Inwentaryzacja powinna odbywać się raz w roku obrotowym, ale ustawodawca przewidział ułatwienia, które pozwalają przeprowadzać ten proces rzadziej, na przykład raz na cztery lata, w przypadku, kiedy majątek firmy znajduje się na terenie strzeżonym.

Spis z natury a SAP ERP

W przypadku dużych jednostek gospodarczych, na których majątek trwały może składać się wiele oddalonych od siebie biur i zakładów, przeprowadzenie inwentaryzacji wiąże się z przygotowaniem dużej operacji logistycznej. Najczęściej wykorzystywana metoda spisu z natury wiąże się z zaplanowaniem pracy dla kilku zespołów spisowych, których zadaniem jest weryfikacja rzeczywistego stanu środków trwałych w przedsiębiorstwie.

W module aktywów trwałych w systemie SAP ERP możliwe jest przechowywanie informacji pochodzących z procesu inwentaryzacji. Każdy środek trwały może mieć przypisany numer inwentarzowy oraz datę ostatniego spisu wraz z dodatkowym komentarzem. W standardzie systemu SAP, oprócz kilku podstawowych raportów, nie zostały przewidziane żadne programy pozwalające przygotować i przeprowadzić proces inwentaryzacji majątku, szczególnie w przypadku wielu setek lub tysięcy składników. Dlatego przygotowaliśmy rozwiązanie, które w znaczący sposób usprawni przeprowadzenie tej operacji.

Inwentaryzacja od SNP Poland (aktualnie All for One Poland)

Rozwiązanie bazuje na metodzie spisu z natury, z tą różnicą, że zamiast tradycyjnej, drukowanej listy środków trwałych, spis przeprowadzany jest za pomocą przenośnych skanerów kodów kreskowych. Przygotowanie inwentaryzacji rozpoczyna się i kończy w systemie SAP. Opiera się na zbiorze specjalnie przygotowanych transakcji i raportów – napisanych w języku ABAP i dopasowanych do procesu w danej firmie. Proces zliczania składników majątku odbywa się za pomocą aplikacji pracującej na mobilnych skanerach kodów kreskowych z systemem Android.

Jednostka, która chciałaby korzystać ze skanowania kodów kreskowych, powinna przede wszystkim zadbać o to, żeby wszystkie składniki, podlegające spisowi, zostały oznaczone za pomocą naklejek z kodem kreskowym. Numer kodu kreskowego może być tworzony na podstawie numeru środka trwałego w systemie albo na podstawie osobnego numeru inwentarzowego. Kod kreskowy powinien jednoznacznie łączyć składnik majątku z kartoteką w systemie. Rekomendowane jest podejście, w którym każdy środek trwały posiada swój unikalny numer, a więc w ramach jednej kartoteki w systemie tworzy się jedną sztukę danego obiektu.

Przebieg procesu inwentaryzacji przy użyciu narzędzia SNP Poland 

Inwentaryzację czas zacząć

Przygotowywanie procesu inwentaryzacji rozpoczyna się w systemie SAP od utworzenia list inwentaryzacyjnych. Na podstawie zarządzenia o inwentaryzacji, wydawanego zazwyczaj przez kierownika jednostki, tworzy się listy i komisje inwentaryzacyjne w przeznaczonych do tego transakcjach. W zależności od ustalonej w firmie procedury, listy inwentaryzacyjne mogą być tworzone według lokalizacji, grup środków trwałych, miejsca powstawania kosztów lub kombinacji tych parametrów. Z tego względu możliwe jest zastosowanie różnego rodzaju selekcji, które ułatwiają umieszczenie składników na odpowiednich listach. Po wywołaniu transakcji tworzenia listy z zadanymi parametrami, z systemu wybierane są środki trwałe spełniające warunki selekcji. Możliwa jest też dodatkowa, ręczna selekcja środków trwałych.

Z technicznego punktu widzenia lista inwentaryzacyjna zbudowana jest podobnie do dokumentu księgowego – posiada nagłówek oraz pozycje. W nagłówku listy znajdują się informacje wspólne dla całej listy – numer listy, data inwentaryzacji, jednostka gospodarcza, numery MPK lub lokalizacja środków trwałych. Pozycje na liście tworzą poszczególne numery środków trwałych. Przechowywanie list inwentaryzacyjnych, podobnie jak innych dokumentów w SAP, zapewnia do nich dostęp na potrzeby raportów historycznych oraz bieżących, zbierając wszelkie informacje o inwentaryzacjach majątku w jednym systemie.

