Boom na centra usług wspólnych

Kryzys jest dla menedżerów powodem do narzekań, ale zarazem impulsem do wprowadzania zmian, szukania oszczędności i optymalizacji działań biznesowych. Być może ta prawidłowość sprawiła, że w ostatnich latach coraz większą popularność zdobywają centra usług wspólnych (CUW). Powstają one jako wydzielone części przedsiębiorstw i świadczą zazwyczaj kilka usług z wybranych obszarów dla wszystkich jednostek biznesowych w przedsiębiorstwie lub grupie kapitałowej. Aby taki wydzielony obszar firmy działał sprawnie, konieczne jest spełnienie kilku warunków:

  • Wydzielenie centrum usług wspólnych zazwyczaj odbywa się etapowo i jest poprzedzone zdefiniowaniem zgrubnego modelu i projektowaniem rozwiązań szczegółowych. Po stworzeniu CUW konieczne jest testowanie działania jego funkcji, a po tym etapie może rozpocząć się etapowa migracja oddziałów do nowej struktury.
  • Menedżerowie jednostek biznesowych wraz z menedżerami centrum usług wspólnych powinni uzgadniać umowę o standardzie obsługi (Service Level Agreement – SLA), zatwierdzaną przez zarząd w celu zrównoważenia kosztów świadczenia usług.
  • Skuteczne zarządzanie działaniem CUW wymaga, oprócz zdefiniowania SLA, dodatkowych wskaźników pozwalających mierzyć i powiązać skuteczność świadczonych usług z procesami operacyjnymi w firmie.
  • Ważna jest również kontrola kosztów CUW. W tym celu definiuje się elementy centrum jako miejsca powstawania kosztów/centra zysku. Pozwala to na skuteczne zarządzanie budżetami takich wydzielonych działów firmy.

Struktury

Centra usług wspólnych powstają w różny sposób. Zazwyczaj jest to działanie ewolucyjne. Najpierw wyodrębnia się usługi, dla których podniesienie jakości czy oszczędności kosztowe dają największe efekty biznesowe. Najczęściej w CUW implementowane są funkcje księgowe, kadrowe, obsługa IT, działalność zakupowa oraz usługi call center. Według badań Hackett Group’s Global Business Services Performance Study liczba usług świadczonych przez centra wspólne wzrosła w ciągu ostatnich 10 lat kilkakrotnie. Większość centrów usług wspólnych realizuje dzisiaj kilka funkcji biznesowych jednocześnie, a ich znaczenie dla przedsiębiorstw z każdym rokiem wzrasta.

Oprócz podziału funkcyjnego CUW można dostrzec różnice w ich organizacji geograficznej. Mogą one być skupione w jednym miejscu (np. przyłączone do jednej z jednostek biznesowych grupy) lub rozproszone. To drugie podejście sprawdza się w ogranizacjach działających globalnie, bo choć powoduje oczywiste problemy w zarządzaniu, pozwala lepiej obsłużyć różne strefy czasowe, w których działa przedsiębiorstwo.

Wraz ze wzrostem znaczenia centrów usług wspólnych dla organizacji i złożoności realizowanych przez nie procesów zwiększa się waga automatyzacji tych procesów. Z pomocą przychodzą narzędzia informatyczne, ułatwiające podniesienie szybkości obsługi, jej jakości, pozwalające na standaryzację procesów i umożliwiające redukcję ich kosztów. Jednym z głównych graczy na tym rynku jest firma SAP ze swoją ofertą SAP Shared Services Framework.

Rezultaty implementacji centrum usług wspólnych

SAP Shared Services Framework

W skład kompleksowej oferty SAP dla centrów usług wspólnych wchodzi wiele komponentów. Zależnie od potrzeb biznesowych wdrażane mogą być tylko niektóre bądź wszystkie. Poniżej zostaną przedstawione najważniejsze z tych komponentów dla CUW w obszarze finansów (źródło: materiały SAP).

