Prognozowanie sprzedaży w SAP APO

Thomas J. Watson, Sr. wieloletni prezes IBM, często jest przywoływany jako autor najdokładniejszej, jak sam to ujął, „krótkiej prognozy” w historii nowoczesnego biznesu. Do historii przeszło jego stwierdzenie z 1943 roku, że na światowym rynku jest miejsce najwyżej dla pięciu maszyn liczących, zwanych dziś komputerami. Rzeczywistość pokazała, że jego przewidywanie okazało się poprawne przez następne 10 lat. To o 9 lat i kilka miesięcy dłużej niż horyzont jakiejkolwiek prognozy, którą dziś uznamy za względnie wiarygodną.

Świat się zmienił, przyspieszył, skomplikował. Rynki ewoluowały w kierunku coraz większej różnorodności produktów i procesów, zwiększenia liczby informacji opisujących zależności rynkowe. O ile jeszcze kilkadziesiąt lat temu do dokładnego przewidzenia popytu wystarczała wiedza ekspercka i doświadczenie oraz od czasu do czasu błysk geniuszu prognozującego, o tyle dziś jest to już niemożliwe.

Dlatego tak ważne jest, aby uzbroić się w mocne narzędzie wspierające firmę na wszystkich etapach prognozowania popytu. System SAP SCM to naturalny następca SAP ERP w obszarze szeroko pojętego planowania i optymalizacji w zarządzaniu łańcuchem dostaw. W ramach SAP SCM dostępny jest komponent do zarządzania popytem APO-DP (Advanced Planning & Optimization – Demand Planning). To potężne narzędzie planistyczne, które może zostać uruchomione bez ingerowania w już istniejące procesy oraz obecnie używane narzędzia służące prognozowaniu.

W każdej firmie pierwszym krokiem do stworzenia poprawnego planu produkcji lub sprzedaży jest przygotowanie prognozy. W zarządzaniu popytem ważny jest pierwszy krok – oparcie jej na danych historycznych oraz właściwie dobranych danych statystycznych, przy użyciu odpowiedniego modelu prognozowania. To warunek konieczny trafności prognozy.

Równie ważne jest uwzględnienie bieżących i zdefiniowanych przez głównego planistę czynników rynkowych, mających wpływ na to, ile w rzeczywistości potrzebujemy danego produktu, a dokładniej, jaki jest popyt.

SOP to nie tylko planowanie popytu

We współczesnym ujęciu zestaw czynności wchodzących w skład szeroko rozumianego Sales and Operation Planning (SOP) zdecydowanie wykracza poza elementy procesu związane z szacowaniem popytu. Zgodnie z nowoczesnymi trendami i w wyniku rosnących wymagań rynku, aby móc skutecznie i wiarygodnie planować zapotrzebowanie na produkty lub towary będące przedmiotem działalności organizacji, należy zintegrować cały szereg działań z różnych obszarów w ramach zarządzania łańcuchem dostaw. Do tych obszarów należą: planowanie popytu, planowanie produkcji, zarządzanie zapasami, planowanie marketingowe i planowanie sprzedaży oraz planowanie finansowe.

Wszystkie te obszary i ich wzajemna integracja stanowią podstawę konstrukcji modeli planistycznych i znajdują zasadnicze miejsce w ramach produktu SAP SCM. Moduł APO-DP pozwala integrować i modelować procesy mające miejsce w różnych częściach organizacji oraz ich wpływ na ostateczną prognozę popytu. Takie podejście pozwala uwzględnić wszystkie poszczególne czynniki i zależności z różnych grup funkcjonalnych organizacji.

Księga planowania APO-DP

Istotnym elementem wpływającym na pracę z systemem planistycznym jest łatwość dostępu do danych planistycznych i elastyczność w manipulowaniu nimi. W przypadku klasycznych rozwiązań opartych na systemie SAP ERP mamy do dyspozycji tablice planistyczne planowania elastycznego (Flexible Planning). Wbrew swojej nazwie, dają one bardzo ograniczone możliwości dostępu do danych i ich skutecznej manipulacji.

