Rollout SAP ERP dla dużych, SAP Business One dla mniejszych

Prowadzenie biznesu w skali międzynarodowej, nawet jeśli jest to tylko kilka krajów, to spore wyzwanie. Dlatego przedsiębiorstwa działające międzynarodowo wykorzystują system SAP (SAP ERP lub S/4HANA). System jest w pierwszej kolejności implementowany w centrali lub kluczowym podmiocie w grupie jako wzorzec korporacyjny SAP. Przygotowany template systemu ERP jest następnie rolloutowany (przenoszony) do pozostałych spółek w grupie – produkcyjnych i handlowych, z większym lub mniejszym dostosowaniem systemu do lokalnej specyfiki.

W ten sposób grupa unifikuje rozwiązania IT i model biznesu oraz usprawnia globalny przepływ informacji. Innym, równie często spotykanym, modelem jest udostępnienie oddziałom zamiejscowym końcówek centralnego oprogramowania ERP. W takim przypadku lokalny podmiot nie ma jednak żadnego wpływu na funkcjonalność systemu – jest wyłącznie użytkownikiem aplikacji.

Taka unifikacja ma swoje niezaprzeczalne atuty. Wymiana informacji przebiega bez problemów i w czasie rzeczywistym, raportowanie jest ułatwione i ujednolicone, łatwiej przygotować skonsolidowane dane finansowe, a procesy bez względu na swoją lokalizację są ustandaryzowane. Jedno, centralnie utrzymywane i administrowane rozwiązanie SAP generuje mniejsze koszty w dłuższej perspektywie. Takie podejście jest już sprawdzoną i obowiązującą na całym świecie praktyką.

Jeśli nie rollout SAP, to co?

Rollout systemu SAP ERP lub SAP S/4HANA z centrali do nowej jednostki jest przedsięwzięciem wymagającym, angażującym czasowo i jednocześnie generującym określone koszty wewnętrzne (czas pracowników centrali i oddziału) i usług zewnętrznych (usługi wdrożeniowe, szkoleniowe). Do tego dochodzi koszt zakupu licencji na oprogramowanie SAP dla użytkowników systemu ze spółki objętej rolloutem.

Wszystkie te koszty są w pełni uzasadnione, gdy mamy do czynienia z dużym oddziałem produkcyjnym lub produkcyjno-handlowym. Wysoki stopień złożoności procesów biznesowych, setki lub tysiące pracowników wymagają, by wdrożone rozwiązanie było w stanie kompleksowo obsłużyć działania jednostki.

Tymczasem w strukturach wielu grup kapitałowych licznie reprezentowane są również oddziały handlowe, spółki produkcyjne czy dystrybucyjne. To zazwyczaj kilkunasto- lub kilkudziesięcioosobowe firmy, których wymagania biznesowe wobec systemu są bez porównania mniejsze. Nie potrzebują rozwiązań takich jak SAP ERP. Do sprawnej pracy wystarczy znacznie mniejsze rozwiązanie IT.

W przypadku takich spółek grupy kapitałowe często rezygnują z rolloutów SAP, optymalizując swój budżet na IT. Decydują się na wdrożenia systemów finansowo-księgowych dostępnych na lokalnych rynkach, lub też wprowadzają do środowiska IT drugi, mniejszy system ERP spoza oferty SAP, służący jako standard dla mniejszych oddziałów. Jednak oba te podejścia mają swoje zasadnicze wady.

W pierwszym przypadku (zakup różnych, mniejszych aplikacji FK) pojawia się problem utrudnionego dostępu do aktualnej informacji zarządczej. Mimo mniej lub bardziej udanej integracji rozwiązań różnych producentów, część danych spółki na pewno będą dostarczać do centrali „ręcznie”. Dane raportowane są z opóźnieniem, w niejednolity sposób i obarczone błędami, nieuniknionymi przy takim modelu działania. Konsekwencją jest utrudnione zarządzanie zarówno w perspektywie operacyjnej (planowanie produkcji, polityka handlowa), jak i strategicznej (ocena raportowanych wyników spółek).