SAP Shared Service Framework software

Wielofunkcyjna platforma dla centrów usług wspólnych udostępniająca interfejs umożliwiający dołączanie innych rozwiązań. Jej podstawowe funkcje to:

  • wsparcie wielu kanałów komunikacji (telefon, self-services, e-mail, chat),
  • zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi (kategoryzacja, dane kontaktowe, historia, status, SLA),
  • wsparcie zarządzania procesami (checklisty, procedury przekazywania zgłoszeń),
  • wgląd w dane klienta (historia klienta, ankiety, zarządzanie sporami),
  • integracja z oprogramowaniem back-end SAP i innych dostawców (dane podstawowe, transakcje, aplikacje, arkusze faktów),
  • raportowanie (najważniejsze wskaźniki biznesowe potwierdzające SLA),
  • dostęp samoobsługowy dla pracowników i menedżerów.

Rapid deployment of SAP Shared Service Framework dla finansów

Jest to rozwiązanie prekonfigurowane, służące ograniczeniu ryzyka projektowego za pomocą predefiniowanego zakresu, czasu, a także ceny i jakości wdrożenia. Podstawowe cechy narzędzia to:

  • szybka implementacja (w ciągu zaledwie czterech tygodni),
  • rozsądna i transparentna cena,
  • ustalony podstawowy zakres wdrożenia.

Dzięki takiemu podejściu rezultaty wdrożenia narzędzi można osiągnąć w krótkim czasie.

SAP Invoice Management – OpenText

Narzędzie, które zapewnia automatyzację procesów, ich elastyczność i umożliwia wgląd w procesy. Jego cechy to:

  • obsługa wszystkich rodzajów kanałów wprowadzania faktur (papierowe, e-mail, EDI, dokument pośredni),
  • centralna implementacja i konfiguracja,
  • dostarcza prekonfigurowane reguły weryfikacji faktury,
  • elastyczność poprzez zaimplementowane reguły specyficzne dla krajów,
  • automatyczne przekazywanie zobowiązań do odpowiedniego eksperta,
  • automatyczne przekazywanie do specjalisty CUW z dołączeniem wygenerowanych zgłoszeń serwisowych,
  • analityka dla całego procesu (analiza wąskich gardeł i cykli przetwarzania).

SAP E-Invoicing for Compliance OnDemand

Celem zastosowania tego modułu jest uzyskanie zgodnych z wymogami prawnymi, podpisanych cyfrowo faktur w wymaganym formacie. Zalety rozwiązania to:

  • zmniejszenie kosztu przetwarzania faktur poprzez automatyzację procesu,
  • zwiększenie zgodności z wymaganiami prawnymi poprzez zastosowanie reguł specyficznych dla kraju,
  • sprawniejszy kontakt z partnerami biznesowymi poprzez przyspieszoną wymianę dokładnych i zaufanych informacji,
  • zmniejszony koszt poprzez standaryzację interfejsów do SAP ERP i do aplikacji SAP Invoice Management.

SAP Collections and Dispute Management

Połączenie windykacji należności i zarządzania sporami, automatyzacja zarządzania należnościami i orientacja na klienta. Podstawowe funkcje i korzyści:

  • właściciele procesów należności mogą tworzyć specyficzne dla przedsiębiorstw reguły obsługi należności,
  • dzienne listy należności generowane na podstawie strategii windykacji,
  • KPI i ocena klienta pomogą przygotować kontrakt dla klienta,
  • specjaliści od windykacji otrzymują bogate wsparcie procesu przeglądania i zbierania otwartych pozycji,
  • listy należności są zintegrowane ze środowiskiem pracy Shared Service Framework.

Zarządzanie sporami jest zorientowane na klienta i umożliwia m.in.:

  • śledzenie i analizowanie przyczyn powstania sporów przez właścicieli procesów należności,
  • lepszą współpracę z klientami dzięki szybszemu rozwiązywaniu sporów,
  • zmniejszenie wskaźnika należności przeterminowanych,
  • zarządzanie sporami jest zintegrowane w środowisku SAP Shared Service Framework.

