„Informatyka konsumencka” w aplikacjach biznesowych
Do niedawna priorytetem dla producentów rozwiązań biznesowych było zapewnienie bogactwa funkcjonalności i zastosowań, by zaspokoić potrzeby skupionych na biznesie profesjonalistów. Mniejszą wagę przykładano do wyglądu aplikacji czy nawet intuicyjności obsługi. Z biegiem czasu oprogramowanie klasy ERP rosło, oferując nowe możliwości. Rozrastały się zakresy funkcjonalne poszczególnych modułów, w transakcjach pojawiały się kolejne zakładki, pola, wskaźniki. Wszystko to umożliwiało bardziej elastyczne podejście do obsługi procesów, ale samo narzędzie informatyczne stawało się coraz większe i bardziej skomplikowane w obsłudze.
Dodatkowo kiedyś platforma IT wspomagająca biznes „zamykała” się z reguły w obrębie jej fizycznej lokalizacji. Kiedy zaczęły się pojawiać rozwiązania mobilne, niewiele firm decydowało się na ich wdrażanie. Koszty były spore, a zadowolenie szeregowych pracowników z użytkowania systemu, mówiąc delikatnie, nie było priorytetem.
W ostatnich latach modne stały się portale społecznościowe, aplikacje dostępne przez WWW czy aplikacje mobilne. Co łączy te rozwiązania? Zdecydowana większość nowoczesnych aplikacji jest prosta, działa przez przeglądarkę internetową, a dane składowane są „w chmurze” (nie wnikamy w tym miejscu, co kto przez to rozumie).
Ponadto smartfony i tablety w wielu firmach zastąpiły lub są uzupełnieniem klasycznych komputerów stacjonarnych oraz laptopów. Coraz częściej pracujemy w terenie, ściśle współpracujemy z klientami i dostawcami, wymogiem stał się dostęp do krytycznych informacji zawsze i wszędzie. Jesteśmy praktycznie stale podłączeni do sieci internetowej i z niej korzystamy.
Co jednak z tego wynika dla oprogramowania typowo biznesowego?
Wpływ „informatyki konsumenckiej” na rozwiązania biznesowe zmienił podejście do interfejsu użytkownika oraz do zasad dostępu do zasobów systemowych. Okazało się, że warto, a nawet trzeba podczas projektowania aplikacji wziąć pod uwagę oczekiwania i nawyki potencjalnego użytkownika.
Dlaczego? Jednym z etapów wdrażania oprogramowania w firmach są szkolenia. Im prostsze i bardziej intuicyjne jest rozwiązanie, tym szybciej produktywnie z nim pracujemy. Im szybciej można dane rozwiązanie wdrożyć, tym więcej zaoszczędzimy. Im bardziej elastyczny interfejs użytkownika, tym mniej potencjalnych przyszłych wydatków na ewentualne jego dostosowywanie.
To nowe podejście do pracy i nowe wymagania użytkowników były impulsem dla SAP, aby stworzyć i udostępnić narzędzia Screen Personas oraz Fiori.
Mobilność i personalizacja w standardzie SAP
W czerwcu 2014 r. na konferencji SAPPHIRE NOW firma SAP AG ogłosiła, że rozwiązania SAP Screen Personas i SAP Fiori zostaną włączone do oprogramowania SAP za darmo – bez konieczności zakupu licencji. Dzięki temu szereg ułatwień w obsłudze systemu i setki aplikacji mobilnych znalazły się w zasięgu ręki każdego obecnego i przyszłego klienta SAP.
Obydwa narzędzia, wykorzystując przeglądarkę internetową, pozwalają spersonalizować ekrany, zastąpić standardowe SAP GUI, a także otworzyć firmę na mobilny, zdalny dostęp i pracę z wykorzystaniem wspomnianych wcześniej tabletów i smartfonów.
SAP Fiori i SAP Screen Personas spełniają kryteria „zdalnie”, „łatwo”, „tanio” oraz uwaga – po prostu „ładnie”. Obydwa wpisują się w strategię SAP – oferowania nowych rozwiązań, w nowej szacie graficznej, albo wręcz z całkowicie nowym interfejsem użytkownika. Tam, gdzie nie można uruchomić nowych funkcjonalności, można odświeżyć dotychczas używane lub stworzyć własne (podejście new, renew, enable). Jest to w pełni zgodne z podejściem SAP RDS (SAP Rapid Deployment Solution – szybkich i efektywnych kosztowo projektów), które firma 7milowy z Grupy BCC realizuje od początku swojego istnienia.
