Płace w SAP – teraz w chmurze

Nowa lista płac od SAP

Analitycy są zgodni, że prawdziwą miarą jakości aplikacji dla procesów kadrowo-płacowych jest jej silnik płacowy. W liście płac nie może być szarej strefy. SAP SuccessFactors Employee Central Payroll obsługuje przetwarzanie płac w ponad 40 krajach, w tym także w Polsce. Gwarancję jego stabilności i jakości stanowi fundament, jakim jest znany z wersji SAP HR on-premise moduł płacowy. To rozwiązanie wykorzystywane przez tysiące firm w Polsce, dobrze znane i przetestowane (zgodne z polskim systemem podatkowym i prawem pracy). W jego skład wchodzą sterownik listy płac oraz infotypy, w których przechowywane są dane osobowe pracowników. Teraz – jako część SAP SuccessFactors – rozwiązanie zostało umieszczone w chmurze SAP i wzbogacone o przyjazny, UX-owy interfejs.

Oprócz modułu Payroll z systemu SAP HR na rozwiązanie EC Payroll składają się także SuccessFactors EmployeeCentral (centralny moduł nowego rozwiązania HR od SAP, zawierający wszystkie dane kadrowe) oraz SuccessFactors Payroll Controll Center (czuwający nad poprawnością listy płac).

Dane z SF Employee Central

Siłą EC Payroll, którą docenią specjaliści płacowi, jest to, że w integracji z pozostałymi modułami platformy SuccessFactors daje szeroki zakres wprowadzania i aktualizacji danych oraz szybszego przygotowania listy płac.

Połączenie z modułem sprawia, że aktualne dane są utrzymywane w Employee Central i następnie są pobierane do aplikacji płacowej. Specjalista płacowy może łatwo wyszukiwać i modyfikować dane osobowe pracownika. Z kolei EC Payroll przechowuje informacje o wynagrodzeniu (posiada zlokalizowane, czyli charakterystyczne polskie infotypy płacowe). Także te infotypy są dostępne przez przeglądarkę i mogą być łatwo modyfikowane przez uprawnionego pracownika (np. dane podatkowe, ubezpieczeniowe i inne specyficzne dla Polski).

Poprzez spersonalizowaną, konfigurowalną stronę startową pracownik ma wgląd do swoich danych osobowych, a kierownik do danych swojego zespołu. Rozwiązanie płacowe EC Payroll staje się platformą do wymiany informacji pomiędzy firmą (dział kadr i płac) a pracownikiem.

Kontrola poprawności

Ostatnim elementem, który składa się na się na EC Payroll, jest Payroll Control Center. Jest to dodatek do SuccessFactors, który umożliwia zarządzanie listą płac. Narzędzie to udostępnia funkcje kontroli procesu rozliczania listy płac. Listę płac można uruchomić oraz śledzić proces jej naliczania przez pryzmat różnego rodzaju wskaźników jakościowo-ilościowych. Z tego poziomu możliwa jest też kontrola błędów w naliczaniu listy płac oraz ich dystrybucji i rozwiązania przez przydzielonych specjalistów płacowych.

Aktualizacja danych

Ustawiczna aktualizacja danych to codzienność pracowników działów płacowych. Wprowadzanie danych nowo zatrudnionego pracownika, a potem ich zmiana, aktualizacja adresów, zmiana danych banku… Nie ma miesiąca, by część tych danych dla listy płac nie uległa zmianie.

Narzędzie SuccessFactors EC Payroll daje możliwość wsparcia w tym zakresie. Pracownik jest zatrudniony w module Employee Central SuccessFactors. Z poziomu EC Payroll mamy do dyspozycji kafelek aplikacji, który umożliwia wykonanie wszystkich akcji związanych z uzupełnieniem danych płacowych dla nowo zatrudnionego pracownika. Widzimy, kto został zatrudniony oraz jakie dane musimy uzupełnić (np. dane podatkowe). Podobnie system może zostać skonfigurowany do obsługi pracowników, z którymi zakończono stosunek pracy.

W SF Employee Central Payroll możemy wykorzystać także funkcję samoobsługi – zarówno pracowniczej, jak i menedżerskiej. Jeśli na przykład firma korzysta ze standardowego narzędzia do rejestracji czasu pracy Time Off, menedżer może zatwierdzić czas pracy dla pracowników swojego zespołu. Dane te są synchronizowane z systemem płacowym i bezpośrednio podlegają rozliczeniu na liście płac.

