Praca zdalna lub hybrydowa jeszcze dwa lata temu były w organizacjach rzadkością. Wszystko zmieniło się podczas pandemii Covid-19. Przymusowe przejście na pracę zdalną dało możliwość sprawdzenia tego modelu w wybranych obszarach biznesu (co oczywiste, nie dotyczy to działów produkcyjnych). Dzięki temu wiele firm, które do tej pory nie wyobrażały sobie możliwości świadczenia pracy poza biurem, mogło się przekonać o korzyściach takiego rozwiązania.

Pracownicy także przywykli do zalet pracy zdalnej i oczekują, że ich pracodawcy nawet po zakończeniu pandemii pozostawią im taką możliwość.  Zgodnie z wynikami badań przeprowadzonych przez Antal i Cushman & Wakefield, 52% specjalistów i menedżerów oceniło, że taki tryb pracy jest dla nich najodpowiedniejszy, 41% ankietowanych pracuje tylko zdalnie, natomiast 27% pracuje w trybie hybrydowym.

Nowe wyzwania

Tak duża liczba osób, które nie pojawiają się w biurze lub są w nim tylko kilka razy z miesiącu, stawia nowe wyzwania przed działami administracji, HR, menedżerami oraz całym zarządem organizacji. Wiele firm postanowiło na nowo zaprojektować swoje procesy, żeby dostosować się do tak nagle zmienionej rzeczywistości. Pojawiły się nowe oczekiwania wobec platform obsługujących procesy HR.

Jak szybko i skutecznie wyrażać zgodę na pracę zdalną? W jaki sposób komunikować się z pracownikiem w sprawach kadrowych? Czy możemy zrezygnować z części powierzchni biurowej i w łatwy sposób udostępnić pracownikom możliwość rezerwowania miejsc pracy? Czy pracownik w domu może rejestrować swój czas pracy? Z takimi i wieloma innymi pytaniami zwracają się do nas zarówno duże, jaki i mniejsze firmy.

Platforma BeeOffice wychodzi naprzeciw oczekiwaniom i dostarcza rozwiązania do obsługi każdego z powyższych wyzwań. Obecnie system może obsłużyć większość procesów związanych z pracą hybrydową, z którymi mierzą się organizacje. Odpowiadając na zapotrzebowanie rynku, dostosowaliśmy istniejące moduły do nowych potrzeb lub – jak w przypadku Rezerwacji Biurek – zaprojektowaliśmy je od podstaw. Dzięki dużej uwadze, jaką skupiamy na potrzebach naszych klientów, mogliśmy szybko zareagować i w krótkim czasie dostarczyć potrzebne narzędzia.

Równie ważnym elementem podczas projektowania nowych funkcjonalności był employee experience, dlatego poruszanie się po systemie (wnioskowanie, wypełniane formularzy, zatwierdzanie) jest intuicyjne, komfortowe i „przyjazne użytkownikowi”.

Wniosek o pracę zdalną

W organizacji pracy zdalnej jedną z najczęściej wybieranych funkcjonalności jest… Wniosek o pracę zdalną. To formularz, za pomocą którego pracownik zwraca się do przełożonego o możliwość pracy zdalnej. Przełożony może wniosek zatwierdzić lub odrzucić.

W Terminarzu szefowie zespołów widzą, w jakich dniach ich podwładni pracują zdalnie, i mogą układać plan pracy według własnych kryteriów, np. aby zawsze ktoś z zespołu pracował stacjonarnie lub by w biurze zawsze była osoba o określonych kompetencjach. Podobnie jak dla innych aktywności (np. delegacja czy urlop) statusy wniosków są zaznaczane różnymi kolorami (wniosek nowy na czerwono, zatwierdzony – na czarno). Ułatwia to zarządzanie zespołem i eliminuje obawę, że któryś z dni nie będzie miał zapewnionej odpowiedniej obsady w biurze. Możemy założyć limit na liczbę dni pracy zdalnej. System sam będzie sprawdzał, czy w wybranym okresie rozliczeniowym dany pracownik może jeszcze ubiegać się o dzień pracy spoza biura.

Obecnie ustawodawca pracuje nad wprowadzeniem do kodeksu pracy zapisów o pracy zdalnej. Artykuł 67(33) KP miałby gwarantować pracownikowi możliwość pracy zdalnej 12 dni w roku. Wejście w życie nowych przepisów planowane jest od trzeciego miesiąca po zakończeniu stanu pandemii.

