LE-TRA: postęp w transporcie

Transport jest kluczowym elementem łańcucha logistycznego. Wpływa zarówno na obrót dóbr w fazie wstępnej (transport przychodzący), podczas ruchów wewnątrz jednostki gospodarczej, pomiędzy zakładami (transport wewnętrzny), jak i na końcową fazę (transport wychodzący).

Funkcjonalność zarządzania transportem (LE-TRA – ang. Logistics Execution – Transportation) w SAP obsługuje następujące procesy:

• transport przychodzący oparty na zleceniach zakupu i dostawach przychodzących (gospodarka materiałowa),
• transport wewnętrzny związany z ruchem materiałów w obrębie jednostki gospodarczej (planowanie produkcji).
• transport wychodzący oparty na zleceniach sprzedaży i dostawach wychodzących (sprzedaż i dystrybucja).

Transport a całość łańcucha

Aby umiejscowić funkcjonalność transportu w SAP ERP, warto przybliżyć narzędzie łączące moduł gospodarki materiałowej oraz sprzedaży i dystrybucji: obsługę logistyki. Jest to główny komponent zarządzania łańcuchem dostaw w SAP.

Pozwala on kontrolować procesy i informacje związane z poszczególnymi etapami łańcucha, począwszy od zamówienia surowców, a skończywszy na dystrybucji gotowych towarów. Obsługa logistyki ma dwa mocno powiązane (choć mogące funkcjonować również niezależnie) narzędzia: system zarządzania transportem i system zarządzania gospodarką magazynową.

Efektywny transport gwarantuje, że dostawy zostaną rozdysponowane na czas uzgodniony z klientem, co determinuje jego zadowolenie. Koszty transportu bezpośrednio wpływają na naszą rentowność.

Chcąc sprostać wymaganiom klientów, należy wziąć pod rozwagę to, że produkt rozumiany przez nich to nie tylko towar i jego cechy fizyczne, ale także sposób i czas jego dostarczenia. Dlatego tani i dobrze zarządzany transport może tworzyć przewagę konkurencyjną.

Bez gotowca

Warto zaznaczyć, że bardziej niż w przypadku innych obszarów (przykładem może być standardowy obieg dokumentów SD) LE-TRA bazuje na wypracowanych w danej firmie rozwiązaniach biznesowych. Trudno tu mówić o standardowych funkcjach, które mogłyby wesprzeć firmę w tworzeniu struktury transportu.

Innymi słowy, jest to zestaw funkcjonalności, które pozwalają przenieść do systemu wypracowane i zdefiniowane wcześniej w danej firmie zagadnienia związane z transportem. Rozwiązanie należy więc traktować jako narzędzie do planowania, monitorowania, zarządzania transportem w firmie, uwzględniające koszty związane z tymi aktywnościami.

Komu największe korzyści

Zarządzanie transportem w SAP to produkt przede wszystkim dla firm o dużej częstotliwości i liczbie dostaw, zwłaszcza przy rozbudowanej sieci logistycznej, w której zawarto wiele punktów odbiorczych i nadawczych.

Kolejnym wyznacznikiem istotności tego rozwiązania w firmie jest analiza relacji z klientami. Jeśli możemy opisać je jako względnie trwałe, a na dodatek realizowane z wąską grupą najważniejszych klientów, to z pewnością w celu maksymalizacji zadowolenia klienta warto je poprawiać, doskonaląc obsługę transportu.

Uprzywilejowanymi odbiorcami narzędzia są klienci chcący wzbogacić moduł SD SAP ERP o obsługę kolejnego etapu łańcucha dostaw. Zaletą jest tu ścisła integracja i przenikanie się płaszczyzn SD i TRA.

W dwóch krokach

SAP ERP dzieli proces transportu na dwa etapy. Najpierw użytkownik skupia się na planowaniu i obsłudze transportu, następnie zaś na części finansowej: kalkulacji kosztów i ich rozliczeniu.

Wsparcie systemu w obu etapach jest oparte na dokumentach transportu i dokumentach kosztów transportu. Obydwa etapy mogą i często są mocno powiązane, co zdecydowanie ułatwia naliczanie kosztów związanych z transportem. Dzięki temu też obsługa transportu logicznie wplata się w podstawowe obiegi dokumentów SD.

