SAP Business One zyskuje coraz większą popularność. Jako zintegrowany system do zarządzania małą i średnią firmą zdobywa kolejnych klientów, kusząc szybkim wdrożeniem, bogatą funkcjonalnością oraz atrakcyjną ceną. Niewielkie minimalne wymagania sprzętowo-systemowe są kolejną niewątpliwą zaletą systemu, ale też pułapką dla personelu IT małych i średnich firm.

Niewielkie wymagania systemu często pociągają za sobą zaplanowanie małego budżetu na niezbędną infrastrukturę. Po zakupie serwera może się okazać, że nie ma już środków na profesjonalne rozwiązanie backupowe, a o klimatyzowanym pomieszczeniu na serwerownię, z kontrolą dostępu i zabezpieczeniami przeciwpożarowymi nikt nawet nie pomyślał. Warto zadać sobie pytanie, czy małą lub średnią firmę stać na ryzyko utraty lub kradzieży danych lub sprzętu i długą niedostępność systemu. Czy będzie w stanie dalej prowadzić swój biznes – produkować, księgować, wystawiać faktury i naliczać wynagrodzenia – po zaistnieniu takiej sytuacji?

Architektura SAP Business One

Technicznie rzecz biorąc, SAP Business One jest niewielką (porównując do systemu SAP ERP) aplikacją współpracującą z bazą danych MS SQL Server (również w darmowej wersji Express). Jednak z biznesowego punktu widzenia jest centralnym systemem w firmie, zawierającym wrażliwe dane i stanowiącym o ciągłości wykonywania operacji biznesowych. Dlatego też do kwestii jego bezpieczeństwa i ciągłości działania należy podejść z całą powagą, podobnie jak w przypadku systemu SAP ERP.

SAP Business One pracuje w architekturze klient – serwer. Na serwerze oprócz aplikacji instalowana jest baza danych MS SQL Server oraz programy narzędziowe SAP Business One. Stacje końcowe łączą się, poprzez pulpit zdalny, do aplikacji klienta zainstalowanej na serwerze lub na dodatkowym serwerze terminali, co zapewnia wydajniejsze korzystanie z interfejsu. W takim modelu działania obciążenie serwera rośnie wraz z liczbą użytkowników, dlatego warto zapewnić pewną elastyczność w przydzielaniu zasobów, stosując wirtualizację. Kluczowe jest także zapewnienie wydajnej i bezpiecznej sieci komputerowej, z której korzystać będą użytkownicy w codziennej pracy z systemem.

Remote Support Platform

Remote Support Platform jest jednym z wspomnianych powyżej programów narzędziowych. Służy do zarządzania cyklem życia SAP Business One. Oferuje proaktywny monitoring systemu – agent RSP w sposób ciągły monitoruje system, identyfikując problemy związane z wydajnością lub bazą danych. Wspiera administratora, wykonując zaplanowane zadania związane z utrzymaniem systemu – np. backup bazy danych, optymalizację rozmiaru, test integralności lub reindeksację.

Po rejestracji w SAP RSP łączy ze sobą klienta, partnera (czyli najczęściej firmę zewnętrzną zajmującą się codziennym utrzymaniem systemu) oraz firmę SAP AG. Zostało zastosowane podobne rozwiązanie jak  w SAP ERP, gdzie analogiczną rolę pełni SAP Solution Manager.

W przypadku wykrycia problemów z aplikacją Remote Support Platform samoczynnie generuje raporty i przesyła je do klienta, partnera oraz do SAP. Raporty te zawierają opis problemu, możliwe rozwiązanie oraz informację o tym, która ze stron powinna wykonać kroki naprawcze. RSP ponadto informuje o dostępnych aktualizacjach, oferuje możliwość ich pobierania oraz funkcję asystenta upgrade’u systemu.

