Położyć kres wojnie magazynu i produkcji

Szukanie winnego

Codziennym zadaniem wielu kierowników zaopatrzenia jest sprawdzanie zgodności materiałówek (dokumentów określających bieżące zapotrzebowanie materiałowe do produkcji) ze stanami magazynowymi.

To syzyfowe zajęcie często jest koniecznością, jeśli nie można polegać na systemach komputerowych. Efektem niewiarygodnych danych w systemie może być paradoksalna sytuacja, gdy firma posiada oprogramowanie do planowania, arkusze spisowe mówią, że stany magazynowe są pod pełną kontrolą, zaopatrzenie i magazynierzy uwijają się między telefonami w dziale zaopatrzenia a półkami w magazynie, a… planowanie nigdy nie może być pewne, czy proces produkcyjny się nie zatrzyma z powodu „nieoczekiwanego” braku materiału.

Efekt? Wojnom pomiędzy magazynem a produkcją nie ma końca.

Można oczywiście szukać winnego. Najczęściej dostaje się „darmozjadom z logistyki”, zaopatrzeniowcom. Ci wiedzą już dobrze, że w logistyce pochwał nie ma. O tym, że wszystko idzie zgodnie z planem, dowiadują się, gdy nikt ich nie wzywa „na dywanik”.

Zmiana tej sytuacji to niewątpliwie wyzwanie, ale możliwe do wykonania. Chodzi o to, aby firma posiadała sprawny system planowania dostaw. Taki, który ostatecznie za pomocą komputera i telefonu pozwoli na zaplanowanie dostaw materiałów do produkcji, tak aby nie trzeba było zatrzymywać produkcji z powodu braku materiału.

Planuj systemowo

Rozwiązaniem może być gromadzenie większych zapasów. Materiały i tak zejdą, a za to zniknie problem z brakami. Oczywiście, można tak postępować, jednak nie jest to najlepsza filozofia planowania.

Zintegrowany model planowania wymaganych zasobów do produkcji i sterowania jej procesami – MRP II (Manufacturing Resources Planning) uwzględnia fakt, że brak materiału powodujący zatrzymanie procesu jest złem zarówno z punktu widzenia klienta, jak i właściciela firmy. Jednak marnotrawstwem jest również utrzymywanie nieuzasadnionych zapasów.

Systemowe planowanie według MRP II zakłada konieczność stałego śledzenia zapotrzebowania materiałowego na realizację zaplanowanej produkcji wyrobów gotowych. Zapotrzebowanie to wynika z różnicy między wielkością materiałów potrzebnych do produkcji zgodnie z opracowaną technologią a dostępnym zapasem materiałów w magazynie.

Sprawnie funkcjonujący algorytm ma wspomagać narzędzie informatyczne. Jest to tym bardziej pożądane, im efektywniej firma jest zorganizowana, gdyż oznacza większe tempo powtarzających się procesów związanych z realizacją potwierdzonych zamówień sprzedaży.

Przy rosnącym popycie, krótkich terminach realizacji zamówień i oczekiwaniu wysokiej jakości obsługi klienta nie można poprzestać na codziennym liczeniu zapotrzebowania między półkami magazynu. Konieczne jest stałe śledzenie braku w zapasie i uzupełnianie go do poziomu uzasadnionego planami sprzedaży i produkcji.

W ramach systemu planowania MRP II produkcję określają dwa główne procesy nadrzędnego planowania popytu niezależnego (tj. popytu na produkty) oraz zasobów:

• planowanie sprzedaży i operacji – SOP (Sales and Operations Planning),
• planowanie głównego harmonogramu produkcji – MPS (Master Production Schedule).

Do określania rodzaju i wielkości popytu zależnego (na materiały potrzebne do wytworzenia produktów) wykorzystamy funkcjonalność systemu zwaną algorytmem MRP (Materials Requirement Planning).