SAP Credit Management

Aktywne zarzadzanie kredytem z systemem wczesnego ostrzegania:

  • zmniejszone problemy z płatnościami poprzez wczesne wykrywanie ryzyka klienta i reagowanie na nie,
  • zbieranie informacji pozwalających na profilowanie ryzyka klientów i przekazywanie tej informacji sprzedawcom w celu wybrania właściwych klientów,
  • dzięki monitorowaniu wszystkich operacji sprzedaży, ale wkraczaniu tylko gdy to konieczne, SAP Credit Management nie utrudnia normalnych operacji biznesowych.

SAP Biller Direct

Odbiorca i dostawca otrzymują łatwy dostęp do swoich faktur. Funkcje rozwiązania:

  • prezentacja faktur i procesu ich opłacania,
  • odbiorcy faktury mogą weryfikować saldo swoich rozrachunków, mogą przeglądać faktury, zaliczki i płatności,
  • odbiorcy faktur mogą inicjować zapłatę lub wczytywać faktury do swoich systemów płatności,
  • odbiorcy faktur mogą zgłaszać zastrzeżenia do faktur i otrzymują platformę współpracy z wystawcą faktury,
  • integracja SAP z platformą internetową w czasie rzeczywistym,
  • właściciele procesów zobowiązań/należności mogą wykorzystywać reguły specyficzne dla poszczególnych przedsiębiorstw,
  • integracja z tworzeniem zgłoszeń serwisowych poprzez jedno kliknięcie.

SAP Financial Closing Cockpit

Łączy przyspieszenie procesu z zapewnieniem jego jakości:

  • zapewnia standaryzację na wskroś okresów rozliczeniowych i jednostek biznesowych,
  • zarządza procesami zależnymi w innych aplikacjach,
  • pozwala na monitorowanie procesu zamykania miesiąca z uwzględnieniem poziomu odpowiedzialności menedżera,
  • pozwala na optymalizację procesu poprzez porównywanie czasu realizacji procesu z czasem planowanym,
  • pozwala na tworzenie zgłoszeń serwisowych dla prac wsadowych na podstawie wykrytych błędów.

SAP Master Data Governance

Pomaga wykonywać właściwe uzgodnienia i zamykać rozliczenia zgodnie z planem. Narzędzie zapewnia:

  • spójność finansowych danych podstawowych na wskroś całej organizacji, włączając w to lokalne systemy finansowe,
  • transparentne zarządzanie danymi podstawowymi z możliwością audytowania zmian,
  • pozwala na włączenie osób odpowiedzialnych za finanse w proces poprawy jakości danych podstawowych już na wczesnym etapie ich tworzenia.

SAP Intercompany

Pozwala wyeliminować wąskie gardło zamknięcia okresu:

  • zapewnia narzędzia do szybszego uzgadniania niezgodności pomiędzy jednostkami biznesowymi, dzięki czemu likwiduje wąskie gardło zamknięcia okresu,
  • zwiększa produktywność, dając więcej czasu departamentowi finansowemu na analizę, mierzenie i poprawę wydajności,
  • rozwiązanie można szybko centralnie zaimplementować i jest przyjazne w użytkowaniu.

Rozwiązanie do uzgadniania bilansu

Jest to rozwiązanie firmy BlackLine Systems, partnera SAP, służące do oceny bilansu i rachunków zysków i strat:

  • pomaga zapewnić i wspiera zgodność z ustawą Sarbanes-Oxley poprzez rozdział zadań pomiędzy jednostkę uzgadniającą i centrum usług wspólnych,
  • zapewnia kompletność poprzez transparentność statusu uzgodnień i wymaganie przypisania jednostki odpowiedzialnej za konta bilansu,
  • zapewnia centralne repozytorium dla uzgadniania bilansu.

