Nowe możliwości All for One Pricing for Profit

Na cenę produktu ma wpływ wiele składowych – cena materiału, marża, podatki, koszty dodatkowe typu transport czy magazynowanie. Wystarczy, że zmieni się jeden komponent, żeby zmieniła się cena końcowa. Przy dużym wolumenie produktów planowanie cen, a następnie zarządzanie nimi, staje się nie lada wyzwaniem. W niektórych branżach ceny zmieniają się z dnia na dzień, np. ze względu na zmianę kursów walut. Do tego nakładają się rabaty dla stałych klientów lub akcje marketingowe: przeceny, wyprzedaże.

Aby ułatwić pełną kontrolę nad polityką cenową dla firm pracujących w systemach SAP, BCC (aktualnie All for One Poland) opracowało Price Analyzer – nowy moduł narzędzia All for One Pricing for Profit do planowania i zarządzania cenami. Rozwiązanie to opiera się o mechanizm SAP Workflow. Z poziomu Price Analyzer’a możliwe są: upload planowanych warunków cenowych, ich porównywanie, zmiany oraz, po przejściu ścieżki akceptacyjnej, aktualizacje w SAP. Wbudowany raport pozwala na śledzenie modyfikacji danych cenowych, poprzez wyświetlanie zarchiwizowanych przebiegów.

All for One Pricing for Profit to autorskie rozwiązanie BCC, ułatwiające planowanie cen i zarządzanie nimi w systemie SAP. Narzędzie dostarcza informacji na temat warunków cenowych składających się na ostateczną cenę produktu w danej chwili. Rezultaty są przedstawione w czytelnym i przystępnym dla użytkownika raporcie ALV.

All for One Pricing for Profit jest pomocnym narzędziem dla każdego przedsiębiorstwa, które prowadzi aktywną politykę cenową. Przeznaczony jest dla wszystkich firm korzystających z SAP, które potrzebują narzędzia dla szczegółowych analiz dotyczących zmian cen. Jego użytkownikami są menedżerowie działów sprzedaży odpowiedzialni za kształtowanie polityki cenowej.

Ceny w SAP

Jedną z podstawowych funkcjonalności w obszarze sprzedaży systemu SAP jest ustalanie cen. Sposób ustalania ceny w SAP jest obsługiwany w bardzo elastyczny sposób, pozwalający na dostosowanie procedury do wymagań danego procesu sprzedaży. Cena transakcyjna może być zdefiniowana jako funkcja operująca na wielu warunkach cenowych, do których należą: ceny, upusty, rabaty, dopłaty, podatki etc. W trakcie wyliczania ceny transakcyjnej, najpierw ustalane są obowiązujące danego dnia wartości poszczególnych warunków cenowych, a następnie na ich podstawie wyliczana jest wartość danej pozycji sprzedaży. Obowiązująca w danym dniu wartość każdego z warunków cenowych wyznaczana jest wg algorytmu polegającego na uporządkowanym przeglądzie tabel, w których stawka warunku wprowadzona jest dla określonego klucza wyszukiwania. Kluczem wyszukiwania może być np. numer materiału, połączenie numeru materiału z numerem klienta, połączenie numeru materiału z numerem grupy cenowej klienta etc. Ilość dostępnych kombinacji kluczy wyszukiwania jest dowolnie konfigurowalna.

Czego potrzebują klienci?

Jakkolwiek standardowa funkcjonalność wyznaczania cen w SAP jest bardzo bogata i daje szerokie możliwości konfiguracyjne, o tyle przejrzystość i ergonomia standardowych mechanizmów służących do przeglądu i aktualizacji warunków cenowych pozostawia wiele do życzenia.

Nasi klienci często pytają o możliwości rozbudowy standardowych mechanizmów cenowych SAP – szczególnie w zakresie:

prezentacji aktualnych oraz przyszłych wartości warunków cenowych,
prezentacji zmian ceny transakcyjnej,
zarządzania zmianami warunków cenowych,
przeglądu historii zmian warunków cenowych.