Tradycyjna tablica planowania, oprócz wyboru zakresu przeglądanych danych, nie oferuje zbyt wielu funkcjonalności. W standardowym rozwiązaniu SAP nie do końca wiadomo nawet, z jakimi danymi pracujemy. Poza włączeniem kolumny zerowej i nawigacją pomiędzy poszczególnymi poziomami planowania, niewiele da się zrobić. Bez rozszerzeń funkcjonalości poprzez aplikacje ABAP nie ma możliwości analizowania danych w odniesieniu do różnych okresów i w przekrojowych ujęciach hierarchii planowania.

Organizacja pracy z danymi planistycznymi w APO-DP stanowi zupełnie inną jakość. W jednym widoku, zwanym księgą planowania, mamy do czynienia z całym szeregiem funkcjonalności. Dość powiedzieć, że księga planowania jest elementem w pełni konfigurowalnym, a jej wygląd i funkcjonalność podlegają szerokim modyfikacjom.

Mamy bardzo szybki dostęp do w pełni zintegrowanego prognozowania w oparciu o modele statystyczne czy do planowania promocji marketingowych. Natomiast sama organizacja wyświetlania pozwala na analizę danych planistycznych w dowolnym przekroju i w dowolnej agregacji. Mając na uwadze fakt, iż dane transakcyjne w procesie planowania w systemie SAP APO pochodzą ze zintegrowanej hurtowni danych, należy podkreślić, że zapis i odczyt dowolnych agregacji i przekrojów nie wymagają żadnych modyfikacji systemu na drodze rozszerzeń ABAP i dokonywane są w pełni w trybie online, bez zbędnych opóźnień.

Ponadto dane można analizować w rozbiciu na różne okresy, i to w ramach tej samej księgi planowania. Prosty element konfiguracyjny zwany profilem okresów czasowych pozwala na elastyczne definiowanie okresów, w których oglądamy dane planistyczne (np. dzień, tydzień, miesiąc, kwartał itd.)

Możliwe jest na przykład wyświetlane danych planistycznych w horyzoncie 24-miesięcznym, ale z założeniem, że dane z dwóch pierwszych miesięcy zostaną zaprezentowane w ujęciu tygodniowym, a dwa pierwsze tygodnie w ujęciu dziennym. Takie podejście pozwala na planowanie i analizę danych planistycznych ze zmienną dokładnością w zależności od horyzontu.

W księdze planistycznej można analizować dane nie tylko w dowolnym ujęciu i dowolnych okresach. Można też swobodnie definiować m.in. zakresy interesujących planistę danych. W ramach tak zwanej selekcji można w sposób elastyczny wybierać zakres danych do planowania, bez wskazywania wszystkich elementów hierarchii. Przykładowa selekcja pozwala wybrać dane dla poszczególnych materiałów, klientów i wersji planowania.

Ze względu na fakt, iż poszczególne selekcje dają się przypisywać poszczególnym użytkownikom, koncepcja ta jest bardzo cenną i często stosowaną techniką. Pozwala ona udostępniać wybranym użytkownikom lub grupom użytkowników wglądy do wskazanych danych w ramach całej hierarchii planowania. A zatem w efekcie uzyskujemy sprawny mechanizm, umożliwiający korzystanie z funkcji planowania przez wielu użytkowników systemu w ramach jednego rozwiązania, z gwarancją dostępu do autoryzowanych danych.

W tym miejscu należy również dodać, że blokady systemowe na hierarchii planowania w SAP APO-DP, w przeciwieństwie do SAP ERP, ustawiane są z dokładnością do obiektu hierarchii. Innymi słowy, w tym samym czasie wielu użytkowników może pracować w ramach tej samej księgi planowania na tych samych danych, o ile ich selekcje się nie przenikają.

Prognoza statystyczna i zarządzanie promocjami, czyli integracja narzędzi planistycznych

W ramach księgi planowania mamy bezpośredni dostęp do zaimplementowanych metod statystycznych, mogących wspierać procesy prognostyczne. W ramach standardu rozwiązania zaimplementowano około 40 różnych modeli statystycznych, pokrywających swoim zakresem wszystkie elementy składowe prognozy: część stałą, trend, sezonowość. Dostępne są też bardziej wyszukane metody, jak np. regresja liniowa czy wygładzanie pierwszego i drugiego rzędu. Dostęp do metod prognozowania odbywa się bezpośrednio z księgi planowania i bazuje na pełnej wymianie danych pomiędzy księgą a metodą statystyczną.

