Proste zarządzanie urlopami w BeeOffice

Dla wszystkich organizacji jest oczywiste, że oferta usług i produktów musi być stale aktualizowana, wraz ze zmieniającą się konkurencją i oczekiwaniami klientów. Procesy sprzedaży i produkcji są regularnie weryfikowane i doskonalone. Natomiast zaskakująco często zadania administracyjne pozostają na uboczu, w formie, w jakiej funkcjonowały 20 lub 30 lat wcześniej, pomimo że można je dzisiaj łatwo i szybko usprawnić. Przykładem takiego procesu jest planowanie i zatwierdzanie urlopów. Przedstawiamy sposoby uproszczenia obsługi wniosków urlopowych i propozycję, jak tę zmianę przeprowadzić z pomocą BeeOffice.

Jak to wygląda obecnie? (w większości firm…)

Każdy pracownik, w każdej organizacji, wiele razy w ciągu roku zadaje sobie pytania:

• „Ile mam jeszcze urlopu do wykorzystania?”
• „Kto zastępuje Jana Kowalskiego w tym tygodniu?”

Jeśli pracownik jest również przełożonym zespołu, to dochodzą jeszcze wątpliwości:

• „W jaki sposób na bieżąco kontrolować i aktualizować plan urlopów podwładnych?”
• „Czy urlopy kluczowych osób w moim zespole się nie nakładają?”
• „Czy zaległe limity urlopów z ubiegłego roku zostały już wykorzystane?”
• „Czy każdy z pracowników ma zaplanowany co najmniej jeden 14-dniowy (wymagany przepisami) urlop?”

Zwykle wszystkie te pytania trafiają do działu HR – mailowo, telefonicznie lub w trakcie osobistej wizyty w dziale kadr.  Wnioski urlopowe często krążą po organizacji w formie papierowej, a grafik dni wolnych zespołu to zwykle arkusz Excel. Nieustannie trwają próby zapanowania nad grafikiem urlopów i utrzymania jego aktualności. Kierownicy zespołów rozsyłają mailowe kwerendy do podwładnych, np. „Czy każdy już zadeklarował, co robi w dniu 2 listopada, pomiędzy świętem a weekendem?”, a później zbierają kilkanaście odpowiedzi z maili.

Każda z tych czynności wydaje się błaha i trwa kilka minut. Jednak powtarzane przez wszystkie osoby, wielokrotnie w roku (pracowników, przełożonych i HR), sumują się w skali firmy co najmniej do jednego pełnego etatu na każde 100 zatrudnionych osób. Należy tu wziąć pod uwagę nieefektywną komunikację, wielokrotne powtarzanie tych samych pytań, przerywanie innych zadań i czas na powrót do nich.

Może to wyglądać inaczej…

Moduł Urlopy w BeeOffice pozwala pracownikom wykonać większość operacji „samoobsługowo” i częściowo automatycznie. System sprawdzi np. czy wpisany wniosek przekracza limit urlopowy (i nie pozwoli go wprowadzić) oraz ustali, który przełożony odpowiedzialny jest za akceptację urlopu. W efekcie odciąża dział kadr oraz kierowników wszystkich zespołów. Nie tylko oszczędzamy czas i papier, ale także minimalizujemy liczbę pomyłek i błędów.

Poniżej przedstawiamy kolejne etapy pracy z systemem HR i dostępne funkcje.

1. Na początku roku pracownicy wprowadzają do aplikacji plan urlopów (np. do końca stycznia, na cały bieżący rok). Na tym etapie przełożony może zweryfikować, czy odpowiednia obsada stanowisk pracy jest zapewniona przez wszystkie miesiące i rozwiązać ewentualne konflikty.

2. Kiedy pracownik zna już dokładny termin swojego urlopu (np. 2 miesiące przed planowaną nieobecnością), wniosek urlopowy jest przesyłany do przełożonego do akceptacji. Wniosek nie jest wpisywany ponownie – wybieramy po prostu jedną z pozycji w planie urlopów i zmieniamy jej status. Przełożony akceptuje urlop (lub odrzuca wniosek z komentarzem, jaki jest powód).

Powiadomienie o wniosku oczekującym na decyzję jest przesłane jako wiadomość email.