Rozwiązanie idealne

Price Analyzer to rozbudowane narzędzie opracowane z myślę o użytkownikach, które ułatwia zarządzanie zmianą warunków cenowych.

Główne funkcje modułu to:

Export tabeli warunków do arkusza MS Excel (przygotowanie szablonu propozycji zmiany ceny),
Import propozycji zmian wartości warunków cenowych z arkusza MS Excel,
Możliwość porównania wartości przed i po zmianie,
Akceptacja zmian warunków cenowych przez uprawnionych użytkowników (zasada czterech oczu),
Wprowadzenie nowych wartości warunków cenowych do rzeczywistych tabel.

Przebieg zarządzania zmianą cen w Price Analyzer wygląda następująco:

generuje się arkusz programu MS Excel z aktualnymi wartościami danego warunku cenowego,
w arkuszu dostępna jest kolumna zawierająca aktualną wartość warunku oraz kolumna, w której można wprowadzić nową wartość,
tak przygotowany arkusz można w Price Analyzer załadować do bazy danych,
załadowny arkusz propozycji zmiany cen rozpoczyna przebieg procesu,
uprawnieni użytkownicy przeglądają w SAP propozycje zmiany cen i akceptują lub odrzucają nowe wartości ceny dla poszczególnych pozycji,
w ostatnim kroku, uprawniony użytkownik może załadować zaakceptowane zmiany do rzeczywistych tabel warunków cenowych SAP,
narzędzie pozwala również na przegląd historii zmian warunków cenowych przez poszczególnych użytkowników.

Price Analyzer może być używany jako raport – transakcja SAP – ale rekomendowane jest używanie go w wersji sterowanej przez SAP Workflow.

Gdy używamy Price Analyzer skonfigurowany z SAP Workflow, załadowanie arkusza propozycji zmian warunków cenowych rozpoczyna proces. Wskazani użytkownicy, którzy mają dokonać akceptacji zmian wartości cen, otrzymują zadania na swojej skrzynce pocztowej (InBox). Po akceptacji zmian cen przez wskazane osoby, zadanie trafia do użytkownika odpowiedzialnego za załadowanie zmian cen do rzeczywistych tabel warunków cenowych.

Korzyści nie do przecenienia

Zarządzanie cenami na dużą skalę, gdzie na cenę składa się wiele czynników, do tego nakłada się duża dynamika zmian, jest sporym wyzwaniem dla menedżerów działów handlowych. Przepisywanie wszystkich składników cen ręcznie z arkuszy Excel obarczone będzie zawsze ryzykiem popełnienia błędów, ponadto zajmuje czas. Do tego menedżerowie chcą mieć wgląd w historię cen, kto i kiedy je zmieniał, czyli kolejne raporty, które trzeba specjalnie tworzyć, nie są zatem dostępne „od ręki”, wszystko to komplikuje proces zarządzania cenami.

Użytkownicy systemów SAP mają co prawda do dyspozycji bogate funkcjonalności systemu, jednak brakuje im narzędzia, które skróci proces zarządzania zmianą, usprawni akceptację cen końcowych, umożliwi szybki dostęp do historii zmian.

Korzystając z Price Analyzer’a osoba odpowiedzialna za politykę cenową w firmie może pobrać do Excela z systemu SAP potrzebne mu dane, zweryfikować je, zmienić, a następnie eksportować do Price Analyzera, gdzie będą dalej przetwarzane. Nie ma potrzeby ręcznego przepisywania, jest szybciej i spada ryzyko błędów. Załadowany arkusz z danymi automatycznie trafia do obiegu w systemie SAP, gdzie następuje akceptacja poszczególnych czynników cenowych. W krótkim czasie mamy wyliczoną nową cenę. Do tego Price Analyzer daje możliwość wglądu w historię zmian, co dla każdej osoby zarządzającej cenami jest bardzo przydatną funkcjonalnością.