Planowanie zamiast wróżenia z fusów

Przedsiębiorstwa średniej wielkości to często firmy z pomysłem i determinacją, dysponujące unikalną bazą technologiczno-produkcyjną oraz doskonale wykształconą kadrą. Wykorzystują zarówno wiedzę, obycie i doświadczenie starszych pracowników, jak i otwartość na nowości, entuzjazm i energię młodszych specjalistów. To istotny element pozwalający sukcesywnie wypracowywać przewagę konkurencyjną i skutecznie walczyć nawet z gigantami rynku.

Czy jednak kierownictwo wie, co można zrobić, aby lepiej wykorzystać drzemiący w organizacji potencjał? W jakie narzędzia wyposażyć pracowników, by pozwolić firmie więcej zarabiać?

To niby oczywiste, ale nadal duża część firm z sektora MSP pracuje na rozproszonych, niezintegrowanych rozwiązaniach informatycznych. Tworzą one swoiste wyspy, które powstały wokół poszczególnych działów i specjalności. Wynik – mnóstwo straconego czasu, energii i pieniędzy poświęcanych na wsparcie wewnętrznego przepływu informacji, wielogodzinne narady, konsolidację danych z wielu obszarów, opóźnienia i w konsekwencji błędne decyzje.

Oczywiście te przedsiębiorstwa nadal się rozwijają. W konsekwencji jednak, zamiast korzystać z efektu skali, coraz więcej środków tracą na utrzymanie wydajności krwiobiegu informacyjnego, a to absorbuje specjalistów – często krytyczne zasoby firmy – w zupełnie niepotrzebnym miejscu.

Rozwojowe, elastyczne i zintegrowane narzędzia IT pozwalają efektywnie wykorzystać drzemiące w firmie możliwości i rozwijać jej potencjał. Takim narzędziem jest SPRINT – najczęściej wybierane rozwiązanie SAP dla firm średniej wielkości w Polsce. SAP to światowy standard systemu informatycznego wspierającego zarządzanie firmą, a SPRINT udostępnia zawarte w SAP najlepsze praktyki biznesowe w formie dostosowanej do potrzeb firm średniej wielkości.

W tym artykule przedstawię możliwości SPRINT w obszarach logistyczno-produkcyjnych.

Planowanie długookresowe (SOP)

SPRINT wszechstronnie wspiera firmy w planowaniu długookresowym. Dzięki wdrożeniu biznesowego procesu SOP – Sales & Operations Planning (planowanie sprzedaży oraz produkcji), obsługiwanego przez system, menedżerowie produkcji, sprzedaży oraz planiści są w stanie w czasie rzeczywistym zweryfikować i zasymulować np. stopień obciążeń tzw. wąskich gardeł. To pozwala natychmiast reagować na potencjalne przeszkody w planowaniu i realizacji przyszłej produkcji i sprzedaży. Dostępne „od ręki” dane pozwalają na podejmowanie szybkich decyzji, takich jak np., czy firma może przyjąć długookresowy kontrakt. Dodatkowo możemy tworzyć wersje planów długookresowych.

Dużą wartością narzędzi IT wspierających SOP jest ich pełna integracja z pozostałymi modułami SAP. A zatem prowadzenie takiego procesu planowania przekłada się na dane w rozwiązaniach do zarządzania popytem, a tzw. przebiegi MRP automatycznie uwzględniają te dane w obliczeniach zapotrzebowań na materiały i zdolności produkcyjne w planowaniu operacyjnym.

Konsekwentnie usprawniamy (automatyzujemy) i ujednolicamy przepływ informacji z zagregowanego menedżerskiego poziomu do komórek planistycznych i operacyjnie wykonawczych. Należy zwrócić uwagę także na to, że oprócz informacji planistycznej tworzymy automatycznie informację zaopatrzeniową (np. zakupy oraz planowanie procesów podwykonawstwa). Często usługi kooperacji stanowią wąskie gardło. Tym bardziej więc warto zintegrować i zautomatyzować proces zamawiania usług zewnętrznych.

Zarządzanie popytem (DEM)

Jeśli z jakiś przyczyn firma w danej chwili nie jest gotowa do wdrożenia oraz uruchomienia zagregowanego długookresowego planowania SOP, może wprowadzać prognozy sprzedaży bezpośrednio w narzędziach do zarządzania popytem DEM (Demand Management).

