All for One ECM (aktualnie Rockawork)

Rockawork jest platformą, która umożliwia digitalizację wielu procesów biznesowych. Zastosowane podejście low code umożliwia samodzielne projektowanie procesów przez zaawansowanych użytkowników, bez angażowania programistów czy zewnętrznych konsultantów, dzięki czemu dostarczenie wymaganego przez biznes rozwiązania trwa krótko i jest efektywne kosztowo. Dodatkowo rozwiązanie jest dostępne w formie aplikacji mobilnej, w której użytkownik sam może rozplanować układ komponentów na mniejszym ekranie.

Wiele wbudowanych funkcji służy do ułatwienia poruszania się i pracy z rozwiązaniem.

  • Wyszukiwarka z dwoma sposobami wyszukiwania – klasycznym (po wpisaniu frazy pojawia się lista wyników) oraz możliwością filtrowania po zdefiniowanych wcześniej atrybutach;
  • Eksport tabel z wynikami wyszukiwania do Excela;
  • Wersjonowanie, przywracanie, porównywanie dokumentów (w tym Word);
  • Wbudowany edytor notacji BPMN 2.0 do wizualnego mapowania procesów przez użytkowników;
  • Dostępna historia przebiegu procesu dla każdego dokumentu w formie wizualnej;
  • Automatyczne zapisywanie zeskanowanego i oznaczonego dokumentu w odpowiednim miejscu w systemie (na podstawie wygenerowanego barkodu);
  • Integracja z podpisem kwalifikowanym, w tym także z największymi operatorami podpisu kwalifikowanego w chmurze; możliwość jednoczesnego podpisu wielu dokumentów bezpośrednio w ECM;
  • Powiadomienia SMS i e-mail z informacją lub przypomnieniem o konieczności wykonania akcji;
  • Możliwość samodzielnego tworzenia raportów na podstawie dostępnych w systemie raportów generycznych, funkcja udostępniania ich innym użytkownikom. Dodatkowo integracja z Power BI;
  • Szerokie możliwości integracji z wieloma systemami biznesowymi;
  • Możliwość wykorzystania autorskiego narzędzia RPA (Robotic Process Automation) do integracji z SAP;
  • Obsługa w wielu językach;
  • Repozytorium dokumentów (ECM Content Server).

Faktury zakupowe w ECM

Faktura zakupowa z KseF w ECM

Przedstawiamy obieg faktury zakupowej od dostawcy w Rockawork, przesłanej za pośrednictwem rozwiązania All for One KSeF z Ministerstwa Finansów oraz jej księgowanie w SAP.

System ECM odpytuje KSeF Huba o faktury od naszych dostawców. Pobrana z KSeF faktura trafia do systemu ECM i jest procesowana dalej. Możliwie jest zamodelowanie nawet złożonego i wielkostopniowego procesu akceptacji dokumentu. Na potrzeby artykułu opiszemy prosty przykład, składający się z trzech podstawowych kroków.

Pierwszym krokiem jest weryfikacja merytoryczna i dekretacja kosztów przez odpowiedzialnego pracownika. Następnie faktura jest akceptowana przez przełożonego. W tle automatycznie tworzy się dokument księgowy w SAP za pomocą robota (RPA)  lub interfejsu. Ostatnim krokiem jest księgowa weryfikacja faktury i zaksięgowanie jej w SAP.

Obsługa systemu ECM jest bardzo intuicyjna. Po lewej stronie jest łatwy dostęp do aplikacji przypisanych do użytkownika (np. workflow, zadania, dokumenty, OCR, generowanie barkodu itp.).  Zadania dla użytkownika są dobrze widoczne, zaległe zadania są podświetlone na czerwono.

Pracownik, który przyjmuje i sprawdza fakturę, rozpoczyna zadanie, wchodząc w edycję. Z tego poziomu widzi podgląd dokumentu oraz istotne informacje konieczne do weryfikacji merytorycznej: przyjęty z KSeF, dostawca, nr faktury, wartość netto i brutto, pozycje faktury. W następnym kroku wykonuje dekretację faktury. Możliwa jest dekretacja na odpowiedni MPK, na konta Księgi Głównej bądź na zlecenia kontrolingowe. Istnieje też możliwość rozbicia jednej pozycji na wiele MPK lub wiele zleceń lub przypisania wielu kont głównych do jednej pozycji.

