Wykorzystywanie „cyfrowych pracowników” do realizacji zadań użytkowników systemów SAP to już nie science fiction, a teraźniejszość. Symulowanie działania użytkowników w celu wykonania wybranych zadań w systemach biznesowych to modny trend. Mocno interesują się nim duże organizacje, w których można zidentyfikować wiele procesów łatwo poddających się automatycznej obsłudze i osiągnąć dzięki temu znaczną redukcję kosztów.

Rosnące koszty pracy to nie jedyny argument przemawiający za Robotic Process Automation. Firmy coraz chętniej  inwestują w employee experience i odciążenie wysoko wykwalifikowanych pracowników od nużących i powtarzalnych zadań, które mogą ich skutecznie odciągać od ambitniejszej pracy i po prostu irytować, stanowi wartość w samą w sobie.

Także nasi kontrahenci (klienci i dostawcy) oczekują coraz wyższego poziomu obsługi i żądają natychmiastowych reakcji na swoje zapytania.

Na coraz bardziej konkurencyjnym i zmiennym rynku jednego możemy być pewni. Jeśli my odpowiednio szybko nie zareagujemy na nowinki techniczne, wyprzedzi nas konkurencja, jako pierwsza czerpiąc profity z zastosowania nowych rozwiązań.

Cyfrowi pracownicy

Robotic Process Automation to tworzenie robotów software’owych (botów) lub – mówiąc bardziej przyjaźnie – „cyfrowych pracowników”, symulujących działanie użytkowników poprzez wykonywanie określonych, powtarzalnych zadań w systemach IT.

Rozwiązania RPA to aplikacje, które potrafią sterować działaniem innych aplikacji – takich jak systemy ERP, klient pocztowy itp. Mogą działać na stacji roboczej, w sieci firmowej lub przez WWW.

Rozwiązania RPA komunikują się z innymi aplikacjami na trzy sposoby:

  • interfejsy/protokoły komunikacyjne (API),
  • symulowanie pracy użytkownika,
  • inne (dodatkowe) operacje, np. rozpoznawanie tekstu (OCR), zapisywanie zrzutów ekranu itp.

Szczególnie interesującym przypadkiem jest symulowanie pracy użytkownika (tzn. takich operacji jak wypełnianie pól na ekranie, wybór opcji z menu, kliknięcie kursorem myszy w odpowiednim miejscu), bo pozwala zautomatyzować każdą aplikację, nawet jeśli jej producent nie dostarczył interfejsu programistycznego lub nie możemy z niego skorzystać. To dobra wiadomość dla firm, które chcą czerpać z ułatwień RPA, ale nie mają możliwości prowadzenia własnych prac programistycznych w systemie SAP (np. ściśle kontrolowany centralny system korporacyjny).

Co warto automatyzować

Zastanawiając się, które z procesów biznesowych można i warto zautomatyzować, warto pamiętać o kilku podstawowych kryteriach decydujących o tym, czy proces łatwo podda się RPA i czy będzie to opłacalne:

  • czynność wykonywana w procesie powinna być powtarzalna, często wykonywana;
  • proces opisany jednoznacznymi regułami (jednoznaczne pytanie, proces standardowy);
  • czynności wymagające działania w dwóch lub większej liczbie aplikacji (czasochłonne dla pracownika, który musi się przełączać pomiędzy różnymi rozwiązaniami).