Monitorowanie procesów

Rozwiązanie firmy partnerskiej SAP – Hackett Group, pomocne w wymuszaniu doskonałości operacyjnej poprzez ciągłą poprawę procesów. Ułatwia m.in.:

  • analizy czasu trwania poszczególnych czynności, automatyzacji, wydajności, wskaźników ilościowych,
  • docieranie do szczegółów od poziomu organizacji, poprzez jednostki biznesowe czy regiony,
  • wykonanie benchmarku z grupą porównawczą i danymi z całego świata,
  • liczenie i ocenę wydajność i możliwości poprawy procesów,
  • weryfikację zmiany z miesiąca na miesiąc, by wykryć trendy i monitorować postęp.

Jedno środowisko, wyższa jakość obsługi

Pełna lista zalet systemów SAP wspomagających zarządzanie centrum usług wspólnych nie jest możliwa do przedstawienia w tym artykule. Zalety te można jednak podzielić na kilka grup, wskazujących najważniejsze korzyści dla przedsiębiorstwa:

Lepszy wgląd w realizację umów o standardzie obsługi (SLA) i podstawowe wskaźniki biznesowe. Za pomocą oprogramowania SAP Shared Services Framework menedżerowie CUW mogą zarządzać realizacją SLA i monitorować wskaźniki biznesowe, by lepiej nadzorować efektywność świadczonych usług oraz zadowolenie klienta.

Jedno środowisko pracy dla wszystkich agentów świadczących usługi wspólne. Niezależnie od geograficznej lokalizacji, wykonawcy usług wspólnych mogą działać jako zunifikowane zespoły wykorzystujące wspólne środowisko pracy, pomimo często heterogenicznych systemów IT (różnych dla różnych jednostek biznesowych). SAP Shared Services Framework zapewnia przekazywanie zgłoszeń (telefonicznych i poprzez system zgłoszeń) do odpowiednich osób i ukrywa złożoność systemów końcowych pod zunifikowaną warstwą prezentacji.

Automatyzacja dostępu do CUW. Pracownicy i menedżerowie mogą w uproszczony sposób generować zgłoszenia serwisowe, z automatycznym pobraniem informacji z istniejących systemów IT. Pozwala to skrócić czas obsługi takich zgłoszeń i zwiększyć dokładność ich wypełniania.

Samoobsługa informacyjna klientów CUW. Klienci obsługiwani przez CUW często nawet w najprostszych sprawach takich jak ostatnie rachunki, szczegóły wyceny czy monitowanie zmuszeni są korzystać z obciążającego obie strony kontaktu telefonicznego. Dzięki portalom samoobsługowym dostarczanym z oprogramowaniem SAP klienci mogą przeglądać swoje rachunki, wykonywać płatności i inicjować wyjaśnienia przypadków spornych (z automatycznym przejęciem udostępnianych informacji do zgłoszenia sporu).

Samoobsługa informacyjna dostawców CUW. Dostawcy CUW za pomocą portalu informacyjnego mogą sprawdzać, czy ich faktury dotarły do centrum i kiedy zostaną zapłacone. Za pomocą portalu dostawcy mogą także generować zgłoszenia dla centrum usług z automatycznym przejęciem odpowiednich informacji z portalu.

Samoobsługa klientów wewnętrznych CUW. Najczęstsze typy zgłoszeń wewnętrznych (np. zmiany danych podstawowych) mogą zostać zautomatyzowane w oparciu o portale samoobsługowe dla pracowników. Umożliwia to wstępną walidację danych przesyłanych w zgłoszeniach, pełną obsługę workflow tych zgłoszeń, a przede wszystkim zmniejsza czas obsługi i możliwość popełniania błędów.

Zwiększenie automatyzacji i możliwości analizy dla procesów związanych z przetwarzaniem zobowiązań. Systemy informatyczne mogą usprawnić proces przetwarzania faktury. Skanowanie, rozpoznawanie tekstu (OCR) i weryfikacja faktury mogą być zautomatyzowane. SAP Invoice Management by OpenText upraszcza obieg zgłoszeń zapotrzebowania/zamówień i faktur. Faktury są automatycznie przekazywane do zatwierdzenia i później do płatności. Faktury problematyczne są automatycznie przekazywane do procesu obsługi faktur spornych.