SPRINT pomaga tworzyć oraz wykorzystywać prognozy sprzedaży bezpośrednio na konkretnych wyrobach gotowych. Jeśli firma nie może bądź nie chce planować całej sprzedaży, warto skorzystać z funkcjonalności DEM i zaplanować jej dane segmenty.

Sama definicja słowa „prognoza” oznacza, że plan będzie zmieniany. W SPRINT będzie on uszczegóławiany automatycznie, przez sukcesywnie wpływające zlecenia sprzedaży (zamówienia klientów).

Nawet obarczona pewnym błędem prognoza jest lepsza od jej braku. Jest to tym bardziej istotne, jeśli firma należy do segmentu rynku, w którym realizacja produkcji jest związana z długimi czasami dostaw i koniecznością składania długookresowych pakietów zamówień.

Zarządzane operacyjne produkcją (SFC)

W obszarze zarządzania produkcją SPRINT oferuje wykorzystanie kodów kreskowych do obsługi dokumentów warsztatowych (przewodników zleceń, list pobrań) oraz potwierdzania produkcji. Możemy nie tylko przekazać załodze jasną i precyzyjną informację co, kiedy, na jakiej maszynie, według jakiej technologii i z czego będziemy produkować, ale też wykorzystując kody kreskowe, sprawiamy, że zaraportowanie wykonanej pracy odbywa się szybciej, pewniej i jest prostsze.

Raport potwierdzenia natychmiast rozlicza stany magazynów (pobrania materiałów), raportuje godziny produkcyjne, przyjmuje półprodukty lub wyroby gotowe na magazyn. Całe przedsiębiorstwo uzyskuje informację, iż dany etap produkcji jest zakończony:

• planista produkcji – aktualizacja planów produkcji dokonuje się automatycznie (widoczna w graficznych tablicach planistycznych),
• kontroler jakości – automatycznie może przyjmować materiały w specjalny rodzaj zapasów KJ (jest to opcja systemu). Dzięki temu wie np., że produkcja się zakończyła, ale wyrób nie jest jeszcze gotowy do sprzedaży, gdyż nie przeszedł testów jakości i nie został zwolniony,
• sprzedawca, dział obsługi klienta – automatyczne uaktualnienie ilości ATP (Available To Promise). Natychmiast można potwierdzić klientowi, jaką ilość wyrobu możemy dostarczyć w danym momencie. Pozwala to wyeliminować czas oczekiwania na spływające z opóźnieniem informacje z potwierdzeniami,
• kontroler finansowy – automatyczna aktualizacja kosztów danego zlecenia w odniesieniu do planów. W każdej chwili można prześledzić, jak wygląda rozwój kosztów produkcji i czy nie produkujemy poniżej progu rentowności.

Planowanie zdolności produkcyjnych (CRP)

Planiści produkcji docenią możliwości SPRINT w zakresie planowania zdolności produkcyjnych. Wszystkie zlecenia produkcyjne bądź planowane, wynikające z bieżącego planu produkcji lub z długookresowej prognozy, mają wpływ i biorą udział w procesie planowania i bilansowania zdolności produkcyjnych.

Każdy, kto musiał kiedyś odpowiedzieć na pytanie: „jak wyglądamy z mocami produkcyjnymi w przyszły wtorek?” lub „mam ograniczone możliwości rekrutacyjne, czy za pięć miesięcy będziemy musieli zatrudnić specjalistów do obsługi nowego centrum CNC?” – będzie zainteresowany szczegółowymi raportami obciążeń produkcji. W trybie raportu dziennego, tygodniowego albo miesięcznego może sprawdzić i zweryfikować (już na poziomie planowania szczegółowego!) kierunek planów SOP.

Dodatkowo system wspiera planistę w wyszukiwaniu i reagowaniu w pierwszej kolejności na sytuację planistyczną dla przeciążonych stanowisk, linii i zdolności produkcyjnych.

Zajmij się wyjątkami w MRP

MRP (Material Requirements Planning) to pojęcie znane każdemu, kto kiedykolwiek zarządzał zapasami. Techniki sterowania zapasami warto wykorzystać i zautomatyzować – niech system myśli za nas. Każdy materiał może być indywidualnie sterowany i obliczany przez przebieg MRP. Dzięki temu wydajnie, ale i elastycznie obliczamy zapotrzebowania.

