Płace w outsourcingu a własny system SAP HR

BPO w płacach, kadry w firmie

HR jest na tyle dużym i różnorodnym obszarem zarządzania, że firmy często decydują się na uruchamianie kolejnych funkcjonalności SAP HR stopniowo, sukcesywnie. Zwykle na pierwszy ogień idą obszary administracji kadrami (HR-PA – Personnel Administration) i naliczania płac (HR-PY – Payroll).

Istnieje jednak spora grupa przedsiębiorstw, które z różnych przyczyn nie chcą bądź nie mogą rozliczać listy płac we własnym zakresie i decydują się na zaimplementowanie tej części SAP HR, która obsługuje procesy kadrowe – usprawniając przetwarzanie informacji o pracownikach, ewidencję urlopów czy szkoleń, rozwijając narzędzia „miękkiego” HR wspierające rozwój personelu.

Mówimy tutaj o kilku różnych sytuacjach, gdy firma:

• korzysta z BPO (Business Proces Outsourcing) w zakresie płac – współpracując z firmą konsultingową, zajmującą się naliczeniem płac, raportowaniem do ZUS i US itp.;
• wydziela ze swojej struktury centrum, które podobnie jak zewnętrzne firmy outsourcingowe specjalizuje się w realizacji zadań natury finansowej, płacowej itp.;
• przekazuje naliczanie płac centrali korporacji. W takiej sytuacji w oddziałach korporacji realizowane są procesy przygotowawcze związane z edycją danych wymaganych do realizacji procesów wykonywanych centralnie, np. naliczania płac;
• nalicza płace sama, ale w innym systemie niż SAP HR. Zwykle taki przypadek ma miejsce, gdy wdrożenie SAP HR jest wieloetapowe, a uruchomienie HR-PY przewiduje się w ramach jednego z późniejszych etapów.

Czy takie rozdzielenie funkcji kadrowych i płacowych może być korzystne dla przedsiębiorstwa? Przecież integracja danych to istota systemu ERP, a ich użytkownicy i dostawcy jako dużą zaletę podkreślają, że „wszystko jest w jednym miejscu”.

Jednak w obszarze HR rozdział funkcji nie musi powodować „dezintegracji systemu”. Przedsiębiorstwo nie traci danych o płacach pracowników, a jedynie zleca ich obróbkę na zewnątrz. Zalety takiego podejścia są wielorakie.

Redukcja kosztów

Zacznijmy od aspektu kosztowego – kosztów samej inwestycji, a także kosztów w ujęciu długofalowym. Po pierwsze, decydując się na oddanie funkcji płacowych na zewnątrz, obniżamy koszty wdrożenia SAP HR, które ogranicza się tylko do wydatków związanych z implementacją części HR.

Po drugie, redukujemy koszty obsługi procesów płacowych. Naliczanie płac przez firmę outsourcingową zwykle jest tańsze niż ten sam proces realizowany przez przedsiębiorstwo zlecające (zachodzi tutaj tzw. efekt skali). Oszczędności w przedsiębiorstwie rezygnującym z samodzielnego prowadzenia pewnych procesów wiążą się m.in. z kosztami wynagrodzeń (redukcja zbędnych etatów), innymi kosztami pracowniczymi (np. koszty szkoleń), infrastrukturą (utrzymywaniem często kosztownych narzędzi do obsługi procesów płacowych, utrzymaniem powierzchni biurowej dla własnych pracowników i wyposażenia biur itd.).

Lepsza jakość

Firmie outsourcingowej łatwiej jest utrzymywać wysoko wyspecjalizowany zespół ludzi z kompetencjami potrzebnymi do obsługi procesów płacowych. Inwestycja w nowoczesne oprogramowanie, zatrudnianie i szkolenie specjalistów stanowi o konkurencyjności tego typu podmiotów.

W przedsiębiorstwach, które prowadzą działalność usługową czy produkcyjną, priorytetem jest utrzymywanie wysokiej sprawności i kompetencji w obszarach odpowiedzialnych za core biznes, a obszar HR zwykle jest niedoinwestowany.