Nowe rozwiązania uruchomione w SPRINT
BCC (aktualnie All for One Poland) w ramach oferty SAP oferuje wdrożenia All for One SPRINT – systemu SAP ERP dostosowanego do potrzeb firm średniej wielkości. Rozwiązania Screen Personas i Fiori zostały już przetestowane i udostępnione w SAP SPRINT. Zweryfikowaliśmy czas wdrożenia i metodykę wdrożeniową, a co za tym idzie, oszacowaliśmy budżety projektów Screen Personas i Fiori.
Proces uruchomienia nowych funkcjonalności, które przygotowało BCC, odbywa się szybko i sprawnie. Co istotne – nowe rozwiązania doskonale wypełniają funkcjonalność systemu ERP, wzbogacając go o nowe możliwości, bez konieczności kosztownych prac rozwojowych. Dla klientów z sektora MŚP oznacza to możliwość uruchomienia całej gamy nowych rozwiązań w bardzo atrakcyjnych budżetach.
SAP Screen Personas
Od strony technicznej Screen Personas jest dodatkiem do SAP, który po zainstalowaniu pozwala na edycję ekranów, ich personalizację, a także uruchamianie przygotowanych skryptów, które mogą zautomatyzować szereg typowych czynności wykonywanych przez użytkownika. Każdy ekran SAP, od Easy Access, czyli menu początkowego, składa się z warstw, które to użytkownik w nowym narzędziu może niemal dowolnie edytować i dostosowywać.
Warstwy standardowego ekranu SAP i możliwość ich dostosowania w SAP Screen Personas (źródło SAP AG)
Użytkownik (o ile zostaną mu przyznane uprawnienia) może modyfikować:
- sposób rozmieszczenia poszczególnych pól,
- sposób rozmieszczenia zakładek,
- sposób rozmieszczenia ikon,
- kolory, czcionki, opisy ikon, pól, zakładek, tytułu transakcji itp.
- usuwać/ukrywać niepotrzebne pola, zakładki, a także całe sekcje ekranu.
Dodatkowo użytkownik może:
- dodawać własne komentarze, pola tekstowe i opisowe,
- importować obrazy i ikony,
- dodawać przyciski z wywołaniem transakcji SAP,
- dodawać przyciski i przypinać do nich specjalne akcje, tzw. skrypty (zobacz listę możliwych komend skryptu w tabeli),
- dodawać kontrolki HTML, co pozwala umieszczać treść wybranych stron internetowych bezpośrednio na ekranie transakcji,
- dodawać kontrolki HTML, wykorzystując przygotowane przez zewnętrznych dostawców API (np. Google Maps),
- dodawać przetwarzanie, przekształcanie danych w skrypcie za pomocą Java Script,
- dodawać reguły dla zestawień w raportach (np. automatyczne zaznaczanie wierszy na wybrany kolor w raporcie sprzedaży, jeśli dane pozycje będą miały założoną wartość), co ułatwi analizę danych i szybkie odnajdywanie informacji.
Z założenia Screen Personas ma umożliwiać personalizację ekranów, a także pozwalać automatyzować powtarzalne procesy. Jeżeli użytkownik w danej transakcji wprowadza te same dane (np. typy dokumentów, jednostki gospodarczej, zakładu, składu itp.) za każdym razem, to aż prosi się o tego typu usprawnienia.
W narzędziu można nagrywać całe transakcje. Następnie w tak zarejestrowanym skrypcie można ewentualnie zmodyfikować zawartość poszczególnych pól lub wskazać, skąd system ma pobierać do nich dane. Potem, na podstawie tak przygotowanych skryptów podpiętych pod nowy przycisk umieszczony na ekranie, uruchamiać gotowe wywołania transakcji.
