Nowoczesne planowanie czasu wspiera wizerunek pracodawcy

Klasyczne podejście do planowania czasu pracy zakłada, że wychodząc od obciążenia pracą i wymagań dotyczących personelu, definiujemy zmiany robocze, na podstawie których tworzymy harmonogram z pewnym stałym cyklem powtarzalności. Wiele przedsiębiorstw, z którymi rozpoczynamy współpracę, działa według schematów (3 lub 4 brygadowych), które powstały jeszcze w latach 60. XX w.! Tego typu podejście nie zapewnia wystarczającej elastyczności, co przekłada się na zaburzenia i w konsekwencji niewielka część harmonogramu zostaje zrealizowana zgodnie z planem. Należy również dodać, że tego typu klasyczna koncepcja planowania czasu pracy zakłada brak wpływu pracowników na ich harmonogram pracy i rzadko uwzględnia aktualną wiedzę na temat ergonomii czasu pracy.

Selfrostering – nowoczesna koncepcja planowania i zarządzania czasem pracy

Odpowiedzią na zmieniającą się rzeczywistość, także w zakresie planowania czasu pracy, jest selfrostering. W skrócie jest to możliwość wdrożenia, oprócz innowacji technicznych, także innowacji na poziomie ludzkim i społecznym, tworząc trwałe korzyści dla organizacji i pracowników. W odniesieniu do czasu pracy odpowiedzialność tworzenia grafików przestaje być zrzucana na pracodawcę, a planowanie jest wykonywane przez pracowników w oparciu o „reguły gry” oraz osobiste preferencje, jakie są ustalone w organizacji. Metodologia ta nie godzi w interes pracodawcy i pracownika, umożliwiając sporządzenie osobistego planu, a jednocześnie odpowiadając potrzebom zbiorowym oraz kadrom.

Nowoczesna koncepcja planowania czasu pracy przede wszystkim zakłada aktywny wpływ pracowników na harmonogram jeszcze na etapie jego projektowania. Nie ukrywajmy – zmiana podejścia do sposobu planowania czasu pracy wymaga odwagi. Firmy, które zdecydowały się na taki krok, doświadczają ogromnej zmiany kulturowej. Wszystko, co do tej pory było znane, oczywiste i powtarzalne, już takie nie jest. Nie ma sztywnych zmian roboczych czy brygad. Podstawą do stworzenia harmonogramu jest zapotrzebowanie na personel tworzone na podstawie przewidywanego obłożenia pracą i do tego zapotrzebowania każdy pracownik na podstawie wcześniej ustalonych zasad „wpisuje się” do grafiku. Ważne jest, aby pamiętać, że zaangażowanie i poczucie odpowiedzialności jest tutaj kluczowe. W konsekwencji jednak okazuje się, że ponad 90% pracowników preferuje tego typu rozwiązania.

Formalnie, w selfrosteringu planowanie jest wykonywane przez pracowników, w oparciu o „reguły gry” oraz osobiste preferencje, jakie są ustalone w organizacji. Każdy z pracowników jest uprawniony stworzyć swój osobisty grafik marzeń, który później jest konfrontowany z innymi grafikami w systemie, a zadaniem algorytmu jest stworzenie takiego globalnego harmonogramu, który będzie odpowiadał w możliwie największym stopniu preferencjom pracowników. Gdyby nie nowe technologie, przygotowywanie tego typu harmonogramu marzeń dla organizacji byłoby wyjątkowo żmudne i czasochłonne oraz wymagałoby odrębnego stanowiska osoby odpowiedzialnej jedynie za godzenie potrzeb pracowników.

Dlaczego indywidualne zarządzanie czasem pracy może okazać się dobrym rozwiązaniem?

Organizacje pracownicze i związki zawodowe coraz częściej naciskają na pracodawców, aby zapewniali swoim pracownikom więcej elastyczności i niezależności. Z perspektywy długofalowej takie podejście do zarządzania operacyjnego ułatwi pracodawcy planowanie zasobów ludzkich i jednocześnie pozytywnie wpłynie na zdrowie (zarówno fizyczne, jak i psychiczne) pracowników. Co więcej, dzięki temu pracownicy będą mogli samodzielnie decydować o swoim harmonogramie pracy. Jednak pełny obraz sytuacji jest nieco bardziej skomplikowany, a zalet, jak również wad, jest nieco więcej.

