Dla wielu firm korzystających z systemu SAP standardowa funkcjonalność księgowania kont kosztu własnego sprzedaży (KWS) w momencie wykonania dostawy nie jest satysfakcjonująca. Dzieje się tak, gdyż moment dostawy często różni się od momentu księgowania faktury. Szczególnie uciążliwe jest, gdy takie przesunięcie dotyczy przełomu miesięcy. Konta KWS zostają wtedy obciążone w jednym miesiącu, a konta przychodowe w kolejnym.
Aby wyeliminować brak odpowiedniości przychodów względem KWS w obrębie miesiąca, użytkownicy stosują różne rozwiązania – wyksięgowują niezafakturowane dostawy ręcznie bądź stosują skomplikowane rozwiązania automatyczne.
Proste rozwiązanie
Opracowane przez BCC rozwiązanie All for One EasyDIT (ang. DIT – Delivery in Transfer) jest narzędziem skutecznie rozwiązującym takie problemy. Pozwala ono szybko znaleźć wszystkie księgowania na kontach KWS związane z dostawami w module sprzedaży (SAP SD), dla których w danym miesiącu nie ma zaksięgowanych faktur sprzedażowych (tzw. dostawy w drodze). All for One EasyDIT wyświetla zestawienie takich pozycji dokumentów wraz z podaniem przyczyny (brak faktury SD, faktura SD niezaksięgowana w finansach, faktura SD zaksięgowana w kolejnym okresie, inne). Następnie narzędzie pozwala automatycznie przeksięgować znalezione „dostawy w drodze” na wybrane konto.
Przeksięgowanie odbywa się z dokładnością do pozycji dokumentu, z identyczną dekretacją jak księgowanie pierwotne na koncie KWS i bez dekretacji modułu CO na koncie przeciwstawnym (dostawy w drodze). Pozwala to na łatwą integrację z modułem analiz rentowności SAP (CO-PA) i raportowanie wyniku w dwóch układach – z uwzględniania wpływu dostaw w drodze oraz bez tego uwzględnienia. System na podstawie analizy dokumentów tworzy dwa księgowania. Pierwsze korygujące „dostawy w drodze” oraz drugie, stornujące ten pierwszy dokument z datą pierwszego dnia kolejnego okresu obrotowego.
Szybko i szczegółowo
All for One EasyDIT udostępnia dwie podstawowe funkcje. Po pierwsze pozwala szybko znaleźć wszystkie księgowania na kontach KWS związane z dostawami w module SD, dla których w danym miesiącu nie ma zaksięgowanych faktur sprzedażowych(tzw. dostawy w drodze). Umożliwia to proste zweryfikowanie przyczyn rozbieżności pomiędzy KWS i przychodami i często ich usunięcie (np. zaksięgowanie w module finansów faktury sprzedaży czy wyksięgowanie dostawy dla już wystornowanej faktury).
Drugą istotną funkcjonalnością All for One EasyDIT jest szczegółowe (z dokładnością do pozycji dokumentu) księgowanie korygujące dla dokumentów, dla których w ramach miesiąca obrotowego konta kosztowe nie odpowiadają przychodom. Dzięki temu księgowaniu można dokładniej raportować wynik finansowy w modułach finansów i kontrolingu.
Od strony technicznej produkt jest rozszerzeniem systemu SAP napisanym w języku ABAP. All for One EasyDIT jest gotowym do użycia produktem, już w kilka minut po przeniesieniu zlecenia transportowego na system klienta. Jest to rozwiązanie bezpieczne. W kolejnym okresie wykonuje księgowanie stornujące do pierwszego księgowania, a zatem nigdy nie spowoduje niespójności czy narastania wartości dostaw w drodze.
Narzędzie jest przygotowane w całkowicie w zarezerwowanej dla BCC (aktualnie All for One Poland) przestrzeni nazw, dlatego nie naruszy istniejących w systemie programów czy konfiguracji. Posiada przyjazny interfejs użytkownika. Jest łatwy w konfiguracji. Znalezione dokumenty wyświetla w postaci dostosowywalnej listy, pozwala na błyskawiczny dostęp do znalezionych i zaksięgowanych dokumentów. All for One EasyDIT może zwiększyć efektywność pracy w module finansów i kontrolingu.