Ponieważ menu SAP, czyli Easy Access, to także zwykła transakcja i ekran, dzięki Screen Personas można zbudować dedykowane pulpity startowe, na których poszczególne działy lub pracownicy będą mogli zupełnie dowolnie zorganizować sobie przestrzeń pracy.
Pulpity startowe SAP Menu Easy Access zmodyfikowane w SAP Screen Personas (przykłady)
Ekran standardowy Easy Access uruchomiony w SAP Screen Personas
Przykład modyfikacji ekranu startowego
Ekran startowy przygotowany do wywoływania konkretnych transakcji (sprzedażowych). Po kliknięciu na poszczególne przyciski system w tle uzupełnia dane organizacyjne, wybiera rodzaj zlecenia sprzedaży i przechodzi do ekranu szczegółowego. Wszystkie zmiany zostały wprowadzone bez użycia kodu ABAP czy też zmian z poziomu HTML
Podczas pracy z narzędziem dostępny jest zestaw funkcji uruchamianych za pomocą ikon. Sama obsługa jest bardzo intuicyjna. Przygotowanie modyfikacji polega na zdiagnozowaniu potencjału udoskonaleń procesów biznesowych i związanych z nimi transakcji. Należy odnaleźć miejsca, w których użytkownik traci czas na powtarzalne czynności, a następnie na tej podstawie można albo zmodyfikować ekran poprzez jego uproszczenie i personalizację, albo przygotować nagranie, które uruchamiane spod przycisku w formie skryptu, przeprowadzi powtarzalne procesy (lub choćby kilka ich kroków) automatycznie.
Jeżeli za każdym razem, wchodząc w transakcję, użytkownik „przeklikuje” się na danym ekranie pomiędzy zakładkami po to, aby odnaleźć jedno pole, w którym musi coś wprowadzić, Screen Personas może być rozwiązaniem. Wystarczy znaleźć żądane pole i na zasadzie drag-drop przeciągnąć je w wybrane miejsce ekranu. Żadnego programowania! Całość może wykonać sam użytkownik.
Opracowując ekrany, można je także łatwo dostosować do graficznego layoutu i firmowej kolorystyki.
Przykład zmodyfikowanego ekranu z danymi odbiorcy, gdzie dodano zewnętrzne API z lokalizacją
Przykład edycji ekranu w Screen Personas
SAP Fiori
SAP Fiori zapewnia dostęp do podstawowych funkcji systemów biznesowych SAP przez przeglądarkę z poziomu urządzeń mobilnych (tablet, smartfon). Niezależnie od urządzenia użytkownik otrzymuje przyjazny i wygodny interfejs do pracy z SAP.
Obecnie, po podlączeniu SAP Fiori do standardu SAP (bez dodatkowych opłat) jest dostępnych już ponad 400 gotowych aplikacji mobilnych. Ich liczba ciągle rośnie. Najbardziej aktualna lista aplikacji i informacje o nowo udostępnianych są dostępne na stronie help.sap.com/fiori.
BCC (aktualnie All for One Poland) jako dostawca rozwiązań SAP dla małych i średnich przedsiębiorstw, dobrze wie, że wiele z nich planuje uruchomić transakcje mobilne w SAP. Głównym obszarem zainteresowań są procesy sprzedaży związane z pracą przedstawicieli handlowych. To z reguły naturalny wybór pierwszych funkcjonalności mobilnych. Dlatego w systemie SPRINT w pierwszej kolejności uruchomiliśmy przygotowane przez SAP pakiety aplikacji „Field Sales Representative (SD)”, a także „Production Worker”.
Naszym celem było też sprawdzenie, czy podejście szybkich i skutecznych wdrożeń (RDS) sprawdzi się w kontekście rozwiązań mobilnych. Już pierwsze testy i wrażenia były bardzo obiecujące, ale nawet nas, przyzwyczajonych do RDS-owych rozwiązań i sposobu ich wdrażania, pozytywnie zaskoczyły sposób i zasady implementacji oraz konfiguracji poszczególnych aplikacji.