Zalety indywidualnego zarządzania czasem pracy

Jedną z największych zalet indywidualnego zarządzania czasem pracy jest umożliwienie pracownikom tworzenia własnego harmonogramu pracy. Dzięki temu pracownicy mogą wygospodarować czas na własne sprawy, korzystać z urlopu wychowawczego w razie potrzeby, odbierać dzieci ze szkoły w odpowiednim czasie lub pracować na część etatu w systemie zmianowym. Mówiąc najprościej, indywidualne zarządzanie czasem pracy znacznie ułatwia pracę na część etatu. Ponadto, dowiedziono naukowo, że indywidualne zarządzanie czasem pracy jest korzystne dla zdrowia (fizycznego i psychicznego) pracowników, ponieważ daje im więcej wpływu na to, kiedy pracują i co robią w czasie wolnym od pracy. To z kolei przekłada się na lepszą jakość świadczonej przez nich pracy. Kolejną istotną zaletą jest korzystny wpływ na rozwój pracowników, którzy nie są już ograniczeni do pracy w tej samej jednostce organizacyjnej i w tym samym zespole. Dzięki temu nawiązują nowe kontakty i nabywają nowe umiejętności.

Zalety indywidualnego zarządzania czasem pracy dla pracodawcy

Dzięki wprowadzeniu indywidualnego zarządzania czasem pracy pracownicy nabywają bardziej wszechstronne doświadczenia, ponieważ pracują w różnych zespołach, a zakres ich obowiązków staje się bardziej zróżnicowany. Dodatkowo, dzięki temu pracodawcy mogą dostosować liczbę pracowników na każdej zmianie do faktycznego nakładu pracy, co przekłada się na realne oszczędności. Podsumowując, indywidualne zarządzanie czasem pracy przyczynia się do wyeliminowania zjawiska niepełnego wykorzystywania dostępnych zasobów ludzkich oraz zmniejszenia potrzeby pracy w godzinach nadliczbowych. Inne zalety indywidualnego zarządzania czasem pracy to: bardziej atrakcyjne warunki zatrudnienia, mniej nieobecności w pracy z powodu choroby, więcej możliwości pracy na część etatu, zgodność z zapisami zbiorowych układów pracy w kwestii pracy nocnej (w odniesieniu do pracowników w wieku powyżej 55 lat), zgodność z zapisami umów o długoterminowej możliwości zatrudnienia itd.

Jakie są wady indywidualnego zarządzania czasem pracy dla pracowników?

Z punktu widzenia pewnych grup pracowników wprowadzenie nowego systemu planowania może niekiedy zaburzać komfort pracy. W przypadku takich osób indywidualne zarządzanie czasem pracy może negatywnie wpływać zarówno na życie zawodowe, jak i osobiste. Pracownicy często sprzeciwiają się takim rozwiązaniom z powodu utraty dochodu z tytułu pracy w systemie zmianowym i w weekendy, a także z powodu większej niepewności zatrudnienia.

Dlatego na etapie wdrażania indywidualnego zarządzania czasem pracy bardzo ważne jest wyjaśnienie pracownikom długoterminowych zalet tego systemu w celu rozwiania ich obaw co do najbliższej przyszłości.

Jakie są wady indywidualnego zarządzania czasem pracy dla pracodawców?

Pracodawcy muszą pamiętać, że wprowadzenie indywidualnego zarządzania czasem pracy jest inwestycją, a nie jedynie sposobem na oszczędności. Oczywiście w dłuższym okresie oszczędności pojawią się, ale jest to konsekwencja lepszego dopasowania zasobów ludzkich przedsiębiorstwa do faktycznego nakładu pracy. Wprowadzenie systemu indywidualnego zarządzania czasem pracy może doprowadzić do niepokoju na każdym szczeblu przedsiębiorstwa, co zagraża powodzeniu tego projektu. Jeśli ma się udać, kluczową kwestią jest zdobycie poparcia całej organizacji, w tym rady pracowniczej, związków zawodowych, pionu personalnego, kadry kierowniczej i pracowników. Przy wdrażaniu indywidualnego zarządzania czasem pracy, bardzo ważna jest zatem komunikacja z pracownikami. Jeżeli powody, dla których wprowadzane są zmiany, nie zostaną wyjaśnione w sposób logiczny i zrozumiały, w szeregach pracowników zapanuje dezorientacja, co z kolei doprowadzi do sprzeciwu. Z tego właśnie powodu wiele takich projektów kończy się niepotrzebną porażką.