W ramach prognozowania statystycznego dostępne są również miary jakości prognozy statystycznej w postaci błędów statycznych prognozy. Do najczęściej stosowanych błędów należą: błąd całościowy prognozy, średni błąd procentowy, średnie odchylenie absolutne. Istnieje możliwość zdefiniowania własnych charakterystyk jakości prognozy statystycznej. Bardzo dobrze do tego celu nadają się makra planistyczne, za pomocą których można dokonać obliczeń dowolnej charakterystyki jakości prognozy.

Często organizacje, analizując dane historyczne używane do prognozy, widzą sprzedaż w danym okresie bez czynników, jakie miały na nią wpływ. Może się zdarzyć, że zastosowana w przeszłości promocja mogła znacznie zwiększyć sprzedaż w danym okresie, ale patrząc na dane historyczne, nie widzimy, jaki udział sprzedaży wynika z czynników promocyjnych, a jaki z czynników strukturalnych.

APO-DP daje możliwość oddzielenia wyników promocji w przeszłości od właściwej sprzedaży. Dzięki temu promocje jednorazowe (np. z okazji wydarzeń sportowych, „urodzin” sklepu itp.) możemy wykluczyć z właściwej bazy prognostycznej. Z drugiej strony narzędzie daje możliwość uwzględnienia w prognozowaniu zaplanowanych na przyszłość akcji promocyjnych w celu uzupełnienia obrazu podczas obliczania prognozy ostatecznej.

Wszystkie te czynności są dostępne w ramach księgi planistycznej, dzięki czemu możemy w sposób elastyczny planować promocje marketingowe wpływające na ostateczny kształt popytu, a następnie, po upływie pewnego czasu, szacować ich wpływ na sprzedaż historyczną. Koncepcja integracji modeli statystycznych oraz włączenia działań marketingowych w procesy planowania popytu w ramach planowania elastycznego SOP nie jest wspierana w ramach systemu SAP ERP.

Planowanie kooperacyjne, czyli zmienne wymagania rynku

Wymagania oraz oczekiwania klientów ciągle się zmieniają i powodują, że obecnie firmy dążą do skrócenia czasu wprowadzania nowych produktów na rynek. Elastyczne dopasowanie do zmienności popytu klienta, szczególnie w czasie trwania promocji, jest bardzo ważne. Producenci chcą utrzymywać poziom zapasów na jak najniższym poziomie, ale z drugiej strony nie chcą doprowadzić do braku zapasów wyrobów gotowych w razie potrzeby ze strony rynku.

Dzięki funkcjonalności kooperacyjnego planowania (Collaborative Planning) w APO-DP możemy skrócić cykl pozyskiwania wymagań i informacji z rynku poprzez ustanowienie komunikacji z klientem w ramach procesów planistycznych. Może się to odbywać między innymi poprzez wciągnięcie z systemu danych historycznych innych podobnych produktów dla stworzenia wstępnej prognozy oraz, co ważniejsze, zaangażowanie kluczowych klientów w model prognozy w celu uzyskania ich opinii i akceptacji dla nowych produktów i uzgodnienia bieżącej oferty.

Kooperacyjne planowanie popytu i podaży daje korzyści obu stronom, pozwalając na współpracę w celu lepszego wejścia produktu na rynek oraz lepszego prognozowania bieżącego popytu. Funkcjonalność ta pozwala również na zebranie od terenowych sprzedawców informacji o popycie na dany produkt w oparciu o dane rzeczywiste, a nie historyczne. Poprzez interfejs serwisu WWW możemy udostępnić wgląd z odpowiednimi dla danego sprzedawcy wskaźnikami dla określonej liczby produktów, pozwalając mu na wprowadzanie szybkiej korekty online poprzez przeglądarkę internetową.

Udostępnienie danych planistycznych poprzez serwer WWW może się odbywać w postaci tabelarycznej oraz graficznej. Dodatkowo narzędzie pozwala na definiowanie i przesyłanie do i od lokalnych koordynatorów sprzedaży komunikatów tekstowych, które będą widoczne po stronie księgi planistycznej jako komentarze do poszczególnych komórek z danymi do planowania. W systemie SAP ERP integracja procesów planistycznych z osobami spoza organizacji nie jest możliwa bez skonstruowania specjalistycznych interfejsów.