Dodatkowo każdy użytkownik ma do dyspozycji pole specjalne, w którym może wpisać istotne informacje lub komentarz do faktury. Informacje te są widoczne dla kolejnego uczestnika procesu. Na każdym z etapów widzimy, w którym miejscu procesu jest w danej chwili faktura. Możliwe zakończenia: akceptacja, odrzucenie lub przekierowanie do innej osoby, są też w pełni konfigurowalne.

Kolejny etap to akceptacja faktury przez przełożonego. Również on widzi swoją listę zadań. Po wejściu w zadanie przełożony ma dostęp do tych samych informacji o fakturze, co poprzednio pracownik. Jeśli jest taka potrzeba, może dokonać zmian w dekretacji oraz zostawić swój komentarz. Podobnie jak każdy inny uczestnik procesu, ma możliwość podglądu jego postępu.

Przesunęliśmy się o jeden krok do przodu w procesie. Jesteśmy na etapie biznesowej akceptacji tej faktury. Na tym etapie, po akceptacji, następuje automatyczne stworzenie dokumentu księgowego w SAP.

Kolejny krok to księgowanie. Dobrą praktyką jest stworzenie w ECM konta księgowego i ustawienie zadań grupowych. W praktyce oznacza to, że wszyscy użytkownicy z działu księgowości widzą wszystkie otwarte i już procesowane faktury. Po podjęciu zadania przez osobę z działu znika ono z listy zadań grupowych, co zapobiega dublowaniu pracy. Podobnie jak poprzedni użytkownicy, księgowość widzi wszystkie istotne elementy tej faktury, plus dodatkowy – dokument księgowy w SAP.

To jest ostatni element w naszym modelowym procesie, gdzie kończy się zaangażowanie narzędzia ECM. Efektem jest przeprowadzenie faktury przez wszystkie zdefiniowane kroki (ścieżka akceptacji może być znacznie dłuższa, uzależniona od warunków, np. kwoty faktury), automatyczne stworzenie dokumentu księgowego w SAP, a także pozostawienie śladu w postaci zapisanej historii przebiegu całego procesu, łącznie z informacją o zaangażowanych osobach, komentarzami i czasie, jaki zajęły poszczególne kroki.

Integracja z SAP jest możliwa na różne sposoby, w zależności od potrzeb klienta (interfejs, bot). Warto podkreślić, że fizycznie faktura jest przechowywana w ECM (ECM Content Server) i z tego poziomu jest udostępniany jej podgląd w SAP (plik PDF). Dzięki temu system nie jest obciążany.

Integracja SAP i KSeF

Po wpłynięciu faktury zakupowej do systemu SAP możliwe są różne podejścia do integracji z All for One KSeF. Przedstawiamy trzy najbardziej typowe warianty.

Pierwszy to podejście minimum. Dokumenty są automatycznie cyklicznie pobierane z All for Oen KSeF Hub i przenoszone do środowiska, w którym aktualnie pracujemy. Mogą to być np. transakcje MIRO lub FB 60. System wstępnie wprowadza nagłówek dokumentu FI lub MM (wraz z alokacjami zamówień/dostaw). W przypadku dokumentu MM ważne jest, żeby odczytać plik .xml z referencjami do zamówień lub dostaw i przygotować je do ręcznego rozksięgowania. Dalsze procesowanie faktury odbywa się tak jak dotychczas (np. aktualnie wdrożony workflow lub narzędzie All for One InvoiceFlow). Oczywiście możliwość wygenerowania widoku faktury jest kluczowa.

W tym podejściu księgowość pracuje w tradycyjnych transakcjach SAP. Nie są wymagane dodatkowe licencje ani boty. To najszybsza i najprostsza droga do integracji z SKeF.

