EDI (Electronic Data Interchange) to elektroniczna wymiana danych i dokumentów pomiędzy różnymi systemami komputerowymi z wykorzystaniem ustalonych formatów komunikatów. Celem takiej wymiany jest przyśpieszenie, optymalizacja i redukcja kosztów związanych z obsługą procesów księgowych i logistycznych. W najbardziej popularnym scenariuszu EDI z jednej strony mamy system klienta, a z drugiej system dostawcy i pomiędzy nimi automatycznie przekazywane są odpowiednie komunikaty. Najczęściej są to zamówienia wysyłane przez klienta, na które dostawca odpowiada potwierdzeniem zamówienia. Następnie wysyła awiza dostawy i faktury.
Oczywiście każdy z tych systemów (klienta i dostawcy) może wspierać określony, specyficzny dla niego zestaw metod integracyjnych i obsługiwanych formatów. Na przykład po jednej stronie mamy system komunikujący się za pośrednictwem WebSerwisów i formatu IDoc, a po drugiej – za pomocą protokołu OFTP i plików EDIFACT.
Standardowo, by umożliwić taką komunikację pomiędzy systemami, wykorzystujemy do integracji platformy EDI, na przykład Edistradę od All for One. Nasza platforma oferuje szeroki wachlarz gotowych metod integracyjnych, dzięki czemu jest w stanie skomunikować ze sobą dowolne systemy. Przeprowadza mapowanie, czyli tłumaczy procesowane komunikaty z języka jednego systemu na język drugiego. Waliduje poprawność i kompletność przekazywanych informacji oraz może obsługiwać dodatkowe reguły biznesowe i procesy automatyzujące obieg dokumentów.
Faktura ustrukturyzowana
W ostatnim czasie w słowniku pojęć polskiego prawa podatkowego obok faktury papierowej oraz elektronicznej, która może być obsługiwana w EDI, pojawiło się pojęcie faktury ustrukturyzowanej. Przez fakturę ustrukturyzowaną należy rozumieć fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikacyjnym. Zgodnie z regulacjami korzystanie z faktur elektronicznych nie zwalnia z obowiązku wysyłki faktur ustrukturyzowanych do KSeF.
Warto zwrócić uwagę, że po pierwsze procesy związane z integracją z KSeF i EDI w pewnym stopniu się pokrywają, dzięki czemu dla firm, które już mają zaimplementowane procesy EDI, integracja z KSeF może być znacznie łatwiejsza niż w przypadku firm, które nie wdrożyły elektronicznego obiegu dokumentów, a po drugie, integracje EDI mogą bardzo dobrze się uzupełniać z KSeF w zakresie procesów księgowych i logistycznych.
Co dalej z EDI?
Czy po integracji z KSeF warto nadal korzystać z EDI? Odpowiedź na to pytanie nasuwa się sama – EDI pozwala na przesyłanie dowolnych typów dokumentów, tym samym na pełną obsługę procesów księgowych i logistycznych. Daje możliwość uzupełnienia dokumentów faktury o dodatkowe informacje, które nie są przewidziane w formacie KSeF. Umożliwia bardziej zaawansowaną walidację biznesową przesyłanych danych niż podstawowa walidacja do systemów KSeF. Pozwala na implementację różnego rodzaju reguł biznesowych. Przyspiesza i automatyzuje obsługę procesów logistycznych i księgowych. Daje możliwość implementacji scenariuszy obsługujących wstępną akceptację faktur, na przykład potwierdzenie dokumentu z kontrahentem przed wysłaniem do KSeF, i umożliwia rozszerzenie standardowego procesu o wysyłkę oraz obsługę załączników do faktur w różnych formatach.
W efekcie dzięki EDI uzyskujemy szereg korzyści, takich jak na przykład ograniczenie lub nawet wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych czy przyspieszenie i zwiększenie dokładności przepływu informacji. Informacje logistyczne są dostępne szybciej, a dane szersze i bardziej dokładne. Liczba błędów zostaje ograniczona, proces jest zoptymalizowany i mniej pracochłonny, co przekłada się na redukcję kosztów i poprawę relacji z kontrahentami.