Przedstawiamy kilka przykładowych procesów w systemie SAP, które poddają się łatwej automatyzacji:

  • masowe tworzenie lub aktualizacja danych podstawowych,
  • aktualizacja cenników,
  • aktualizacja limitów kredytowych,
  • okresowe księgowanie danych na podstawie plików (karty paliwowe, rozliczenia firmowych kart płatniczych itp.),
  • automatyczne wysyłanie zapytań o saldo lub generowanie potwierdzeń sald dla kontrahentów, na podstawie przychodzących e-maili,
  • wykonywanie innych sekwencji czynności związanych z zamknięciem miesiąca lub roku,
  • nadzorowanie działania interfejsów (np. porównanie listy technicznych komunikatów IDOC i faktur zaksięgowanych w systemie jako weryfikacja, czy wszystkie komunikaty zostały poprawnie przetworzone),
  • przygotowywanie raportów dla zarządu, łączących informacje z kilku źródeł danych w systemie (np. koszty, sprzedaż, czas pracy),
  • dodatkowe punkty kontrolne w procesach (np. cykliczna weryfikacja, czy wszystkie dostawy są zrealizowane na czas lub czy nie ma przeterminowanych działań handlowych w dziale sprzedaży).

Przykładowy scenariusz RPA w SAP

Omówmy działanie bota na przykładzie scenariusza realizującego jeden z wymienionych przypadków, przygotowany dla naszegoklienta: obsługa zapytań o saldo lub generowanie potwierdzeń sald dla kontrahentów. W wielu firmach takich zapytań jest nawet kilkadziesiąt tygodniowo. Proces jest łatwy do obsługi, ale nużący i czasochłonny, w dodatku niemożliwy do zaplanowania, wykonywany ad hoc, w odpowiedzi na wpadające zapytania. Trudno znaleźć pracownika, którego nie irytują takie niewdzięczne zadania, potrafiące zająć nawet kilka godzin pracy w tygodniu. Wysoki standard obsługi kontrahentów jest ważny, ale nie musimy się godzić na jego wysoki koszt.

Ten proces jest dobrym kandydatem, by go zautomatyzować i do jego obsługi „zatrudnić” program RPA.

Obsługa takiego procesu w programie przygotowanym przez SNP (aktualnie All for One Poland) zajmuje kilka sekund.

Bot sprawdza e-maile przychodzące na dedykowany adres (np. rozliczenia@firma.com). Następnie loguje się do systemu SAP ERP i weryfikuje adres nadawcy na liście osób kontaktowych danego dostawcy w systemie. Po potwierdzeniu, że jest to osoba upoważniona, ustala numer konta dostawcy. Następnie dla danego dostawcy automat uruchamia raport rozliczeń (np. zestawienie nierozliczonych dokumentów), zapisuje wyniki do pliku w wybranym formacie lub wykonuje zrzut ekranu i wysyła go mejlem (wysłane wiadomości są dostępne w skrzynce nadawczej programu pocztowego).

Na koniec bot odnotowuje wykonaną operację w dedykowanym raporcie, z informacjami także o dacie i odbiorcy (np. w pliku Excel). Raport zawiera informacje zarówno o udanym przebiegu procesu, jak i o problemach, np. oznacza pytania od osoby, której nie ma w bazie danych. Wystarczy, że „żywy” pracownik od czasu do czasu przejrzy raport, skupiając się tylko na operacjach nieudanych i np. poprawi literówki w adresie lub doda nową osobę od dostawcy do listy osób upoważnionych do kontaktu.

Efektywnie, szybciej, więcej

Najważniejsze korzyści RPA to m.in. ograniczenie pracochłonności, przyspieszenie realizacji procesów, odciążenie pracowników od powtarzalnych zadań, możliwość wprowadzenia dodatkowych raportów, wcześniej zbyt pracochłonnych do przygotowania.

SNP Poland (aktualnie All for One Poland) realizuje projekty wdrożenia rozwiązań RPA zarówno w wersji „proof of concept”, jak i pełnego wdrożenia narzędzi automatyzacji procesów w organizacji. W oparciu o bogate doświadczenia we wdrażaniu i rozwoju systemów SAP możemy zidentyfikować i zautomatyzować szereg czynności w SAP, co w efekcie może się przełożyć na zysk w postaci lepszych relacji z kontrahentami, lepszego employee experience i niższych kosztów obsługi procesów.