Makro lepsze niż w Excelu

Często podczas wyliczania prognozy planiści korygują prognozę proponowaną przez system, bazując na wielu innych wskaźnikach typu aktualny stan magazynowy czy ostateczna ilość produktu potrzebna do pokrycia zapotrzebowania w nadchodzącej promocji. W celu dokonania szybkich obliczeń lub porównań możemy zdefiniować makra, które automatycznie lub na nasze żądanie wykonają takie operacje. Jest to możliwe na poziomie ogólnym lub tylko dla konkretnego użytkownika i wglądu księgi planowania.

Możemy też swobodnie importować makra między wglądami lub wykorzystać jedno ze standardowych makr. Ta opcja umożliwia elastyczne zarządzanie oraz dodawanie makr zależnie od potrzeb danego użytkownika.

W Macro Builderze zdefiniujemy interesujące nas działania i operacje. Używając predefiniowanych kroków, za pomocą funkcji „drag and drop” konstruujemy logikę działa makra, warunki początkowe, zakres oraz inne operacje, np. alerty dla użytkownika.

Inaczej niż to jest w systemie SAP ERP, budowanie makr w SAP APO nie wymaga tworzenia rozszerzeń ABAP. Zdecydowaną większość obliczeń, nawet skomplikowanych, z użyciem operatorów logicznych, jesteśmy w stanie bez problemu skonstruować za pomocą specjalnie do tego zaprojektowanego buildera, w którym oprócz konstruowania skutecznie można przeprowadzić także testowanie gotowych obliczeń.

Planowanie zintegrowane

W rozwiązanie APO-DP wbudowano profesjonalny mechanizm integracji planowania w księdze planistycznej z MS Excel. Zawartość księgi planowania można w dowolnym momencie wyeksportować do Excela, tworząc tym samym arkusz o ustalonej konstrukcji. Z kolei po dokonaniu modyfikacji danych w arkuszu można zmiany zaimportować do księgi planowania.

Próba zaimportowania danych planistycznych z wcześniej przygotowanego arkusza Excel poprzedzona jest pełną kontrolą zgodności formatu danych z tymi w księdze planistycznej. Dopiero pozytywny wynik kontroli umożliwia wykonanie takiej operacji. Powyższą funkcjonalność można wykorzystać wtedy, gdy pewna część procesu planistycznego odbywa się poza systemem SAP, z wykorzystaniem najpopularniejszego edytora obliczeniowego na świecie. Taka integracja Excela z SAP ERP wymaga stworzenia rozszerzeń funkcjonalności w postaci programów ABAP.

Zmienny popyt, coraz krótszy cykl życia produktów przy coraz szerszej ofercie rynkowej i zmniejszającej się lojalności klientów, globalna konkurencja cenowa i produktowa to dzisiejsza rzeczywistość biznesowa. W tych warunkach trafne i precyzyjne prognozowania sprzedaży staje się coraz trudniejszym zadaniem. Jednocześnie nigdy nie było tak ważne.

W wielu przedsiębiorstwach, szczególnie przedsiębiorstwach produkcyjnych o złożonej organizacji łańcucha dostaw, dotychczas stosowane metody planowania przestają wystarczać. Dostępne w SAP ERP narzędzia nie są już w stanie „przerobić” ogromnej liczby różnorodnych informacji i dostarczyć satysfakcjonujących prognoz popytu, uwzględniających różnorodne uwarunkowania rynkowe i dużą zmienność otoczenia biznesowego.

SAP APO-DP to obecnie Formuła 1 rozwiązań wspomagających planowanie w ramach łańcucha dostaw. Umożliwia tworzenie wielowymiarowych prognoz (np. w ujęciu produkt, grupa produktów, klient, region) w złożonym otoczeniu rynkowym produktu, a równocześnie redukcję nakładu pracy i skrócenie czasu potrzebnego na uzyskanie wiarygodnych wyników.

Korzystając z SAP APO-DP, przedsiębiorstwo może szybciej i skuteczniej reagować na zmiany rynkowe, a co za tym idzie, osiągać korzyści dzięki optymalizacji stanów magazynowych i zwiększeniu zadowolenia klientów.

Kolejnym „tuningiem” rozwiązań do zaawansowanego planowania popytu może być dostępny w ofercie BCC (aktualnie All for One Poland) produkt All for One EasyDemand Planner, który dzięki zestawowi gotowych do użycia funkcjonalności i usług pozwala na szybkie rozpoczęcie korzystania z pełni możliwości SAP APO-DP.