Koszty i przychody w SAP S/4HANA

Obiekty kontrolingowe

W systemie SAP istotnym elementem kontrolingu są obiekty kontrolingowe, na których rejestrowane są zdarzenia (zbierane koszty i przychody). Na przykład na miejscach powstawania kosztów produkcyjnych rejestrowane są koszty wynagrodzeń, amortyzacji, energii, maszyn itp.

Zlecenia produkcyjne to obiekty, które prezentują proces produkcyjny od strony logistycznej, a także od strony kontrolingowej (księgowej). To na zlecenie produkcyjne zużywane są surowce, świadczone się działania (koszty przetworzenia). To ze zlecenia produkcyjnego przyjmowany jest wyrób gotowy na magazyn.

Innym obiektem kontrolingowym są zlecenia marketingowe, czyli obiekty, na których zbierane są koszty sprzedaży i marketingu, które zazwyczaj przypisywane są do odpowiednich kategorii w CO-PA. Pozostałe miejsca powstawania kosztów to np. MPK-i dotyczące ogólnych kosztów sprzedaży, administracji czy zarządu. Ostatecznie wszystkie obiekty kontrolingowe – w połączeniu z rachunkiem wyników CO-PA – zostają wykorzystane do zaprezentowania rachunku wyniku w pożądanym układzie.

Rachunek wyników CO-PA

SAP CO-PA (Controlling Profitability Analysis) to moduł wykorzystywany do kontroli analizy rentowności. Pomaga analizować rentowność segmentów rynku. Zwykle przedsiębiorstwa organizują segmenty rynku według produktów, klientów czy linii biznesowych. Celem modułu CO-PA jest zapewnienie organizacji danych rynkowych, pozwalających na podejmowanie lepszych decyzji biznesowych.

W CO-PA zbierane są wszystkie zdarzenia gospodarcze rejestrowane w systemie, co stanowi punkt wyjścia do uzyskania rachunku wyników. Raportowanie w CO-PA można sobie zwizualizować jako wielowymiarową kostkę, gdzie rachunek wyników (przychody, koszt wytworzenia, koszty sprzedaży i koszty ogólne) możemy raportować w podziale na różnorakie cechy, np. na danego klienta, produkt, markę, region czy przedstawiciela handlowego.

Głównym źródłem danych dla CO-PA są dokumenty rejestrowane w module sprzedaży. Każda faktura jest wystawiona przez dany podmiot, dla konkretnego klienta gdzie sprzedawany jest dany produkt. Każda z tych informacji jest przechowywana w module CO-PA jako cechy, które mogą zostać wykorzystane na potrzeby raportowania. CO-PA ma wbudowany mechanizm wyprowadzania (derivation), który pozwala wyprowadzać dodatkowe charakterystyki CO-PA. Dzięki tej funkcji uzyskujemy cechy zależne, np. dla klienta – rejon klienta lub grupę klientów; dla produktu – markę lub linię produktową. System pozwala też stworzyć własne charakterystyki, po których chcemy raportować (np. segment, strategiczna jednostka biznesowa, przedstawiciel handlowy).

Kalkulacja produktu

Kalkulacja produktu to wszystkie koszty produktu, które biorą udział w prezentowaniu finalnego kosztu wytworzenia. W procesie sprzedaży, w momencie dostawy do klienta księgowany jest KWS (koszt wytworzenia), z kolei w momencie księgowania faktury sprzedażowej księgowany jest przychód. Jeżeli chcemy wykonać rachunek wyników w ramach księgowości finansowej, do dyspozycji mamy dwie pozycje: przychody i koszt wytworzenia. Wykorzystując kalkulację produktu, czyli podział ceny produktu na komponenty, możemy w SAP CO-PA rozdzielić całkowity koszt wytworzenia na poszczególne komponenty (materiały, działania własne, narzuty, i inne).

W systemie SAP kalkulacja produktu jest wykonywana na podstawie konkretnej specyfikacji materiałowej, z wykorzystaniem marszruty technologicznej, czyli struktur ilościowych PP. Połączenie struktury ilościowej oraz danych o cenach w systemie pozwala uzyskać informacje na temat struktury wartościowej produktu, na którą składają się cena surowca, opakowań, koszty operacji, narzuty i inne. Suma tych wszystkich kosztów daje w efekcie informację o technicznym koszcie wytworzenia pojedynczej sztuki wyrobu.

Ciekawym wglądem w strukturę wartościową ceny wyrobu jest schemat elementu kosztów, czyli grupowanie wszystkich kosztów według zadanych kryteriów (np. surowce, opakowania, koszty wydziałowe). Strukturę tą możemy wykorzystać w rachunku wyników. W efekcie możemy zbadać różne marże pokrycia.

Raport w CO-PA

Raport rachunku wyników w CO-PA prezentuje przychody, rabaty, koszt wytworzenia a także pozostałe koszty. KWS może być podzielony na koszty pośrednie i bezpośrednie koszty wytworzenia. To z kolei umożliwia poprawne raportowane różnych marż pokrycia. Raport prezentuje także koszty sprzedaży i marketingu oraz koszty ogólne zarządu i administracji.

Wielowymiarowa analiza w SAP pozwala zaprezentować raport wyników dla wybranej charakterystyki, np. grupy klientów, grupy materiałowej, rejonu, a także dla kombinacji tych cech. Na jednym ekranie, w wygodny sposób możemy porównywać różne pozycje w ramach jednej cechy, np. rachunek wyniku w rozbiciu na poszczególne rejony klienta, w których działamy.

Raport możemy zawęzić i uszczegółowić, wybierając np. konkretny rejon klienta i prezentując konkretne grupy klientów. Następnie w ramach grup klientów możemy wyświetlić, jakie grupy materiałowe były przez nich kupowane. Jeszcze bardziej szczegółowo? Dlaczego nie. Raport pozwala nam zejść do konkretnych produktów, które cieszyły się największym zainteresowaniem klientów w wybranej grupie materiałowej. Za pomocą mechanizmu drill-down docieramy do samego źródła przychodu – do poziomu pozycji pojedynczych wpływających na przychód, a nawet do dokumentu faktury.

Warto zwrócić uwagę na to, że przychód lub koszt wytworzenia jest wprost przypisany do produktu czy klienta. Na ogólnym poziomie widzimy koszty sprzedaży i marketingu oraz koszty ogólne zarządu, ale co do zasady te koszty nie są przypisywane bezpośrednio do produktu czy klienta. Niektóre organizacje, chcąc uwzględnić te koszty w prezentacji wyniku na produkcie/kliencie, wykorzystują Top-Down distribution. W taki sposób wynik na najniższym poziomie uwzględnia wszystkie koszty organizacji.

Dodajmy na koniec, że raportowanie wyniku w CO-PA nie jest „sztywne” i może zostać zamodelowane według potrzeb organizacji.