W osobnym zestawie transakcji wprowadza się nazwiska członków komisji inwentaryzacyjnych. Dzięki temu można połączyć listy środków trwałych z osobami odpowiedzialnymi za ich zliczenie oraz przewidzieć czasochłonność procesu dla każdego zespołu.

Skanery kodów kreskowych

Kiedy listy spisowe są przygotowane w systemie SAP, możliwe jest ich pobranie na skanery kodów kreskowych. Nasze rozwiązanie na skanery jest przygotowane do instalacji na urządzeniach pracujących na systemie operacyjnym Android. Ze względu na swoją uniwersalność i możliwość instalacji wielu aplikacji, urządzenia tego typu można wykorzystać również do innych zadań w firmie. Skanery wymagają połączenia z Internetem (za pomocą sieci WIFI lub karty SIM) w celu pobrania i wysłania danych do SAP, ale proces przeprowadzania spisu nie wymaga połączenia z siecią. Wymiana informacji pomiędzy skanerem a SAP odbywa się za pomocą przygotowanego web service typu REST oraz interfejsu RFC (Remote Function Call), który pobiera dane do SAP i wysyła je na zewnątrz.

Komisje inwentaryzacyjne wyposażone są w skanery, na które zostaje pobrana lista środków trwałych podlegających spisowi. Po sczytaniu kodu kreskowego, na wyświetlaczu skanera pojawiają się informacje o środku trwałym z systemu SAP. Komisja ma wtedy możliwość weryfikacji tych informacji ze stanem faktycznym oraz dopisania swoich uwag. Lista środków pobrana na aplikacje zostaje zaktualizowana o informację o „zliczeniu” składnika przez komisję. Kiedy komisja kończy pracę, odsyła uaktualnione listy z powrotem do systemu SAP.

Protokoły po inwentaryzacji

Po zgromadzeniu danych ze wszystkich komisji spisowych, należy przeanalizować rezultaty inwentaryzacji. Zgodnie z ustawowymi wymaganiami, należy sporządzić protokoły ze spisu z natury oraz opisać i wyjaśnić wykryte różnice inwentaryzacyjne. Do tego celu zostały przygotowane transakcje w SAP, które dają możliwość pracy z danymi pozyskanymi od komisji inwentaryzacyjnych oraz pozwalają na wydruk oficjalnych protokołów, wymagających tylko podpisu. Ponieważ proces wyjaśniania różnic może być czasochłonny, istnieje możliwość zapisywania rezultatów swojej pracy na bieżąco, wraz z roboczymi komentarzami na wewnętrzne potrzeby zespołu. Ostatni punkt w procesie to przypisanie na kartotekach środków trwałych daty ostatniej inwentaryzacji.

Narzędzie SNP (aktualnie All for One Poland) do inwentaryzacji to:

  • Zestaw transakcji w SAP przystosowanych do procesu inwentaryzacji w przedsiębiorstwie
  • Aplikacja na system Android do zainstalowania na skanerach kodów kreskowych
  • Gotowe do podpisu wydruki protokołów inwentaryzacyjnych z systemu SAP
  • Dostęp do informacji z bieżących i przeszłych inwentaryzacji majątku za pomocą dedykowanych raportów w SAP
  • Usprawnienie procesu przygotowywania i rozliczania inwentaryzacji

Ekran logowania aplikacji przed i po wypełnieniu danych. Dane o komisjach inwentaryzacyjnych utworzonych na potrzeby danej inwentaryzacji pobierane są z SAP. Komisja loguje się za pomocą ustawionego w SAP loginu i hasła.

Główne menu aplikacji. Przed rozpoczęciem skanowania kodów kreskowych należy pobrać środki trwałe uprzednio przygotowane na listach inwentaryzacyjnych w systemie SAP.

Ekran wyświetlający dane środka trwałego po zeskanowaniu. Informacje o składniku majątku zostały pobrane z systemu SAP.