W drugim scenariuszu (mniejszy system innego producenta jako drugi standard korporacyjny) łatwiej co prawda raportować wyniki, ale dochodzą znaczące koszty wprowadzenia i utrzymywania dwóch różnych technologii w korporacji, a także koszty budowy i utrzymywania interfejsów między tymi „dwoma światami”. Dołóżmy do tego koszty przechodzenia spółek z mniejszego rozwiązania na korporacyjny SAP – co z pewnością zdarzy się, gdy dany oddział rozwinie działalność – wówczas ponosimy koszty wdrożenia dwukrotnie. Jak zatem połączyć oczekiwania biznesowe z racjonalnym budżetem IT?

Wykorzystanie SAP ERP i SAP B1 w korporacji – przykładowy scenariusz

Złoty środek, a raczej złota alternatywa

Alternatywnym rozwiązaniem ERP dla mniejszych spółek w grupach kapitałowych, których centrale korzystają z SAP ERP lub SAP S/4HANA, jest system SAP Business One – elastyczne rozwiązanie dla mniejszych firm, rozwijane przez SAP AG od 2002 r.

System SAP Business One to rozwiązanie przygotowane przez SAP z myślą o małych i średnich przedsiębiorstwach. Wspiera działalność firmy w kluczowych obszarach – sprzedaży, obsłudze klienta, produkcji, zakupach, obsłudze magazynu, zarządzaniu projektami, finansach i zarządzaniu danymi pracowników. Dodatkowo w wersji na HANA dostępne są zaawansowane możliwości raportowania i analiz.

Praktyka udowadnia, że funkcjonalności oferowane w standardzie SAP Business One spełniają potrzeby mniejszych spółek. Taki model działania jest już wykorzystywany w praktyce przez korporacje na całym świecie. Aktualnie ponad 360 firm działających na SAP korzysta z SAP Business One w ponad 2300 oddziałach. Dlaczego?

Centralny punkt widzenia

Przede wszystkim SAP Business One można z dużą łatwością zintegrować z rozwiązaniem SAP ERP lub SAP S/4HANA działającym w centrali. Producent oprogramowania przygotował gotowe narzędzie (B1IF – Business One Integration Framework), które umożliwia połączenie obu rozwiązań oraz wymianę danych między ich środowiskami. Jeśli korporacja korzysta już z rozwiązania PI jako szyny danych, integracja pomiędzy SAP Business One a SAP ERP lub S/4HANA może być również przygotowana w oparciu o to rozwiązanie. Korzystając ze sprawdzonych narzędzi centrale mają pewność, że procesy wymiany danych będą realizowane poprawnie i bez opóźnień. W przypadku integracji rozwiązań różnych producentów nie mamy tej gwarancji – prace wdrożeniowe mogą się przedłużać, a utrzymanie złożonych środowisk integracyjnych będzie generować większe koszty w dłuższym okresie.

Beata Niemiec-Siwek, Manager Obszaru SAP Business One, All for One Poland

SAP i SAP Business One – suma potencjałów

Okazuje się, że rollout SAP ERP/S4 do mniejszej spółki (np. dystrybucyjnej, handlowej, produkcyjnej)  nie zawsze ma uzasadnienie ekonomiczne. Czy to oznacza, że korporacja jest skazana na pozostawienie części swoich oddziałów poza nawiasem swojego środowiska SAP? Niekoniecznie, jeśli weźmie pod uwagę alternatywę: rozwiązanie SAP Business One. Jest on skutecznie wykorzystywany w oddziałach organizacji, których centrale korzystają z SAP ERP lub SAP S/4HANA. Ten model działania jest praktykowany przez korporacje od lat. Aktualnie już ponad 360 firm działających na SAP korzysta z SAP Business One w ponad 2300 oddziałach. Najbardziej znaczącymi korzyściami z takiego podejścia są: łatwość integracji obu rozwiązań, jednolita platforma systemowa od jednego dostawcy i znaczna redukcja kosztów utrzymania środowiska IT. Dodatkowo od 2014 roku aplikacja SAP Business One jest dostępna na platformie SAP HANA. Nowe możliwości związane z przetwarzaniem i raportowaniem dużej liczby danych w czasie rzeczywistym pozycjonują SAP Business One jako rozwiązanie światowej klasy.

