PPK dla SAP: bądź gotów

All for One Pracownicze Plany Kapitałowe w SAP (All for One PPK) to nasz autorski produkt, którego zadaniem jest wsparcie użytkowników systemów HR od SAP (SAP HR/HCM, SuccessFactors) w realizacji obowiązków wynikających z ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych. All for One PPK zapewnia również dwustronną komunikację między pracodawcą a instytucją finansową. Produkt All for One PPK jest rozszerzeniem standardu SAP, wgrywanym na ten sam system, który obsługuje listę płac przedsiębiorstwa.

Automatyzacja to podstawa

Zaprojektowaliśmy aplikację w taki sposób, aby zminimalizować czasochłonność obsługi procesu PPK w firmie przez specjalistów kadrowo-płacowych. Cel ten został osiągnięty poprzez automatyzację kwalifikacji pracownika do wykonania czynności wynikających z ustawy.

Z punktu widzenia specjalisty kadrowo-płacowego upraszczamy zarządzanie PPK do minimum. Oznacza to obsługę wyłącznie jednego Pulpitu All for One PPK. Wystarczy wprowadzić w części administracyjnej modułu deklaracje pracownika, aby dalsze operacje wykonywane były automatycznie.

Specjalista kadrowo-płacowy informowany jest przez aplikację, kiedy musi wykonać zadania związane z obsługą PPK.

Wystarczy śledzić komunikaty wyświetlane w Monitorze PPK i wysyłać, we wskazanym przez aplikację czasie, pliki do instytucji finansowej. Obowiązek informowania drogą e-mailową pracowników odbywa się również automatycznie.

All for One PPK wykorzystuje zgromadzone już w systemie SAP HR dane pracownika (takie jak: data zatrudnienia pracownika, data urodzenia, sposób oskładkowania wynagrodzenia) oraz zarejestrowane deklaracje dla pełnej automatyzacji obsługi procesów PPK w Państwa firmie.

W tym celu dostarczany jest specjalny raport, w którym zawarty jest algorytm opisujący obowiązki podmiotu zatrudniającego wynikające z ustawy o PPK.

Aplikacja All for One PPK wykonuje konieczne działania samoczynnie, poniżej dwa przykłady:

• zawarcie umowy o prowadzenie PPK – zgłasza pracownika do zawarcia umowy o prowadzenie PPK po upływie 3-miesięcznego okresu zatrudnienia, informuje specjalistę kadrowo-płacowego o konieczności wysłania w terminie do 10 dnia następnego miesiąca pakietu transmisji do instytucji finansowej, przygotowuje plik XML, który oczekuje jedynie na wysłanie przez użytkownika, aplikacja aktywuje również naliczanie składek na liście płac w module HR-PY;
• przerwanie naliczania składek PPK – po złożeniu deklaracji rezygnacji z PPK przez pracownika, aplikacja pilnuje 7-dniowego, ustawowego obowiązku poinformowania instytucji finansowej o rezygnacji, przygotowuje odpowiedni pakiet transmisji, wstrzymuje naliczanie składek na liście płac.

Zadania grupowane są przez Monitor PPK według terminu wykonania. Dzięki temu użytkownik otrzymuje gotowe informacje, w szczególności, które zadania musi wykonać dzisiaj, a których ostateczny termin realizacji upływa za kilka dni. Przejście do realizacji zadania następuje bezpośrednio z poziomu Monitora PPK.

Co w All for One PPK?

Przygotowane przez nas rozwiązanie zapewnia obsługę i automatyzację procesów PPK w zakresie:

Rejestracji deklaracji składanych przez pracownika

Użytkownik ma możliwość rejestracji wszystkich deklaracji składanych przez pracownika w jednym miejscu. Poniżej lista możliwych do rejestracji deklaracji:

• Deklaracja o rezygnacji z wpłat na PPK,
• Rezygnacja z auto-wznowienia co 4 lata,
• Złożenie oświadczenia o aktywnych umowach PPK,
• Brak zgody na wypłatę transferową,
• Wniosek o wznowienie wpłat na PPK,
• Złożenie wniosku o zmniejszenie składki podstawowej 0,5% – 2% (dochód w mc <120% minimalnego wynagrodzenia),
• Złożenie deklaracji odprowadzania dodatkowej składki od 0% do 2%,
• Deklaracja odprowadzania składek PPK przez pracowników pomiędzy 55-70 rokiem życia.

Wzorów dokumentów i oświadczeń

Produkt umożliwia wydruk spersonalizowanych deklaracji i oświadczeń pracownika rejestrowanych w aplikacji All for One PPK. Wydruk ten będzie dostępny w momencie przyjmowania pojedynczych deklaracji od pracownika. Będzie też dostępna funkcja wydruku zbiorowego.

Kwalifikacji i generowania zdarzeń PPK

Specjalny raport uruchomiony w tle (użytkownik nie musi uruchamiać go ręcznie) analizuje dane pracownika oraz jego deklaracje i generuje automatycznie zdarzeń PPK (wynikających z ustawy o PPK). Zdarzenia te zawierają zarówno akcje konieczne do wykonania w systemie SAP HR, jak i obowiązki informacyjne spoczywające na pracodawcy: kwalifikowanie i automatyczne wznawianie wpłat na PPK oraz obowiązek informowania pracownika. Obie grupy zdarzeń realizowane są przez All for One PPK automatycznie.