Serwisowe Centrum Kompetencyjne BCC (aktualnie All for One Poland) zajmuje się m.in. serwisem systemu SAP HR, rozwijamy także usługę BPO w zakresie naliczania płac dla naszych klientów. Realizując naliczanie płac w BPO, dbamy o to, by pracownicy dostawali swoje pensje poprawnie wyliczone i na czas, mimo że w danym przedsiębiorstwie nikt się tym nie zajmuje. Umowa na świadczenie tego typu usług zakłada, że BCC ponosi pełną odpowiedzialność prawną i finansową za ewentualne błędy lub niedopełnienie obowiązków wynikających z przepisów prawa, dlatego w naszym interesie jest utrzymywanie wysokich kompetencji zarówno w zakresie znajomości systemu, jak i aktualnych przepisów prawa. Realizacja usług BPO w BCC opiera się na założeniu, że osoby zajmujące się naliczaniem płac mają duże doświadczenie i wiedzę, która jest ciągle rozwijana poprzez odpowiednie szkolenia. Z natury rzeczy „wspólna wiedza” zgromadzona w zespole dedykowanym do świadczenia usług BPO zawsze będzie większa – bardziej rozległa i specjalistyczna od kompetencji osoby naliczającej płace w przedsiębiorstwie. Dodatkową przewagą organizacji outsourcingowej jest skala działalności. Świadczenie usług dla wielu klientów powoduje, że koszty współpracy z renomowanymi kancelariami prawnymi i szkoleń, abonamentów czy prenumerat w specjalistycznych serwisach nie obciążają budżetu jednej firmy, ale rozkładają się na wiele obsługiwanych przedsiębiorstw.
Ewa Blachowska, Konsultant Zespołu Serwisu Aplikacyjnego, All for One Poland

Dostawca usług outsourcingowych, który ma odpowiednie zaplecze – infrastrukturę i specjalistów – szybciej i bardziej elastycznie reaguje na zmiany zachodzące u usługodawcy i dostosowuje swoje usługi do jego potrzeb.

Legalnie i bez ryzyka

Dostawca usług outsourcingowych z racji charakteru prowadzonej działalności zmuszony jest do ciągłego śledzenia zmian w przepisach prawa pracy i zapewnienia usługodawcy realizacji jego procesów płacowych zgodnie z ustawodawstwem. Zmiany w ustawach, rozporządzeniach i wytycznych są na bieżąco uwzględniane w wyliczeniach i to dostawca ponosi odpowiedzialność prawną wynikającą z realizacji prawa.

Outsourcer ponosi także ryzyko związane z wystąpieniem szkód wywołanych błędami w księgach rachunkowych i prawdopodobieństwem wystąpienia wspomnianych błędów.

Redukcja ryzyka odnosi się także do tzw. ryzyka operacyjnego, które jest związane z ponoszeniem faktycznych kosztów obsługi procesów płacowych, gdy są one wyoutsourcowane. Usługodawca nie ponosi kosztów posiadania zasobów (pracowników, infrastruktury itp.).

Dane bardziej bezpieczne

Wiele przedsiębiorstw rozważających wyoutsourcowanie części obsługi procesów HR obawia się ryzyka związanego z udostępnieniem danych. Jednak, choć może to brzmieć jak paradoks, dane płacowe są bezpieczniejsze właśnie na zewnątrz – w firmie świadczącej tego typu usługi.

Przecieki informacyjne, pokątne dzielenie się poufnymi informacjami o wynagrodzeniu własnym i współpracowników – to niestety codzienna praktyka wielu polskich firm. Niełatwo jest wyegzekwować od pracowników obowiązek utrzymania tych danych w tajemnicy.