Kwestia wiarygodności

Warto zwrócić uwagę na uwarunkowania, które muszą być spełnione, aby system planowania MRP II generował poprawne sugestie co do rodzaju, wielkości, a także czasu dostawy odbudowującej uzasadniony dostępny zapas materiałów koniecznych do produkcji.

Jedną z podstawowych determinant jest tu wiarygodność danych wejściowych systemu. Zwróćmy szczególną uwagę na jedną z nich, mianowicie na zgodność danych o zapasach magazynowych. Wiemy, że system planowania ma złożyć zamówienie zakupu bądź zlecenie produkcyjne nie na to, co potrzebne do produkcji, ale na to, czego brakuje w magazynie.

Zatem znajomość wiarygodnej liczby określającej dostępny zapas w danej chwili jest jedną z najważniejszych zmiennych.

Zamiast żmudnie odświeżać tę liczbę, codziennie chodząc do magazynu z materiałówkami, wyręczmy się komputerem. Dostępne w nim stany magazynowe są (a przynajmniej powinny być) wynikiem różnych transakcji.

„Przychód zewnętrzny” zwiększa magazyn. Pomniejsza go „rozchód wewnętrzny”. „Zwrot z produkcji” ponownie go powiększa. I tak dalej – takich operacji w systemie wykonuje się tysiące dziennie. Jakość procedur wykonywania tych operacji i kultura pracy operatorów mają tutaj kluczowe znaczenie.

Inwentaryzacja, ale jaka?

Inną istotną praktyką jest inwentaryzacja, rozumiana jako narzędzie utrzymania szeroko pojętego porządku w magazynie. Ustawa o rachunkowości zobowiązuje podmioty gospodarcze do corocznego określenia stanu aktywów obrotowych. W ich skład wchodzą także zapasy.

Przepisy prawne same z siebie jednak porządku nie zapewnią. Dlaczego? Żeby odpowiedzieć na to pytanie, warto się przyjrzeć kilku zagadnieniom:

• Jaka jest kultura ewidencjonowania zapasów w firmie?
• Jakim celom służy inwentaryzacja i jak zazwyczaj przebiega?
• Kto się inwentaryzacją zajmuje?

Kultura ewidencjonowania

Trudno mówić o kulturze i porządku, jeśli praktycznie każdy pracownik może wprowadzać dane do głównej bazy danych, określające pozycje materiałowe (komponenty, półprodukty, produkty). Skutek bywa taki, że jeden rodzaj materiału ma sześć indeksów w bazie, a pod każdym materiał jest opisany inaczej. Raz jest to „Rura stalowa kwadratowa”, a innym razem „rura kwadr. stal.”. Kto próbował uporządkować taką bazę, wie, o czym mowa.

Nie to jest jednak najgorsze. Wspomniany materiał posiada zapasy pod każdym indeksem. Kto wie, który indeks jest wykorzystywany w technologicznych zestawieniach materiałowych produktów (BOM), a więc podlega cyklicznemu przeliczaniu przez algorytm MRP podczas ustalania zapotrzebowania materiałowego?

Istotne jest także to, skąd magazynierzy wiedzą, pod którym indeksem mają wykonać określoną operację magazynową zwiększającą lub zmniejszającą zapas, np. PZ (przychód zewnętrzny) lub RW (rozchód wewnętrzny). Brak jasnych reguł jest pierwszą przyczyną bałaganu w magazynie i bazie danych, potęgowaną przez nieczytelną i nieprecyzyjną identyfikację towaru składowanego w magazynie oraz samych miejsc składowania.

Po pewnym czasie materiały leżą na różnych kupkach, w każdym dostępnym i niedostępnym kącie magazynu. Podobnie wygląda to w bazie danych.

Przy inwentaryzacji najwięcej czasu zajmuje odszukanie materiału przeznaczonego do liczenia. Czasami udaje się go odnaleźć dopiero po kilku tygodniach, gdy wykazana superata została skorygowana po już zakończonej inwentaryzacji. Można przecież zrobić korektę do korekty, gdy zagubione palety „nagle się odnajdą”.

