Skonsolidowane sprawozdanie finansowe często jest utożsamiane z okresowym sprawozdaniem obligatoryjnie sporządzanym przez duże grupy kapitałowe. Istnieje jednak pula raportów i zestawień wymaganych w ramach grupy kapitałowej na wewnętrzne potrzeby comiesięcznego raportowania, w celu uzyskania całościowego obrazu działalności. Ze względu na dużą elastyczność narzędzie SAP Business Planning and Consolidation może być wykorzystane zarówno na potrzeby raportowania wewnętrznego, jak i zewnętrznego, niezależnie od zastosowanych standardów – rozwiązanie wspiera proces konsolidacji przeprowadzany zarówno w oparciu o ustawę o rachunkowości, jak i Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej.
Znajome środowisko
Dostęp do SAP BPC jest możliwy za pomocą dwóch interfejsów – przeglądarki internetowej oraz arkusza MS Excel. Portal dostępny w przeglądarce porządkuje proces konsolidacji, prowadzi użytkownika przez poszczególne etapy oraz umożliwia osobie nadzorującej wgląd w stan realizacji zadań. MS Excel jest wykorzystywany jako środowisko do wprowadzania danych, ich weryfikacji i raportowania. SAP BPC jest bardzo mocno zintegrowany z Excelem. Jego obecność w arkuszu kalkulacyjnym odnotujemy dzięki dodatkowemu paskowi narzędzi. Zachowanie programu MS Excel – naturalnego środowiska dla działów kontrolingu i finansów – zwiększa akceptację rozwiązania wśród użytkowników końcowych oraz znacznie skraca okres adaptacji do nowego narzędzia.
Widok konsoli konsolidacyjnej dostępnej przez przeglądarkę internetową
Pasek narzędzi (wstążka) dostępny w MS Excel po zainslaowaniu SAP BPC
Uporządkowany proces
Złożoność konsolidacji wymaga usystematyzowania działań prowadzących do uzyskania skonsolidowanego sprawozdania finansowego. W ramach SAP BPC możliwe jest zdefiniowanie i nadzorowanie przebiegu procesu biznesowego składającego się z poszczególnych czynności, zdefiniowanie osoby odpowiedzialnej, osoby weryfikującej, terminu realizacji oraz uwzględnionych jednostek gospodarczych. Na zrzucie ekranu poniżej zaprezentowano przykładowy przebieg procesu biznesowego.
Przegląd procesu konsolidacji
Stan posiadania
W związku z realizowaną strategią biznesową skład grupy kapitałowej może ulegać zmianie – spółka dominująca może nabywać lub zbywać udziały w innych jednostkach. SAP BPC przypisuje strukturę własności do waściwego okresu sprawozdawczego. Wprowadzenie zmian w strukturze własności nie jest zatem czynnością o charakterze konfiguracyjnym, należy do okresowych czynności wykonywanych w ramach weryfikacji danych wejściowych okresu. Jeśli nie ma zmian, strukturę własności można skopiować z poprzedniego okresu, unikając dwukrotnego wprowadzania tych samych danych.
Właściwy kurs
W przypadku, gdy grupa kapitałowa konsoliduje sprawozdania jednostek zależnych o różnych walutach funkcjonalnych, konieczne jest ich dostosowanie do waluty skonsolidowanego sprawozdania grupy. Analogicznie jak w przypadku struktury własności, kursy walut przypisane są do okresu. W ramach jednej waluty możliwe jest zapisanie kilku kursów walutowych, np. kursu średniego, zamknięcia, kursu wykorzystywanego do przeliczenia dywidend. Nad zastosowaniem odpowiedniego kursu czuwa zestaw indywidualnie zdefiniowanych reguł, pozwalający kompleksowo obsłużyć zagadnienie.
Dane wejściowe
Sukces procesu konsolidacji możliwy jest jedynie wtedy, gdy ta jest oparta na odpowiednich danych. Spośród szerokiej gamy możliwych połączeń z systemami źródłowymi najbardziej popularne w odniesieniu do architektury SAP jest wykorzystanie danych z hurtowni danych SAP BW lub zaciąganie pliku płaskiego. Ta druga metoda jest stosowana w przypadku, gdy nie wszystkie jednostki zależne posiadają system transakcyjny SAP.