Decyzja przełożonego może być wprowadzona w BeeOffice lub w aplikacji mobilnej.

3. Równolegle z wnioskowaniem o urlop można zaplanować zastępstwo. BeeOffice pozwala wskazać współpracownika, który przejmie nasze obowiązki na czas nieobecności oraz odnotować jego akceptację (lub odrzucenie) zastępstwa.

4. Zatwierdzone wnioski urlopowe są pojedynczo lub zbiorczo przenoszone do systemu kadrowo-płacowego (zwykle w cyklach miesięcznych, ale może to być wykonywane częściej, zależnie od sposobu pracy organizacji). Dane o zatwierdzonych wnioskach mogą być wyeksportowane do pliku lub wymieniane poprzez automatyczny interfejs z systemem HR (WebService lub API REST). Na końcu procesu dokument otrzymuje status ‘Zaksięgowany’.
5. Bieżące sprawdzanie dostępności współpracowników – w każdej chwili koledzy z zespołu lub przełożony mogą sprawdzić grafik urlopów innych osób: pozwala to racjonalnie planować spotkania, prace projektowe itp.

6. Monitorowanie planu urlopów przez HR. System prezentuje dane o planie urlopów wg stanu na wybrany dzień (np. 31 stycznia) i automatycznie porównuje go z aktualną listą wniosków urlopowych.

Powyższy przykład przedstawia plan urlopów na początku roku (sekcja ‘Termin 1’) i aktualną sytuację pod koniec roku (sekcja ‘Termin 2’). Z czterech zaplanowanych przez pracownika urlopów:

• pierwsze dwa odbyły się zgodnie z planem,
• trzeci urlop został wykorzystany we wrześniu, ale z nieco przesuniętym terminem (5-11 września, zamiast 3-7 września),
• ostatni wniosek – planowany początkowo na listopad – został anulowany,
• łącznie pracownik miał w planie 25 dni urlopów, natomiast aktualnie suma wykorzystanych + zaplanowanych dni urlopu w bieżącym roku to 20 (sygnał dla przełożonego lub HR, że plan dla tego pracownika wymaga uzupełnienia).

W BeeOffice w jednym miejscu mamy pełną informację o zrealizowanych i planowanych urlopach pracowników. Plan urlopów jest dostępny online, co znacznie ułatwia organizację pracy i zastępstw.

Andrzej Zabłotny, Wiceprezes Zarządu i Dyrektor Finansowy Meblik Sp. z o.o.

W BeeOffice limity urlopowe są definiowane osobno dla każdego roku. Pozwala to na kontrolę wykorzystania urlopów z konkretnego roku. Jeśli pracownik ma do dyspozycji niewykorzystany limit urlopu z poprzednich lat, BeeOffice będzie go o tym informować w momencie wprowadzania nowego wniosku urlopowego. W BeeOffice można również uwzględnić występowanie różnych kalendarzy świąt – np. w firmie posiadającej oddziały za granicą.

Wdrożenie

Po zdefiniowaniu struktury organizacyjnej i listy pracowników, dla których chcemy zarządzać urlopami, wprowadzamy do BeeOffice dostępne limity urlopów. Informacja o limitach może być również pobierana z systemu HR automatycznie, z wykorzystaniem interfejsu.

System jest na tyle prosty w obsłudze, że nie wymaga szkolenia pracowników. Wystarczy przesłanie do użytkowników krótkiej instrukcji, którą dostarcza zespół wspierający wdrożenie ze strony SNP (aktualnie All for One Poland).

Ponieważ BeeOffice to aplikacja „w chmurze”, nie jest konieczna inwestycja w nowy serwer ani zaangażowanie zespołu IT firmy w instalację systemu. System może rozpocząć funkcjonowanie w firmie dosłownie po kilku dniach od decyzji o jego wdrożeniu. Jedyny element projektu, który zabiera nieco więcej czasu to przygotowanie interfejsów wymiany danych z systemem HR. W prostszym wariancie – eksportu plików lub bardziej zaawansowanym – integracji poprzez WebServices lub API REST. Zależnie od specyfiki systemu kadrowego i zakresu integracji, ta część projektu zajmuje zwykle od 4 do 8 tygodni.