Wdrożenie RPA to krok, który może znacznie zmienić sposób, w jaki przedsiębiorstwa obsługują swoje operacje, zwłaszcza te rutynowe, powtarzalne i czasochłonne. Jednakże w momencie podjęcia decyzji o implementacji RPA, firmy stają przed wyborem odpowiednich narzędzi do wdrożenia tej technologii. Na rynku jest dostępnych wiele rozwiązań, z różnymi funkcjonalnościami, cechami i cenami. Wybór właściwego narzędzia RPA jest kluczowym aspektem sukcesu projektu automatyzacji procesów.

Bez względu na to, czy wyboru technologii dokonuje się wewnątrz organizacji, korzysta z korporacyjnych standardów, czy też zdaje się na partnera odpowiedzialnego za implementację rozwiązania – warto zapoznać się z najpopularniejszymi narzędziami.

Automation Anywhere

Automation Anywhere (Automation 360) to jedno z wiodących chmurowych narzędzi RPA na rynku, które w 2023 r. znalazło się liście Forbes Cloud 100, rankingu najlepszych firm działających w obszarze chmurowym. Platforma ta pozwala na integrację z wieloma rodzajami systemów ERP, CRM oraz E-commerce, jednocześnie oferując bogate opcje monitorowania i analizy wyników automatyzacji.

Jak przyznają sami twórcy, są zafascynowani sztuczną inteligencją i uczeniem maszynowym, dlatego starają się wdrożyć te technologie do każdego poziomu ich organizacji. Także ich platforma do automatyzacji Automation Success Platform jest wyposażona w wiele funkcji opartych na AI. Ta część oprogramowania jest stale rozwijana, ponieważ wyraźnie zauważalny jest popyt na inteligentną automatyzację procesów.

W raporcie Automation Now & Next z sierpnia 2023 r. 18% respondentów zadeklarowało, że budżet na inwestycje w tym obszarze zostanie zwiększony, a 88% stwierdziło, że AI jest kluczem do udanej automatyzacji (w badaniu wzięło udział 1000 osób decyzyjnych z dużych przedsiębiorstw różnych branż).

Z Automation Anywhere korzysta wiele dużych firm, dla których kluczowe są kwestie bezpieczeństwa IT, w tym szczególnie ochrona wrażliwych danych oraz zabezpieczenie botów przed wyciekiem informacji, dlatego to oprogramowanie spełnia najważniejsze normy HITRUST, ISO 22301 oraz RODO.

Wdrożenie botów z AA nie jest proste, ponieważ wymaga pewnej wiedzy technicznej ze względu na to, że rozwiązanie bazuje na skryptach, a do instalacji oprogramowania potrzebna jest m.in. Java i odpowiednia baza danych. Niestety boty konsumują dużo zasobów, gdy uruchomimy je na maszynie, co wpływa na koszty utrzymania. Także cena za licencje tego oprogramowania jest relatywnie wysoka, przez co automatyzacja procesów może kosztować nawet kilkaset tysięcy złotych rocznie.

Jednak część klientów, szczególnie duże organizacje uważają, że warto zainwestować w pewne i kompleksowe rozwiązanie, dlatego AA ma bardzo szeroką i aktywną społeczność, która dzieli się swoją wiedzą. To z kolei sprawia, że łatwiej otrzymać wsparcie, a w sieci jest dostępnych wiele gotowych rozwiązań.

Power Automate

Power Automate to rozwiązanie wspierające automatyzację procesów biznesowych dostarczane przez Microsoft. Jego architektura jest zintegrowana z innymi produktami Microsoft, co ułatwia korzystanie z danych i aplikacji w całej firmie. Istotne jest to, że jest ono częścią Power Platform – świetnie współpracujących ze sobą systemów łączących narzędzia do wizualizacji danych, tworzenia przepływów pracy, projektowania aplikacji i budowy inteligentnych czatbotów. Jak opisano w badaniu „The Total Economic Impact™ of Microsoft Power Platform Premium Capabilities”, firmy wykorzystujące tę platformę osiągały 140% zwrotu z inwestycji w ciągu pierwszych trzech lat, jednocześnie ograniczając development o 45%. Narzędzie to może być jednak mniej elastycznie, zwłaszcza jeśli chodzi o niestandardowe integracje.

Istotną przewagą Power Automate jest aplikacja mobilna, która działa na Androidzie i iOS. Zapewnia ona wiele kluczowych funkcji, w tym uruchamianie i monitorowanie przepływów, a nawet ich edycję.

Przepływy wykonane w Power Automate są przechowywane w Microsoft Dataverse, zapewniając bezpieczeństwo danych. Twórcy narzędzia bardzo dużą uwagę przykładają do ochrony danych wrażliwych, dlatego nawet zastosowali funkcje, które pozwalają usuwać z nagrań procesów poufne informacje.