Bezpieczeństwo

W przypadku tak ważnego dla firmy systemu, jakim jest centralny system SAP Business One, zapewnienie bezpieczeństwa jego działania musi być potraktowane priorytetowo.
Należy zapewnić bezpieczeństwo fizyczne sprzętu i zgromadzonych tam danych. Chodzi o to, by zapobiec przegrzaniu serwera, pożarowi, zalaniu, ale także ograniczyć dostęp do sprzętu do zaufanego personelu IT. W ten sposób można uchronić urządzenia przed niezamierzonymi działaniami postronnych osób (od tak banalnych jak zalanie kawą, przypadkowe przesunięcie powodujące błędy dysku twardego, po incydentalne wyłączenie zasilania, grożące utratą danych) oraz zamierzoną próbą kradzieży wrażliwych danych. Ważnym aspektem jest także zapewnienie zasilania awaryjnego, minimalnie takiego, które w przypadku zaniku zasilania miejskiego podtrzyma działanie serwera – przynajmniej na czas niezbędny do jego prawidłowego zamknięcia i zażegnania ryzyka utraty danych.

Niestety, często mniejsze firmy, z uwagi na różne aspekty (przede wszystkim dostępne zasoby) nie są w stanie zapewnić nawet podstawowych zabezpieczeń. W takiej sytuacji lepiej rozważyć outsourcing IT niż ryzykować niedostępność systemu.

Agnieszka Waleń-Wosiek, Manager Projektu w Polskiej Dystrybucji Budowlanej oraz Doradcy Budowlanym 24

Outsourcing IT – rozwiązanie optymalne
Jesteśmy właśnie w trakcie wdrożenia SAP Business One w Polskiej Dystrybucji Budowlanej (PDB) oraz Doradcy Budowlanym 24 (DB24). Start systemu jest zaplanowany na styczeń 2014 r., ale już od momentu rozpoczęcia prac projektowych korzystamy z usług All for One Data Centers. Nasza platforma sprzętowa jest zlokalizowana w centrum przetwarzania danych BCC (aktualnie All for One Poland) na zasadzie kolokacji. Serwery PDB i DB24 objęte są usługą administracji oraz profesjonalnego backupu z replikacją do drugiego centrum przetwarzania danych BCC. W ramach umowy, Grupa BCC dostarczyła także urządzenia sieciowe i wdrożyła sieć lokalną w centrali.
Tworząc koncepcję rozwiązania, dokładnie zdefiniowaliśmy cele, jakie chcemy osiągnąć. System ma poprawić wewnętrzną sprawność organizacyjną oraz usprawnić szybkość i rzetelność w obszarze komunikacji z naszymi klientami i dostawcami. W żadnym wypadku nie może stać się obciążeniem organizacyjnym, czy narażać nas na ryzyko utraty danych. Jego uruchomienie, a potem dalsze utrzymanie, musi się zmieścić w rozsądnych, dających się zaplanować kosztach.
Outsourcing IT jest dla nas optymalnym rozwiązaniem. Mamy gwarancję bezpieczeństwa systemów w profesjonalnym data center. Pracują dla nas administratorzy o najwyższych kompetencjach, a to wszystko za ustaloną cenę. Biorąc pod uwagę szybkie tempo rozwoju naszej firmy, zapewnienie  takiego poziomu obsługi IT jak oferowany przez All for One Data Centers, byłoby wysoce kosztowne i czasochłonne. Korzystając z outsourcingu IT możemy skoncentrować się na naszej głównej działalności.
Agnieszka Waleń-Wosiek, Manager Projektu w Polskiej Dystrybucji Budowlanej oraz Doradcy Budowlanym 24

Backup

Rozwiązanie backupowe jest bardzo ważnym ogniwem w łańcuchu bezpieczeństwa SAP Business One. Od jego organizacji zależy nie tylko to, czy będziemy w stanie w ogóle przywrócić system do działania po awarii. Kluczowe są także takie aspekty jak czas niezbędny do odtworzenia, dostępność nośników z których odtworzenie jest możliwe, ich zabezpieczenie przed niepowołanym dostępem czy zniszczeniem, organizacja retencji danych oraz wpływ na wydajność systemu podczas wykonywania kopii zapasowej.