EDI plus KSeF
Zarówno firmy, które już korzystają z EDI, jak i te, które to planują, mają do wyboru dwa podejścia w odniesieniu do umiejscowienia platformy EDI w kontekście KSeF: pierwsze to zestawienie osobnego kanału komunikacyjnego dla EDI i osobnego dla KSeF. Drugie to zestawienie jednego kanału komunikacji ze scentralizowaną platformą i integracja za jej pośrednictwem zarówno w zakresie EDI, jak i w komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur. Dla obu tych podejść All for One oferuje gotowe rozwiązania, które umożliwiają efektywne zaprojektowanie i zaimplementowanie procesów dostosowanych do indywidualnej specyfiki i potrzeb firmy.
All for One KSeF to dostępna jako SaaS platforma, umożliwiająca przesyłanie faktur z systemu SAP w formie ustrukturyzowanej do Krajowego Systemu e-Faktur. Nasze rozwiązanie składa się z trzech komponentów: Extractora, Monitora i Huba.
KSeF Hub jest częścią naszego huba integracyjnego, stanowiącego centrum rozwiązań integracyjnych, w skład którego wchodzą również inne rozwiązania: Partner Checker, E-Billing Portal, KSeF Integrator, czy Edistrada. Produkty te są elementami spójnego, wielowarstwowego systemu integracyjnego, rozwijanego w ramach jednego centrum kompetencyjnego. Są tworzone w oparciu o spójne standardy i procedury oraz są względem siebie komplementarne i można je łatwo łączyć, co daje możliwość zbudowania kompleksowego rozwiązania dostosowanego do indywidualnych potrzeb.
W odniesieniu do szeroko rozumianego EDI najbardziej adekwatnym i dojrzałym produktem integracyjnym jest platforma Edistrada, która służy do kompleksowej obsługi procesów EDI i scenariuszy integracyjnych o różnym poziomie złożoności, pozwala na procesowanie dowolnych typów komunikatów EDI, również załączników do faktur sprzedażowych lub zakupowych. Obsługuje walidację dokumentów i reguł biznesowych automatyzujących obieg dokumentów. Jest rozwiązaniem zaprojektowanym do obsługi dużych wolumenów danych, z naciskiem na wydajność i skalowalność. Za pośrednictwem Edistrady generujemy dokumenty PDF liczące nawet 5 tys. stron i przetwarzamy pliki XML osiągające rozmiar nawet 1 GB. Platforma oferuje szeroki wachlarz dostępnych metod integracji i obsługuje połączenia z najpopularniejszymi operatorami EDI na rynku. Jest dostępna w trybie 24/7, a jej dostępność oscyluje na poziomie 99,6-100%.
Dodatkowym gwarantem bezpieczeństwa i jakości jest certyfikacja w ramach normy ISO 27018 (norma, która rozszerza normę ISO 27001 i reguluje kwestie przetwarzania danych w chmurze). Najważniejsze obszary ryzyka podlegające certyfikacji to system tworzenia i utrzymania kopii zapasowych, szyfrowanie danych zarówno na poziomie ich składowania, jak i transmisji. Zarządzanie zmianami w aplikacjach, między innymi rozdzielenie środowisk testowych, rozwojowych i produkcyjnych, zarządzanie zmianami, proces wydawniczy oraz wdrażanie kolejnych wersji aplikacji, rejestracja aktywności użytkowników i administratorów, zarządzanie kontami użytkowników i ich uprawnieniami, zarządzanie plikami tymczasowymi i wiele innych obszarów związanych z rozwojem i utrzymaniem aplikacji systemów chmurowych.
