Migracja do S/4 – praktycznie

Greenfield

Podejście Greenfield, czyli wdrożenie systemu od nowa (reimplementacja), jest stosowane w organizacjach, w których projekt migracji do SAP S/4HANA jest wykorzystywany jako okazja do przeorganizowania struktury organizacyjnej firmy w procesie tworzenia koncepcji rozwiązania. W systemie konfigurowane są procesy dostosowane do wymagań klienta, tworzone są dane podstawowe (master data) we wszystkich obszarach systemu. Istotną i czasochłonną fazą są testy i migracja danych, po której następuje start produktywny. Należy pamiętać, że projekt mocno angażuje pracowników firmy – użytkowników kluczowych (przygotowanie danych i testy, szkolenia, przygotowanie instrukcji dla użytkowników końcowych).

Tego typu projekty wiążą się z ryzykiem dotyczącym czasu trwania i kosztów. W zależności od wielkości firmy, modelu działania i liczby oddziałów, migracje Greenfield trwają od roku do nawet trzech lat (lub dłużej – np. dla firm mających oddziały produkcyjne w różnych krajach).

Czas trwania i liczba zaangażowanych osób bezpośrednio wpływają na koszty projektu.

Wielooddziałowość wiąże się także z zaplanowaniem startów w organizacji. Przy większej skali big-bang nie jest rekomendowaną opcją, raczej planuje się oddzielne starty w poszczególnych oddziałach (ew. grupach oddziałów) i okresy przejściowe pomiędzy kolejnymi falami.

W tym podejściu problematyczna jest migracja danych historycznych, szczególnie z systemu innego dostawcy. Dlatego często wybiera się formę uproszczoną czyli, np. migruje się tylko dane finansowe, wybrane raporty, bilanse. Dużym wyzwaniem jest stabilizacja nowego systemu po starcie.

Zalety podejścia Greenfield to harmonizacja procesów biznesowych w organizacji i dostęp do nowych funkcjonalności S/4. Standardowe funkcje niejednokrotnie pozwalają ograniczyć liczbę rozszerzeń, czyli tzw. rozwiązań customowych.

Brownfield

Podejście Brownfield to upgrade techniczny istniejącego systemu SAP ECC 6.6 (as-is) do S/4. To typowa techniczna konwersja istniejącego systemu przy użyciu narzędzi SAP (SUM do konwersji bazy danych oraz DMO – w przeniesieniu systemu, np. w scenariuszu move).

Upgrade systemu wykonujemy przy użyciu kolejki Maintenance Plannera. To narzędzie SAP pomocne w zaplanowaniu ścieżki upgrade’u.

Konwersja danych odbywa się na tabelach za pomocą Migration Cockpit. Mówimy o przeniesieniu danych ze struktur, które były stosowane na starym systemie ECC, do nowych struktur S/4. Dzięki temu firma zyskuje możliwość wykorzystania pełnych możliwości systemu, wraz z bazą danych SAP HANA, która powoduje, że system jest bardziej responsywny i daje dostęp do wyników praktycznie w czasie rzeczywistym.

Podczas konwersji następuje także instalacja komponentów wymaganych dla wybranej wersji S/4.

System należy skonfigurować i wykonać ogromną liczbę testów, co jest czasochłonne. Samo podejście projektowe jest bardziej złożone. Wymaganiem wstępnym jest dostosowanie do Unicode oraz wdrożenie funkcjonalności Partnerów Biznesowych, która zmienia sposób wykorzystywania danych podstawowych klienta i dostawcy w S/4.

Zaletą Brownfield jest możliwość zachowania obecnych rozwiązań (np. workflow dokumentów, struktury jednostek organizacyjnych) i wdrożenie tylko tych zmian, które są niezbędne do funkcjonowania systemu.

Należy się liczyć z ryzykiem długiego czasu konwersji (który bardzo trudno jest oszacować) i niedostępności systemu produkcyjnego (w zależności od wielkości bazy danych). Kolejne ryzyko wiąże się z ogromną liczbą testów i dużym zaangażowaniem użytkowników po stronie klienta (key userów i konsultantów zewnętrznych).

