Przejęcie pracowników zakupionej spółki a systemy HR

Planując transformację biznesu w zakresie HR, warto przyjrzeć się najczęstszym scenariuszom obsługi HR po przejęciu spółki.

Scenariusz 1.
Włączenie pracowników nowej spółki do działającego systemu SAP HR. Ten scenariusz jest relatywnie prosty do przeprowadzenia, bo zwykle nie wymaga poważnych zmian konfiguracyjnych. Kluczowa jest migracja danych, ale jest to proces dobrze przetestowany przez partnerów i klientów i nie wnosi dużego ryzyka.

Scenariusz 2.
Integracja dwóch systemów HR (SAP i nie-SAP). Grupa kapitałowa chce mieć spójny system raportowania HR, ale nie decyduje się na włączenie pracowników nowej spółki do swojego systemu SAP HR. To dość karkołomny scenariusz, bo wymaga zbudowania i utrzymywania mechanizmów zasilających system raportowy. Wątpliwe korzyści i wysokie koszty takiego rozwiązania powinny sytuować je wśród mniej preferowanych wariantów.

Scenariusz 3.
Roll-out obecnego rozwiązania SAP HR na przejmowaną spółkę wraz z rozbudową o funkcjonalności potrzebne do obsługi specyficznych procesów w nowej organizacji. Wyobraźmy sobie, że firma o profilu produkcyjnym przejmuje spółkę specjalizującą się w sprzedaży detalicznej (sieć sklepów). Procesem priorytetowym dla nowej spółki, wymagającym automatyzacji, jest planowanie czasu pracy. Zatem oprócz włączenia pracowników do obsługi kadrowo-płacowej w obecnym systemie SAP HR, potrzebne jest wdrożenie aplikacji wspierającej kierowników sklepów w zarządzaniu czasem pracy sprzedawców. Przy okazji tego projektu jest szansa na zautomatyzowanie zarządzania czasem pracy również w wybranych jednostkach grupy kapitałowej.

Scenariusz 4.
Pierwszy krok w stronę chmury. Grupa kapitałowa w niedalekiej przyszłości chce zmigrować stare rozwiązania SAP HR do SuccessFactors. Przejęcie nowej spółki jest szansą na to, by uruchomić SF już teraz w mniejszej skali, tylko dla przejmowanej organizacji lub w mniejszym zakresie dla wszystkich spółek. SAP oferuje tutaj dwa główne warianty: side-by-side oraz core-hybrid. Oba są dobrze wspierane przez producenta, zatem ryzyka związane z integracją różnych rozwiązań są łatwo zarządzalne.

W stronę chmury

Dwa ostatnie scenariusze (automatyzacja kluczowego procesu oraz krok w stronę chmury) wnoszą wartość dodaną i mogą dać w dłuższej perspektywie wymierne korzyści. Szczególnie interesująca, w kontekście zmian w ofercie SAP, jest opcja chmury (side-by-side lub core-hybrid).

Wariant side-by-side polega w uproszczeniu na różnym podejściu, w zależności od oddziału lub spółki należącej do grupy kapitałowej. Przykładowo w centrali jako wiodący wykorzystywany jest system SAP HR, a zarządzanie talentami realizowane jest w SuccessFactors, z kolei w przejmowanych spółkach – systemem master jest SF Employee Central. Płace mogą być rozliczane w systemie on-premise lub innej lokalnej aplikacji, w zależności od spółki. Ten wariant jest dość popularny podczas fuzji lub digitalizacji procesów HR poszczególnych spółek w grupie. Drobnymi krokami korporacja może migrować do chmury. W wariancie side-by-side SF Employee Central może być systemem konsolidującym i jednocześnie systemem głównym dla wybranych oddziałów.

Dla tych oddziałów, dla których systemem master jest SAP ERP HR, dane są replikowane do SF EC. Jest to wariant relatywnie skomplikowany konfiguracyjnie ze względu na częsty brak ujednolicenia procesów i danych w grupie (m.in. różne listy wartości i procesy).

W scenariuszu side-by-side obserwacja procesu adaptacji rozwiązania SuccessFactors przez pracowników nowej spółki pozwoli na dobre przygotowanie migracji do chmury całej organizacji.

Wariant core-hybrid zmienia wiele w obsłudze procesów HR. Pracownik nie jest zatrudniany w SAP ERP HR, ale w SuccessFactors. W systemie on-premise są liczone płace (oraz ewentualnie realizowana ocena czasu pracy), ale żeby było to możliwe, większość danych jest automatycznie replikowana z SF do odpowiednich infotypów HR. Tylko specyficzne dla części płacowej dane (np. IT0413, IT0515) są przechowywane w systemie płacowym. Wiele projektów core-hybrid, według założeń producenta, ma w dłuższej perspektywie doprowadzić do całkowitej migracji do chmury. Architektura core-hybrid jest stanem tymczasowym, dającym klientom czas na przygotowanie migracji płac do SF EC Payroll.

Wybór scenariusza HR dla procesu fuzji spółek nie jest prosty. Warto odpowiedzieć m.in. na pytania:

• Jak bardzo przejmowana spółka różni się od naszej? Czy włączenie jej do naszego systemu przebiegnie sprawnie?
• Czy fuzja jest okazją do wykonania pierwszego kroku do chmury? Czasy wsparcia starych rozwiązań SAP HR zbliżają się do końca i być może warto już teraz rozpocząć migrację.
• Czy konieczność automatyzacji ważnego procesu HR w przejmowanej spółce nie jest szansą, by na ten sam proces u nas spojrzeć z innej perspektywy?
• Jakie będą koszty utrzymania dwóch różnych systemów HR wraz z interfejsami?