W drugim wariancie maksimum wpływ dokumentu do SAP jest w pełni zautomatyzowany. Elektroniczna faktura ustrukturyzowana w pewnym sensie wykonuje pracę OCR-a, dzięki czemu przetwarzanie dokumentu już od początkowego etapu odbywa się automatycznie, włącznie z pozycjami i dekretacjami. Przy spełnieniu pewnych warunków brzegowych możliwe jest nawet automatycznie księgowanie faktury.

Trzeba jednak podkreślić, że tych warunków jest sporo, na przykład referencje muszą być szczegółowo rozpisane do opozycji, a dokument ustrukturyzowany KSeF domyślnie ma te referencje tylko w nagłówku. Można zatem wymagać od dostawcy, by umieszczał konieczne informacje w dodatkowym polu na pozycji w dokumencie .xml. Innym rozwiązaniem jest założenie heurystyki, na przykład rozpoznawanie pozycji po materiale lub numerze EAN. Podobnie ma się sprawa z kodami podatku. Istnieje potencjał, by je definiować np. w zamówieniach i całkowicie zautomatyzować proces. Jednak to podejście wymaga licencji Indirect Access SAP lub implementacji bota.

Możliwe też są podejścia hybrydowe, łączące oba powyższe warianty, np. automatyczne księgowanie faktur tylko od kluczowego masowego dostawcy, z którym mamy ustalone standardowe reguły komunikacji, a od pozostałych kontrahentów pobierane jedynie nagłówka.

Warto podkreślić, że w obydwu podejściach – minimum i maksimum – rozwiązanie All for One KSeF jest niewidoczne dla użytkownika, działa w tle. Może być zintegrowane z wykorzystywanym w firmie standardowym workflow SAP lub innym rozwiązaniem niestandardowym (np. All for One InvoiceFlow), któremu służy jako źródło wstępnie wprowadzonych dokumentów.

Trzecie podejście to bezpośrednie wykorzystanie rozwiązania All for One KSeF. Zakłada ono cykliczne automatyczne pobierane dokumentów z KSeF Hub i następnie ich obsługę bezpośrednio w Monitorze KSeF (np. wprowadzanie pozycji, zapisywanie zamówień, kody podatku, dekretacji). Tu także odbywa się księgowanie lub wstępne wprowadzanie faktury. Oczywiście możliwe jest wygenerowanie widoku faktury. W tym wariancie nie są wymagane dodatkowe licencje SAP.

Wyzwaniem związanym z pełną integracją SAP z KSeF jest duża liczba wariantów konfiguracji SAP MM u klientów oraz ustalonych standardów i reguł księgowań.

Różnice mogą dotyczyć następujących obszarów:

Mapowanie nagłówka:

  • Mapowanie dat: daty faktury, daty VAT (np. z najwcześniejszego przyjęcia, którego dotyczą pozycje);
  • Mapowanie wystawcy faktury: mapowanie wg NIP;
  • Mapowanie nr rachunku – mapowanie IBAN na klucz banku partnera;
  • Mapowanie dni do płatności – mapowanie na warunek płatności;
  • Inne pola: referencja korygowanego dokumentu, opisy nagłówka, podział kwoty (np. split payment).

Mapowanie pozycji:

  • Mapowanie pozycji zamówienia: dokładne, na podstawie kolejności, na podstawie materiału (EAN);
  • Mapowanie pozycji dostawy: dokładne, na podstawie kolejności, na podstawie materiału (EAN);
  • Mapowanie stawek podatku: z pozycji zamówienia, na podstawie tabel determinacji;
  • Mapowanie wskaźnika faktury dociążającej/odciążającej, faktury korekty ilościowej/wartościowej.

Z powodu dużych różnic w konfiguracji zakładamy elastyczne podejście do projektów integracyjnych, włącznie z przygotowaniem koncepcji szytej na miarę, z wykorzystaniem procesów już zaimplementowanych w organizacji (np. Rockawork, All for One InvoiceFlow, SAP Workflow lub SAP Flexible Workflow dostępny w systemie S/4HANA). Możliwe jest także połączenie projektu wdrożenia All for One KSeF z wdrożeniem naszego rozwiązania InvoiceFlow wspierającego elektroniczny obieg faktur w SAP.