Z kolei pracownik może mieć wgląd we własne dane płacowe, a dodatkowo może samodzielnie zmieniać informacje, do których ma uprawnienia (np. o banku). Odpowiednio zdefiniowany workflow pilnuje zatwierdzenia takich zmian przez uprawnionego pracownika działu płacowego. Dzięki temu aktualizacja danych pracowników może być znacznie szybsza i mniej pracochłonna.

Planowanie czasu pracy

Czas pracy to jeden z zasadniczych elementów wpływających na rozliczenie listy płac. Jak już wspomniano, EC Payroll udostępnia aplikację Time Off SuccessFactors, z funkcjami samoobsługi pracowniczej i menedżerskiej. W sytuacji gdy standardowa aplikacja jest niewystarczająca (np. rozbudowane grafiki zrównoważonego czasu pracy, system czterobrygadowy), rozwiązanie można integrować np. z produktem All for One E-Time, w którym przełożony ma możliwość zaplanowania czasu pracy swojego zespołu i rozliczenia nadgodzin. Rozliczenie czasu pracy z aplikacji E-Time jest bezpośrednio zintegrowane z EC Payroll.

Wynagrodzenie zależne od celów

Zarządzanie wynagrodzeniami (moduł SF Compensation Management) może być powiązane ze składnikami uwzględnionymi w module EC Payroll, które przechodzą do listy płac w postaci składników wynagrodzeń do wyceny. Dzięki temu następuje przyspieszenie procesu wypłacania dodatków wynikających z osiągnięcia postawionych celów, np. wydajnościowych.

Innym przykładem składników, które mocno wpływają na listę płac, są deklaracje składane przez pracownika (np. składanie deklaracji rezygnacji z udziału w programie Pracowniczych Planów Kapitałowych lub zmiana wysokości składki pracownika). W tym obszarze EC Payroll można zintegrować z aplikacją All for One PPK Deklaracje, która dzięki możliwości samoobsługi pracowniczej pozwala na automatyczną aktualizację sposobu rozliczania składek PPK dla pracownika.

Jak uniknąć błędów w liście płac

Błędy w naliczaniu wynagrodzeń mają destrukcyjny wpływ na employee experience. Amerykańskie badania wskazują, że aż 24 proc. pracowników rozważa zmianę pracy przy pierwszym błędnie naliczonym wynagrodzeniu. Kolejne 25 proc. myśli o tym przy drugiej takiej wpadce pracodawcy.

Rzeczywistość działów płacowych to niekończąca się weryfikacja danych i zawsze za mało czasu na rozliczenie listy płac. To także błędy w naliczeniach wynagrodzeń. Payroll Control Center umożliwia wykonanie monitoringu listy płac przed jej rozliczeniem. Moduł umożliwia przygotowanie reguł walidacji danych płacowych i kadrowych. Menedżer działu płacowego wykonuje próbne rozliczenie listy płac. System automatycznie wychwytuje błędy i przydziela je do poszczególnych osób odpowiedzialnych za ich usunięcie (np. według zdefiniowanych kategorii). Z tego poziomu specjalista płacowy ma możliwość usuwania błędów (uzupełnienie lub poprawienie danych, weryfikacja nietypowych składników itp.).

Dopiero po usunięciu wszystkich błędów w próbnym naliczeniu listy, można przystąpić do księgowania, wykonania przelewów i zamknięcia listy płac. System wygeneruje pasek płacowy, dostępny dla pracownika z poziomu jego profilu w SuccessFactors (z możliwością wygenerowania pliku PDF i wydruku).

Nowoczesny payroll

EC Payroll to bardzo dobre narzędzie dla nowoczesnej firmy. Połączenie z Employee Central i innymi modułami miękkimi SuccessFactors, jak np. Performance & Goals, Compensation Managemet, daje bardzo wysoką ocenę employee experience (EX) z punktu widzenia pracowników i menedżerów. To rozwiązanie świetnie sprawdza się także w firmach, które realizują obsługę kadrowo-płacową w centrum usług wspólnych, dając wsparcie działom kadrowo-płacowym w automatycznym wyszukiwaniu błędów oraz wparcie podczas ich usuwania i stały monitoring procesu naliczania listy płac.