Zwiększenie automatyzacji i możliwości analizy dla procesów związanych z należnościami. Ze względu na zwiększenie dystansu obsługi procesu przetwarzania należności (związane z centralizacją procesu) większy nacisk musi być położony na procedury windykacji i rozwiązywania sporów. Narzędzie SAP Collections and Dispute Management pozwala na proaktywne zarządzanie obsługą należności. Spory są ustrukturalizowane i proces ich rozwiązywania jest zautomatyzowany poprzez mechanizmy workflow. Zbieranie danych analitycznych na temat sporów pozwala na doskonalenie procesów obsługi klienta.

Zwiększenie automatyzacji i wglądu w dane dla właścicieli procesów księgowych. System SAP może wspierać i koordynować procesy zamknięcia okresu w wielu oddziałach przedsiębiorstwa. Oprogramowanie SAP Financial Closing Cockpit pozwala zapewnić zgodność z wymogami prawnymi i zwiększa wiarygodność danych przekazywanych przez spółki. Różne rozwiązania SAP pomagają w procesie zamknięcia od poziomu lokalnego do centralnego, naliczając rozliczenia, wspomagając uzgodnienia i konsolidując dane.

Szybkie wdrożenie rozwiązania SAP Shared Service Framework dla finansów. Aby umożliwić szybkie wdrożenie oprogramowania SAP w CUW, firma SAP przygotowała rozwiązanie prekonfigurowane, tzw. Rapid Deployment Solution w obszarze finansów. Pozwala ono na prostą specyfikację celów wdrożenia, oczekiwań i harmonogramu wdrożenia. To prekonfigurowane oprogramowanie może być dostarczone przez SAP Consulting Services lub partnerów SAP, np. BCC (aktualnie All for One Poland), w ciągu 4–5 tygodni.

Wdrożenie – krok po kroku

Tak jak uruchamianie centrum usług wspólnych warto rozłożyć na etapy (np. sukcesywne włączanie kolejnych jednostek biznesowych), tak i wdrożenie poszczególnych funkcjonalności informatycznych wspierających procesy biznesowe warto rozłożyć w czasie (np. wdrażanie kolejnych rozwiązań IT). Pozwala to zmniejszyć ryzyko projektowe i szybciej osiągnąć pierwsze efekty biznesowe.

Jednym z pierwszych produktów SAP, które powinny wybierać CUW, jest SAP Shared Service Framework – rozwiązanie zapewniające środowisko pracy centrum usług, niezależne od systemów wykorzystywanych w poszczególnych jednostkach biznesowych. To elastyczne środowisko pozwala na późniejsze dołączanie kolejnych usług IT. Dla tych przedsiębiorstw, które nie korzystały dotychczas z rozwiązań SAP w zakresie SAP Shared Service Framework, przygotowano rozwiązanie SAP Rapid Deployment. Pozwala ono w przeciągu miesiąca wdrożyć podstawy narzędzia wspomagającego pracę centrum usług wspólnych w prekonfigurowanym zakresie. Można szybko rozpocząć wykorzystanie tego narzędzia i wykorzystać zbierane doświadczenia do bardziej świadomego jego użytkowania i rozwoju w przyszłości. Oczywiście możliwy jest także klasyczny scenariusz wdrożenia tego oprogramowania.

Centra usług wspólnych z roku na rok obsługują coraz szerszy wachlarz usług. Zarządzanie nimi i zapewnienie mierzalności i efektywności ich działania jest coraz trudniejsze. Wykorzystanie doświadczenia firmy BCC, oferującej wsparcie zarówno w organizacji centrów usług wspólnych, jak i we wdrażaniu oprogramowania SAP zapewniającego efektywną działalność tych organizacji może się okazać bezcenne.