego. Wstępne kontrakty handlowe mogą być także jedno- lub dwustronne.
Kontrakt handlowy integruje dane sprzedaży i zakupu, a także dane przetwarzania kosztów dodatkowych w jednym, wiodącym dokumencie. Kontrakty handlowe można podzielić na dwie grupy: jednostronne i dwustronne.
Jednostronne kontrakty handlowe zawierają tylko jedną stronę biznesową: odbiorcę lub dostawcę, dlatego są związane jedynie ze sprzedażą bądź zakupem. Pozycja zakupu z kontraktu handlowego zakupu oraz pozycja sprzedaży z kontraktu handlowego sprzedaży mogą być powiązane. Powiązanie jest tworzone dla pozycji dokumentu i ilości lub poziomu partii.
Dwustronne kontrakty handlowe zawierają odbiorcę i dostawcę na poziomie nagłówka, czyli zarówno stronę sprzedaży, jak i zakupu. Odbiorca musi być unikalny, dlatego można zdefiniować tylko jednego odbiorcę na kontrakt. Dostawcę można natomiast wprowadzić także na poziomie pozycji. Pozwala to na przydzielenie towarów pochodzących od różnych dostawców do jednego zlecenia pochodzącego od odbiorcy.
Dzięki wprowadzeniu kontraktów handlowych możliwa jest obsługa wielu jednostek miary, walut, różnych rodzajów ustalania cen (standardowe, kalkulacja handlowa, integracja mechanizmu ustalania cen towarów), kosztów dodatkowych, obiegu dokumentów, kontroli statusu oraz procedury zatwierdzania.
Optymalizacja procesów logistycznych
Funkcjonalność optymalizacji procesów logistycznych jest obsługiwana przez Trading Execution Workbench (TEW) – łatwy w obsłudze, prosty i konfigurowalny kokpit. TEW umożliwia tworzenie dostaw, księgowanie wydania materiałów, księgowanie przyjęcia materiałów, fakturowanie lub księgowanie faktury przychodzącej. Integruje logistykę ze sprzedażą, zaopatrzeniem oraz kosztami dodatkowymi w ramach jednej transakcji, do której można uzyskać dostęp za pomocą kodu transakcji lub bezpośrednio z poziomu kontraktu handlowego. Użytkownik nie musi używać standardowych transakcji SAP, takich jak VF01, VL01N lub MIGO, MIRO – wszystkie one są zastąpione przez WTEW. Wszelkie dokumenty utworzone za pomocą TEW są powiązane między obiema stronami – sprzedażą i zakupem, dlatego można łatwo zobaczyć cały obieg dokumentów oraz wszystkie relacje między tymi stronami. To może mieć szczególne znaczenie dla przedsiębiorcy, który nie chce używać wszystkich standardowych transakcji SAP, ale chciałby mieć zebrane wszystkie istotne informacje w jednym miejscu. TEW może również łączyć wiele kroków w jeden – księgowanie przyjęcia materiałów, tworzenie dostawy oraz księgowanie wydania materiałów – wszystkie działania mogą zostać wykonane za pomocą jednego przycisku.
TEW umożliwia dostosowanie następujących elementów:
- rozszerzone wyszukiwanie według różnych kryteriów,
- klasy rozszerzeń służące do dodawania dodatkowych informacji do dokumentu źródłowego i docelowego,
- klasa filtra zawierająca stałe kryteria selekcji używane przed wyświetleniem listy dokumentów,
- klasy czynności do przypisania specyficznej transakcji lub sekwencji transakcji do kroku TEW,
- klasa kontroli do definiowania specyficznych pól, które powinny zostać zweryfikowane przed powiązaniem dokumentów.
TEW (Trading Execution Workbench)
Przetwarzanie kosztów dodatkowych
Zintegrowane z GTM Przetwarzanie kosztów dodatkowych wyposażone jest w kilka bardzo interesujących funkcji, które pozwalają na rejestrację wszystkich dodatkowych kosztów oraz przychodów na każdym etapie projektu z możliwością przypisania do wielu dokumentów logistycznych.
Rozliczenie kosztów dodatkowych w GTM
Koszty dodatkowe mogą być wprowadzane w specjalnie zaprojektowanym kokpicie, który oszczędza czas użytkownika. Dokumenty finansowe można wprowadzać i rozliczać w dowolnym czasie. Ponadto wszystkie dane rozliczenia są brane pod uwagę podczas symulacji zysków online.
Koszty dodatkowe można księgować na koncie materiałowym, KG lub tymczasowym. Mogą być one obliczane w oparciu o stałą kwotę, procent lub ilość.
Można wykorzystać dwa rodzaje kosztów dodatkowych: planowane i nieplanowane. Do planowanych kosztów dodatkowych należą na przykład fracht, opłaty celne, ubezpieczenie. Mogą być one dodawane bezpośrednio na kontrakcie handlowym i są przechowywane jako warunek statystyczny w schemacie kalkulacji cen. Nieplanowane koszty dodatkowe można również wprowadzić do kontraktu handlowego i spowodują utworzenie faktury dostawcy do przechowywania kosztów.