SAP BPC umożliwia podgląd i modyfikację zaimportowanych danych jednostkowych z wykorzystaniem raportów w MS Excel. Import danych jednostkowych odbywa się w oparciu o połączenie dwóch struktur: kont księgowych poszczególnych jednostek lub pozycji z jednostkowych sprawozdań finansowych z pozycjami skonsolidowanego sprawozdania finansowego. Przypisanie to odbywa się za pomocą pliku MS Excel, gdzie użytkownik wprowadza ID wejściowe i odpowiadające mu ID pozycji skonsolidowanego sprawozdania finansowego.
Przykład pliku mapującego konta z pozycjami skonsolidowanego sprawozdania
Aby usprawnić proces mapowania, możliwe jest zastosowanie masek – specjalnych znaków zastępujących jeden lub wiele znaków, umożliwiając tym samym szybsze przypisanie poszczególnych ID. Powyższe rozwiązanie cechuje się dużą elastycznością – uprawnieni użytkownicy są w stanie samodzielnie dodać nowe konto księgowe lub nową pozycję do systemu konsolidacji, przypisując ją w pliku MS Excel.
Weryfikacja danych wejściowych
Przed rozpoczęciem procesu konsolidacji zalecane jest przeprowadzenie weryfikacji spójności danych. Podczas importu dane zostają dostosowane do pozycji skonsolidowanego sprawozdania finansowego istniejących w SAP BPC, dlatego rekomendowane jest sprawdzenie przez SAP BPC, czy wszystkie transakcje są spójne. Do podstawowych weryfikowanych wartości zaliczamy uzgodnienie sald wzajemnych rozrachunków zarówno z tytułów handlowych, jak i z tytułów transakcji o charakterze stricte finansowym lub z tytułu nabycia/zbycia składników majątku wewnątrz grupy.
Dodatkowo istnieje możliwość sprawdzenia spójności poszczególnych pozycji między różnymi elementami sprawozdań jednostkowych. Funkcja kontrolna może być realizowana za pomocą monitora kontroli – tu z wykorzystaniem wcześniej zdefiniowanych warunków – system sprawdza zaimportowane dane pod kątem błędów i niespójności. W przypadku wykrycia nieprawidłowości użytkownik zostaje poinformowany, który warunek nie został spełniony oraz jakiego zakresu danych dotyczy komunikat.
Konsolidacja w akcji
Po weryfikacji danych wejściowych następuje przeliczenie danych jednostkowych do waluty skonsolidowanego sprawozdania (z uwzględnieniem powstających różnic kursowych z tytułu przeliczenia). Proces konsolidacji polega na generowaniu korekt konsolidacyjnych zgodnie z wcześniej zdefiniowanym algorytmem. Zakres generowanych automatycznie korekt może obejmować korekty kapitałowe, wyłączenia wzajemnych transakcji (w tym dywidend) oraz aktualizacje wartości kapitałów mniejszości (udziałów niekontrolujących).
Przykład raportu SAP BPC w MS Excel
Niezastąpiony księgowy
Szeroki wachlarz korekt konsolidacyjnych możliwych do zautomatyzowania za pomocą SAP BPC nie zastąpi w pełni osoby odpowiedzialnej za konsolidację. Uwzględnienie wszystkich możliwych przypadków korekt prowadziłoby do nadmiernej komplikacji, dlatego w systemie zawiera się korekty powtarzalne, bazujące na dużej liczbie rekordów wejściowych oraz wymagające największego nakładu pracy.
Wprowadzanie korekt niestandardowych, występujących incydentalnie lub takich, których wyliczenie wymaga danych nieznajdujących się w SAP BPC, może być wspierane przez dedykowane raporty. Są one wówczas wprowadzane w formie ręcznych księgowań, dokonywanych przez osobę odpowiedzialną za proces konsolidacji. Utrzymanie prostego i przejrzystego systemu do konsolidacji ułatwia zrozumienie jego działania, a także umożliwia łatwe poszukiwanie przyczyny potencjalnych błędów.