Nie musimy już pamiętać, jakie były wielkości partii, zaokrąglenia, krotności, maksymalne lub minimalne poziomy zapasów. Czy partia była agregowana tygodniowo, miesięcznie, a może zawsze obliczana dokładnie? Dodatkowo wspieramy zaopatrzenie powiązaniem z wprowadzoną brakowością i odpadami (dla materiału, zespołu lub operacji).

SPRINT sam sprawdzi ustalonych dostawców i zaproponuje złożenie zamówienia dla konkretnego partnera, zgodnie z ustaloną listą źródeł, uwzględni czas dostawy z danej lokalizacji oraz specyficzne warunki cenowe.

To jednak nie wszystko. Po uruchomieniu systemu zmianie ulega cała filozofia codziennej pracy. Po przejściu procesu MRP system sam sklasyfikuje wagę sytuacji planistycznej każdego z materiałów. Mówiąc prościej – za pomocą sygnalizacji (semafor zielony, żółty, czerwony) zwróci naszą uwagę na te indeksy, dla których zagrożone jest pokrycie zapasów lub wystąpiła sytuacja nietypowa (komunikat wyjątku). Korzyść jest oczywista – jeśli odpowiadam za planowanie lub zakup tysięcy materiałów, chcę zajmować się tylko tymi, z którymi powinienem pracować.

Dzięki SPRINT reagujemy na sytuacje nietypowe, takie jak np. spadek zapasu poniżej poziomu bezpieczeństwa, niezgodność dat pokrycia z zapotrzebowaniem, konieczność przyspieszenia lub propozycja opóźnienia realizacji, a nawet wskazanie na usunięcie zbędnego zamówienia bądź zlecenia produkcyjnego.

Udokumentuj i powiąż informację dla partii – automatycznie

Dzięki uruchomieniu zarządzania partiami dla poszczególnych materiałów oraz budowie własnych klasyfikacji i cech istotnych dla danej firmy następuje automatyzacja procesu wiązania informacji zawartych w partiach poprzez dokumentowanie ich pobrań i zużyć. Jeżeli firma działa w branży spożywczej, chemicznej lub kosmetycznej, ma dodatkowo wdrożone standardy HACCP i/lub GMP, udokumentowanie i wykonywanie procesu szybkiego wycofania partii jest po prostu koniecznością.

SPRINT wspiera śledzenie partii „w górę” – od surowca lub półproduktu oraz „w dół” – od półproduktów lub wyrobów. Jednoznacznie wskazuje, jakie partie, kiedy i od kogo kupione, z jakimi parametrami, były wykorzystywane w danych produkcjach.

To nie wszystko – ważne jest też, gdzie dana partia wyrobu została dostarczona, tak aby ewentualnie kontaktować się z konkretnym odbiorcą lub dostawcą.

Wyższa sprawność, niższe koszty

Korzyści z wdrożenia SPRINT w obszarze planowania sprzedaży i produkcji jest wiele. W wymiarze operacyjnym SPRINT pozwala lepiej zorganizować procesy produkcyjne, według najlepszych praktyk biznesowych wypracowanych na podstawie doświadczeń setek przedsiębiorstw o podobnej skali działania.

Dzięki SPRINT możliwe jest obniżenie poziomu zapasów oraz kosztów magazynowania. Zamawiamy mniejsze, dostosowane do wielkości popytu i produkcji partie materiałów. Zmniejszamy powierzchnie magazynową, do tej pory niezbędną do zapewnienia ciągłości produkcji.

Przyspieszeniu ulega rotacja materiałów. Wykorzystujemy zalety automatycznego obliczania zapotrzebowań materiałowych (MRP) na każdym poziomie struktury wyrobu. Pozwala to planować zakupy, dostawy, ale i produkcję na zasadach just in time. System wykorzysta zamodelowane technologie i wyręczy nas w żmudnym i skomplikowanym obliczaniu i weryfikacji dat i terminów.

Redukujemy w ten sposób zamrożony i niewykorzystywany kapitał. Stosując mieszane strategie planowania produkcji na danych poziomach technologicznych (planowanie pod zlecenie klienta, na magazyn, planowanie na poziomie zespołu itp.), możemy dowolnie modelować wykorzystanie zapasów bezpieczeństwa, wielkości partii technologicznych, punkty ponownego zamawiania, dedykowane zakupy, produkcje itd. Jeżeli dotychczas firma stosowała „na wszelki wypadek” nakładające się zapasy i bufory bezpieczeństwa, teraz może odzyskać środki, które bez dobrego wsparcia informatycznego procesów planowania musiałyby być zamrożone.

