Terminarz

Większość osób korzysta z kalendarzy – takich jak Outlook, Lotus Notes czy Google – do planowania codziennej pracy, np. terminów i miejsc spotkań. Narzędzia te są wygodne z punktu widzenia pojedynczego pracownika, lecz mają jedno ograniczenie: trudno raportować z nich sumę czasu poświęconego przez cały zespół na konkretne zadania/projekty. Nawet jeśli uzyskamy dostęp do wszystkich kalendarzy (zlokalizowanych np. na firmowym serwerze), to jedna osoba oznaczy projekt „CRM”, inna „wdrożenie CRM”, a inna po prostu wpisze: „udział we wdrożeniu”.

Terminarz BeeOffice nie ma na celu całkowitego zastąpienia osobistych kalendarzy (takich jak np. Outlook), lecz udostępnia mechanizm prostego rejestrowania czasu pracy, aby później dostarczyć informację dla kierownika projektu lub innych osób zarządzających: ile godzin rozliczyć na poszczególne zadania/projekty wewnętrzne lub klientów zewnętrznych (w przypadku firmy usługowej).

Wprowadzenie nowej aktywności do terminarza rozpoczyna się zawsze od wybrania grupy zadań i zadania w ramach tej grupy, a następnie wprowadzenia czasu poświęconego w danym dniu na ten rodzaj prac. W ramach poszczególnych zadań można ustawić ograniczenia, np. daty od –  do, kiedy można na nie rejestrować czas pracy lub listy osób uprawnionych do rejestrowania czasu na dany projekt.

Terminarz pozwala wprowadzić wiele informacji dodatkowych (rodzaj aktywności, opis, inne pola), lecz nie są one wymagane – szczegółowość raportowania dostosowujemy do potrzeb organizacji.

Terminarz: proste rejestrowanie czasu pracy w podziale na projekty/zadania

Pracownicy – kompetencje

Kartoteka pracowników w BeeOffice pozwala rejestrować szeroki i zróżnicowany zakres danych – zależnie od potrzeb organizacji. Informacje te mogą być wprowadzane bezpośrednio do aplikacji lub przenoszone interfejsami z innych systemów.

Jeden z rodzajów informacji to katalog kompetencji – definiowany dowolnie przez organizację, wraz z terminem uzyskania i aktualnym poziomem kompetencji (np. zaawansowanie języka). W przypadku kompetencji potwierdzonych zaświadczeniami można przechowywać też ich skany oraz terminy ważności, jeśli są to uprawnienia nadane na czas określony.

Katalog kompetencji pracowników

Rezerwowanie czasu osób do projektów

Terminarz (opisany wcześniej) może dać operacyjny wgląd w szczegóły zadań i miejsca pracy każdej osoby w danym dniu. Podczas planowania większych przedsięwzięć (kilka-kilkanaście osób, czas trwania kilka miesięcy lub dłużej) potrzebne jest też bardziej strategiczne spojrzenie. Często w projekt są zaangażowane osoby o różnych kompetencjach, pochodzące z różnych zespołów (przydzielane przez różnych menedżerów liniowych). Typowa jest sytuacja, kiedy pracownik jest zaangażowany w wiele projektów na raz. Z połączenia tych zależności powstaje wielowymiarowa macierz kto/gdzie/na jak długo jest przyporządkowany. Nie musimy dodawać, że oczywiście harmonogramy projektów są… zmienne w czasie, więc każda ewidencja tych informacji musi pozwalać na szybką aktualizację zmieniającego się zapotrzebowania na osoby o różnych specjalnościach i kompetencjach do poszczególnych przedsięwzięć.

Terminarz: proste rejestrowanie czasu pracy w podziale na projekty/zadania

Obszar ten jest wspierany przez narzędzie Zapotrzebowania/Alokacje dni w BeeOffice. Z jednej strony kierownicy projektu wprowadzają swój „popyt” na osoby z poszczególnymi specjalnościami, z dokładnością do liczby dni w kolejnych miesiącach. Z drugiej strony menedżerowie poszczególnych zespołów przedstawiają „podaż” swoich specjalistów i deklarują ich przypisania do projektów.

Rezerwacja czasu poszczególnych osób do projektu

Rezerwacje innych zasobów do projektu

Projekty często korzystają z różnych współdzielonych zasobów firmy. Od salek konferencyjnych, rzutników, przez samochody firmowe, po bardziej wyspecjalizowany sprzęt lub licencje na oprogramowanie.

BeeOffice wspiera zespoły projektowe w rezerwowaniu tych zasobów, przedstawiając przejrzysty widok „kalendarza zasobów”. Raporty rezerwacji pozwalają osobie odpowiedzialnej za dany zasób ocenić, czy jest on racjonalnie wykorzystywany, czy może przeciążony (i zaplanować nowy zakup).