Planowanie transportu

Proces projektowania i tworzenia dokumentów transportu w SAP można w dużym stopniu modyfikować. Możemy więc manualnie definiować wszystkie etapy i wyszukiwać poszczególne dostawy, które utworzą transport, możemy też zbudować całkowicie zautomatyzowany proces, inicjowany okresowo.

Dużym udogodnieniem i często wykorzystywaną funkcją jest propozycja systemu.

Podczas konfiguracji określamy wskazówki, którymi system ma się kierować, tworząc propozycję transportów. Dzięki temu rozwiązaniu usprawnia się początkową fazę projektu transportów. Wykorzystanie propozycji systemu daje możliwość późniejszych modyfikacji w przypadku  wystąpienia sytuacji wyjątkowych.

Rozwiązanie transportu w SAP umożliwia wykorzystywanie wielorakich scenariuszy planowania transportu. Z doświadczeń wynika, że różni klienci oraz różne profile działalności determinują rozmaite ujęcia transportu. I tak podczas planowania możemy projektować transport dla dostaw, które mają odbyć się konkretną drogą, rodzajem wysyłki (pociągiem, ciężarówką), ze szczególnym miejscem odbioru. Możemy też odnosić się do dat.

Trzy scenariusze

LE-TRA obsługuje trzy główne typy scenariuszy, zależne od przyjętej strategii transportu:

Transport indywidualny (jeden etap – jeden klient). Jeśli dostawy tworzą kompletne, w rozumieniu rodzajów wysyłki, transporty do odrębnych klientów, to główni klienci będą obsługiwani za pomocą pojedynczych transportów.

Transport zbiorczy (jeden etap – wielu klientów). Może się zdarzyć, że w jednym miejscu bądź na trasie do jednego odbiorcy mieszczą się też inni kontrahenci, którzy oczekują dostawy w tym samym terminie. Należy wtedy skorzystać z funkcjonalności transportu zbiorczego.

Ten rodzaj transportu często wykorzystuje się w przedsiębiorstwach o dużej liczbie małych dostaw, czyli przy tak zwanej „drodze mleczarza” – czyli jednym transporcie mającym wiele punktów odbioru towarów na danej trasie.

Transport łańcuchowy (wiele etapów – wielu klientów). Obsługuje wiele pojedynczych dostaw z różnych punktów wysyłkowych, które trafiają do różnych miejsc docelowych, a połączone są jedynie poprzez wspólny etap główny.

Na przykład z kilku miejsc w jednym rejonie przesyłamy za pomocą furgonów dostawy do węzła kolejowego Poznań Główny, skąd pojadą do Częstochowy, tam zaś zostaną przeładowane do samochodów o mniejszej pojemności i dostarczone do wszystkich klientów w danym rejonie.

W przypadku dwóch ostatnich sposobów projektowania transportu możliwy jest rozdział kosztów na wielu klientów, co bezpośrednio obniża koszty logistyczne.

Profile czynności

Kolejną funkcją, w jaką wyposażono LE-TRA, są profile czynności. Ze względu na dużą złożoność i różnice w przebiegu procesu transportu standardowo podzielono go na etapy. Do każdego z etapów można przypisać profile czynności, dzięki którym kształtuje się ostateczny przebieg całego procesu.

Głównymi etapami w procesie są zatem: planowanie, rejestracja, początek załadunku, koniec załadunku, odprawa, początek transportu, koniec transportu. Dzięki temu podziałowi i statusom poszczególnych etapów można dowolnie zarządzać informacjami wyjściowymi i wypełnianiem wymaganych pól w odpowiednim czasie.

Można także definiować, w którym momencie należy wyksięgować dostawy, jak również dokonać kalkulacji i rozliczenia kosztów transportu. Daje to duże możliwości podczas projektowania i uelastyczniania finalnej koncepcji transportu dla klientów.

Podział ten także ulepsza przepływ i jakość informacji trafiających do pracowników odpowiedzialnych za skuteczny i wydajny transport, tak aby mogli łatwo sprawdzić liczbę, rodzaj i etap przetwarzanych w danej chwili transportów.

Przydatną funkcją LE-TRA jest monitorowanie transportów. Dzięki temu bądź to w postaci graficznej, bądź w postaci list można kontrolować, weryfikować, a nawet wprowadzać zmiany (również masowe) w planowanych bądź stworzonych już transportach. Jest to narzędzie dla osób, które często w końcowej fazie i przy deficycie czasu muszą podejmować istotne dla wielu transportów i dostaw zmiany. Oprócz list i informacji transport oferuje również analizy graficzne danych według tras lub środków transportu.