Dział zakupów zyskuje nowe argumenty negocjacyjne. Abstrahując od poziomu, w którym wprowadziliśmy plany sprzedaży i produkcji (SOP lub DEM) – MRP obliczy i podpowie zaopatrzeniowcom wielkości koniecznych do zrealizowania zakupów.

Nie tylko uwzględni czasy transportu, warunki cenowe zaopatrzenia, dedykowane listy źródeł oraz wskaże, kiedy i na jakie daty zamawiać. Obliczy też wolumeny zapotrzebowań i zagreguje je np. w tryb tygodniowy lub miesięczny.

Przestajemy „wróżyć z fusów” podczas wskazywania ilości i częstotliwości zamawianych materiałów. Negocjując np. cenę, możemy konfrontować to z sytuacją planistyczną, spójną dla całego przedsiębiorstwa. To nieocenione wsparcie dla działu zakupów. O ile pewniej można prowadzić negocjacje, mając taką wiedzę za naciśnięciem klawisza myszki!

Następuje przyspieszenie raportowania produkcji, a materiały są rozliczane natychmiastowo. Wykorzystując kody kreskowe do wprowadzania potwierdzeń operacji, zmniejszamy bezwładność informacyjną dotyczącą postępów i realizacji produkcji. Każde potwierdzenie uaktualnia pobrania materiałów, co powoduje ciągłą aktualizację stanów magazynowych w całym przedsiębiorstwie. Jest to cenne i wręcz niezbędne w prawidłowym planowaniu zapotrzebowań materiałowych.

Narzędzia do planowania produkcji pozwalają także na realną wycenę i kalkulację wyrobów. SPRINT wspiera firmy produkcyjne w przeprowadzaniu szybkich i realnych kalkulacji materiałowych, uwzględniając wielopoziomowość i wersyjność produktów. Daje to ogromne możliwości raportowania kosztów produkcji w narzędziach kontrolingowych systemu SAP. Nareszcie wiadomo, ile w rzeczywistości kosztuje produkcja. Na bieżąco można śledzić odchylenia od planowanych kosztów na zleceniach produkcyjnych, co pozwala odpowiednio reagować w sytuacji przekraczania odchyleń.

Kolejną cenną cechą jest możliwość śledzenia poziomu marż jednoznacznie związanych z kosztami produkcji, ale i z cennikami danych klientów. Wykorzystując narzędzia CO, dowiadujemy się nie tylko tego, czy i ile na danym wyrobie zarabiamy, ale że robimy to, prowadząc sprzedaż dla danej grupy klientów, obszaru zbytu (koszty transportu) itp.

Następuje również usprawnienie, systematyzacja i przyspieszenie przepływu informacji. Jednym z elementów, często trudnym do wyceny, jest wewnętrzny koszt uzyskania oraz rozpropagowania informacji. Każde spotkanie, telefon, „wycieczka” do danego działu, konsolidacja danych z różnych, niepowiązanych ze sobą informatycznie obszarów przedsiębiorstwa (np. wyciąganie danych i wiązanie ich w arkuszach kalkulacyjnych) to czas. A czas to pieniądz.

SAP na dziś i na przyszłość

Praca różnych działów w jednym systemie, wzajemne zależności, automatyczne aktualizacje, skracanie czasu potrzebnego na ponowne wprowadzanie danych i ich powielanie daje realny, odczuwalny efekt dla wszystkich zespołów, a dla firmy – wyższą rentowność.

Integracja systemu przenosi się też na integrację w sensie biznesowym. Nie bez znaczenia jest rosnąca świadomość pracowników, jak ważny i istotny element stanowi ich praca, w kontekście całości funkcjonowania firmy.

Szybko rozwijające się firmy z sektora MSP rozumieją, jak istotne jest właściwe zarządzanie kosztami związanymi z rozwojem IT. Jeżeli zdecydują się na zakup rozwiązania SPRINT oferowanego przez 7milowy, nie tylko zyskają doskonały system informatyczny. Będzie to rozwiązanie o nieograniczonych możliwościach rozwoju, wydajne i skalowalne, z zapewnionym profesjonalnym serwisem… Co tu dużo mówić – po prostu system SAP.