Koszty dodatkowe mogą być również wprowadzane w trakcie czynności logistycznych na poziomie zlecenia sprzedaży, zamówienia, dostawy wychodzącej i przychodzącej. Istnieje także możliwość skopiowania planowanego warunku do dokumentu dotyczącego kosztów dodatkowych z niezbędną korektą wartości. Poza tym koszty dodatkowe można wprowadzić po wykonaniu czynności logistycznych – w tym przypadku sposób postępowania jest podobny do powyższego scenariusza.
Powiązanie danych
Powiązanie danych w GTM pozwala na tworzenie asocjacji między sprzedażą, a zakupem na poziomie zlecenia. Dzięki temu można rejestrować i analizować pozycje długie i krótkie. Powiązania można definiować w dowolny sposób – Sprzedaż : Zakup = N : M. Dlatego w przypadku stosowania jednostronnych kontraktów handlowych, istnieje możliwość przypisania pozycji z kontraktu zakupu do wielu kontraktów sprzedaży. Jednak po utworzeniu kontraktu sprzedaży dla odbiorcy można także przypisać wiele kontraktów zakupu do różnych pozycji w kontrakcie sprzedaży. Ta elastyczność jest bardzo ważna w działalności handlowej, tak samo jak koordynacja w czasie – można wykonać powiązanie podczas tworzenia kontraktu lub w późniejszym etapie procesu.
W globalnym handlu można napotkać wiele problemów związanych zarówno z częścią sprzedażową, jak i zakupową działalności.
W przypadku zakupu należy pamiętać o następujących kwestiach:
- zabezpieczenie zamówienia za pomocą zlecenia sprzedaży,
- zapamiętanie, któremu klientowi obiecano zapasy w drodze.
Natomiast sprzedaż związana jest z następującymi wymaganiami:
- zabezpieczenie zlecenia sprzedaży obiecanego do dostarczenia i poinformowanie klienta o dokładnej dacie dostawy,
- dostosowanie do potrzeb klienta poprzez spełnienie warunków sprzedaży,
- umiejętność oceny rentowności pojedynczej transakcji.
Jeśli nie uda się spełnić jednego z powyższych warunków, mogą pojawić się problemy z długimi i krótkimi pozycjami, takie jak wysokie ryzyko utrzymywania zapasów w przypadku niepowiązanych pozycji zakupu oraz strata ze sprzedaży w przypadku niepowiązanych pozycji sprzedaży.
Zarządzanie pozycjami umożliwia redukcję powyższych zagrożeń poprzez powiązanie pojedynczych pozycji w kontrakcie za pomocą funkcjonalności zarządzania powiązaniami i portfelem. Dzięki temu będzie można zoptymalizować stan zapasów i zminimalizować stratę ze sprzedaży.
Zarządzanie portfolio pozwala rozróżnić wybrane grupy produktów w jednej kategorii. Poziom grupowania może być definiowany w dowolny sposób, na przykład materiał lub rodzaj materiału. Za jego pomocą wykorzystuje się kolejność dostępu dla warunków. Pozycje kontraktu sprzedaży i zakupu są wówczas powiązane według rekordu portfolio. Dzięki temu możliwe jest elastyczne powiązanie produktów, które są dostosowane do potrzeb klienta, chociaż nie jest to dokładnie ten materiał, który został zamówiony. Każde portfolio może być przypisane wraz z tekstem określającym osobę odpowiedzialną lub dział – może być przypisane do rodzaju kontraktu handlowego lub portfolio.
Zarządzanie powiązaniami zapewnia przejrzysty obraz pozycji długich i krótkich. Kontrakty mogą być powiązane w stosunku N : M, co oznacza, że można przypisać wiele kontraktów zakupu do jednego kontraktu sprzedaży oraz jeden kontrakt zakupu do wielu kontraktów sprzedaży. W rezultacie kolejny dokument, taki jak zlecenie sprzedaży, zostanie powiązany z wieloma zamówieniami lub wiele zleceń sprzedaży zostanie powiązanych z jednym zamówieniem. W następnym kroku podczas tworzenia dostawy można powiązać dostawę wychodzącą z określoną pozycją dokumentu materiałowego dot. przyjęcia materiałów. Powiązaniami można zarządzać na każdym etapie procesu – na początku, w trakcie tworzenia kontraktów handlowych lub później podczas tworzenia dostawy.
Podsumowanie
GTM jest narzędziem, które integruje zakupy ze sprzedażą, czyli tworzy niezbędne dla firm handlowych powiązania, dając jednocześnie możliwość obsługi wszystkiego z jednego miejsca. Taka integracja pozwala lepiej zarządzać sprzedażą i zakupami poprzez redukcję zapasów oraz minimalizację ryzyka niepokrytych zleceń sprzedaży. Wykonując wszystkie operacje logistyczne w jednym kokpicie, firma może nawet o 50% zredukować koszty operacyjne związanie z obsługą zleceń.
GTM ułatwia również zarządzanie ryzykiem związanym z handlem międzynarodowym, dzięki zawartym kursom wymiany walut czy obligacjom celnym. Wszystko to spowodowało, że SAP GTM stał się światowym standardem w zarządzaniu handlem międzynarodowym.