Sam projekt jest dosyć prosty. W fazie wstępnej przygotowujemy system do transformacji technicznej (upgrade Unicode’u, wdrożenie Business Partnera). W fazie eksploracji i przygotowania systemu wykorzystuje się narzędzia SAP Readiness Check i Simplification Item. W fazie realizacji wykonuje się konwersję techniczną, potem dostosowania i testy oraz wreszcie konwersję systemu produkcyjnego. Projekt wymaga zaangażowania doświadczonych specjalistów, najczęściej z firm zewnętrznych.

Bluefield

Bluefield – trzecia metoda migracji do S/4, to unikalne podejście do transformacji środowisk SAP. Migracja do S/4 może być wykonana w jednym kroku. System jest dostępny z nowymi funkcjami oraz danymi historycznymi. Przejście na S/4 może być tylko jednym z elementów większego projektu zmian w firmowym systemie SAP.

W tym podejściu najważniejszym etapem jest analiza potrzeb klienta, do której wykorzystujemy platformę CrystalBridge. Na tej podstawie przygotowujemy plan i scenariusz projektu.

Przygotowanie systemu odbywa się na zasadzie utworzenia pustej „wydmuszki” (empty shell). Z istniejącego systemu produkcyjnego klienta usuwamy dane podstawowe i transakcyjne, ale zostawiamy całą konfigurację i strukturę tabel, która już w tym systemie się znajduje. Tworzymy złotą kopię, która jest później wykorzystywana w projekcie transformacji. Budujemy obiekty migracji, czyli struktury, reguły i w nich zaszywamy całą logikę transformacyjną.

W odniesieniu do migracji danych możliwe są dwa podejścia: migracja całej historii danych lub wybór wybranych elementów do selektywnej migracji (proces selektywnej migracji danych jest certyfikowany przez SAP). Selekcja danych do migracji pozwala odchudzić nowy system.

W tym podejściu wszystko jest ukierunkowane na automatyzację. Oznacza to również automatyzację testów i weryfikacji konwersji z wykorzystaniem dedykowanych narzędzi. Tworzymy tzw. quality gate’y, czyli punkty kontrolne, na których potwierdzamy jakość transformacji w trakcie projektu.

Krzysztof Siwiec, Dyrektor Digital Transformation Center, All for One Poland

Transformacja na poziomie bazy danych odbywa się z wykorzystaniem platformy CrystalBridge, co oznacza: skrócony czas realizacji projektu, pełną automatyzację, eliminację błędów i możliwość przyspieszania transformacji z jednej fazy na kolejną.

Planowanie projektu odbywa się na podstawie faktów, w fazie analizy systemu, na tej podstawie można też wykonać symulację oraz implementację optymalnej ścieżki migracyjnej.

Manualne czynności wykonywane przez konsultantów są zredukowane do niezbędnego minimum. Platforma zawiera także zdefiniowane wstępne scenariusze transformacyjne SAP:

• Migracja do S/4;
• Połączenie systemów (merge);
• Wydzielenie systemu (carve-out);
• Modernizacja (np. optymalizacja);
• Harmonizacja danych (np. przebudowa modelu księgi głównej, kont księgi głównej, zmiana planu kont, zmiana modelu klienta, dostawcy, materiału czy hierarchii produktowych);
• Przeniesienie (move), np. do rozwiązania chmurowego;
• Testy;
• Ocena i analiza systemu;
• Zarządzanie interfejsami (także non-SAP).

Korzystamy ze zintegrowanych testów jakości danych – wypróbowanych już na zakończonych projektach (ponad 12,5 tys. projektów na rynku międzynarodowym).

Najważniejszą zaletą tego podejścia jest skrócenie czasu projektu. Migrację z SAP ECC do SAP S/4HANA jesteśmy w stanie wykonać już w ciągu 4–6 miesięcy, a czas niedostępności systemu zamyka się w weekend. Jeśli występuje taka konieczność, można skrócić czas przestoju do niezbędnego minimum (near zero downtime). W tym wypadku dane historyczne są ładowane do systemu wcześniej, a potem migrujemy tylko deltę biznesową z ostatnich okresów dla konkretnych tabel.