Rezerwacja zasobów na potrzeby projektu

Zatwierdzanie zakupów związanych z projektem

Moduł zapotrzebowań zakupu można wykorzystać do zatwierdzania dowolnego rodzaju kosztów w firmie. Kategorie zakupów, katalogi produktów oraz ścieżki zatwierdzania można zdefiniować zależnie od ustalonych w organizacji procedur akceptacji kosztów. W kontekście zarządzania projektami warto wspomnieć, że każdy zakup może być przypisany do projektu lub podzielony kluczem procentowym na kilka projektów (używamy tutaj tych samych grup zadań i zadań, które są kluczem raportowania czasu pracy, wspomnianym w sekcji nt. Terminarza).

Przejrzyste zatwierdzanie i raportowanie dodatkowych zakupów związanych z projektem

Planowanie i rozliczanie podróży związanych z projektem

Podobnie jak w przypadku Terminarza i Zapotrzebowań zakupów, koszty wprowadzone na rozliczeniu podróży służbowej mogą być alokowane na projekty (w całości lub częściowo).

Przejrzyste zatwierdzanie i raportowanie delegacji

Obsługa zgłoszeń serwisowych (Service Desk)

W trakcie większości projektów lub bezpośrednio po ich zakończeniu powstaje potrzeba ewidencji różnego rodzaju zgłoszeń serwisowych. Mogą być to na przykład uwagi z testów nowej aplikacji – zebrane od uczestników testu i konieczne do rozwiązania przed startem produkcyjnym nowego systemu. Z kolei po uruchomieniu nowego rozwiązania zbieramy bieżące zapytania i zgłoszenia od użytkowników, które również wymagają sprawnej obsługi (w ramach wsparcia gwarancyjnego lub serwisu rozwiązania).

Można rozpocząć prowadzenie takich rejestrów w arkuszu kalkulacyjnym i komunikować się mailowo z użytkownikami, lecz takie rozwiązania przestają się „skalować” powyżej kilku osób zaangażowanych w projekt. Wprowadzenie narzędzia typu Service Desk pozwala uporządkować komunikację, zmniejszyć liczbę zapytań krążących telefonicznie lub mailowo („Jaki jest status mojego zgłoszenia z wtorku?”), zautomatyzować śledzenie i raportowanie poziomu obsługi (np. definicja SLA zależnego od priorytetu zgłoszenia i automatyczne alerty po jego przekroczeniu).

BeeOffice oferuje rozbudowany i elastyczny moduł Service Desk, który odpowiada na tę potrzebę organizacji projektowych.

BeeOffice Service Desk: prosta i skuteczna komunikacja zgłoszeń serwisowych pomiędzy uczestnikami projektu lub użytkownikami rozwiązania a zespołem wsparcia

Projekty w BeeOffice a integracja z SAP

BeeOffice wspiera planowanie oraz rejestrowanie rzeczywistych kosztów projektów (takich jak poświęcony czas pracy oraz inne nakłady), lecz nie zastępuje systemów finansowych i kontrolingowych przedsiębiorstwa. Wszystkie rodzaje informacji opisanych w artykule mogą być synchronizowane z innymi systemami, np. SAP ERP lub CRM. Interfejsy w kierunku „do BeeOffice” to zazwyczaj: dane pracowników (z SAP HR) oraz lista zadań (np. zlecenia kontrolingowe z modułu CO lub projekty z SAP PS). Natomiast w drugą stronę BeeOffice może przesyłać dane o rzeczywistych kosztach – jako rozrachunki działań do SAP PS lub inne księgowania kosztów, jak rozliczenie delegacji – bezpośrednio do SAP FI.

Jeśli skala działalności projektowej obsługiwanej w BeeOffice jest duża, dzięki integracji systemów unikamy potrzeby podwójnego wprowadzania tych samych danych. Integracja może być oparta na web services lub transferze danych w plikach, zależnie od preferencji użytkowników.

Biuro Projektów BCC

W Biurze Projektów BCC (aktualnie All for One Poland) wykorzystujemy grupę funkcji BeeOffice do zarządzania projektami, które realizujemy u naszych klientów. W tym wypadku nie mamy do czynienia z obsługą procesów administracyjno-biurowych, ale z główną działalnością biznesową BCC: prowadzeniem prac projektowych dla klientów. Zaletą z wykorzystania w tym celu jednego narzędzia jest integracja informacji z różnych obszarów, np. planowania konsultacji, monitorowania przychodów czy rozliczania podróży służbowych.
BeeOffice wspiera zarządzanie portfelem projektów w dwóch podstawowych wymiarach: planowania strategicznego (konsultanci, zasoby) oraz nadzoru operacyjnego (monitoring, rozliczenia). W tych procesach uczestniczą kierownicy projektów, liderzy zespołów wdrożeniowych i serwisowych, konsultanci a także pracownicy administracji.
Moduł Biuro Projektów stanowi także jedno z ważnych źródeł informacji kontrolingowej. Informacje strategiczne i dane operacyjne pozwalają monitorować i oceniać przebieg projektu oraz prognozować jego rentowność.
Michał Jasiński, Kierownik Biura Projektów, All for One Poland