Ktoś mógłby zapytać, jak w takim razie komisja spisowa mogła nie wykryć różnic ewidencyjnych w czasie corocznej inwentaryzacji? Popatrzmy na kilka przykładów z życia wziętych.

Inwentaryzacja – sztuka dla sztuki?

Rzetelna inwentaryzacja w dużym magazynie jest trudnym i wyczerpującym zadaniem, nawet dla dobrych logistyków, zdeterminowanych aby zaprowadzić porządek i wziąć zapasy pod kontrolę. O ile większym wyzwaniem jest to dla komisji spisowej, zebranej raz do roku z różnych działów. Nieraz obserwowaliśmy przebieg i efekty takiej inwentaryzacji.

Pracownik produkcji wpisał do arkusza liczbę – sztuk 8 – pod odpowiednią pozycją wentylatora, zgodnie z tym, co napisano na etykiecie kartonu umieszczonego na piątym poziomie w magazynie wysokiego składowania.

Chwilę później szef logistyki poprosił sztaplarkowego, aby zdjął karton z półki. W kartonie znalazł: około 5 kg zwiniętej stalowej bandówki, trochę folii, dwa wentylatory różnych rodzajów i kolorów oraz jeden przedmiot stalowy, którego nikt nie potrafił zidentyfikować. Tylko wymaganego wentylatora tam nie było.

Podobnych przypadków było wiele. Tylko w jednym dziale magazynu na 800 liczonych pozycji zgadzało się jedynie 20. Tych pokrytych grubą warstwą kurzu. Dodatkowo nie wszystkie różnice były wychwytywane od razu. Czasami trzeba było wiele razy powracać do liczenia, aby odkryć, że w policzonym już kartonie jest coś innego niż być powinno.

W innym przypadku komisja nie stwierdziła różnic, chociaż były one codzienną udręką produkcji. W arkuszach spisowych wszystko było w najlepszym porządku. Okazało się, że z ewentualnym mankiem lub superatą łatwo można było sobie poradzić w sytuacji, gdy firma posiadała poza stanem ewidencyjnym prawie takie same zapasy jak te na ewidencji.

Z „bocznej” kupki zawsze można było dobrać, gdy brakowało, lub na nią odłożyć, gdy znaleziono za dużo. Odłożyć, a czasami przerzucić za płot zakładu. I tak nikt nie był w stanie doszukać się braku.

Czy inwentaryzacja jest więc jedynie sztuką ewidencyjną? Odpowiedź zawiera się w definicji celu inwentaryzacji. Jeżeli jedynym powodem jest ustawa o rachunkowości, wówczas inwentaryzacja będzie służyć celom jedynie instytucji finansowych (wewnętrznym lub zewnętrznym). Nie będzie zaś służyć celom logistycznym, a ściślej – planistycznym.

Ciągła kontrola

Logistyka planowania wymaga dostępu do wiarygodnych danych o stanach magazynowych tak często, jak często powtarza się cykl planowania. Na poziomie MRP zwykle raz na dobę (a nawet częściej).

Oznacza to, że po pierwsze potrzebujemy inwentaryzacji ciągłej, zapewniającej wysoką jakość danych ewidencyjnych w systemie komputerowym, czyli takiej, która uwzględniając np. częstotliwość wykonanych transakcji na określonych indeksach, wartość materiału, znaczenie materiału itd., wyznacza odpowiedzialnym za stan magazynowy (lub innym wyznaczonym pracownikom) listę pozycji do przeliczenia, np. na koniec dnia operacyjnego.

Technicznych sposobów wyznaczania zakresu liczenia oraz częstotliwości jest wiele.