Współpraca ze spedytorem

LE-TRA daje możliwość komunikowania się ze spedytorem, który otrzymuje informacje o planowanych transportach. Użytkownik oczekuje akceptacji lub odmowy, może otrzymać zgodę z warunkiem lub zastrzeżeniem.

Po wstępnej akceptacji spedytor dostaje szczegółowe informacje, które pozwalają mu wykonać usługę. Podczas jej wykonywania użytkownik LE-TRA w systemie dostaje aktualny status transportów obsługiwanych przez spedytora.

Sama forma współpracy ze spedytorem może być różna, zależy to głównie od uwarunkowań biznesowych. System nie ogranicza się do jednego scenariusza współpracy, co stanowi jego niewątpliwą zaletę.

Kalkulacja i rozliczenie

Podobnie jak przy ustalaniu cen w module SD mySAP ERP, w LE-TRA wykorzystano technikę warunków, która daje nieograniczone możliwości wyznaczania kosztów transportów. Oprócz samej logiki obliczania kosztów możemy zawrzeć informacje o terminie ich ustalania rozliczania.

LE-TRA obsługuje wielowymiarowe skale wykorzystywane przy odwzorowaniu cenników spedytorów. Pozwala to kalkulować koszty transportu obsługiwanego przez spedytorów. To usprawnia i przyspiesza proces transportu i możliwość rozliczenia kosztów z nim związanych. Ułatwia także weryfikację faktur od spedytorów.

Tak wyliczone koszty można dołączyć do procedury cenowej, a co za tym idzie – obciążyć nimi klientów. Można również podczas transportu przychodzącego wliczyć je do ceny nabycia towaru. Istotny jest fakt, że system daje możliwość konfiguracji kalkulacji kosztów transportu, tak aby automatycznie była stosowana metoda najkorzystniejsza.,

Koszty transportu mogą być tworzone z referencją do istotnych elementów transportu: nagłówka dokumentu, etapu, punktu przeładunkowego czy punktu przekraczania granicy. Daje to dużą dowolność i stanowi o elastyczności podczas implementacji kosztów transportu w różnych firmach.

Oprócz referencji możemy ustalać, które z pozycji kosztów mają przypisywać się automatycznie, które zaś wynikają ze specyficznych przypadków i będą wpisywane manualnie.

Innym istotnym elementem jest podstawa do naliczania kosztów transportu. SAP zaleca, aby była ona względnie prosta i przejrzysta. Może się ona odnosić do pozycji dokumentu kosztów transportu, jednostki transportowej, dokumentu dostawy, a nawet pozycji dokumentu dostawy.

Dzięki temu rozwiązaniu koszty mogą tworzyć się w referencji do zróżnicowanych stopniem szczegółowości elementów transportu i realnie dzielić (w odpowiednich proporcjach) pomiędzy klientów, których dostawy brały udział w transporcie.

Często spotykanym problemem jest niedostępność wstępnej informacji o przybliżonej cenie dostawy w momencie tworzenia zlecenia. Rozwiązaniem w LE-TRA  jest estymacja kosztów frachtu już podczas tworzenia zlecenia sprzedaży przez pracownika w module SD.

Planowanie i wykonanie transportu w LE-TRA ma także ograniczenia. Jednym z nich jest brak silnego narzędzia do dynamicznego generowania tras podczas tworzenia planów transportów. Tutaj atutem LE-TRA jest możliwość współpracy z innymi, zewnętrznymi systemami planowania transportu.

Bez wielkiego projektu IT

Wdrożenie LE-TRA nie wiąże się z długotrwałym i kosztownym projektem. Z pewnością jednak wymaga dużego zaangażowania i przygotowania ze strony klienta, ze względu na opisaną wyżej konieczność ścisłego dostosowania do modelu zarządzania transportem w danej firmie.

Dlatego ważne jest, by przy wdrożeniu firma oparła się na jasno zdefiniowanym, realnie funkcjonującym i efektywnym wzorcu działania.

Uruchomienie LE-TRA jest więc wymagającą solidnego przygotowania i dobrej koncepcji rozbudową SAP ERP, dzięki której firma uzyska sprawne narzędzie, optymalizujące zarządzanie łańcuchem dostaw w jego końcowym etapie.