Warto zastanowić się nad możliwymi sytuacjami kryzysowymi. Co w sytuacji, gdy stracimy nie tylko bazę danych, ale uszkodzeniu ulegnie też system operacyjny? Czy mamy odpowiedni backup? A gdy zniszczeniu ulegnie całe pomieszczenie z serwerem (np. pożar, zalanie), czy nasze kopie zapasowe są bezpiecznie w innej lokalizacji? Czy regularnie testujemy możliwość odtworzenia systemu z posiadanych kopii?

Mnogość zadanych pytań obrazuje, jak wiele aspektów należy wziąć pod uwagę, żeby zbudować rozwiązanie, na którym można polegać. Z założenia backup SAP Business One powinien być wykonywany regularnie – do innej lokalizacji. Ważne jest określenie odpowiednich polityk, w których zostaną sprecyzowane takie aspekty jak częstotliwość backupu logów i bazy danych, systemu operacyjnego, plików systemu SAP Business One oraz postępowanie z nośnikami, czas i miejsce przechowywania kopii. Dodatkowo należy okresowo sprawdzać, czy możliwe jest odtworzenie systemu z posiadanych kopii – wykonując, w odseparowanym środowisku, próbę odtworzenia do danego punktu w czasie.

Dostęp zdalny

W wielu przypadkach zachodzi potrzeba udzielenia dostępu do systemu spoza firmy. Bezwzględnie w tym celu należy stosować połączenia VPN. Żyjemy w czasach, w których zagrożenia znane wcześniej z realnego świata przenoszą się także do świata wirtualnego, w którym również grozi nam włamanie czy kradzież najcenniejszego dobra w wirtualnym świecie – danych.

Rzeczywistość możliwości i kosztów

Rozważając wszystkie aspekty, jakie powinno się uwzględnić, aby zadbać o bezpieczeństwo systemu SAP Business One i zestawiając to z możliwościami małych, a nawet średnich firm, można odnieść wrażenie, że zapewnienie odpowiednich warunków eksploatacyjnych systemu jest zadaniem bardzo złożonym organizacyjnie, a przy tym drogim. Jednak odwrotu nie ma – w dzisiejszym świecie firma nie może funkcjonować bez wydajnego i bezpiecznego systemu klasy ERP. Zamiast godzić się na półśrodki albo przeznaczać nieproporcjonalnie wysokie nakłady na niezbędną infrastrukturę, którą co kilka lat i tak trzeba będzie odnawiać – warto skorzystać z usług doświadczonego dostawcy usług outsourcingu IT. W takim modelu utrzymania systemu wszystkie wyżej poruszone kwestie (bezpieczeństwo fizyczne, skalowalność, backupy, monitoring i administracja systemu), a także zapewnienie odpowiednich kompetencji do obsługi systemu – stają się odpowiedzialnością usługodawcy.

W Grupie BCC (aktualnie All for One Poland) dobrze znane są problemy związane z utrzymaniem IT, z którymi muszą się zmierzyć małe, średnie i duże firmy – mamy doświadczenia w obsłudze przedsiębiorstw różnej wielkości. Wychodząc naprzeciw wyzwaniom w zapewnieniu wymaganych rozwiązań IT dla systemu SAP Business One, oferujemy usługi hostingu tego systemu lub kolokacji serwerów w nowoczesnych i bezpiecznych All for One Data Centers. Najwyższa jakość usług świadczonych w naszym centrum przetwarzania danych znajduje potwierdzenie w certyfikacie SAP Hosting Partner. Jak pokazuje doświadczenie naszych klientów, taki model utrzymania systemu jest optymalny kosztowo – również dla systemów SAP Business One małych i średnich firm.