Ogromną korzyścią inwentaryzacji ciągłej jest nie tylko krótki czas jej trwania, ale również duża wiarygodność wyjaśnień przyczyn różnic. Dużo łatwiej przypomnieć sobie, że się zapomniało zaksięgować PZ-tki z początku dnia, niż wymyślać w grudniu niestworzone historie na temat zaginięcia materiału w styczniu.

Lepiej zapobiegać

Po drugie potrzebujemy inwentaryzacji zorientowanej nie tyle na wprowadzenie korekty do systemu, co na zidentyfikowanie pierwotnych przyczyn występowania różnic.

Zazwyczaj nie jest ich wiele. Kilkanaście, najwyżej kilkadziesiąt. Za każdym razem trzeba je zidentyfikować osobno w każdej firmie, ale kiedy już to zrobimy, będziemy mogli się zastanowić nad udoskonaleniem odnośnej procedury i nad działaniami prewencyjnymi.

Osiągnięcie 99% zgodności danych inwentaryzacyjnych (wymaganej np. w czasie certyfikacji systemu MRPII przez organizację Olivera Wighta, ale przede wszystkim potrzebnej do sprawnego funkcjonowania systemu planowania) nie jest niemożliwe. Przeciwnie, przy przemyślanym porządku w gospodarce materiałowej i magazynowej trudno o gorszy wynik.

Dane na wykresie obrazują proces porządkowania gospodarki magazynowej w dużym magazynie wysokiego składowania producenta wentylatorów. Wynik inwentaryzacji z 19 tygodnia obrazuje stopień wiarygodności danych o zapasach w jednym z działów magazynu przed rozpoczęciem pracy nowego szefa logistyki.

Powtarzające się krótkotrwałe spadki wiarygodności danych wynikają z uruchamiania kolejnych działów po ich reorganizacji i wdrożeniu stosownych procedur.

Takie podejście jest zgodne z filozofią nieustannego doskonalenia jakości procesu (TQM, Just-in-Time, Kaizen), która podkreśla, że zapobiegawcze zapewnienie jakości na wejściu procesu jest znacznie efektywniejsze, łatwiejsze oraz tańsze niż utrzymywanie kontroli jakości na wyjściu z procesu.

Wdrożony raz, a dobrze porządek sprawia, że praca w magazynie jest łatwiejsza i efektywniejsza. Potwierdzają to sami magazynierzy, kiedy już na własnej skórze przekonują się, że nowe procedury nie tylko nie generują dodatkowej pracy, ale pozwalają na wygospodarowanie czasu wolnego, normalne tempo pracy i zapewniają dostępność wiarygodnych danych o zapasach. Sama zaś inwentaryzacja (nawet ta doroczna) przebiega szybko i sprawnie.

Kto to zrobi?

Aby inwentaryzacja wspomagała podnoszenie produktywności pracy i zmniejszanie marnotrawstwa, warto się zastanowić nad właścicielem tego procesu. Arkusza inwentaryzacyjnego nie możemy oddać w ręce odpowiedzialnego materialnie za zapasy. Tego zakazuje ustawa.

Komu jednak najbardziej zależy na wiarygodności danych o zapasach? Oczywiście magazynierowi.

Różnice inwentaryzacyjne prędzej czy później zamienią jego pracę w piekło. Doświadczenia potwierdzają skuteczność i rzetelność inwentaryzacji przeprowadzanych przez samych magazynierów, odpowiednio przygotowanych do tego procesu.

O ile ustawa obarcza tym obowiązkiem niezależną komisję spisową w ramach corocznej inwentaryzacji, o tyle nie ma takiego wymogu przy inwentaryzacji ciągłej, realizowanej dla celów planistycznych.

Gdy praktyka ciągłego inwentaryzowania zapasów jest rzetelnie kontynuowana, praca niezależnej komisji inwentaryzacyjnej staje się formalnością. Zaś nasz kierownik zaopatrzenia, biegający tam i z powrotem ze stertą materiałówek, wreszcie może zasiąść przed komputerem.