Rejestracja czasu pracy

Po wyrażeniu zgody na pracę zdalną każdy przełożony chciałby mieć możliwość kontrolowania czasu pracy swojego podwładnego. Umożliwia to moduł rejestracji czasu pracy. W zależności od potrzeb możemy rejestrować czas na projekty, zadania lub całodzienny czas pracy. Dla pracownika jego obsługa jest bardzo prosta. Wchodząc do BeeOffice, naciska on przycisk startowy (Rozpocznij rejestrację czasu) i zaczyna naliczać swój czas. Kończąc pracę, wystarczy nacisnąć Stop, a system sam przeniesie wynik do raportu i zaznaczy, czy pracownik przepracował odpowiednią liczbę godzin. Przełożony w prosty sposób będzie mógł skontrolować, czy norma została wykonana.

Na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania (art. 3 ust. 6 ustawy o COVID-19).

Nie zawsze rejestracja czasu pracy wygląda tak samo dla wszystkich pracowników w przedsiębiorstwie. Elastyczny moduł RCP BeeOffice umożliwia ustawienie różnych możliwości rejestracji w zależności od stanowiska czy działu firmy.

Rezerwacja biurek

Gdy stało się jasne, że nowy model organizacji pracy nie wpływa znacząco na płynność realizowanych procesów, a i pracownicy polubili pracę z domu, część firm zdecydowała się na zredukowanie swojej przestrzeni biurowej. Założono, że nie będzie możliwości powrotu 100% składu do pracy stacjonarnej. Oszczędności z tego tytułu są znaczne. Pozostał jednak do rozwiązania problem rozlokowania pracowników, którzy danego dnia chcą lub muszą przyjść do biura.

BeeOffice Rezerwacja biurek to moduł, który powstał z myślą o organizacjach, dla których praca zdalna stała się równoprawnym sposobem organizacji pracy i które zdecydowały się wprowadzić „gorące biurka”. Funkcjonalność rezerwacji biurka pozwala zaplanowania pobytu w biurze i zajęcie sobie wybranego miejsca do pracy. W zależności od zasad panujących w organizacji możemy ograniczyć możliwości rezerwacji do np. dwóch tygodni w przód czy maksymalnie trzech dni w tygodniu. System sam pilnuje, by pracownik nie przekraczał wyznaczonych limitów.

Moduł może być także wykorzystany do rezerwacji miejsc parkingowych, co bardzo się przydaje, gdy siedziba firmy mieści się w centrum dużego miasta, a organizacja dysponuje ograniczoną liczbą miejsc na parkingu.

Rezerwacja miejsca odbywa się na dostarczonym przez klienta planie biura (lub parkingu). Dla wybranego dnia wolne miejsca są oznaczane na biało. Po zarezerwowaniu biurka kolor zmienia się na pomarańczowy. W tym dniu takie stanowisko nie może być ponownie wybrane przez innego pracownika. Jeżeli nie ma możliwości udostępnienia planu biura, rezerwacja jest możliwa przez formularz rezerwacyjny.

Obsługa pracy zdalnej i hybrydowej w BeeOffice

Nowy styl komunikacji

Według badań Magdaleny Stańczuk (Cushman & Wakefield) „Pracownicy, których firmy pozwalają im decydować, kiedy, gdzie i jak pracują, byli bardziej zadowoleni ze swojej pracy, osiągali lepsze wyniki i postrzegali swoją firmę jako bardziej innowacyjną niż konkurenci, którzy nie oferowali takiego wyboru”. Wiele firm nie tylko szybko dostosowało się do zmienionych okoliczności i płynnie weszło w nowy model organizacji pracy, ale także odnalazło w nim nieoczekiwane korzyści.

Oprócz oszczędności w wynajmie powierzchni biurowych, są to równie istotne zalety, jak wprowadzenie nowoczesnego stylu komunikacji z pracownikami oraz ich wyższy stopień satysfakcji, co ma znaczną wartość na konkurencyjnym rynku pracy. Warunkiem osiągnięcia tych korzyści jest oparcie organizacji pracy zdalnej na sprawdzonych narzędziach, takich jak BeeOffice.