Oprócz obsługi podstawowych scenariuszy EDI Edistradę można wykorzystać do wysyłki dokumentów na wskazane adresy e-mail czy zaawansowanych integracji z różnymi systemami i aplikacjami dziedzinowymi. Takimi jak na przykład E-Billing Portal do masowej dystrybucji faktur (przy czym obydwa te rozwiązania świetnie się uzupełniają i największe korzyści przynoszą w zespoleniu).
EDI Edistrada – wysyłka dokumentów na e-mail i zaawansowane integracje z systemami dziedzinowymi, np. E-Billing Portal
Integracja systemu SAP z platformami EDI zwykle wymaga wykorzystania platformy pośredniczącej typu bussiness connector lub SAP PI/XI. W dalszej kolejności dane są przekazywane na kolejny system pośredniczący, np. serwer FTP czy web server i dopiero stamtąd dostarczane do docelowej platformy integracyjnej. Efektywniejszą alternatywą do takiego podejścia jest skorzystanie z rozwiązania EDI Connector od All for One, dodatku do systemu SAP. Pozwala on wyeliminować wszystkie systemy pośredniczące i bezpośrednio w SAP wygenerować dokument w formacie XML, który następnie za pośrednictwem webserwisów jest przekazywany do platformy docelowej. Tam jest on tłumaczony na odpowiedni format i ostatecznie dostarczany do systemu odbiorczego.
EDI Connector dysponuje panelem do monitorowania komunikatów wychodzących i przychodzących bezpośrednio w SAP. Można tu sprawdzić, jakie dokumenty były przetwarzane, czy były to dokumenty wychodzące czy przychodzące, kto był odbiorcą lub nadawcą komunikatu, kiedy dokument został utworzony lub wysłany oraz czy jego przetwarzanie zakończyło się sukcesem, a może wystąpił jakiś błąd. Narzędzie daje też możliwość wyświetlania wygenerowanego lub odebranego komunikatu EDI.
Najważniejsze zalety rozwiązania to po pierwsze ograniczenie liczby systemów pośredniczących, czyli mniej punktów potencjalnej awarii, łatwiejsze i tańsze utrzymanie, uproszczona komunikacja. Po drugie, szybka i pewna komunikacja w trybie online z wykorzystaniem usług sieciowych, co także przyczynia się do szybszego wykrywania błędów. Po trzecie: bezpieczeństwo wynikające między innymi z komunikacji wyłącznie wychodzącej z systemów SAP i szyfrowanego połączenia https. No i na koniec: monitoring komunikacji bezpośrednio w systemie SAP.
Integracja komunikacji
Przedstawiamy jeden z możliwych scenariuszy wysyłki dokumentów z wykorzystaniem Edistrady, EDI Connectora i All for One KSeF.
Z systemu kupującego (np. SAP, choć inne systemy są również wspierane) za pośrednictwem Edistrady przesyłany jest dokument zamówienia do systemu sprzedawcy. Systemem docelowym sprzedawcy jest SAP, zintegrowany z Edistradą za pośrednictwem EDI Connectora. W kokpicie EDI Connectora, który daje możliwość konfiguracji automatycznego pobierania zamówień, możemy wskazać, od którego kupującego chcemy pobrać zamówienie, i zaznaczyć opcję automatycznego tworzenia zlecenia sprzedaży. W zależności od potrzeb, zamówienia mogą być pobierane np. raz na godzinę, raz na kilka godzin, raz na dobę. Następnie z poziomu zamówienia w SAP tworzymy dostawę wychodzącą, wprowadzając odpowiednie ilości i wykonując księgowanie.
Kolejnym krokiem jest utworzenie faktury VAT. Gotowa do wysyłki do klienta faktura pojawia się w kokpicie EDI Connectora. Tożsama faktura – w ustrukturyzowanej formie – pojawia się także w KSeF Kokpit. Jest ona jednak zablokowana do wysyłki do Ministerstwa Finansów do chwili przekazana jej do kupującego. Dopiero potwierdzona wysyłka faktury do Edistrady (i następnie do systemu docelowego kupującego) pozwala uruchomić wysyłkę do KSeF.
