Sprawa licencji jest stosunkowo prosta w przypadku łączenia się dwóch podmiotów korzystających z systemu SAP. Powstały po połączeniu podmiot staje się „spadkobiercą” praw licencyjnych obu łączących się spółek w zakresie przewidzianym umową dla każdego z podmiotów. Gdy wydzielamy nowy podmiot, w którym jednak spółka-matka zachowuje powyżej 50% udziałów, możemy na niego przenieść wymaganą część licencji. Jeśli w nowo powstałej spółce nie zachowujemy pakietu kontrolnego, a chcemy jej przekazać licencje, należy zwrócić się z wyprzedzeniem do producenta systemu o zgodę.

Warunki licencyjne nie ograniczają możliwości rozszerzenia systemu na nowy podmiot w grupie kapitałowej. W takim przypadku rozszerzeniu ulega najczęściej zakres korzystania z oprogramowania wymagający zakupu dodatkowych licencji lub subskrypcji, jeżeli oprogramowanie jest rozwiązaniem chmurowym. Obowiązkiem licencjobiorcy pozostaje poinformować producenta oprogramowania o zmianie stanu prawnego i wskazać podmiot, przy którym pozostają prawa licencyjne.

Sytuacja nie jest oczywista, gdy przedsiębiorstwo nieposiadające systemu SAP nabywa pakiet kontrolny spółki mającej SAP i chce w przyszłości korzystać z jej systemu. SAP to zwykle istotny składnik majątku firmy – obejmujący infrastrukturę, konfigurację, dane podstawowe, kompetencje administratorów i użytkowników oraz oczywiście prawa licencyjne. Warunkiem korzystania z systemu przez nowego właściciela jest uzyskanie zgody producenta oprogramowania, firmy SAP. Należy się upewnić, że producent taką zgodę wyrazi. Nie jest to oczywiste, gdy podmiot, który przejmujemy, korzysta ze specyficznych warunków licencyjnych właściwych dla jego poprzedniego właściciela. W takim wypadku producent systemu może nie udzielić zgody, a zatem, chcąc korzystać z oprogramowania SAP, będziemy zobowiązani do nabycia praw licencyjnych dla oprogramowania.

Powyższe uwagi dotyczą standardowych warunków umownych, które mogą się różnić w poszczególnych kontraktach z SAP, dlatego dokładne zapoznanie się z umową licencyjną powinno być elementem każdego audytu przed zakupem przedsiębiorstwa. SNP (aktualnie All for One Poland) jako Channel Partner w ramach programu SAP Partner Edge uprawniającego do sprzedaży licencji SAP i subskrypcji SAP służy Państwu wiedzą w zakresie prawnych warunków korzystania z systemu SAP.