Historia w jednym miejscu
Z definicji konsolidacja ma charakter retrospektywny – służy do zobrazowania sytuacji grupy kapitałowej powstałej w wyniku minionych zdarzeń gospodarczych. Dzięki zastosowaniu SAP BPC skonsolidowane sprawozdania finansowe pozostają dostępne do wglądu (będąc równocześnie chronione przed niepożądanymi zmianami) wraz z danymi źródłowymi, w oparciu o które zostały sporządzone.
Fakt ten jest o tyle istotny, iż jak pokazuje praktyka gospodarcza, przy zmianie firmy audytującej biegli najczęściej poddają badaniu zasadność ustalonych korekt za wszystkie poprzednie okresy objęte konsolidacją. Dobrze udokumentowany system do konsolidacji wraz z historią sprawozdań minimalizuje ryzyko związane z potencjalnymi zmianami kadrowymi w działach odpowiedzialnych za konsolidację.
Pakiet konsolidacyjny
Większość stosowanych rozwiązań do konsolidacji opiera się na mitycznym pakiecie konsolidacyjnym. Jest to najczęściej rozbudowany plik MS Excel, w którym jednostki zależne wypełniają poszczególne arkusze zgodnie z załączoną instrukcją. Potencjalne problemy pojawiają się w przypadku aktualizacji danych wejściowych, wykonywania poszczególnych etapów konsolidacji przez różne departamenty, niepożądanych zmian w formułach obliczeniowych, pobocznych zapisków i wyliczeń.
SAP BPC pozwala na sterowanie procesem konsolidacji także w przypadku rewizji danych, pozwalając osobie nadzorującej ponowić całość lub poszczególne kroki cyklu. Konfiguracja zależności między zadaniami daje możliwość warunkowego odblokowywania kolejnych etapów konsolidacji. Wszystkie arkusze Excel w SAP BPC są odpowiednio zabezpieczone – w zależności od posiadanych uprawnień użytkownik widzi lub może modyfikować tylko wybrane dane. Dla ułatwienia system udostępnia wiele opcji formatowania, pozwalając między innymi na wyróżnienie w całym formularzu komórek przeznaczonych do wprowadzania danych.
Nawet przy zachowaniu dużej złożoności w systemie istnieje tylko jedna aktualna wersja konsolidacji – w przeciwieństwie do tradycyjnego rozwiązania nie ma konieczności dochodzenia, który z plików krążących na współdzielonym dysku sieciowym lub w e-mailach jest najnowszy.
System wczesnego ostrzegania
Konsolidacja sprawozdań finansowych jest procesem złożonym głównie ze względu na duży zakres zarówno podmiotowy, jak i przedmiotowy. Sama idea wprowadzanych korekt konsolidacyjnych jest prosta – sprowadza się bowiem do zaprezentowania wyniku oraz majątku całej grupy kapitałowej, tak jakby wszystkie spółki wchodzące w jej skład były w istocie jednym podmiotem gospodarczym.
Wraz z realizacją kolejnych etapów procesu konsolidacji wykrycie przyczyny błędów staje się trudniejsze. Aby ograniczyć występowanie takich sytuacji, SAP BPC daje możliwość śledzenia wykonywanych czynności administracyjnych (np. modyfikacji lub zatwierdzeń w przebiegu procesu biznesowego) oraz zmian danych.
Czas korzyści
Dzięki automatyzacji większości korekt wdrożenie SAP Business Planning and Consolidation umożliwia skrócenie czasu potrzebnego na realizację konsolidacji. Uporządkowanie procesu i podzielenie go na poszczególne etapy zwiększa przejrzystość wzajemnych zależności, terminów realizacji oraz obszarów odpowiedzialności.
Istotną częścią rozwiązania jest jego mocna integracja z Excelem, zapewniająca działom finansowym pracę w dobrze znanym środowisku, a także możliwość pobierania danych wejściowych z wielu źródeł. Osiągamy zarazem gwarancję elastyczności stosowanych rozwiązań w ramach całej grupy kapitałowej. Nad całością procesu rozpostarto swoisty parasol bezpieczeństwa, dbający o kontrolę dostępu do informacji, zapewniający śledzenie zmian oraz wymuszający zachowanie zdefiniowanych ścieżek akceptacji.