Pierwsza grupa – Kwalifikowanie i automatyczne wznawianie wpłat na PPK – powoduje automatyczne naliczanie składek PPK oraz przygotowanie odpowiednich pakietów transmisji danych do instytucji finansowych.

Druga grupa – Obowiązek informowania pracownika – umożliwia skonfigurowanie automatycznego wysyłania odpowiednich powiadomień e-mail na zarejestrowany w infotypie 0105 adres pracownika.

Komunikacja z instytucją finansową (Pulpit Transmisji)

All for One PPK generuje automatycznie (na podstawie zdarzeń PPK) pakiety transmisji danych w celu wysyłki do instytucji finansowej. Komunikacja z instytucją finansową (na podstawie pakietów transmisji danych) realizowana jest poprzez generowanie i odczyt plików XML (standard rekomendowany przez Grupę Projektową PPK).

Komunikacja jest dwustronna, zakres pakietów wysyłanych od pracodawcy do instytucji finansowej zawiera dane (Interfejs Pracodawca à IF PPK):

• Rejestracja uczestnika w PPK.
• Zmiana danych identyfikacyjnych uczestnika PPK.

Nie jest to obowiązek podmiotu zatrudniającego wynikający z ustawy, ale rekomendujemy wdrożenie tej funkcjonalności ze względu na zmniejszenie ilości niezaksięgowanych składek przez Instytucję Finansową i co za tym idzie zmniejszenie liczby reklamacji pracowników.

• Składka PPK.
• Korekta składki PPK.
• Deklaracje uczestnika PPK.

Zakres pakietów odczytywanych z instytucji finansowej i wczytywanych do systemu SAP HR zawiera następujące dane (Interfejs IF PPK àPracodawca): nadanie uczestnikowi numeru ewidencji PPK, wypłata środków przez uczestnika PPK, zwrot środków w wyniku rozliczenia korekty lub rezygnacji z dokonywania wpłat, wypłata transferowa oraz zwrot.

Specjalny Pulpit Transmisji PPK umożliwia wyświetlanie wysłanych i gotowych do wysyłki pakietów, przeglądanie zawartości pakietów transmisji w raporcie oraz ustawianie statusów pakietów.

Korekta składek PPK

Bardzo uciążliwą czynnością w procesie odprowadzania składek PPK jest proces wstecznych korekt składek (podobny do ujemnych korekt składek ZUS). All for One PPK wykrywa takie sytuacje i w sposób automatyczny obsługuje dwa dodatkowe komunikaty zawarte w standardzie Grupy Projektowej PPK:

• Proces – Korekta składki PPK.
• Proces – Zwrot środków w wyniku rozliczenia korekty lub rezygnacji z dokonywania wpłat.

Integracja z rozwiązaniem SAP HR/HCM, SAP SuccessFactors

Rozwiązanie zapewnia automatyczne sterowanie standardowym infotypem SAP HR, po złożeniu deklaracji przez pracownika o wysokości składki podstawowej i dodatkowej, w celu potrącania składek na liście płac. W rozwiązaniu All for One PPK użytkownik nie musi go tworzyć, ani aktualizować ręcznie – aplikacja robi to za niego. Sterowanie przez aplikację tym infotypem zapewnia również zgodność ze standardem SAP HR.

System raportowania

W ramach systemu raportowania dostarczamy Państwu zestaw raportów trzy raporty zapewniającey pełną prezentację przebiegu procesu PPK – danych archiwalnych i aktualnych. Dostarcza to specjaliście kadrowo-płacowemu narzędzia do monitorowania aktualnego stanu procesu, odpowiedzi na reklamacje pracowników oraz odpowiedzi na pytania instytucji państwowych uprawnionych do kontroli przebiegu procesu

• Raport ad-hoc,

Raport pokazujący wszystkie rekordy z infotypu Zdarzenia PPK, czyli: data zdarzenia, typ zdarzenia (np. deklaracja rezygnacji z PPK, zapis pracownika do PPK, zmiana składki dodatkowej PPK, poinformowanie o konieczności złożenia zlecenia wypłaty transferowej).

• Panel statusu PPK

Jest to rodzaj panelu, stanowiącego część Monitora PPK, który przedstawia w sposób syntetyczny najważniejsze informacje o globalnym statusie PPK, takie jak: aktualna liczba zawartych umów o prowadzenie, liczba rezygnacji z PPK.

Po wybraniu raportu szczegółowego wyświetlana jest lista pracowników z informacją o ich statusie PPK (umowa zawarta/rezygnacja/oczekiwanie na zawarcie umowy/nie podlega).

• Raportowanie zawartości pakietów transmisji

Umożliwia raportowanie zawartości wysłanych oraz odebranych pakietów danych wymienianych z instytucją finansową (poprzez Pulpit Transmisji PPK), takich jak np.: przekazane składki PPK, zmiany deklaracji, wypłaty transferowe, zwroty.

• Kartoteka PPK

W celu uproszczenia raportowania i zarządzania procesem PPK w firmie dostarczamy raport zbierający i prezentujący w jednym miejscu dane ze wszystkich źródeł informacji o PPK, czyli z infotypu Zdarzenia PPK i pakietów transmisji danych. Dla każdego wiersza raport będzie zawierał przycisk umożliwiający wyświetlenie szczegółowych informacji.