BCC (aktualnie All for One Poland) ma doświadczenia we wdrożeniach i rozwoju systemów SAP: SAP ERP (lub SAP S/4HANA) oraz SAP Business One. Tym, co szczególnie doceniają nasi klienci korzystający z obu rozwiązań, są wysokie kompetencje w zakresie integracji rozwiązań, a także wieloletnie doświadczenie w prowadzeniu rolloutów. Prowadziliśmy projekty przeniesienia systemów do lokalnych oddziałów spółek w większości krajów Europy, poznaliśmy lokalną specyfikę biznesową i prawną w tych krajach. Potrafimy ją przełożyć na język systemów tak, by równocześnie spełniała biznesowe wymagania korporacyjne i wpisywała się w firmowy template systemu.

Beata Niemiec-Siwek, Manager Obszaru SAP Business One, All for One Poland

Przykładowy scenariusz wykorzystania SAP i SAP Business One w korporacji

Wdrożenia SAP Business One w spółce zależnej jako alternatywa do klasycznego rolloutu SAP  to także policzalne korzyści finansowe dla grupy. Lokalna instalacja systemu wymaga mniejszego budżetu niż rollout SAP i jest szybciej przeprowadzana. Wdrożenie systemu trwa od kilku do kilkunastu tygodni wraz ze szkoleniami użytkowników kluczowych. Również licencjonowanie SAP Business One jest inne niż w przypadku systemu SAP, więc rozwiązanie może zostać sfinansowane z lokalnego budżetu firmy. Z kolei platforma integracyjna B1iF (Business One Integration Framework) jest dostarczana bezpłatnie, więc budżet na połączenie obu rozwiązań jest znacznie niższy niż projekt integracji SAP z rozwiązaniem innego producenta.

Z lokalnej perspektywy

Do korzyści istotnych z punktu widzenia centrali dołóżmy jeszcze lokalny punkt widzenia.

Jak powyżej wspomniano, spółka otrzymuje w pełni funkcjonalne narzędzie zarządzania firmą. Oprócz tego, SAP Business One otwiera przed spółką wiele innych możliwości wsparcia swojego biznesu.

Jedną z nich jest zdalny dostęp do systemu bez względu na miejsce – szczególnie w kontekście pracowników, którzy działają w terenie. SAP Business One jest rozwiązaniem, które uwzględnia trend określany jako „mobility”. System m.in. udostępnia bezpłatnie aplikacje na iPhone`y oraz iPad`y. Z możliwości systemu na smartfony może korzystać również kadra zarządzająca – sprawdzać raporty, zarządzać procesami autoryzacji, weryfikować plany sprzedażowe.

Korzystanie z SAP Business One oznacza też możliwość wdrożenia licznych komplementarnych rozwiązań, przygotowywanych przez firmy partnerskie.

Dodatkowo system, wg opinii użytkowników kluczowych, jest rozwiązaniem intuicyjnym w obsłudze – co w przyszłości pozwoli szybko i łatwo wdrażać nowe osoby do pracy.
W dłuższej perspektywie czasu również i w tym sensie zmniejsza to koszt utrzymania systemu.

Rollout SAP czy lokalne wdrożenie SAP Business One? W części korporacji tę decyzję podejmują centrale. W innych organizacjach oddziały lokalne mają istotny wpływ na wybór rozwiązania dla siebie. Jednak w każdym przypadku można stwierdzić, że przy planowaniu strategii IT międzynarodowe firmy zyskały kolejną, godną uwagi alternatywę.