W Bluefield możemy łączyć dane z wielu systemów i do systemu docelowego zmigrować także dane z rozwiązań customowych i zintegrowanych systemów nie-SAP. Selektywny wybór danych (np. tylko dane z wybranego okresu, niezależnie od obszarów systemu) jest możliwy dla wszystkich danych źródłowych z różnych rozwiązań.

Częścią platformy CrystalBridge jest Mission Control, która daje dostęp do analiz, wspiera przygotowanie pustej kopii systemu, identyfikowanie interfejsów i analizę danych, pozwala także wykonać maskowanie danych. Zawiera również moduł wspierający realizację projektów transformacyjnych. Nowością jest Operational Excellence, wspierający migrację do chmury.

Do wykonania przygotowanych scenariuszy transformacyjnych jest dostępna cała paleta komponentów w ramach tzw. układu okresowego. Narzędzia, jakie dobieramy do różnych typów transformacji, są odpowiednio dopasowywane do każdego z projektów, zależą od budżetu i zakresu projektu.

Poniżej przedstawiamy przebieg standardowego projektu migracji do S/4 w podejściu Bluefield i stosowane narzędzia.

Analiza. Standardowe podejście Bluefield zakłada na początek dokładną analizę systemu Simplifications Items co do zgodności z S/4. Możemy zwizualizować ilości danych w tabelach, powiązania między nimi i ich lokalizację. Na tej podstawie definiujemy zakres projektu i możemy przygotować system wraz z wyceną dla odpowiedniej szybkości i wielkości. Sprawdzamy też system pod kątem możliwych konfliktów oraz możemy odpowiednio zaplanować i zasymulować projekt, a także dość dokładnie określić czas jego trwania. W tej fazie konieczna jest ścisła współpraca naszych konsultantów Basis z konsultantami klienta.

Pusta kopia systemu ECC. Kolejnym krokiem jest projektowanie i budowanie pustej wersji systemu, zawierającej pełną konfigurację, ale pozbawionej danych podstawowych i transakcyjnych. Oczywiście część danych możemy przenieść już podczas empty shell creation, np. jeśli wiemy, że wybrane tabele są bardzo duże i chcemy je przenieść jeden do jednego (bez selekcji). Rzadko stosujemy takie podejście, bo nasze narzędzia do migracji i selekcji danych jest bardzo wydajne i nie ma takiej potrzeby. Zwykle lepszym podejściem jest selekcja.

Konwersja do S/4HANA. Tak przygotowany pusty system jest konwertowany do S/4HANA. Jeżeli są wymagane poprawki konfiguracyjne, są one wprowadzane na tym systemie przed migracją w jej trakcie lub nawet po jej zakończeniu. Pusta kopia systemu może być wykorzystana ponownie.

Migracja danych (z konwersją). W kolejnym kroku możemy selektywnie migrować dane z systemu źródłowego do nowego systemu S/4. Następnie sprawdzamy spójność danych, uruchamiamy automatyczne raporty kontroli na poziomie aplikacyjnym i wykonujemy wiele faz testowych. Z fazy na fazę dopracowujemy kontent, poprawiamy błędy i każda z tych faz działa szybciej również bez optymalizacji układu, czyli sekwencji obiektów i metody ładowania danych. Także testy wykonują się szybciej. Należy podkreślić, że dane są ładowane do tabel na zasadzie insertów, nie jesteśmy spowolnieni przez walidacje aplikacyjne.

Narzędzie do selektywnej migracji danych składa się z Selection Rules oraz Conversion Rules. Są to reguły ustalane z konsultantami funkcjonalnymi w każdym module. Określają one zakres i zasady modyfikacji danych (oddzielanie, łączenie, podmiana, czyszczenie, nadpisywanie, replikacja). Wolumen danych jest znacznie mniejszy w systemie docelowym niż źródłowym. Dane są ładowane do tabel na zasadzie insertów.

Dane eksportowane z systemu źródłowego są kodowane w maskowanych plikach na serwerze klienta, co gwarantuje bezpieczeństwo. Skompresowane dane są ładowane do systemu docelowego.