Przykładowy ekran Fiori Launchpad – w pełni konfigurowalny ekran startowy, z którego użytkownik uruchamia poszczególne aplikacje SAP Fiori
Przykładowy Launchpad z uruchomionymi aplikacjami Factsheet oraz analitycznymi (źródło SAP AG)
Aplikacja „Faktury klienta” – czyli mobilny dostęp do płatności oraz ich statusu, możliwych do zweryfikowania przez przedstawiciela handlowego online na miejscu przed lub podczas wizyty u klienta
Aplikacja „Potwierdzenie operacji produkcyjnych”
SAP Fiori działa z wykorzystaniem nowych silników pod nazwą SAPUI5 opartych na standardzie HTML5, dzięki czemu ekrany wyglądają dobrze, praca z aplikacjami jest intuicyjna i przyjazna. W przykładowych Fiori transakcyjnych mamy dwa główne panele – przegląd ogólny dokumentów (w naszych przykładach z lewej strony ekranu) oraz panel z danymi szczegółowymi (główna część ekranu).
Szkolenie użytkownika końcowego trwa bardzo krótko, każdy bez trudu odnajdzie się podczas pracy z tego typu aplikacjami. Warte uwagi jest także podejście do selekcji danych – każdy użytkownik ma w systemie ERP przydzielonych klientów i dokumenty (jest ich opiekunem). A zatem, logując się na swojego użytkownika, automatycznie otrzymuje tylko te dokumenty, którymi powinien się zająć i za które jest odpowiedzialny. Wszystko oparte jest na rolach i uprawnieniach, co w naturalny sposób pozwala zorganizować dane podstawowe po stronie centralnego systemu ERP.
Rodzaje aplikacji mobilnych
SAP oferuje kilka typów aplikacji Fiori:
- transakcyjne – do uruchomienia z każdym systemem SAP ERP,
- factsheet – zbieranie i wyświetlanie informacji oraz nawigacja pomiędzy obiektami – dedykowane z rozwiązaniem bazodanowym SAP HANA,
- analityczne – łączone często ze Smart Business Applications – dedykowane z rozwiązaniem bazodanowym SAP HANA.
Każda grupa aplikacji ma odmienne wymagania techniczne i oferuje inne możliwości, w tym:
- mobilnej pracy typowo transakcyjnej z systemem SAP ERP (wprowadzanie, zmiana, śledzenie zleceń sprzedaży, sprawdzanie cen i dostępności towarów, śledzenie faktur dla klienta, potwierdzanie produkcji itp.),
- zbierania oraz wyświetlania informacji o obiektach SAP i ich stanie (wraz z ich atrybutami oraz możliwością nawigacji pomiędzy powiązanymi obiektami),
- prowadzenia analityki z możliwością definiowania własnych wskaźników KPI.
Co warte podkreślenia – aplikacje analityczne Fiori, które umożliwiają także definiowanie własnych wskaźników KPI, korzystają z bardzo wydajnych baz danych SAP HANA, opartych na technologii in memory computing. Oznacza to, że zawsze, będąc na przykład w podróży, możemy sprawdzić bieżący stan interesującego nas obszaru biznesu, zgodnie ze zdefiniowanymi przez nas KPI, ale uwaga – korzystając z aktualnych danych, wyliczonych w czasie rzeczywistym! Koniec z czekaniem na replikację i przekształcenia danych w hurtowni danych.
Nowe perspektywy pracy z SAP
Aby uruchomić Screen Personas, należy załadować do systemu SAP dedykowany dodatek, natomiast aplikacje Fiori podzielono na paczki, które ładujemy w zależności od wybranych funkcjonalności. Do komunikacji ze światem potrzebna jest także systemowa brama. Jej funkcję pełni SAP NetWeaver Gateway. Nie piszemy w tym miejscu o wymaganiach technicznych – zależą one od bieżącego stanu systemów u danego klienta.
Reasumując, SAP oferuje za darmo narzędzia, które oparte na przeglądarce internetowej, otwierają użytkownikom i firmom nowe możliwości personalizacji interfejsu użytkownika wraz z automatyzacją procesów (Screen Personas) oraz zdalnego dostępu i pracy na urządzeniach mobilnych (Fiori). Ich proces wdrożenia i uruchomienia jest prosty i szybki, doskonale wpisuje się w potrzeby i możliwości finansowe firm z sektora MŚP. Tym samym dla małych i średnich przedsiębiorstw otwierają się nowe perspektywy pracy z systemem SAP.