Zlecenie naliczania płac na zewnątrz znacznie ogranicza krąg osób, które mają dostęp do danych płacowych. Na dodatek ich przetwarzaniem zajmują się osoby nieutrzymujące kontaktu z wynagradzanymi pracownikami, przeszkolone w zakresie bezpieczeństwa informacji i zarządzania poufnymi danymi.

Outsourcer ponosi znacznie większą odpowiedzialność za zachowanie bezpieczeństwa danych płacowych niż pracownik działu rachuby płac. Mowa tu zarówno o „twardych” ustaleniach w umowie SLA przewidujących stosowanie kar umownych w wypadku uchybień, ale także o renomie firmy outsourcingowej, której nadszarpnięcie w wyniku powtarzających się błędów może grozić wyeliminowaniem z rynku.

Aby uniknąć takich sytuacji, dobre firmy outsourcingowe rozwijają rozbudowane systemy i procedury zarządzania bezpieczeństwem informacji, zapewniające również zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. System zarządzania bezpieczeństwem informacji, certyfikowany według uznanych i restrykcyjnych norm (takich jak ISO/IEC 20000), to dodatkowa gwarancja dla firmy korzystającej z BPO w zakresie HR.

Warunki powodzenia

Obsługa pewnych procesów na zewnątrz zawsze wiąże się z koniecznością wymiany informacji pomiędzy klientem i outsourcerem. Firma jest zobowiązana do udostępniania informacji potrzebnych outsourcerowi do realizacji powierzonych zadań – w tym przypadku do naliczania płac.

Z kolei outsourcer powinien informować klienta o podejmowanych działaniach lub koniecznych uzupełnieniach (np. w sytuacji gdy zmienia się prawo o zasiłkach rodzinnych i pracownicy są zobowiązani dostarczyć zaświadczenie o członkach rodziny).

Forma przekazywania takich informacji może być różnorodna i ustalona w umowie pomiędzy klientem a firmą oustsourcingową – dokumenty w formie papierowej, elektronicznej, pliki z danymi (różnych formatów), e-maile, rozmowa telefoniczna itp.

Wymaga to poświęcenia czasu na przygotowanie w odpowiedniej formie i przesyłanie informacji niezbędnych do realizacji procesów płacowych. Można jednak uprościć to współdziałanie, wyznaczając po stronie klienta osobę lub osoby koordynujące wymianę danych. Zadaniem tych pracowników będzie nie tylko przesyłanie informacji niezbędnych do naliczenia wynagrodzeń, ale także informowanie outsourcera o zmianach zachodzących w przedsiębiorstwie, a mających istotne znaczenie dla obsługiwanych procesów.

Wymiana informacji jest znacznie prostsza, jeśli obie strony korzystają z jednolitego rozwiązania informatycznego (systemu informatycznego) – do obsługi kadr po stronie klienta i płac po stronie outsourcera.

W SAP HR – o ile korzysta z niego klient i outsourcer – nie ma potrzeby przekazywania outsourcerowi danych, które są niezbędne do realizacji procesów płacowych. Jeśli mamy do czynienia z sytuacją, gdy obie strony mają SAP, to nie ma także potrzeby tworzenia interfejsu. Jedyny problem to zapewnienie zdalnego dostępu do systemu klienta. Co przy obecnym rozwoju informatycznym problemem nie jest.

Zarządzanie zamiast administrowania

Część płacowa SAP HR to zaledwie wycinek możliwości obsługi zarządzania zasobami ludzkimi w systemie. Ten „najtwardszy” zakres HR pochłania dużo czasu i energii, jednak jego wyoutsourcowanie nie oznacza bynajmniej bezrobocia dla wewnętrznego działu HR. Pozostałe obszary wpływające na rozwój kadr nadal pozostają w firmie i w gestii pracowników od HR.

Zasadniczo zmienia się ich rola – z administracyjnej na zarządczą. Zamiast zajmować się żmudnym naliczaniem wynagrodzeń i związaną z tym sprawozdawczością (to zrobi oustsourcer), będą mogli zająć się zarządzaniem zasobami ludzkimi w firmie.