Dostępne logi pozwalają wyłapać i przeanalizować ewentualne błędy, tak by wykonać poprawki i zakończyć migrację z sukcesem.

Start produktywny. Minimalny czas niedostępności systemu to praktycznie standardowe wymaganie biznesowe naszych klientów. Zwykle go-live jest zaplanowany na weekend. Wykonujemy migrację danych od piątku wieczorem do soboty wieczorem. W niedzielę nasi konsultanci wykonują wstępne testy i jeszcze tego samego dnia przekazują system konsultantom klienta do pierwszych testów. Start produktywny odbywa się w poniedziałek wczesnym rankiem, gdy użytkownicy biznesowi logują się do nowego systemu. Projekty zakładające near zero downtime są realizowane w specyficznych branżach, np. w firmach, które prowadzą produkcję w systemie ciągłym, gdzie wyłączenie systemu z użytkowania nie może przekraczać kilku godzin.

Migracja do S/4 w podejściu Bluefield – fazy

Testy, testy

Im więcej faz testowych, tym większa szansa na to, że migracja przebiegnie szybko, sprawnie i bez problemów. Nasze podejście charakteryzuje duża liczba testów oraz wykorzystanie narzędzi do automatyzacji weryfikacji poprawności migracji na każdym jej etapie. W Automated Testing procesy są automatycznie sprawdzane przez system przed migracją i po niej. Na podstawie danych z raportu sprawdzamy i analizujemy poprawność działania procesów – aż do skutku.

Data Consistency Verification (DCV) umożliwia sprawdzenie spójności projektu. Na przykład jeśli migrujemy dane podstawowe zależne od konkretnej jednostki organizacyjnej, to sprawdzamy, czy wszystkie elementy powiązane z tą jednostką zostały zmigrowane lub czy nie zostały zmigrowane nadmiarowe dane. Klient może podjąć decyzję, czy zakres tego projektu powinien zostać rozszerzony o te elementy, czy zawężony.

Wykorzystanie narzędzi automatyzujących fazę testów pozwala znacznie skrócić ich czas trwania. System wcześniej osiąga dojrzałość do fazy go-live.

Możliwości Bluefield

Do najważniejszych korzyści z zastosowania autorskiej metodyki Bluefield zaliczamy:

• Implementację wymaganych rozwiązań w jednym projekcie (np. Partnerzy Biznesowi i Unicode);
• Zachowanie obecnych rozwiązań oraz wykonanie modyfikacji w procesach biznesowych, by w pełni wykorzystać możliwości S/4HANA;
• Selektywną migrację danych;
• Wykonanie zmian organizacyjnych w systemie (połączenie spółek, zmiana struktury itp.);
• Osiągnięcie minimalnego czasu niedostępności systemu produkcyjnego (możliwa realizacja wariantu near zero downtime);
• Możliwość połączenia różnych projektów transformacyjnych w jeden (np. carve-out systemu, harmonizacja planu kont, upgrade systemu, konsolidacja danych, wdrożenie nowej Księgi Głównej, przeniesienie do chmury, integracja partnerów biznesowych), ze wspólnym startem produkcyjnym;
• Szybkie identyfikowanie zagrożeń płynących z niepoprawnie migrowanych danych;
• Szybkie dostosowanie systemu do potrzeb rynkowych (np. zmian w prawie), nawet w trakcie projektu;
• Szczupła i sprawna struktura IT, zgodna ze strategią korporacyjną;
• Dostęp do wszystkich funkcji nowego systemu od pierwszego dnia po starcie;
• Odblokowanie dodatkowego potencjału biznesowego.

Migracje do S/4 to projekt obowiązkowy dla wszystkich firm, które jeszcze korzystają ze starych wersji systemu. Wsparcie producenta dla SAP ECC wygaśnie w 2027 r. i tym razem raczej termin ten nie zostanie wydłużony. Ale przesiadka na S/4 to zwykle tylko jeden z kilku projektów SAP, jakie przedsiębiorstwo ma na horyzoncie. Połączenie ich w jeden projekt transformacyjny jest możliwie i efektywne dzięki wykorzystaniu autorskiego podejścia Bluefield i doświadczenia All for One.