Społeczność tego rozwiązania jest na pewno mniej zorganizowana niż Automation Anywhere, jednak firma Microsoft zdecydowanie nadrabia dużą dostępnością szkoleń oraz dokumentacji. Jest to ważne, ponieważ z punktu widzenia biznesowego architektura rozwiązania nie jest łatwa do zrozumienia. Samo licencjonowane też nie jest oczywiste i dość trudne do przewidzenia na początku budowy architektury oraz gdy chcemy skalować automatyzację i dokładać kolejne roboty. Jednak jest to jedno z tańszych narzędzi RPA, ze znacznym udziałem w rynku.

SAP Build Process Automation

Wprowadzenie narzędzia SAP Build Process Automation (wcześniej znanego jako SAP Intelligent Process Automation, SAP IRPA) było naturalnym krokiem w strategii firmy SAP, mającej na celu poszerzanie kompetencji w obszarze uczenia maszynowego oraz sztucznej inteligencji, zachęcającej jednocześnie klientów do przekształcania się w „inteligentne przedsiębiorstwa”. Narzędzie to doskonale współpracuje ze wszystkimi modułami SAP, niezależnie od tego, czy są to wersje chmurowe, czy te instalowane na serwerze klientów (on-premise). Oprogramowanie ma nie tylko wspierać użytkowników w codziennych procesach, ale też organizacje w strategicznych inicjatywach, jak migracja do SAP S/4HANA.

SAP BPA ma znacznie unowocześniony interfejs użytkownika, co sprawia, że do przygotowania bota nie jest wymagana wiedza techniczna, a dalszy rozwój oprogramowania jest projektowany zgodnie z zasadą low-code/no-code. Dodatkowo SAP udostępnia szablony botów dla SAP S/4HANA i ECC.

Narzędzie to zostało docenione w raporcie The Gartner RPA Magic Quadrant jako oprogramowanie wizjonerskie, stawiające na innowacje takie jak wdrożenie sztucznej inteligencji przy procesie decyzyjnym botów czy odczytywaniu nieustrukturyzowanych dokumentów. Gartner zauważa, że SAP ma fenomenalny ekosystem i dużą bazę klientów na całym świecie. Analitycy chwalą także model cenowy i strategię sprzedaży SAP.

RunBotics

RunBotics to oprogramowanie RPA oparte na chmurze, które automatyzuje i upraszcza przepływy pracy dla firm. Twórcy tego rozwiązania wyłamują się ze schematu tego typu narzędzi, które mają licencje komercyjne, dlatego RB jest dostępne w otwartej licencji open-source. To sprawia, że wykorzystanie RunBotics jest całkowicie darmowe, co stanowi opłacalną alternatywę skierowaną do każdego rodzaju firm.

Oprogramowanie to jest dość nowe na rynku, ale bez problemu wspiera integrację z najważniejszymi aplikacjami z grupy Microsoft, Atlassian, SAP czy BeeOffice. Jednak jego przewagą jest możliwość pełnego dostosowania narzędzia do aktualnych i indywidualnych potrzeb klienta.

Dodatkowo ogromną zaletą jest nieograniczona możliwość skalowania, podczas gdy w komercyjnych rozwiązaniach jesteśmy związani kontraktem lub musimy go rozszerzyć, ponosząc dodatkowe, niemałe koszty. Tutaj kolejny raz dostosowujemy zasoby do naszych potrzeb.

Ze względu na to, że RunBotics jest stosunkowo nowym oprogramowaniem RPA, nie posiada jeszcze tak wielu funkcji jak najwięksi gracze na rynku. Poza tym nie ma tak dużego wsparcia i społeczności. Jednakże twórcy RunBotics stale dostosowują i rozwijają swoje oprogramowanie, a to sprawia, że kolejne firmy przekonują się do tego rozwiązania.

Co wybrać?

Wybór narzędzia RPA nie jest prostym zadaniem i nie można wprost odpowiedzieć, które z nich jest najlepsze. Mimo że wszystkie służą do automatyzacji procesów, to różnice w funkcjach, obszarze działania i licencjonowaniu są znaczne. Wyboru oprogramowania najlepiej dokonać w zależności od indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa.

SAP BPA dobrze spełni swoją rolę tam, gdzie głównym elementem będzie SAP, Power Automate wtedy, gdy będziemy automatyzować aplikacje z ekosystemu Microsoftu, z kolei Automation Anywhere jest świetnym, uniwersalnym i obszernym narzędziem, jednak dość drogim, dlatego w celu ograniczenia kosztów warto przyjrzeć się open-source’owemu i prężnie rozwijającemu się oprogramowania RunBotics.

W planowaniu procesów RPA dla organizacji dobrą strategią jest też wyjście od potrzeb biznesowych, zdefiniowanie oczekiwań, warunków brzegowych, budżetu. Wybór narzędzia może być wypadkową powyższych. Warto także w tym zakresie skorzystać z doświadczeń partnera, firmy deweloperskiej, której chcemy powierzyć przygotowanie i uruchomienie tych procesów.