Edistrada umożliwia podgląd dokumentu, jego statusu (np. odebrany, przetworzony, odebrany przez system kupującego) oraz zidentyfikowanie etapu i przyczyny ewentualnego błędu. Daje też dostęp do raportów dotyczących komunikacji: ile dokumentów w danym okresie zostało wymienione z wybranym kontrahentem. Pozwala też zdefiniować indywidualne powiadomienia (np. informacje o zamówieniach od wskazanego kontrahenta, informacje o błędach).
Możliwości integracyjne
Jeśli faktury są jedynymi dokumentami, które są wymieniane pomiędzy partnerami biznesowymi, dobrym rozwiązaniem w realizacji obowiązku wysyłania faktury ustrukturyzowanej będzie wykorzystanie standardowego narzędzia All for One KSeF, które z poziomu systemu SAP za pomocą komponentu KSeF Extractor przygotuje dokumenty w odpowiednim formacie, a następnie obsłuży komunikację i wymianę dokumentów z Krajowym Systemem e-Faktur za pośrednictwem usługi KSeF Hub. W takim scenariuszu bez innych typów dokumentów być może utrzymanie osobnego kanału EDI z kontrahentem nie będzie konieczne, o ile nie zależy nam na przekazaniu informacji wykraczających poza standardowe pola faktury ustrukturyzowanej bądź nie mamy powiązanych ściśle z EDI dodatkowych funkcjonalności usprawniających proces.
Dodatkowo jeśli w wysyłaniu lub odbiorze faktur będą brały udział także systemy inne niż SAP, to możliwe jest zintegrowanie ich z KSeF Hub za pomocą standardowego API udostępnianego przez tą usługę. Wówczas system będzie wysyłał na API dokumenty XML w formacie ustrukturyzowanym, a KSeF Hub zwaliduje dokument, przygotuje go do wysyłki i obsłuży całą komunikację z MF i rozporządzi nią w optymalny sposób, zapobiegając nałożeniu blokad ze strony Krajowego Systemu e-Faktur.
Zdarza się, że system fakturujący nie ma możliwości wyeksportowania dokumentów w formacie ustrukturyzowanym. W takich przypadkach rekomendujemy wykorzystanie KSeF Hub w komplecie z komponentem KSeF Integrator, który pozwala na wysyłkę/odbiór faktur zakupowych i sprzedażowych w dowolnym formacie wymaganym przez system oraz który obsługuje wiele metod integracyjnych.
W przypadku gdy wymiana oprócz faktur obejmuje również inne typy dokumentów, na przykład zamówienia, potwierdzenia czy awiza, najlepszym podejściem jest włączenie do architektury rozwiązania platformy EDI, na przykład Edistrady. W zależności od specyfiki i architektury wykorzystywanych rozwiązań, sposobu obsługi procesów przy indywidualnych wymaganiach procesowych i funkcjonalnych, najczęściej wybierane jest jedno z dwóch podejść.
Pierwsze to rozwiązanie, w którym wszystkie dokumenty elektroniczne wychodzą z systemu ERP jednym kanałem do platformy EDI. Stąd są dalej dystrybuowane do kontrahentów oraz platformy KSeF. W Edistradzie są dostępne gotowe integracje do komunikacji z komponentem KSeF Hub, który następnie obsługuje całą warstwę komunikacji z ministerstwem.
Integracja z KSeF przez platformę EDI
Drugie podejście zakłada wymianę komunikacji EDI z kontrahentami jednym kanałem, za pośrednictwem platformy EDI. Raportowanie faktur do KSeF odbywa się z wykorzystaniem kompletnego rozwiązania All for One KSeF do komunikacji z platformą ministerstwa, czyli za pośrednictwem KSeF Extractora oraz platformy KSeF Hub.
Integracja z KSeF przez KSeF Extractor
Oczywiście wybór podejścia każdorazowo powinien być wynikiem analizy specyfiki indywidualnych wymagań i potrzeb, a także infrastruktury już posiadanych komponentów i systemów.